TIPs

■メールとは
　メールとは主に自身のステークホルダーに対しての連絡に利用するメッセージコミュニケーションツールです。最近はLINEやTeams、Slackなどメールよりもさらに気軽に利用できるコミュニケーションツールが生まれているため、個人での利用頻度は低くなっています。
　大学や企業でもTeamsなど社内コミュニケーションツールの利用が広がりつつはありますが、以下のようにまだまだ利用されています。

【例】
　大学・大学院：先生に対する質問やレポート提出、大学事務の方への各種手続きの連絡など
　企業など外部組織：就職活動での連絡、研究協力の依頼、OB/OG訪問の依頼など

　そのため、一般的なメールの知識・マナーなどをひととおり押さえておかないと、場合によっては意図せず不利益を被ってしまう場合もあります。時代は色々と変わりつつありますが、このような基本的なビジネススキルはしっかり押さえておきましょう。

■メーラーについて
　メールを利用する場合、メーラーを利用してメール作成・メール送受信を行います。メーラーにはアプリ、Webと様々なものがありますが、大学など所属組織が推奨しているものを使うのが一番良いと思います。

　-  メーラー：Outlook、Gmail、Thunderbird、Yahooメールなど

　ここで1点考慮すべき点があります。それはスケジュールやタスク管理なども考慮してメーラーを選んだほうが良い点です。最近はメーラーに様々な機能が実装されています。Microsoftでは、Outlook、Teamsなどが連携しており、MTGインビテーション、スケジュールを双方で管理できたりします。特にTeamsは様々なアプリとも連携しており、例えばPlannnerなど使えば簡単にタスク(ToDo)管理ができ、授業の課題、大学の事務手続きなども期限設定すれば自動でリマインドしてくれます。こういった自分の身の回り管理などを含めて選ぶのが良いです。

■メールの書き方
　では、メールの書き方に移ります。注意事項ですが、ここで示すのはあくまで私の考え方・やり方だということです。このようなルールは属人性が高い部分もあり、人や会社によってお作法が変わるものです。とはいえ、基本的な部分は同じだと思うので、ぜひ参考にされてください。

以下、文例-----
★宛先
　XXXXX@XXXXX.ac.jp ←宛先間違いに注意。全く関係ない人に送付してしまうと情報漏洩など取り返しのつかないことになり得る。
　　　　　　　　　　　   特に複数人に送付する場合などは要注意！また宛名の並びを気にする人がいるのも事実。
　　　　　　　　　　　   職責があれば職責順などに並べておきましょう。

★タイトル
【児島】〇〇授業(第5回目)のレポート作成方針のすり合わせ
↑タイトルを見ただけでメール内容がわかるようにする。【】なども活用し見やすさを心がける

★本文
〇〇大学 〇〇学部←相手の所属を記載
XX先生←相手の敬称を記載、名前の漢字を間違えないよう注意！(例えば、"髙"、"﨑"、中村→仲村など)
　←宛名と前置きの間は改行する
お世話になっております。〇〇大学の児島(1234567)です。←まず名乗る。学生番号もあるとよい
件名について、〇〇授業の第5回目に出題された◇◇レポートに
関する質問です。
　←前置きと本題の間は改行する
↓以下、本題を記載。可能な限り簡潔・丁寧に。
先生から出題されたXX～～に関して、XX～だと
解釈してレポートを作成しようと考えていますが、
作成方針に齟齬はないでしょうか。
↑相手がどれくらいのウインドウでメールを見るか見越して改行文字数まで考えらればGood

なお、以下のフォルダに参考資料を格納していますので、
合わせてご確認をお願いします。
XXX/XXXX/XXXX/XXXX/　←もし参照先(リンク)を付けるなら送信前に必ず間違いがないことを確認する

お忙しいところ恐縮ですが、レポート締切期限がX/X(X)のため、←回答期限があれば必ず明示
▽/▽(▽)までにご回答いただけないでしょうか。

よろしくお願いいたします。←丁寧にメールを閉じる

↓以下、署名は入れておく。デザイン性は全く必要なくシンプルでよい
********************************************
鹿児島大学 法文学部法経社会学科(経済コース)
児島 良祐(Ryosuke Kojima)
Email：XXXXXXXXXXXXXX

********************************************

★添付ファイル
　XXXX.xlsx　←添付ファイルが個人情報など情報漏洩するものの場合は特に取り扱いを注意する。
　　　　　　　   必ず宛先を確認する。 また解凍用パスワードは別のメールで送付するなど、
　　　　　　        情報漏洩には細心の注意を払うこと

