CONTROL DE CANVIS EN ELS DOCUMENTS

Els documents es poden compartir entre usuaris situats dins d'una xarxa o d'un mateix ordinador. Aquesta és una eina destinada a compartir els documents i a realitzar un seguiment de dels canvis que es fan en un document i dels usuaris que introdueixen aquests canvis. També permet autoritzar, de diferent manera, els diversos usuaris.

Un dels principals avantatges és l'estalvi de paper, l'altre el temps, ja que si la revisió es fa sobre el paper cal teclejar de nou els canvis. Un possible problema és la manca d'hàbit de revisor i de correctors. De totes maneres l'eina és excel·lent per a documents curts o per a documents llargs amb poques revisions.

ACTIVAR EL CONTROL DE CANVIS

Si volem saber qui és l'autor de cada un dels canvis que es produeixen en un document hem d'activar el control de canvis. Per activar-lo hem de:

1. Anar a la pestanya "Revisar".
2. Fer clic a l'opció "Control de cambios".
3. Fer clic a l'opció "Control de cambios" del menú que apareix.

Si obriu un document que, quan el varen guardar, tenia el control de canvis activat, ja trobareu el control de canvis activat. És a dir, l'estat d'aquesta funció s'hereta del document que obriu.

DESACTIVAR EL CONTROL DE CANVIS

Per desactivar el control de canvis s'han de fer exactament els mateixos passos que s'exposen a l'apartat anterior.

QUÈ PASSA QUAN TENIM EL CONTROL DE CANVIS ACTIVAT?

Podem treballar en el texte però tot el que fem a partir del moment en què hem activat el control quedarà enregistrat. El programa es comportarà de manera diferent de com ho feia abans d'activar aquest control. Quan s’activa aquesta funció, els canvis que es facin en el document apareixen ressaltats amb un color i amb un subratllat, un tatxat amb una línia, tatxat amb dues línies, etc. Per exemple:

• Si afegeixes texte, aquest apareix subratllat i ressaltat amb un color diferent ( el color depèn de l'usuari que ha fet el canvi. Cada usuari te assignat un color).
• Si elimines texte, aquest no desapareix. Quedarà assenyalat amb un color diferent i tatxat amb una línia per la meitat.
• Si fas un canvi de format (canvi de tipus de lletra, de tamany, negreta, cursiva, etc ) els canvis apareixeran indicats dins d'un globus a la dreta del texte.

El color amb què apareix el texte que s'ha canviat depèn del color associat a l'usuari que ha fet el canvi. Cada usuari te assignat per defecte un color. Tots els canvis que realitzi un mateix usuari quedaran marcats amb el mateix color. D'aquesta manera es pot identificar l'autor del canvi de forma més ràpida. De totes maneres, si volem, podem personalitzar els colors amb els que s'assenyalaran els canvis.

QUANTS USUARIS HAN FET CANVIS AL DOCUMENT?

Per poder saber quants usuaris han fet canvis al document i quin color els correspon a cada un, farem el següent:

1. Anar a la pestanya "Revisar"
2. A l'apartat "Seguimiento" farem clic a l'apartat "Mostrar marcas".
3. Ens situarem a sobre de l'opció "Revisores" i apareixeran els noms de les persones que han fet canvis i el color associat a cada una d'elles.

COM PODEM SABER QUINS CANVIS A FET CADA PERSONA?

Una manera de saber qui ha fet cada canvi és mirar el color del text que s'ha canviat però la forma més fàcil és activar el panell de revisions.

Per activar aquest panell hem de fer el següent:

1. Anar a la pestanya "Revisar"
2. A l'apartat "Seguimiento" farem clic a l'apartat "Panel de revisiones".

Apareix un panell on es mostren tots els canvis que s'han produït en el texte i l'autor d'aquests canvis.

