Beyondミーティング開催 6つのステップ

※本マニュアルは、Beyondミーティングに参加したことがあり、おおよそどういった取り組みであるかご理解いただいている前提で構成されています。予めご了承ください。

目安時期:実施予定日から6週間前

1.計画をたてる

・目的やテーマを確認する

・チェックリストを確認する

・全体設計チェックフォームに回答する

目安時期:実施予定日から5週間前

2.キャスティングする

・アジェンダオーナーを募集・決定する

・応援コーディネーターを募集・決定する

目安時期:実施予定日から4週間前

3.広報に備える

・イベントページのドラフトを作成する

・画像などの広報用の素材を準備、回収する

目安時期:実施予定日から3週間前

4.準備をすすめる

・アジェンダオーナーに応援コーディネーターを繋いで伴走を開始する

・広報を開始する

・当日運営スタッフ確保する

目安時期:数日前~当日

5.当日にのぞむ

・進行スライド、応援フォームなど資料作成する

・当日のリマインドを送る

・当日、Beyondミーティングを実施する

目安時期:実施予定日から10日以内

6.事後対応する

・アジェンダオーナーへ事後連絡する

・開催レポートフォームに記入する

よく使う資料一覧

とある回の録画

2020年7月に実施したBeyondミーティング#23の録画です。少し古いですが、雰囲気を掴んでいただくのに有効です。

【通常版用テンプレ】BM進行スライド_20220614更新.pptx

進行スライド

カスタマイズが必要です。ダウンロードして、必要に応じて修正してお使いください。

応援CD向け_Beyondミーティング紹介資料.pptx

応援CD向け案内資料

そのままご活用いただけます。必要に応じてPDF形式などに変換してダウンロードもできます。

[20210810更新]BeyondMTG_応援CDマニュアル

応援CDマニュアル

そのままご活用いただけます。必要に応じてPDF形式などに変換してダウンロードもできます。


アジェンダオーナー向け_Beyondミーティング紹介資料.pptx

アジェンダオーナー向け案内資料

そのままご活用いただけます。必要に応じてPDF形式などに変換してダウンロードもできます。

アジェンダオーナー準備マニュアル20220712更新

アジェンダオーナー向け準備マニュアル

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参考:応援フォーム

あくまで参考用の応援フォームです。そのままお使いいただくことはできません。

各種メールテンプレ

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※Coming soon...

主にAO向け_当日直前オリエン用スライド.pptx

主にAO向け_当日直前オリエン用スライド

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BM_cover画像フォーマット

広報用画像の作成用スライド

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よくある質問

Q.アジェンダオーナーや参加者の数に決まりはありますか?

A.決まりはありませんが、3~5人が推奨人数です。

参加者人数にも決まりはありませんが、予定しているアジェンダオーナー数を踏まえて、バランスよく設定するのが良いでしょう。


たとえば、アジェンダオーナーを5人とする場合、ブレスト会議1グループあたりの推奨参加者人数は5~7人ですので、参加者は少なくとも30~35人はいた方が良いと考えられます。

また、グループあたりの最大参加者数は10人を目安として考えています。

Q.ブレスト会議1グループあたりの推奨人数は?

A.

アジェンダオーナーとファシリテーターを除いて、5~7人がアイデアが出やすい推奨人数としています。

ただし、8名を超えてもできないことはありません。

Q.当日のスタッフは最低何名必要ですか?(ファシリテーターを除く)

A.

オンラインかオフラインかによって異なります。


●オンラインの場合

ブレスト会議のファシリテーターを除いて、司会2名&Zoomホスト1名の最低3名が必要です。


●オフラインの場合

ブレスト会議のファシリテーターを除いて、5~7人となります。


司会:2名 統括:1人 タイムキーパー:1人

受付:1~2人 カメラマン:1人

Q.準備にどれくらいの期間が必要ですか

A.以下モデルスケジュールを参考にすると、おおよそ6週間となります。


【モデルスケジュール】

1.計画をたてる<6週間前~>

 ・企画の全体設計が完了


2.キャスティングする<5週間前~>

 ・アジェンダオーナーの募集、決定

 ・応援コーディネーターの募集、決定


3.広報に備える<4週間前~>

 ・アジェンダオーナーからプロフィール写真など広報用の素材回収

 ・イベントページ作成、案内メール文の作成など


4.準備をすすめる<3週間前~>

 ・集客、広報開始

 ・アジェンダオーナーと応援コーディネーターをつないで伴走開始(事前打合せスタート)

 ・当日スタッフのアサイン


5.当日にのぞむ<数日前~当日>

 ・アジェンダオーナーから最終資料回収

 ・進行スライドなど当日資料の作成

 ・必要に応じて運営ミーティングの実施

 ・当日運営


6.事後対応する<当日~1週間>


Q.応援コーディネーターはどんな人が適してますか?

応援CD向けBeyondミーティング紹介資料(9ページ以降)にあるとおり、難しいテクニックや経験、専門知識は必要ありません。

「アジェンダオーナーを応援したい!」というお気持ちがある方であれば、どなたでも担っていただけるかと思います。

自分にできるかな?とご不安に思われる方もいらっしゃるかと思いますが、応援コーディネーターマニュアルを用意しておりますので、結果的にはほとんどの方が問題なく伴走いただけています。

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