การจัดการแฟ้มข้อมูล

การจัดการแฟ้มข้อมูล ( File Management ) ในอดีตข้อมูลที่จัดเก็บไว้จะอยู่ใรูปของแฟ้มข้อมูลอิสระ ( Conventional File ) ซึ่งระบบงานแต่ละระบบก็จะสร้างแฟ้มของตนเองขึ้นมาโดยไม่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน เช่น ระบบบัญชี ที่่สร้างแฟ้มข้แมูลของตนเอง ระบบพัสดุคงคลัง ( Inventory ) ระบบการจ่ายเงินเดือน ( Payroll ) ระบบออกบิล ( Billing ) และระบบอื่น ๆ

รหัสข้อมูล

ความหมาย รหัสแทนข้อมูล คือรหัสที่ใช้แทนข้อมูลเพื่อส่งเข้าไปบันทึกไว้ในเครื่องและให้เครื่องประมวลผล

ชนิดและลักษณะของรหัสแทนข้อมูลแบบต่าง ๆ รหัสแทนข้อมูลมี 3 ประเภท ได้แก่

BCD ( BINARY CODED DECIMAL ) เป็นรหัสแบบ 6 บิต เป็น 1 ไบต์ แบ่งเป็น 2 ส่วน

Zone Bit คือ 2 บิตแรก เป็นตัวชี้รหัสกลุ่ม, ตัวอักษร, ตัวเลข, อักขระพิเศษ

Digit Bit คือ 4 บิตหลัง เป็นเลขฐาน 2 จำนวน 4 ตัว ค่าเปลี่ยนตามตำแหน่งตัวอักษร BCD แบ่งเป็น 3 ส่วน

1. ข้อมูลที่เป็นตัวเลข ( 0 - 9 ) - Zone Bit เป็น 00 เช่น 6 ฐาน 10 ฐาน เป็น BCD 000110

2. ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ( A - Z ) - แบ่งเป็นกลุ่มละ 9 ตัวA - I Zone Bit เป็น 11

J - R Zone Bit เป็น 10 Z - Zone Bit เป็น 01

3. ข้อมูลที่เป็นอักขระพิเศษ เช่น *, +, -, /, $ เป็นต้น

ชนิดของข้อมูล

ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร หมายถึง ข้อมูลที่เป็นตัวหนังสือภาษาต่าง ๆ เช่น ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ เป็นต้น

ข้อมูลที่เป็นตัวเลข หมายถึง ข้อมูลที่เขียนแทนตัวเลข เลขไทยและเลขแอโรบิก

ข้อมูลที่เป็นภาพ หมายถึง ภาพจริง ภาพวาด วัตถุ และสิ่งของชนิดต่าง ๆ

ข้อมูลอื่นๆ เป็นข้อมลนอกเหนือจากที่กล่าวมาแล้ว เช่น เสียง แสง ความร้อน เป็นต้น

ลักษณะของข้อมูลที่ดี

การดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้

1. ความถูกต้อง

2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน

3. ความสมบูรณ์

4. ความชัดเจนและกะทัดรัด

5. ความสอดคล้อง

ระบบแฟ้มข้อมูล

หากมีความต้องการเพิ่มหรือปรับปรุงโครงสร้างข้อมูล ก็จำเป็นต้องแก้ไขโปรแกรมเพื่อปรับปรุุงโครงสร้างใหม่เสมอ ซึ่งข้อจำกัดของระบบแฟ้มข้อมูล มีดังนี้

1. ข้อมูลมีการเก็บแยกจากกัน

2. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน

3. ข้อมูลมีความขึ้นต่อกัน

4. มีรูปแบบที่ไม่ตรงกัน

5. รายงานต่างๆ ถูกกำหนดไว้อย่างจำกัด

วิธีการประมวลผลข้อมูล

การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์แบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน คือ

การเตรียมข้อมูลเข้า ( Input Data )

การประมวลผล ( Processing )

การนำเสนอข้อมูล ( Output )

ประเภทของการประมวลผลข้อมูล

การประมวลผลข้อมูลแบ่งออกได้เป็น 3 แบบ คือ

1. การประมวลผลด้วยมือ ( Manual Data Processing )

2. การประมวลผลด้วยมือกับเครื่องจักรกล ( Manual With Machine Assistance DataProcessing )

3. การประมวลผลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic Data Processing )

ประโยชน์ของการประมวลผลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

1. มีความรู้ในการทำงานให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

2. มีความถูกต้องสูง

3. สามารถทำงานตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้ โดยการสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานงามวันและเวลาที่กำหนด

4. มีความสามารถในการจัดเรียงลำดับ ค้นหา และสรุปผล

5. มีความสามารถทำงานข้อมูลมาก ๆ ได้

6. มีความสามารถในการตัดสินใจได้ โดยกำหนดเงื่อนไขด้วยการเขียนโปรแกรมคำสั่ง

วิธีการประมวลผลข้อมูลของคอมพิวเตอร์

วิธีการประมวลผลข้อมูลของคอมพิวเตอร์ สามารถแบ่งได้ 7 ประเภท ดังนี้

1. วิธีการประมวลผลแบบออฟไลน์ ( Off - line Processing )

2. วิธีการประมวลผลแบบออนไลน์ ( On - line Processing )

3. วิธีการประมวลผลแบบกลุ่ม ( Batch Processing )

4. วิธีการประมวลผลแบบแบ่งเวลา ( Time Sharing Processing )

5. ธีการประมวลผลแบบเวลาจริง ( Real Time Processing )

6. ประมวลผลแบบหลายโปรแกรมหรือมัลติโปรแกรมมิง ( Multiprogramming )

7. วิธีการประมวลผลแบบมังติโพรเซสซิง ( Multiprocessing