Primera parte

1. Hojas de cálculo. Historia

- Año 1961. Se desarrolló la necesidad y creación del programa. Fue discutida en el mundo contable e informático.

- En 1979 con los PC surge Visicalc para Apple II. Su interfaz de hecho sentó las bases de todo lo que vino después.

- Año 1983: Lotus 1-2-3  (https://www.genbeta.com/ofimatica/lotus-1-2-3-clasicos-del-software-x) para PC : gráficos, operaciones de base de datos, rangos de celdas, nombres de celdas y macros. Entorno MS-DOS, Se convirtió en la hoja preferida.

- 1985:  Excel para Macintosh y 1987 para Windows

- 1995:  se impuso Excel sobre Lotus

A parte de Excel, hoy tenemos más posibilidades en aplicaciones con hojas de cálculo: 

• Google Sheets, 

• LibreOffice Calc 

• Openoffice Calc 

• Numbers (Apple) y 

• Zoho Sheet. 

• Sheetgo con Google

2. Interfaz de la aplicación: botonera superior, zona de trabajo, barra inferior

La interfaz de usuario de LibreOffice Calc es muy parecida a otras aplicaciones de hoja de cálculo.  Podéis ver la de Google Calc.

Podemos ver la zona superior o de menú ( Archivo, Editar, Ver, Insertar, Formato, Datos...)

Más abajo  nos encontramos con la zona de botones con las posibilidades que se suelen usar frecuentemente y a las que también se puede acceder mediante la zona de menú dicha anteriormente (suele ocupar una o varias filas, en función de lo que deseemos instalar o ver.

La siguiente línea contiene el cuadro de nombre de la celda, acceso a funciones, campo de línea de entrada.

Más abajo nos encontramos con la zona de trabajo dividida en celdas. Esas celdas vienen definidas por su situación en la fila y la columna. así podemos ver que en la parte superior nos aparecen columnas con el nombre en formato alfabético (A,B,C,...AB,AC) y en la izquierda aparecen las filas nombradas con números (1,2,...). De esta forma cada celda viene definida por esos dos valores (A1, B5...). Cuando estamos situados en la celda aparece su nombre o situación en el campo de cuadro de nombre. Es en estas celdas donde podremos insertar diversos tipos de valores.

A la derecha nos encontramos con la barra lateral con opciones  para el texto, gráficos y otras.

En la parte inferior nos encontramos con la línea de estado donde aparece la hoja u hojas creadas (Hoja 1), y un signo más para crear una hoja más, como elementos más destacados. En LibreOffice Calc nos aparece una línea más abajo donde nos muestra información sobre la hoja en que se está, estilos, zoom de la página y otros datos.

3. Celdas y rangos

La zona de trabajo y datos se encuentra dividida en celdas, como hemos visto anteriormente. Cda celda se referencia por la fila y columna en que se ubica. Las columnas se indican numéricamente y las celdas alfabéticamente. Así una celda se referencia como A4 o B8. 

Podemos considerar también que un conjunto de celdas contiguas forman un rango. Ese rango puede venir definido por un nombre que le demos. Para ello podemos seleccionar esas celdas y darle un nombre  escribiéndolo en el cuadro de nombres, zona superior izquierda. También podemos hacer referencia a un rango por sus coordenadas de celda (ej.: A2:B5).

Podemos seleccionar rangos con el ratón de varias maneras: celdas  aisladas o celdas contiguas..

4. Datos en hojas de cálculo.

Las hojas de cálculo utilizan varios tipos de datos: texto, números, fechas, formulas, funciones. En general cuando escribimos en una celda si escribimos un número lo tomará como tal y veremos que lo justifica a la derecha. Si introducimos caracteres alfabéticos  y numéricos lo tomará como texto y lo alineará a la izquierda de la celda. Si deseamos insertar números peor que tyengan la consideración de texto, deberemos comenzar con una tilde vertical (') que en el teclado está en la zona superior, al lado de la tecla cero. 

Los datos se insertan seleccionando la celda y escribiendo directamente en ella. También podemos seleccionar la celda y escribir en la línea de entrada (el campo alargado que está en la zona superior, junto al botón de función y suma).

Todas las entradas que se realizan se guardan en una memoria particular para que podamos deshacerlas picando en el botón deshacer entrada. Del mismo modo tenemos el botón rehacer que se ocupa de lo contrario. También se accede a esas posibilidades por medio de la barra de menú, en la opción de "Editar" ( Deshacer entrada, rehacer entrada y Repetir entrada)

5. Manejo de filas y columnas

Ya hemos visto que la estructura de la zona de datos está comprendida por filas y columnas. Las filas van referenciadas por las letras del abecedario  y las columnas por números.  

