Embedded Files
1. AI活用文書
例：ChatGPTで議事録案や広報文案を作成した場合
商店街で正式に使うなら「事務局で確認した上で公式文書」として
保存する必要あり。 → AIの出力はそのまま使わず、必ず人がチェック。
2. 紙からデジタルへ（媒体変換）
例：加盟店からの申請書・参加申込書をスキャンしてPDF化
●スキャン後は「原本紙を一定期間保管」するかどうかを理事会でルール化。
OCRで検索できる形式に変換すれば、イベント名や店名で探しやすい。
→ 「スキャン保存＋OCR」で業務効率化。
3. ホームページやSNS
例：商店街公式サイトやLINE公式アカウントで発信する情報
●これも「公式文書」とみなすべき。
●発信に至った会議記録・決定文書は別途保存が必要。
不適切投稿を削除した場合は、その経緯を簡単にメモに残して保存。
→ 広報＝記録として扱うと安心。
4. 電子メール
例：補助金申請や行政とのやり取りメール
●意思決定や申請経緯に関わるメールは保存必須。
●保存は「共有フォルダ」や「Googleドライブ」などにコピーして1年以上保管。
定型連絡（例：イベント当日の集合時間連絡）は短期保存でOK。
5. チャット（LINE WORKS・Slackなど）
日常的な連絡は短期保存でよい。
重要な意思決定
例：イベント予算の最終決定をLINE WORKSでやり取りした場合）
●スクリーンショットやコピーをとって議事録と一緒に保存することが大切。
6. 電子データの保存と廃棄
商店街の文書をクラウドやPCに保存する場合も「削除＝廃棄」と考えて良い。
災害時用マニュアルなど重要書類は、電子だけでなく紙でも控えを残すと安心。
商店街・企業向け デジタル文書取扱いチェックリスト
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