１．計画をたてる

Beyondミーティング（以下BM）を開催するためには、まず計画が必要です。

主な検討チェックリストとして、例えば以下の項目があります。

1. 目的やテーマは何か

2. 開催時期はいつごろか

3. どんな人に登壇してもらいたいか

4. 応援コーディネーター*は集められそうか

5. どんな参加者に参加してほしいか

6. どう広報するか

7. 当日の運営メンバーは確保できそうか

現時点で、カチッと決まりきったものでなくても大丈夫です。

全体感を大まかに把握できており、これなら進めていけそう！と思えることが大切です。

おおよその計画を立て、実施することが決まったら、全体設計チェックフォームにご回答ください。

BMを主催される方には必ずご提出いただいています。

チェックリストを網羅していますので、抜け漏れがないかの確認も行っていただけます。

*応援コーディネーターとは

アジェンダオーナーに伴走し、事前打合せから当日までサポートする人です。

主に①ブレスト作戦会議のお題を一緒に考える②当日のブレストでファシリテーターを担う、の2つの役割があります。

詳しくはこちら（9ページ以降）

■目的設定が必要な理由

目的やテーマ、期待する成果、ゴールによって、特に誰に登壇してもらうのが良いか、誰を参加者として想定するかが変わってきます。

そのため、まずは目的を設定することが大切です。

とはいえ、目的の議論に時間をかけ過ぎて後続の対応が進まないことは望ましくないですし、運営を行う中で変わることもあり得ます。

初期段階では、運営メンバーの間でおおよその方向性が合い、動き出せる状態を目指しましょう。

■目的の例

今までBMを主催された団体の方は、例えば以下の様な目的をお持ちでした。ご参考にしてみてください。

「例年、科学分野の専門家の業績を表彰しているが、BMとして表彰者と一般参加者を繋げる場を提供し、一般参加者に科学に興味を持ってもらうと同時に、研究に一般参加者の意見を取り込んでもらいたい。」

「企業として若手の社内活動を応援している。社内活動をしているメンバにAOとして登壇してもらい、活動を説明・アピールしてもらう場としたい。また、運営メンバもBM運営を通じてイベント運営のノウハウを身につけ、本業にも還元して欲しい。」

「企業としていくつかのNPO等に対するCSR活動を行っている。NPOの代表の方をAOとしたBMを開催し、社員にCSR活動の認知をしてもらうと共に、社員のCSR活動への参加を促したい。」

BM主催を検討し始めてからBM当日まで、6週間ほどかかります。

実施することが既に決まっており、登壇候補のアジェンダオーナーの顔ぶれが見えている場合は、そこから4週間くらいが目安になります。

トップページの開催 6つのステップの目安時期を参考にしながら開催時期を検討しましょう。

どんなアジェンダオーナーに登壇してもらえると良いか、目的やテーマに応じて、候補者をリストアップしてみましょう。

人数に決まりはありませんが、3～5人が推奨人数です。6人以上でも開催は可能ですが、その分必要な応援コーディネーターの数と参加者数が増えるので、よく計画して実施しましょう。

応援コーディネーターとは、アジェンダオーナーに伴走し、事前打合せから当日までサポートする人です。

主に①ブレスト作戦会議のお題を一緒に考える②当日のブレストでファシリテーターを担う、の2つの役割があります。

詳しくはこちら（9ページ以降）

各AOにつき最低1名の応援CDを割り当て、AOに伴走してもらいます。

ちなみに、AOと参加者、当日スタッフがいれば実施自体は可能です。

ただ、BMがうまくいくかは「ブレスト会議のお題をどう設定するか」が最も重要なカギを握っています。

従って、事前準備から伴走し、お題の設定をサポートする応援コーディネーターをできる限り揃えられることをお勧めしています。

この段階で、以下のことを検討しておくべきです

　・誰を参加者とすべきか（例：団体内に限るか、団体外部の人も含むか）

　・どう参加者をあつめるか（例：社内告知、Web告知、運営メンバの口コミ）

　・何名ほど集めたいか（AOの人数や開催方法とも相談）

Coming soon

・司会2名、Zoomホスト1名、サポーター1名の合計4名がミニマムの運営体制です。

・人員に余裕がある場合、サポーターがプラス2～3名いるとより安定します。

それぞれの役割など詳しくはこちら

ここまでの確認ポイントを通じ、当日に向けてどのような準備が必要になるかイメージ出来たでしょうか？

おおよその計画を立て、実施することが決まったら、全体設計チェックフォームにご回答ください。

BMを主催される方には必ずご提出いただいています。

チェックリストを網羅していますので、抜け漏れがないかの確認も行っていただけます。