【留意事項など】
　★宛先はしつこいくらい間違いがないか確認すること。メールによっては情報漏洩で一発アウトになる可能性あり！
　★利用メールが大学のメールではなくフリーメールなどを使うと、送り先のメーラーで個人で使っているニックネームなどが表示されるケースがあります。送り先のTPOを踏まえ大学などオフィシャルなメールを使いましょう。
　★文例にも記載しましたが名前間違いは一番やってはいけません。漢字を含めて注意しましょう。
　★メールでも何でもそうですが、文章を書く際は書くべき内容によって段落分けなどして、相手の読みやすさを第一に考えてください。改行も何もなく文字が羅列されているメールは相手によっては読んでくれないケースもあります。
　★人によっては本文出だしの挨拶(”おはようございます”など)を気にする人もいらっしゃいますが、私は特に気にしてないです。
　★重要なのはメールで相手に何を伝えて、いつまでに、どういうアクションを取ってほしいのかが伝わることです。文章では自分の意図と相手の意図が正確に伝わらないケースが多々あります。これはビジネスの世界でもそうです。まずは誰が読んでも一意に取れる文章か確認、その後の相手の反応もきちんと確認し認識のズレがないか必ず確認してください。場合によっては取り返しのつかないことにもなりかねないのでくれぐれも気を付けてください。

以上

■メーラーに何を使っていますか。
　メーラーとは「電子メールの作成、送受信、格納などを行うアプリ」です。例えば、なじみ深いのはMicrosoftOutlook、Gmail、Yahooメールなどでしょうか。基本的にこれらのアプリを使って日々メールを取り扱っていると思います(もはや、大学生生活でのメールコミュニケーションはLineなどに置き換わってしまいほぼ廃れていると思いますが。。)。

■社会ではメールはまだまだ利用されている。
　メールを使う機会がめっきりと減ってきてしまっているがゆえに、尚更メールへの関心が低い状況にあると思っています。メール通知が来ても、受信ボックスに送信日時順に並べられてるものを上からポチポチとクリック、あるいは削除しているだけになっていませんか？
　もちろん、それできちんと管理できていると思うのであればそれでもいいですが、社会ではまだまだまだまだメールは利用されています。恐らくみなさんがよく使うであるだろうLineも非公式コミュニケーションとしては利用されていますが、仕事でのLine利用はNGとなっているケースは多いです。やはり、組織内部の情報をLineなどでやり取りするのはコンプライアンス的にNGというわけです。その一方、会社の管理下でTeamsを利用しているケースは多いです(Word、Excelとのライセンス契約なども影響しているんでしょう)。とはいえ、社外への連絡はTeamsというわけにもいかず、やはりメールが利用されているのです。

■メールを整理しよう。
　さて、何が言いたいのか。「メールを整理しましょう」という話です。上述したように受信ボックスに送信日時順にメールが並んでいるだけでは、コミュニケーションでミスを犯す確率が高まります。例えば、以下のようなリスクがあります。

【メールボックスを整理しないリスク】
　① 重要なメールを見逃すリスク：
　　→  受信ボックスに大量のメールがあると、例えば会社や取引先、学校の先生、バイト先の上司などからの重要なメールを不意に見逃す可能性が高まります。上からポチポチ、何となくメールを見ていると、そのメールの重要性に気付けないことが多々あります。
　② 必要なメールをすぐに探せないリスク：
　　→   受信ボックスに大量にメールが格納されていることで、何か過去に送信されたメールを見返したいと思っても簡単に見つけることができません。最悪見つからない可能性もあります。
　③ 不要にメールを削除してしまうリスク：
　　→  メーラーにはメール格納容量があります。「メールがこれ以上受信できません」と通知がありメール削除する際に、例えば過去のメールは一括で消してしまえとやってしまうと、重要なメールを削除してしまう可能性が高いです。
　④ メール処理に時間がかかるリスク：
　　→  大量に溜まってしまったメールを処理しようと思うと、一件一件メールを開いて内容を確認する必要があるため、メール処理に不必要に時間がかかってしまい、他のやりたいこと・やらなければならないことにかける時間が無くなってしまう可能性があります。

　というように、メールを整理しないリスクが多々あります。社会人では、重要な取引先からのメールなど、「メール見てませんでした」では済まされない場合もあり、メール利用で墓穴を掘らないよう、社会に出る前からクセを付けるべきと私は考えています。

■メール整理の仕方
　メーラーにはたいていメールのフィルタリング機能が付いています。その機能を用いればメール整理は簡単にできます。いずれのメーラーでも基本的には同じで、受信ボックス下部に「大学事務係」「大学学生係」「〇〇授業」「友人」「就活関連」etc...などとフォルダを作り、特定の条件(相手のメールドメインや、件名に含まれる文字)などで適切なフォルダにフィルタリングするだけです。一歩進めて、年度ごとなどにフォルダを作っておくとよりメール管理しやすくなります。

　Ex）
　　受信ボックス　ー大学事務係：事務係のドメイン指定
　　　　　　　　　ー大学学生係：学生係のドメイン指定
　　　　　　　　　ー就活関連　：企業担当やリクルーターなどのメルアド指定
　　　　　　　　　ー〇〇授業　：レクチャラーのメルアド指定

　このような形でメールをフィルタリング→整理することで、上にあげたリスクも大幅に低減できるものと思います。フィルタリング機能は簡単に設定できるのでぜひ試してみてくださいね。

　【Outlook】仕分けルールを使ってメール メッセージを管理する - Microsoft サポート
　【Gmail】見逃しを防ぐ！ Gmail でフォルダ分けや自動振り分けをしたいなら、ラベルとフィルタを活用しよう (android.com) 

以上