ศูนย์จัดการศึกษาในต่างประเทศและบริหารความรู้ - ก.พ.

แนะนำตัว 

บอส ปี 4 คณะรัฐศาสตร์ สาขาบริหารรัฐกิจ

สถานที่ฝึกงาน 

ศูนย์จัดการศึกษาในต่างประเทศและบริหารความรู้ (ศกศ.) ของสำนักงาน ก.พ.

การเลือกสถานที่ฝึกงาน

เราเลือกฝึกงานหน่วยงานตามที่คณะลิสต์มาให้ โดยเรารู้จักสำนักงาน ก.พ. มาบ้าง แนะนำว่าถ้าใครที่สนใจจะเป็นนักศึกษาฝึกงานที่สำนักงาน ก.พ. สามารถเข้าไปที่เว็บไซต์ของหน่วยงานเพื่อดูว่ามีฝ่ายงานอะไรบ้าง ให้เลือกฝ่ายที่เราสนใจไว้ อยากให้อ่านให้ชัดเจนเพื่อที่จะได้เลือกฝ่ายฝึกงานได้ตรงตามกับที่เราต้องการจริง ๆ เพราะอย่างเราสนใจด้าน HR แต่ว่าตอนแรกยังศึกษาข้อมูลไม่เพียงพอเลยทำให้เลือกฝ่ายไม่ได้ ไม่ตรงกับความต้องการเท่าไหร่ สุดท้ายก็ได้มาฝึกที่ศูนย์จัดการศึกษาในต่างประเทศและบริหารความรู้

ขั้นตอนการสมัคร

เนื่องจากสำนักงาน ก.พ. อยู่ในรายชื่อสถานที่ฝึกงานที่คณะจัดสรรให้ เราจึงยื่นฝึกงานผ่านทางคณะ โดยคณะจะส่งรายชื่อนักศึกษาที่สนใจจะฝึกงานกับสำนักงานโดยตรง โดยสำนักงาน ก.พ. จะมีเจ้าหน้าที่คอยดูแลเกี่ยวกับการรับนักศึกษาฝึกงานอยู่ ซึ่งจะคอยติดต่อเรา โดยเราจะได้รับ Email พร้อม Google Form ให้ เรากรอกข้อมูลพื้นฐานทั่วไป เช่น ชื่อ ที่อยู่ คณะที่เรียน เบอร์ติดต่อ และไลน์ เป็นต้น โดยพี่จะดึงเราเข้ากลุ่มไลน์ และใช้ช่องทางนี้ในการติดต่อกับเจ้าหน้าที่ดูแลเป็นหลัก ส่วนที่สำคัญ คือ เขาจะถามว่าเราสนใจที่จะทำงานที่ฝ่ายงานไหนในสำนักงาน ก.พ. ซึ่งมีทั้งหมด 13 ฝ่ายงาน แต่ละฝ่ายก็มีหน้าที่แตกต่างกันไป หากหน่วยงานที่เราสนใจพร้อมรับนักศึกษาฝึกงานก็จะแจ้งให้เราทราบ แต่หากไม่สะดวก พี่เจ้าหน้าที่จะจัดสรรเราไปยังหน่วยงานอื่นที่สะดวกในสำนักงานแทน

การฝึกงาน 

ศูนย์จัดการศึกษาในต่างประเทศและบริหารความรู้ มีหน้าที่หลัก ๆ คือ ดูแลเกี่ยวกับนักเรียนทุนตั้งแต่ก่อนไปเรียนจนถึงกลับมาใช้ทุน ลักษณะการทำงานก็จะมีตั้งแต่การพิมพ์สัญญาทุน การทำสัญญาทุน การทำงานเอกสาร เวลาข้าราชการไปต่างประเทศหรือลาไปศึกษาต่อก็จะยื่นเอกสารมาให้เรา เรามีหน้าที่ตรวจสอบการทำสัญญาต่าง ๆ กับพวกเขา ส่วนใหญ่จะเป็นงานเอกสารและอาจจะต้องรับสายโทรศัพท์บ้าง แต่ก็ต้องโอนบางสายให้พี่ที่ฝึกงานด้วย เพราะเราเป็นเด็กฝึกงานจะยังไม่ได้มีข้อมูลเชิงลึกที่จะให้คำแนะนำได้ดมากนัก นอกจากนี้ยังมีหน้าที่กรอกข้อมูลสัญญาเกี่ยวกับข้าราชการแต่ละคน ได้ร่วมเข้าฟังว่าเขาทำสัญญากันอย่างไร และเราก็ตรวจสอบเอกสารเขา ซึ่งจะได้หน้าที่ตรงนี้ไปพร้อมกับพี่เลี้ยงของเราด้วย ส่วนงานอื่นจะเป็นงาน routine ที่ต้องเดินเรื่องประสานงานให้ฝ่ายงานภายในและหน่วยงานภายนอกของสำนักงาน ก.พ.

ลักษณะของงานในช่วงการฝึก

ลักษณะงานจะเป็นรูปแบบต้องคอยทำเรื่อย ๆ ไม่เร่งรีบแต่ในด้านของปริมาณงานค่อนข้างเยอะและต่อเนื่องกัน งานไม่เคยหมด ซึ่งในสำนักงานจะทำงานผ่านระบบสารสนเทศเป็นหลัก ซึ่งก็ไม่ได้แตกต่างจากที่เราคาดหวังไว้ แต่ก็จะมีงานด่วนเข้ามาเป็นระยะ ๆ เช่น นักเรียนทุนจะต้องเดินทางไปศึกษาต่อต่างประเทศด่วน เราก็ต้องเร่งการทำงานให้เร็วขึ้น หรืองานที่ต้องส่งเรื่องแจ้งหน่วยงานบางหน่วยงานเป็นพิเศษก็จะต้องเร่งรัด แต่ที่ต้องระวังคือต้องตรวจสอบไม่ให้ผิดพลาด ส่งต่องานให้พี่ ๆ ในสำนักงานให้ถูกคนถูกงาน เพราะถ้าหากเราทำงานผิดหรือส่งงานต่อให้พี่ไม่ถูกคน จะกลายเป็นล่าช้ากว่าเดิมจากการที่เราต้องแก้ไขงานได้ แต่ก็จะมีพี่เลี้ยงคอยตรวจสอบงานของเราก่อนจะส่งต่อไปให้คนอื่นตลอดอยู่แล้ว

ดังนั้น เราจึงได้รู้ว่าที่คนภายนอกมองว่างานราชการช้า ไม่ได้หมายความว่าข้าราชการทุกคนทำงานกันแบบช้า ๆ แต่มันช้าเพราะขั้นตอนรายละเอียดของงานมันค่อนข้างเยอะและซับซ้อน ทั้งนี้เพื่อต้องการให้มีความรัดกุมและลดความผิดพลาดของงานที่อาจจะเกิดขึ้น

ค่าใช้จ่าย

เราเลือกเช่าหอพักอยู่ใกล้ ๆ ราคาประมาณ 4,000 บาทต่อเดือน เป็นเวลา 2 เดือน เรารู้สึกว่าคุ้มค่าที่จะลงทุนในการฝึกงานครั้งนี้ นอกจากนี้ก็มีเรื่องค่าอาหารของใช้ต่าง ๆ ซึ่งก็ไม่ต่างจากที่มหาวิทยาลัยมากนัก โดยการเดินทางไปสำนักงานก็ใช้เวลาเดินจากหอพักไปสำนักงานประมาณ 15 นาที เดินเท้าไปขึ้นรถตู้ที่เป็นสวัสดิการของสำนักงาน ก.พ. โดยรถตู้จะมีเป็นสองช่วง คือ ช่วงเช้า (เข้าสำนักงาน) กับ ช่วงเย็น (ออกจากสำนักงาน) ซึ่งพนักงานที่ไม่ได้มีรถส่วนตัวก็จะขึ้นรถตู้นี้เป็นหลักในการเข้าและออกสำนักงาน

ทักษะที่จำเป็น 

ทักษะการสื่อสาร เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารด้วยการพูด หรือการสื่อสารผ่านการเขียนในช่องทางใด เพราะในการทำงานเราต้องทำงานร่วมกับคนอื่น ไม่ว่าจะเป็นพี่ ๆ ในสำนักงาน นักเรียนทุนที่โทรมาติดต่อสอบถาม หรือการสื่อสารกับนักเรียนทุนที่เข้ามาทำสัญญารับทุนกับทางหน่วยงาน

ทักษะการบริหารเวลา เกี่ยวข้องกับการที่เราจะต้องจัดลำดับความสำคัญของงาน ว่างานไหนควรที่จะทำให้เสร็จก่อน หรืองานไหนเป็นงานที่สามารถทำในภายหลังได้ ให้เสร็จได้ทันภายในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งทำให้เราสามารถจัดสรรเวลาในการทำงาน

ทักษะการจัดการอารมณ์ ในการทำงานก็อาจจะทำให้เราเกิดความเครียด หงุดหงิดได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในฐานะนักศึกษาฝึกงานที่จะมีความรู้สึกกดดัน กังวล หรือเกิด Culture shock ซึ่งจะส่งผลให้เราเกิด ความเครียดสะสม ทำให้บางครั้งเราแสดงมันออกมาผ่านทางสีหน้า ท่าทาง หรือการพูด โดยหากเราแสดงออกทางอารมณ์มากเกินไป ก็จะสร้างบรรยากาศที่ไม่ดีในที่ทำงาน

