COMBINAR CORRESPONDÈNCIA. MAILING

Aquesta funció permet l'enviament d'informació o de propaganda publicitària a les persones que formen part d'un llistat. Permet enviar un mateix document a un grup de persones però podrem personalitzar el contingut per a cada destinatari.

Es “combina” un llistat de destinataris o font de dades amb un document de word (per exemple una carta). El llistat de destinataris o font de dades pot ser una base de dades Access, un arxiu Excel o fins i tot un document de text en el cas que li hàgim donat el format correcte.

Els tipus de documents que es poden combinar són:

• Cartes
• Missatges de correu electrònic
• Sobres
• Etiquetes
• Llistat d'adreces

Per combinar correspondència hi ha dos elements que són imprescindibles i que haurem de tenir: el document (que pot ser qualsevol dels anteriors) i la llista de destinataris. Aquesta llista la podrem tenir feta d'abans o fer-la en el mateix moment.

COMBINAR UN DOCUMENT AMB UNA LLISTA DE DESTINATARIS QUE ENCARA NO TENIM FETA

El procediment per fer aquests tipus de documents és el següent:

1. Seleccionar o crear el tipus de document que volem enviar.
2. Crear la llista de destinataris.
3. Inserir els camps combinats, bloc d'adreces, etc.
4. Fer una vista prèvia dels resultats (aquest pas és opcional).
5. Finalitzar i combinar el document.

COMBINAR UN DOCUMENT AMB UNA LLISTA DE DESTINATARIS QUE JA TENIM FETA

1. Anar al menú Correspondència/iniciar combinación de correspondencia/cartas
2. Anar al menú Correspondencia/Seleccionar destinatarios/Usar lista existente
3. Buscar l'arxiu amb els destinataris i obrir-lo.
4. Situar-se en el lloc del document (carta) on es vol/en inserir els camps
5. Clicar "Insertar campo combinado" i escollir el camp que ha d'anar en el lloc del document on ens trobem.
6. Repetir el que s'explica en el punt 5 tantes vegades com camps volem inserir.
7. Quan s'han inserit tots els camps clicar "Vista previa de resultados" i veure com ha quedat.
8. Si és correcte, podem generar el document amb totes les cartes ( una per cada destinatari)

______________ FEINA A FER ____________________________

EXERCICI NÚMERO 1

1. Descarrega't el document Diploma.docx i guarda'l al teu ordinador.
2. Anar al menú Correspondència/iniciar combinación de correspondencia/cartas
3. Anar al menú Correspondencia/Seleccionar destinatarios/Escribir nueva lista
4. Crear la taula amb tres camps ( MERIT, NOM, COGNOMS, EN RECONEIXEMENT PER) d'una llista de destinataris no inferior a 15 persones
5. Inserir els camps.
6. Generar els diplomes, una per cada persona.

EXERCICI NÚMERO 2

1. Descarrega l'arxiu autorització de menors per viatjar.docx que es troba a la zona inferior d'aquesta pàgina.
2. Guarda'l al teu ordinador.
3. Descarrega l'arxiu llista de menors que volen viatjar.xlsx (és un arxiu d'Excel que conté les dades personals dels menors que volen viatjar sols i dels familiars que han d'autoritzar-ho).
4. Guarda aquest arxiu al teu ordinador.
5. Obre l'arxiu llista de menors que volen viatjar.xlsx i a la taula, afegiu-hi una columna amb els números de telèfon de cada família. La nova columna la pots situar en el lloc que vulguis però el títol ha de ser Telèfon. Quan acabis de posar els 25 números de telèfon, guarda els canvis i tanca el full de càlcul.
6. Obre l'arxiu autorització de menors per viatjar.docx. Vincula els 15 camps d'aquest document que s'esmenten a continuació amb la llista de destinataris que figura al document d'Excel. Insereix els següents camps combinats en el lloc on pertoqui de l'autorització:

• Cognoms (del pare o mare)
• Nom (del pare o mare)
• Data de naixement (del pare o mare)
• Lloc de naixement (del pare o mare)
• Província (de naixement del pare o mare)
• DNI (del pare o mare)
• Adreça (del pare o mare)
• Codi Postal (del lloc on viu el pare/mare)
• Municipi (on viu pare/mare)
• Telèfon (del pare o mare). Aquestes dades les has d'haver entrat tu (veure punt 5 d'aquest exercici).
• País on viatja (país al que el menor vol viatjar sense els pares)
• Mesos durada (mes o mesos en què es produirà el viatge)
• Cognoms (del menor)
• Nom (del menor)
• DNI (del menor)

7. Fes una vista prèvia i comprova si el resultat és el correcte.

8. Genera un sol document word amb les 25 autoritzacions.

Les autoritzacions haurien de quedar com l'exemple de la figura:

EXERCICI NÚMERO 3

Crear un document tipus carta (el que tu vulguis) i combina-hi diversos camps d'una llista de destinataris no inferior a 15. Si no se te n'acudeix cap fes el que es proposa a continuació:

1. Descarrega't el document Actualització de dades.docx i guarda'l al teu ordinador.
2. Anar al menú Correspondència/iniciar combinación de correspondencia/cartas
3. Anar al menú Correspondencia/Seleccionar destinatarios/Escribir nueva lista
4. Crear la taula amb els set camps ( NOM, COGNOMS, ...) d'una llista de destinataris no inferior a 15 persones
5. Inserir els camps.
6. Generar les cartes, una per cada persona.

EXERCICI NÚMERO 4

1. Descarrega l'arxiu Notificació de la nota obtinguda.docx que es troba a la zona inferior d'aquesta pàgina.
2. Guarda'l al teu ordinador.
3. Descarrega l'arxiu Notificació de la nota.mdb (és un arxiu d'Access que conté les dades personals de cada estudiant, de la seva família així com la qualificació obtinguda).
4. Guarda'l al teu ordinador.
5. Obre l'arxiu Notificació de la nota obtinguda.docx. Vincula els 5 camps d'aquest document amb la llista de destinataris que figura al document d'Access que t'has descarregat en el punt 3 d'aquest exercici. La vinculació s'ha de fer de la següent manera:
   • A la zona de color groc hi ha d'anar el contingut del camp "Familia"
   • A la zona de color verd hi ha d'anar el contingut del camp "Cognom"
   • A la zona de color blau hi ha d'anar el contingut del camp "Nom"
   • A la zona de color vermell hi ha d'anar els texts que apareixen a la part inferior del document. Aquest text ha de variar en funció de la qualificació obtinguda tal i com s'assenyala en el mateix.
   • A la zona de color li la hi ha d'anar el contingut del camp "Qualificació".
6. Fes una vista prèvia i comprova si el resultat és el correcte.
7. Genera un sol document word amb les 27 notificacions.

El resultat de les notificacions hauria de quedar com l'exemple de la figura:

NOTA:

Tant els noms com la resta de les dades personals que apareixen en aquesta activitat són inventades. No corresponen a casos reals.