1. ESCUCHAR A LOS COLABORADORES

Debes conocer sus expectativas, intereses, percepciones y necesidades. El entendimiento de todos estos aspectos emocionales incrementará la calidad del empleo y mejorará las oportunidades de desarrollo.

2. IMPLICAR A LOS EMPLEADOS EN DISEÑO Y DESARROLLO DE PLANES

Recursos Humanos debe involucrar a los colaboradores en todas sus acciones y pensar junto con ellos.

3. SOLICITAR LA COLABORACIÓN DE LOS JEFES

La influencia de los líderes de las organizaciones sobre la percepción que tienen los empleados de la empresa es fundamental para genera ambiente agradable entre los equipos para el logro de los objetivos.

4. DISEÑAR NUEVAS FORMAS DE TRABAJO

Diseña a través de conceptos de movilidad, trabajo por objetivos y uso de la tecnología, para proporcionar flexibilidad y autonomía a los empleados en la toma de decisiones.

5. CUIDAR LA RELACIÓN CON LOS EMPLEADOS

Procurar las experiencias del profesional durante todo su ciclo de relación con la empresa. No sólo durante su etapa como empleado, sino también en su etapa previa como candidato y en la posterior como exempleado de la organización.

6. SER FLEXIBLES

Recursos Humanos debe adaptarse a todos los cambios a los que enfrentan hoy las organizaciones Sin embargo, conseguir esa agilidad es a veces complicado, teniendo en cuenta la gran cantidad de elementos regulatorios a los cuales la función de Recursos Humanos se encuentra sometida.

7. HACER USO DE TECNOLOGÍA

Las soluciones tecnológicas proporcionan la capacidad de recopilar información, analizarla y personalizarla en función de las necesidades de cada empleado, con mayor velocidad y agilidad.

8. FOMENTAR LA INNOVACIÓN

Para la generación de productos y servicios diferenciadores y adaptados a las necesidades de los clientes actuales. La aplicación de este método por parte de Recursos Humanos mejorará la satisfacción, el compromiso y desempeño de los empleados.

9. IMPLEMENTAR PLANES DE TALENTO PERSONALIZADOS

Adaptar los planes de desalloro a las necesidades de cada profecional l, con el objetivo de conseguir tener empleados felices y comprometidos con sus organizaciones. Generar ambientes flexibles, fomentar el aprendizaje y las oportunidades profesionales.

10. UTILIZAR TÉCNICAS DE MARKETING

Son numerosos los beneficios que se pueden obtener del marketing empleándolo como una fuente de aprendizaje. El uso de procesos, metodologías y herramientas obtenidas y utilizadas previamente por el marketing para atraer clientes contribuirá a conocer, personalizar y como consecuencia, a mejorar la experiencia del empleado.

El trabajo en equipo o trabajo cooperativo incluye aquellas labores que se realizan de manera compartida y organizada, en las que cada quien asume una parte y todos tienen el mismo objetivo en común. Se trata de una forma de organización del trabajo basada en el compañerismo, ya que el equipo debe asumir en conjunto y de manera articulada todas las tareas a realizar, y no simplemente repartirlas para luego juntarlas.

El trabajo en equipo es uno de los más antiguos modos de organización laboral de la humanidad, cuyo mayor potencial está justamente en su capacidad para organizarse socialmente. De hecho, la presencia del lenguaje en nuestra especie sostiene ese punto: somos animales gregarios y podemos realizar grandes hazañas cuando nos ponemos de acuerdo.

Por otro lado, el trabajo en equipo generalmente requiere un conjunto de reglas comunes o, al menos, un acuerdo de conducta que permita disminuir las fricciones y tensiones propias de la convivencia y del enfrentamiento de puntos de vista distintos. Visto así, la experiencia de formar parte de un equipo puede verse como un ensayo de la participación que se tiene en la sociedad toda.

La mejora de los resultados se consigue a través de la mejora de los procesos. La organización tiene todas sus actividades desglosadas en procesos, lo cual nos ayuda a su control y seguimiento para la mejora.

Tratamos de conseguir que el producto entre en el mercado gracias a las características que le aportamos, y no nos centramos en la venta de algo que los clientes no han demandado, el criterio tradicional de salida de los artículos producidos.

