1. Bases de datos
Una tabla de base de datos es parecida a una hoja de cálculo, e incluso puede estar contenida dentro de una. Además, Calc ofrece varias características, en particular la clasificación y el filtrado, que permiten a los usuarios buscar en tablas, de forma similar a como se haría en un programa de base de datos como LibreOffice Base, o Microsoft Access. Esto no convierte a Calc en un sustituto de ninguno de esos programas, pero es útil para administrar datos a pequeña escala.
Si en una hoja de Calc colocamos bastante información sobre personas, vehículos, empresas, productos o cualquier otro elemento susceptible de ser catalogado con diversos aspectos, tendríamos una base de datos. Estos datos nos podrían servir para ordenarlos de mil diversas maneras y así tener un mejor conocimiento del conjunto al presentarlos agrupados. También nos permte filtrar los datos, de esta manera podemos ver los que cumplen las condiciones.
2. Filtros automáticos
Una vez que tenemos un conjunto de datos en una hoja de cálculo con una primera fila en la que exponemos la cabecera de cada columna, podemos situarnos en una celda con datos y aplicar un filtro automático. Esto hará que en cada una de las cabeceras aparezca la posibilidad de ordenar el conjunto de datos según las posibilidades que nos brinda (ascendente, descendente...). Incluso nos brinda un buscador. en el desplegable de cada cabecera.
Así podemos ordenar nuestros datos en función de lo que intentamos buscar y/o relacionar.
3. Filtro estándar
Por otro lado, en muchas ocasiones, este filtro no nos puede dar respuesta a nuestras necesidades, es por elo que tenemos el filtro estándar. A él se accede des de propio menú del filtro automático o en la secuencia: Datos-Más filtros-Filtro estándar.
Aparece una ventana desde la que podemos realizar el filtro con las condiciones lógicas Y - O (AND - OR) y las operaciones (=,>,<,>=,<=,<>, mayor porcentaje, menor porcentaje, contiene, no contiene, comienza por, no comienza por, termina por, no termina por...). También nos permite copiar el resultado en otra hoja, distinguir entre mayúsculas y minúsculas y sin duplicaciones. (búsqueda por fechas es más fácil con este filtro)
4- Filtro avanzado
Otro más complejo en los filtros es el filtro avanzado. En los anteriores nos facilitaban en mayor o menor medida la forma de filtrar los datos. En este filtro tenemos la posibilidad de crear nuestros filtros. Debemos crear una zona para poder introducir nuestros filtros. Una vez hecho escribimos los operadores en cada línea y nos situamos en una celda con contenido perteneciente al área de datos. Vamos a: Datos-Más Filtro-Filtro Avanzado. En la ventana que aparece debemos de decir el rango en que se encuentran las líneas de consulta. Una vez hecho, clicamos en "Aceptar" y veremos el resultado.
5. Ordenación.
Los datos también podemos ordenarlos para de esta forma verlos agrupados. El filtro automático nos lo permite al tener las opciones de ordenación ascendente y descendente. También lo podemos realizar acudiendo a Datos-Ordenar". Tendríamos que seleccionar todos los datos para que la ordenación respetara que al ordenar por una columna, afectara a todos porque si no fuese así y eligiésemos solo unas cuantas columnas de datos nos descuadraría todo.
Otro de los aspectos es el de "Validar". Se refiere a que podemos estructurar la hoja para que ciertos datos estén dentro de unos márgenes (ej: hombre-mujer-otro; introducir nñumeros solo mayores que; etc.)
6. Protección
Protección de hoja, protección de celda.
Para proteger una hoja solo debemos ir a Herramientas-Protección de hoja. Allí podremos hacerlo incluso con una contraseña. De esta forma no podremos modificar nada. Para desproteger realizamos el mismo procedimiento y si le hemos puesto contraseña, nos la pedirá.
Podemos proteger una hoja pero no hacerlo con una celda o conjunto de ellas. Deberíamos ir a la celda y clicamos con el botón derecho sobre ella, elegimos en el menú contextual la opción "Formato de celda". Allí en la pestaña "protección" podremos desmarcarla. Por defecto todas las celdas vienen con esa protección.
7. Plantillas
Si tenemos una hoja de cálculo que vamos a utilizar mucho para rellenar con datos diferentes como por ejemplo una factura o nómina, pues lo mejor será que una vez esté diseñada y bien contrastada la grabemos como plantilla. De esta forma la usaremos y deberemos darle un nombre diferente al de la plantilla cada vez que la usemos.
8. Impresión
Para imprimir hojas de cálculo deberemos primero Ir a la opción de Previsualziación. Allí tendremos acceso a un espacio donde ver cómo quedará nuestro documento al salir de la impresora. Podremos manejar los márgenes, la cantidad de informacion por página, etc. También podemos seleccionar un rango de celdas para imprimirlas. Todo ello podréis visualziarlo en la siguiente dirección: