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From: Linda Lee (李月華) Sent: Friday, April 21, 2017 9:06 AM Cc: #PTW_ALL; #PCN_ALL
Subject: <PDM公告>材料一物多號的申請單

Dear  All,
最近PDM小組收到很多的需求,同樣一個製造商的材料,會因為品名LINK錯誤/幣別更改/合約價/更改代理商等各種問題,要求RD新申請一顆料號,
除了造成RD的工作loading外,也讓我們的料號系統裡因為各種因素已有多顆同樣材料卻有多個料號存在系統裡,
但是我們的料號系統是全公司共用,在PDM系統是無從得知價格,往往是會被其他人員誤用.

對RD而言,承認的要求是製造商,至於SOURCING要跟那個代理商買,RD沒有異議,已詢問過IT,SAP是可以維護不同的採購單價.
也因為這樣,從今天開始,只要同樣一顆材料要申請多個料號時,必須提出申請單,經由各個BU RD Head/Sourcing Head的簽核,
PDM小組看到此申請單,才會同意給不同的料號.特此公告通知!

動不動就習慣CC全部門(或一堆人)
– 加強教育認識相關人員職掌
– 全部回覆時刪除不必要收件者

附件檔案過大
- 多使用PDF檔 - 照片適度縮小，少用BMP檔(使用JPG) 
- 較大檔案放在公用碟，另文通知他人
- 表格等文字檔勿以影像檔方式貼入郵件
- 避免使用有圖案的簽名檔
- 適時使用壓縮檔

把Email當Line?, 坐隔壁也發Email，人與人之間互動變差
- 儘量以電話或會議討論，Email為發結果

郵件動不動CC高階主管, 希望主管背書?  或知道你已經做了這件事?
- CC主管者應限於報告結果或請示仲裁者
- 適度CC ”直屬主管”

郵件主旨離題, 隨便挑一封舊信使用 "回覆" 及 "轉寄" (有時只是懶得重新點選收件者)
- 回覆文件前先思考內容是否符合主題
- 適時開新郵件或變更主旨

大量的前文, 過度使用 "回覆" 及 "轉寄" 下的產物, 甚至內部的信轉發給廠商或客戶
- 刪除不必要的前文內容
- 儘量以電話或會議討論，Email為發結果
- 適時開新郵件

不使用會議通知, 來回Email中突然插入會議需求, 而不使用會議邀請功能
- Outlook會議通知有自動提醒功能
- Outlook會議通知可預約會議室
- 發會議通知可方便與會者排程

當做大家隨時都在電腦前面看Email, "請大家現在馬上到535會議室”
- 急迫性事件以電話或當面連繫或確認
- 處理Email是科技業日常工作之一，但請這樣要求自己，但不要這樣要求別人

"FYI", "FYR", 轉一封信給別人不加說明 - 期望別人自己從大量的前文中自己找必要訊息?
- raw data自己分析過，轉寄時說明自己分析的結果/心得/判定 – RD基本功
- 轉寄郵件敘述摘要，"前文為與客戶說明XXX的內容, 客戶同意Primax說法"

不當的收件者組合, 一封收件者中, 廠內/客戶/廠商都有
- 發信/轉寄/回覆時思考應該發給誰? 檢查收件人, 刪除不必要收件人或前文, 適時開新郵件
- 發信/轉寄/回覆時思考應該發給誰? 檢查收件人, 刪除不必要收件人或前文, 適時開新郵件
- 發信/轉寄/回覆時思考應該發給誰? 檢查收件人, 刪除不必要收件人或前文, 適時開新郵件