El diseño de los productos se orienta directamente a conseguir la satisfacción de las necesidades de los clientes.

Las técnicas sofisticadas o tecnologías avanzadas no son imprescindibles en el Kaizen. En su implantación son fundamentales técnicas sencillas de gestión de la calidad.

Para la resolución de problemas se dejan de lado los síntomas aparentes y se dirige directamente a la causa raíz de estos. El Kaizen le da una gran importancia a la gestión del tiempo. Hoy en día todos sabemos la importancia de una buena gestión del tiempo, ya que es uno de los activos de la empresa que no pueden recuperarse. Una mala planificación, nos puede llevar al derroche de un tiempo que nunca podremos recuperar, ya se ha ido.

Administración Kaizen de la Empresa La administración de la empresa, se trate de una organización que realice producción de bienes o servicios, debe centrarse en cinco objetivos:

• Lograr la máxima calidad con la máxima eficiencia.

• Mantener un inventario mínimo. Eliminar el trabajo pesado.

• Usar las herramientas e instalaciones para maximizar la calidad y eficiencia, y minimizar el esfuerzo.

• Mantener una actitud de mente abierta e inquisitiva para la mejora continua, basada en el trabajo en equipo y la cooperación.

• Los Desperdicios del Kaizen El Kaizen identifica una serie de desperdicios, que conducen, todos ellos, a la pérdida de tiempo.

Los Círculos de Calidad son un instrumento que utiliza la dirección cuando su filosofía es participativa y cree en el concepto de “calidad total”, es decir, en la idea de que la calidad se mejora ininterrumpidamente en el lugar de trabajo. Los Círculos de Calidad son grupos que se reúnen voluntariamente de modo regular, con el fin de identificar y resolver los problemas relacionados con el trabajo, y llevar a la práctica las soluciones oportunas, contando en todo momento con el consentimiento y apoyo de la dirección.

Poseen la formación necesaria para identificar y analizar problemas y posibilidades de mejora relacionados con su trabajo. Además, son capaces de recomendar soluciones, y presentarlas a la dirección, para si esta lo estima oportuno, llevar a cabo su implantación

Algunas de las características más sobresalientes que definen los Círculos de Calidad son: Suelen estar formados por grupos pequeños, de entre 6 y 12 personas, y la participación en el Círculo de Calidad es voluntaria. Los miembros del Círculo de Calidad realizan el mismo trabajo o trabajos relacionados lógicamente, es decir, suelen formar parte de un equipo que tiene objetivos comunes. Los Círculos de Calidad se reúnen periódicamente (habitualmente una vez al mes), durante las horas hábiles, para analizar y resolver problemas que ellos mismos proponen o que le son propuestos por su jefe. Deben disponer de un lugar adecuado para mantener las reuniones. Las reuniones no deben ser excesivamente largas, ya que tras un tiempo ya no son productivas y solo conseguiríamos cansar a los asistentes. Además, debe respetarse escrupulosamente el horario marcado.

Cada Círculo de Calidad tiene un jefe, que es responsable del funcionamiento del Círculo. Por lo general, dicho jefe es un supervisor, que recibe formación específica relativa a las actividades del Círculo. La alta dirección establece los objetivos, política y pautas de las actividades de los Círculos de Calidad, y sustenta el sistema de los Círculos mediante los recursos adecuados y el interés de la dirección. Sin embargo, son los miembros del grupo, y no la gerencia, quienes eligen el problema o proyecto sobre el que se debe de dialogar. Los participantes en un programa de Círculos de Calidad reciben formación o información acorde con lo involucrado que esté en el sistema, de modo que todos los participantes se encuentren capacitados para la labor que desempeñan. Los Círculos, en ocasiones, deben recibir asistencia o asesoría para analizar un problema y poder decidir al respecto. Además, están integrados por varias categorías profesionales. Los miembros del Círculo de Calidad son igualitarios, no tienen relación jerárquica de autoridad y dependencia. El objetivo es la resolución de los problemas comunes, y el deseo de mejorar técnicamente en el trabajo. Es fundamental generar un espíritu de grupo, en el que se busquen los méritos colectivos, dentro de un clima de respeto mutuo.

El líder del grupo no está impuesto, es elegido por los miembros, y puede variar a medida que el grupo evolucione. Cuando se elaboren presentaciones de cara a informar a la dirección, estas deben ser presentadas antes a los gerentes y los expertos técnicos, los cuales suelen tener la autoridad necesaria para tomar una decisión acerca de la viabilidad de la propuesta. La dirección debe apoyar el proyecto y debe hacerlo de manera explícita. Los Círculos de Calidad deben ser mantenidos de forma permanente en operación, no son para sostenerlos durante un tiempo y luego abandonarlos. Debemos intentar que mejoren día a día. Es fundamental que las actividades del grupo comiencen con unas sesiones de formación, mediante las que todos los participantes alcancen el grado de capacitación necesario para poder participar activamente en las reuniones. La actividad real del grupo de trabajo comenzará con programas sencillos, que faciliten el conocimiento mutuo de los miembros, la adaptación a las técnicas y al ambiente del círculo

Los Círculos de Calidad no se entienden como un grupo instituido por la dirección para su satisfacción, sino que los empleados sienten que es algo suyo. Ser miembro de un grupo de calidad es algo estrictamente voluntario. Para que un Círculo de Calidad tenga éxito, es necesario que las reuniones estén bien planificadas, evitando que se transformen en una presentación de quejas y desdichas individuales, o en momentos para la charla y discusión. Se debe centrar la conversación para que esta se dirija a la solución de problemas y a la elaboración de planes para la mejora.

Los Círculos se deben centrar en cuestiones prácticas y aplicables en la organización, y alejarse de teorías inútiles, se debe trabajar para alcanzar resultados, y no simplemente perder el tiempo en discusiones que no lleguen a ninguna conclusión. Los Círculos de Calidad deben ser creativos, de forma que sean capaces de encontrar soluciones imaginativas y funcionales a los problemas planteados. Si la dirección de la empresa decide no implantar la solución propuesta por el Círculo de Calidad, debe justificar esta decisión en base a criterios imparciales. Para una mejor planificación de los asistentes, deberá elaborarse un calendario en el que se programen las diferentes reuniones del Círculo.

En definitiva, los Círculos de Calidad, al realizar las tareas que tienen asignadas, buscan: Mejorar Lugar de Trabajo: Los Círculos aspiran a conseguir que el lugar de trabajo sea más favorable para el desarrollo de la creatividad y de la inteligencia del trabajador. Se trata de lograr que el lugar de trabajo sea confortable y cómodo. Desarrollar la Empresa: Contribuir a desarrollar y perfeccionar la empresa. Para que la empresa tenga un futuro con garantías, debemos basar su crecimiento en bases firmes, como son la calidad, la innovación, el servicio al cliente, etc., no solo nos debemos fijar en el aumento de la cifra de ventas. Potenciar a las Personas: Aprovechar y potenciar al máximo todas las capacidades del individuo. Para el crecimiento de la empresa, es fundamental potenciar las habilidades de los trabajadores.

Facilitador, que es el encargado de dirigir las actividades de los Círculos, así como de la formación de los miembros. Jefe de un Círculo o Líder, que es el jefe natural del grupo de trabajo que forma el Círculo. Experto, que posee conocimientos técnicos y está capacitado para discriminar entre soluciones que sea técnicamente posible implantar y las inviables. Asesor, que aconseja sobre el modo de controlar las reuniones, solucionar problemas y la realización de presentaciones de los resultados. Miembros del Círculo, que son el resto de personas que integran el círculo y participan en sus actividades.

Los Círculos de Calidad tienen como función fundamental la resolución de problemas. Es por ello necesario, que dentro del Círculo se marque una metodología clara y eficaz que permita sistematizar la búsqueda de estas soluciones

Identificar Lista de Problemas: Una tormenta de ideas puede ser un buen modo de iniciar la metodología. De este modo, obtendremos un listado suficientemente amplio, que nos dará una visión realista del estado actual del área de trabajo.

Seleccionar Problema a Resolver: Una vez que disponemos de una lista de problemas, se debe de seleccionar por consenso aquel que sea más importante. La evaluación de los problemas requiere en ocasiones una recogida y análisis de la información, así como el empleo de algunas técnicas de calidad como por ejemplo el análisis de Pareto.

Clarificar el Problema: Todos los implicados en el Círculo de Calidad deben conocer perfectamente el problema que se está tratando. Para ello todos deben ser informados acerca del problema. Además, puede ser útil definir dónde, cuándo y cómo se produce este fallo.

Identificar y Evaluar Causas: Una vez detectado el problema, debemos tratar de llegar a la causa raíz de este. Podemos emplear por ejemplo el diagrama causa-efecto, la herramienta de los 5 porqués, etc. Debemos disponer de todos los datos actualizados acerca del problema que vamos a tratar de resolver. Estos nos ayudarán a tomar la decisión más adecuada en cada caso.

Identificar y Evaluar Soluciones: A partir de la causa raíz, se debatirán posibles soluciones al caso, que se deberán ir anotando para su análisis posterior.

Decidir una Solución: Una vez que tenemos todos los datos recopilados y disponibles, debemos buscar el consenso entre todos los miembros del grupo, en busca de la solución que sea más adecuada al problema.

Plan de Implantación: Debemos desarrollar un plan de implantación de la solución elegida. En él se deberá explicar cómo será ejecutada la solución elegida.

Presentar Plan a Dirección: Ha llegado el momento de transferir los datos a la alta dirección. Se debe preparar una presentación que sea capaz de transmitir la información de forma veraz y lo más resumida posible. Conviene adjuntar datos de las previsiones de ahorro económico esperadas.
Implantar Plan: Cuando la dirección aprueba el plan, es el momento en el que los miembros del Círculo deben implantarlo en su área de trabajo.

Evaluar Resultados: Con la nueva solución implantada, deberemos recopilar todos los datos relativos a los indicadores relacionados con el área mejorada. Las mejoras deben ser esperadas a largo plazo, y no en un corto espacio de tiempo.

Optimizar Resultados: Los resultados obtenidos deben ayudarnos a conseguir mejoras en otros sectores o procesos de la organización. Debemos tratar de extender la mejora a toda la empresa.

Identificar Nueva Lista de Problemas: Con la solución de un problema, se da paso a un nuevo ciclo de esta sistemática de resolución de problemas, tratando de dar solución al resto de los que existan.

El líder del Círculo de Calidad deberá mantener controladas las reuniones, asegurando que todos los miembros puedan manifestar sus opiniones. Es imprescindible que posea la formación adecuada en cuanto a dirección de reuniones y motivación de los participantes. Deberá además formar un grupo de personas con la experiencia y la capacidad de comunicación adecuadas para poder alcanzar soluciones aplicables. La reunión debe ser dirigida con firmeza, de modo que no ocurran interrupciones y tratando de evitar las discusiones al inicio. Otra de las funciones del líder es la de tomar nota de las decisiones tomadas en la reunión, para redactar el acta de esta.

Entre los beneficios de los Círculos de Calidad, conviene destacar los siguientes, que están directamente relacionados con los empleados: Aumenta Satisfacción Empleados:

La participación en los Círculos de Calidad de los empleados les reporta habitualmente satisfacción personal, y esto se deben a tres razones:

La conciencia del trabajo en equipo se ve multiplicada. Aumento de la participación de los individuos. Mejoras en el modo de realizar tareas y, por lo tanto, aumento de la calidad. Mejora la Comunicación: La comunicación entre los miembros del grupo mejora, pero también se beneficia la comunicación horizontal entre círculos dedicados a campos de trabajo diferentes, y la comunicación vertical entre fabricación y la dirección. Empleados que trabajan para conseguir el mismo objetivo, puede que no se conocieran debido a las tareas que tenían asignadas. Mediante el Círculo de Calidad pueden conocerse, discutir posturas y colabora conscientemente hacia el mismo proyecto. Fomenta el Espíritu de Equipo: El fomento del trabajo en equipo puede mejorar las relaciones entre los diferentes departamentos de toda la empresa, ya que la colaboración dentro del Círculo puede difundir la colaboración entre departamentos. Aumenta la Participación: Las soluciones aportadas por los empleados son gratamente acogidas desde las altas escalas, ya que permiten reparar el problema. Los empleados participan más, llegando a obtenerse soluciones más imaginativas. Además, se conseguirán beneficios económicos para la empresa, ya que las soluciones aportadas para los problemas existentes se consiguen sin necesidad de grandes esfuerzos, y suelen traer asociadas mejoras notables.