สังคมการฝึกงาน 

ในสำนักงานก.พ. เราจะมีความรู้สึกว่าพี่ ๆ เอ็นดูเรามากทั้งที่เรารู้จักหรือไม่รู้จักก็ตาม พอเห็นเราใส่ชุดนักศึกษาเขาก็จะรู้ได้ทันทีว่าเราเป็นนักศึกษาฝึกงาน เขาก็จะเข้ามาพูดคุยกับเราถามเรา รวมถึงหลายครั้งพี่เลี้ยงก็มักจะพาเราไปเลี้ยงข้าวหรือซื้อขนมมาให้ระหว่างฝึกงานเสมอ ส่วนในด้านของการทำงาน พี่เลี้ยงเขาก็ใจเย็นกับเราแม้ว่าบางทีเราอาจจะทำผิดพลาดไปบ้าง แต่เขาก็ให้กำลังใจเรา เขาจะคอยถามว่างานหนักไปไหม ถามความสมัครใจเราทุกครั้งที่เขามอบหมายงานให้เราทำ และใส่ใจเรามากในการคอยดูแลเราและให้คำปรึกษาเราเกี่ยวกับงานและนอกเหนือจากงาน ถึงแม้ว่าในช่วงที่พี่ยุ่งหรืองานเยอะก็จะสละเวลามาดูแลการทํางานให้

ดังนั้น สำหรับบางคนที่อาจจะคิดว่าพี่ที่ทำงานภาครัฐจะกดขี่ จะดุว่าเรามั้ย จากเท่าที่ประสบการณ์ของเราในการฝึกงานที่สำนักงาน ก.พ. มา คือเราไม่ได้รับประสบการณ์ที่แย่ออกมาเลยจากการฝึกงานนี้เลย เราได้รับแต่พลังบวกในการทำงานและรู้สึกดีมากกับสังคมการทำงานในสำนักงาน ก.พ.

วิชาเรียนกับการฝึกงาน

เราไม่ได้มองว่าการฝึกงานที่นี่ต้องใช้วิชาไหนเป็นพิเศษ เพราะชีวิตการทำงานจริงเราก็ต้องไปเรียนรู้เพิ่มใหม่อยู่ดี แต่มองว่าสิ่งที่เราจะได้รับจากการเรียนวิชาในคณะรัฐศาสตร์ คือ การได้เปิดมุมมองที่กว้างขึ้น และ การได้ทำงานร่วมกันเป็นทีม ซึ่งเรามองว่าตรงนี้เป็น Soft Skill ที่สำคัญมากและเราจะได้รับโดยที่เราอาจจะไม่รู้ตัว หากเราทำงานเป็นทีมได้ดี สื่อสารได้เก่ง เราก็สามารถลดความผิดพลาดของงานที่เกิดขึ้นจากการสื่อสารได้ ทำให้เมื่อเวลาทำงานเราจะได้ไม่ทำให้กระบวนการงานล่าช้า นอกจากนี้ก็อยากเน้นว่าให้ลองเตรียมทักษะอื่น เช่น การทำงานที่มีระยะเวลาจำกัด ความแม่นยำ และถูกต้องในการทำงาน อยากให้ฝึกตรงนี้ไปเยอะ ๆ ซึ่งสิ่งเหล่านี้เรามองว่าทุกคนที่เรียนคณะรัฐศาสตร์น่าจะผ่านการทำงานกลุ่มหรือโครงการมาบ้างแล้ว จะบอกว่าถ้าใครคิดว่าตัวเองมีสกิลตรงนี้ก็สบายใจได้เลยในการฝึกงาน

ประสบการณ์ที่ได้รับจากการฝึกงาน

เป็นประสบการณ์การทำงานในออฟฟิศเป็นส่วนใหญ่ เช่น ระบบการทำงาน การส่งต่องาน การติดต่อประสานงานกับฝ่ายย่อยในหน่วยงาน เป็นต้น ในตรงนี้เราก็จะได้รับประสบการณ์เกี่ยวกับการทำงานในออฟฟิศจริง นอกจากนี้ ยังได้รับประสบการณ์จากการไปออก Event หรือ โครงการต่าง ๆ ที่เป็นการทำงาน นอกสถานที่ ซึ่งก็มักจะพานักศึกษาฝึกงานไปทำงานกับพี่ด้วย เช่น ได้ออกไปเป็น Staff ในการอำนวยความสะดวกสำหรับโครงการฝึกอบรมนักเรียนทุนก่อนเดินไปศึกษาต่างประเทศ ซึ่งก็จะมีหน้าที่หลักในการอำนวยความสะดวกให้กับพี่ ๆ ถือว่าเป็นการเปิดหูเปิดตาว่าในการจัดโครงการครั้งหนึ่งควรคำนึงถึงเรื่องใดบ้าง มีวิธีจัดการ การแก้ปัญหาอย่างไรในหน้างาน