Podemos eliminar columnas simplemente colocando el cursor del ratón sobre el nombre de la columna, presionar con el botón izquierdo del ratón para dejar seleccionada la columnas, pinchar ahora en el botón derecho, aparecerá un menú contextual y podremos seleccionar "Eliminar columna". 

Si observamos este menú veremos que aparecen varias posibilidades (cortar, copiar, pegar, pegado especial, insertar columnas a la izquierda o derecha, vaciar, dar formato, anchura, ocultar y mostrar). 

De igual modo ocurre con las filas que, además, podemos variar el alto de la fila.

Cuando tienes una tabla muchísimos datos, nos desplazamos  de manera vertical u horizontal para verlos. Al hacerlo, perdemos visibilidad de las cabeceras que explican a qué corresponde cada columna o fila. La solución es fijar columnas o filas, para que se queden siempre visibles.

En Calc podemos hacerlo así: 

• Nos situamos en aquella celda que deje por arriba las filas que queremos fijar y a la izquierda las columnas que queremos inmovilizar. 

• Una vez situada la celda activa, damos a “Ver” de la barra de menú y a “Inmovilizar” del submenú.

• Selecciona la columna o fila que quieres fijar o ambas

• Para quitar la inmovilización repetir la acción anterior.

En Sheets de Google:

• No situamos en una celda que deje por arriba las filas y columnas a inmovilizar

• Elegimos "Ver", submenú "Inmovilizar" y seleccionamos: "Ninguna fila" - "Fila 1"- "hasta la fila..." - "Ninguna columna" -  Columna A" - "Hasta la columna..."

• Para quitar la inmovilización, simplemente seleccionar "Ninguna fila", "Ninguna columna".

6. Copiar y pegar

Si tenemos que copiar una celda o conjunto de celdas, deberemos primero seleccionarlas o si es solo una, colocarse sobre ella. A continuación pinchamos en el botón derecho del ratón para que aparezca el menu contextual y elegimos la opción "Copiar" (también con la combinación de teclas CTRL-C). Para pegar el contenido  copiado en otro lugar repetimos la acción anterior, nos posicionamos en la celda y seleccionamos "Pegar" (CTRL-V) del menú antes citado.  

Así mismo podemos usar la opción "Cortar" (CTRL-X) cuando deseamos que el dato desaparezca de la celda o celdas seleccionadas. Una vez hecho esto podemos pegar el dato en otra posición.

Merece mención especial la opción "Pegado especial". pues nos permite seleccionar la manera en que queremos pegar los datos copiados (solo valores, valores y formatos, trasponer...)

7. Formato de celdas

Cada celda puede contener diferentes tipos de datos, como se ha visto anteriormente. Así también podemos hacer que esa celda tenga un formato determinado. 

Podemos asignar formato a una celda o conjunto de celdas seleccionado y luego aplicando el botón derecho del ratón aparece el menú contextual ofreciéndonos la posibilidad de "Formato de celda". Al elegirlo, nos aparecerá una ventana con las diversas posibilidades para los datos numéricos, los de textos, la alineación, bordescolor de fondo y protección de la celda.  Podemos ver:

• Alineacion, Fuente, Color, Tamaño, Estilo, Relleno, Borde.

• Si seleccionamos varias celdas nos aparecerá en el menú contextual la opción combinar

• Formato numérico: Moneda, Millar, Decimal. Aumentar/disminuir decimales.

• Merece mención especial la opción de "Pegar" y "Pegado especial". Con este último nos permite acceder a copiar ciertos aspectos de una celda copiada.

8. Formato de la hoja o página

En muchas ocasiones es interesante formatear la hoja con la que trabajamos según unos estilos y características determinadas. Esto se consigue accediendo al Menú "Formato"  y eligiendo la opción "Página". Ahí tendremos una ventana para poder modificar el estilo de la página, cargar un estilo guardado, crear uno...

De igual modo podemos seleccionar toda la hoja pinchando en la zona de intersección entre el nombre de columnas y de filas, parte superior izquierda. Así podemos conseguir copiar toda la hoja para posteriormente pegarla en otra ya creada y luego realizar cambios en esa otra, por ejemplo.

9. Gestión de archivos

Conviene ir guardando nuestras hojas de cálculo frecuentemente. Calc suele indicarnos en la barra inferior de estado si hemos modificado y no guardado el documento. 

Para guardar el documento tenemos la opción "Archivo" del menú superior que al pinchar en él, se despliega un menú con diversas posibilidades: Nuevo, Abrir, documentos, asistente, cerrar, plantillas, Guardar, guardar como, exportar, Enviar, Exportar, Exportar a PDF, Previsualizar en navegador, Previsualización de impresión, Imprimir, Configurar impresión, Propiedades y Salir, entre otras funciones.