Tornooideelname

Voor elk toernooi is het mogelijk om je in te schrijven via de federatiewebsite, vanaf zondagnacht 0:00 uur twee weken voor het toernooi tot donderdagnacht 0:00 uur in de week voor het toernooi. Clubs die hun eigen inschrijvingspagina beheren, hebben de flexibiliteit om hun inschrijvingen eerder te openen en langer te laten doorlopen. Bij de inschrijving dien je voor elke ronde waarin je wilt deelnemen een hoofdspel en een reservespel te selecteren. De reservespelkeuze is verplicht, aangezien dit essentieel is voor het correct functioneren van het verschuivingssysteem (raadpleeg punt 3.2 verderop).

Tijdens het inschrijven dien je ook de club te vermelden waarvoor je dat jaar speelt. De keuze van clubs is bindend voor het gehele jaar, en de club die je bij je eerste inschrijving van het lopende jaar vermeldt, blijft geldig. Hiermee ben je gerechtigd om deel te nemen aan de interclubcompetitie (raadpleeg ook hoofdstuk 6). Het is belangrijk op te merken dat als je tijdens het jaar plotseling een andere club invult, dit wordt genegeerd. Als je tijdens het eerste toernooi of de eerste toernooien nog geen club hebt ingevuld, kun je dit op een later tijdstip doen.

Deelnemers worden in principe verwacht om 9:45 uur ter plaatse te zijn, zodat het toernooi effectief om 10:00 uur kan beginnen. Als een ingeschreven speler niet aanwezig kan zijn, dient hij of zij dit zo snel mogelijk te melden, zodat tijdig de benodigde aanpassingen kunnen worden gemaakt. Als een speler voorziet dat hij na 9:45 uur zal arriveren, dient hij dit tijdig te melden terwijl hij onderweg is. Als men verwacht pas na 10:00 uur aan te komen, dient dit ook te worden gemeld. Het spel kan dan worden opgesteld, in de wetenschap dat de speler spoedig zal arriveren. De nodige aanpassingen zijn doorgaans binnen het kwartier haalbaar. Het is echter van cruciaal belang op te merken dat alleen als om 9:45 uur van elke speler bekend is of hij aanwezig is, of al dan niet nog zal komen, het toernooi daadwerkelijk om 10:00 uur kan beginnen. Als deelnemers niets laten weten, kan doorgaans pas rond 10:15 uur worden besloten dat ze niet meer zullen komen, waardoor het toernooi pas effectief om 10:30 uur kan beginnen.

Niet ingeschreven spelers die toch willen deelnemen, dienen om 9:30 uur aanwezig te zijn om dit te melden. Zij hebben dan geen vrije keuze meer, maar zullen in eerste instantie onvolledige tafels aanvullen. Dit is echter niet aan te raden, aangezien te veel niet ingeschreven spelers leiden tot een langere voorbereidingstijd. De organiserende club kan echter wel één of meerdere "reservespelers" aanwijzen, die naar behoefte kunnen inspringen.

De tafelverdeling is een complexe aangelegenheid en vanwege de diversiteit van situaties, wordt hier niet in detail getreden. In grote lijnen komt het echter op het volgende neer: De hoogste prioriteit is om elke tafel te bezetten met een minimum van 4 spelers. Dit kan echter niet altijd worden gegarandeerd, zoals bij de niet-finaletafels tijdens de finale, waar in eerste instantie de finaletafels maximaal bezet worden en er daardoor vaak te weinig spelers overblijven.

De tweede prioriteit is om elke speler zijn hoofd- of reservespel te laten spelen, hoewel dit bij zeer "exotische" keuzes niet altijd haalbaar is. Spelers die onmogelijk hun hoofd- of reservespel kunnen spelen, krijgen, indien mogelijk, vooraf gevraagd om een vrije derde keuze te maken. Vervolgens worden in principe alle mogelijke scenario's onderzocht om aan de eerste twee voorwaarden te voldoen. Van deze scenario's worden alleen die met de minste verschuivingen overwogen. In veel gevallen zijn er meerdere opties met het minste aantal verschuivingen, waaruit dan willekeurig wordt gekozen.

De noodzakelijke verschuivingen worden eerst voor elke ronde afzonderlijk uitgewerkt. Hierbij wordt rekening gehouden met het vermijden van spelers die al in een andere ronde verschuivingen hebben ondergaan, indien mogelijk. Ten slotte wordt, als tie-breaker, rekening gehouden met de symmetrie, wat inhoudt dat de voorkeur wordt gegeven aan oplossingen waarbij elk spel aan elke tafel met evenveel spelers wordt gespeeld. Dit principe heeft echter geen prioriteit boven het minimaliseren van verschuivingen.

Nadat alle verschuivingen zijn vastgesteld en duidelijk is wie welk spel zal spelen, wordt er random geloot om te bepalen welke speler aan welke tafel en op welke plaats zit. Eventuele aanpassingen op de dag zelf, vanwege afwezige spelers, worden ook beheerd volgens vaste regels om het willekeurige aspect van de loting te behouden. Bespreking van de verschillende mogelijke situaties en hun oplossingen zou ons te ver leiden in dit kader.

De organiserende club is verantwoordelijk voor het vaststellen van de datum, locatie en de catering, evenals het zorgen voor de aanwezigheid van een PC of laptop voor de resultaatverwerking. De federatie zorgt voor de demonstratiematerialen en de "before"-bestand voor het toernooi. Het beheer van de inschrijvingen, de tafelverdeling, het voorbereiden van de Excel-bestanden en de verwerking van de resultaten kan worden uitgevoerd door zowel de federatie als de organiserende club.

Indien de club deze taken gedeeltelijk of volledig op zich neemt, dient dit met voldoende expertise te gebeuren (zie ook Hoofdstuk 3). In het verleden zijn er te vaak fouten opgetreden, wat heeft geresulteerd in het feit dat de federatie de Excel-bestanden volledig moest herstellen.

De inschrijvingsprijs bedraagt in principe € 10 per speler. Echter, de organiserende club heeft het recht om een korting van €1 per niet-gespeelde ronde toe te kennen aan spelers die later aankomen of eerder vertrekken. In de praktijk wordt deze korting meestal niet toegepast, omdat iedereen op dezelfde snelheid kan worden geloot bij de prijsuitreiking.

Voor de diensten van de federatie (zie eerder) betaalt de club een bedrag in overleg, ofwel €1 per speler, ofwel €0,5 per speler, afhankelijk van de mate waarin de club bijdraagt aan de uitvoering van taken. De organiserende club mag aanvullende prijzen verstrekken, maar het is niet toegestaan om prijzen die door de federatie zijn verdeeld (zie Hoofdstuk 2) weg te nemen of te vervangen.