Como funciona o processo de doação?

A maioria das pessoas não sabe como funciona o processo de doação de documentos; muitas vezes, a intenção de fazê-la não é concretizada justamente por não conhecerem o trabalho que é desenvolvido em instituições arquivísticas, o que causa certa insegurança.

Alguns dos propósitos do Arquivo Histórico Municipal são alcançados quando a memória de uma família, indivíduo ou empresa é doada: a confiança da comunidade na instituição pública e no trabalho desenvolvido pelos servidores, o entendimento do doador sobre a importância dessa ação para a história da cidade em que vive e, principalmente, a atuação no acesso a fontes de pesquisa únicas, que só são encontradas em acervos privados. É importante ressaltar que o ato de doar documentos para uma instituição arquivística caracteriza a incorporação de fontes ao acervo, o que o torna cada vez mais completo e rico de informações, alcançando, assim, diversas temáticas de pesquisas.

Procedimentos adotados pela instituição

Quando um documento é doado, este não é somente transferido da sacola ou pacote em que chega para uma caixa em uma prateleira, onde é mantido até sua catalogação ser iniciada.

O mesmo é direcionado à Comissão de Avaliação de Acervo, criada para analisar as doações, utilizando-se de diversos conceitos pré estabelecidos, como valor histórico, condições física e de integralidade das informações, entre outros. Após essa primeira etapa, o documento passa ao pré-processamento, pois precisa aguardar sua catalogação na reserva técnica, sempre em melhores condições de armazenamento; dependendo da quantidade de itens, um único acervo demora até anos para ser organizado e o que é doado, geralmente, não é catalogado na mesma data em que é recebido.

As doações são oficializadas através da emissão de um Termo de Doação, assinado pelas partes envolvidas: instituição mantenedora e doador.