REVISAR L'ESTAT D'UN DOCUMENT ABANS I DESPRÉS DELS CANVIS

Existeix una eina que permet veure com era el document original i com serà si s'accepten tots els canvis proposats. Per accedir a aquesta funció farem el següent:

1. Anar a la pestanya "Revisar"
2. Dins de l'apartat "Seguimiento" clicar damunt del botó "Final: mostrar revisiones"

Apareix un menú on hi ha quatre opcions:

• Final: Mostrar revisiones -------> Mostra el document amb els canvis que s'han proposat però com si els canvis de format ja haguessin estat acceptats.
• Final ------------------------> Mostra com quedaria el document si acceptéssim tots els canvis proposats.
• Original:Mostrar revisiones -----> Mostra el document amb els canvis que s'han proposat però sense fer-ne cap.
• Original ----------------------> Mostra com era el document abans de proposar-hi cap canvi.

QUÈ FEM AMB ELS CANVIS PROPOSATS? ELS ACCEPTEM O ELS REBUTGEM?

Quan tenim un document amb propostes de canvis, haurem de decidir si aquests canvis s'incorporen al document o si es rebutgen. Per fer aquesta tasca farem el següent:

1. Anar a la pestanya "Revisar"
2. Fixar-se en l'apartat "Cambios". Hi apareixen els quatre botons de la figura:

Ens hem de situar damunt del canvi que vulguem i fer clic amb el botó esquerra del ratolí. Llavors farem clic al botó "Aceptar" si volem acceptar el canvi o a "Rechazar" si no volem acceptar el canvi proposat. Això permet acceptar o refusar el canvis un a un. Existeix la possibilitat de acceptar-los o refusar-los tots de cop. Per fer-ho hem de desplegar el menú dels botons "Aceptar" o "Rechazar". Això es fa fent clic al petit triangle que hi ha sota de cada un d'aquests dos botons que es mostra a la figura:

Quan es desplega el menú apareixen les opcions que mostra la figura entre les quals hi ha "Aceptar todos los cambios del documento".

Cada vegada que s'accepta o es rebutja un canvi desapareix el senyal de revisió i també es borra del panell de revisions.

COM IMPEDIR QUE ES FACIN CANVIS A UN DOCUMENT

Per impedir que es puguin fer canvis a un document farem el següent:

1. Anar a la pestanya "Revisar" i veure l'opció "Proteger"
2. Fer clic al botó "Restringir edición"

3. Apareixerà un menú anomenat "Restringir formato y edición" a la dreta del texte semblant al de la figura:

Procediu de la següent manera:

1. A l'apartat "Restricciones de formato" no feu res.
2. A l'apartat "Restricciones de edición" feu clic a "Permitir sólo este tipo de edición en el documento". A la finestra hi ha d'haver "Sin cambios (sólo lectura)".
3. A l'apartat "Excepciones" no feu res.
4. A l'apartat "Comenzar a aplicar" feu clic a "Si, aplicar la protección"
5. Posar la contrasenya dues vegades i fer "Aceptar"

ES POT IMPEDIR QUE ES DESACTIVI EL CONTROL DE CANVIS?

Si, es pot impedir i d'aquesta manera impedireu que es puguin fer canvis que no quedin registrats. Amb el que hem vist fins ara, es possible fer canvis sense que l'ordinador se n'adoni. Per aconseguir-ho només s'ha de desactivar el control de canvis, fer les modificacions que es vulgui i en acabat es torna a activar el control de canvis. D'aquesta manera s'han ocultat els canvis a l'ordinador i nosaltres no podrem consultar-ho. Si impedim que puguin desactivar el control de canvis llavors podrem consultar a l'ordinador tots els canvis que s'han produït perquè no podrem amagar-ne cap.

Per impedir que ens desactivin el control de canvis d'un document farem el següent:

1. Anar a la pestanya "Revisar" i veure l'opció "Proteger"
2. Fer clic al botó "Restringir edición"

3. Apareixerà un menú anomenat "Restringir formato y edición" a la dreta del texte semblant al de la figura:

Procediu de la següent manera:

1. A l'apartat "Restricciones de formato" no feu res.
2. A l'apartat "Restricciones de edición" feu clic a "Permitir sólo este tipo de edición en el documento". A la finestra hi ha d'haver "Marcas de revisión".
3. A l'apartat "Comenzar a aplicar" feu clic a "Si, aplicar la protección"
4. Posar la contrasenya dues vegades i fer "Aceptar".

Vídeos que us poden ajudar:

• https://www.youtube.com/watch?v=sMIvYstJFYE
• https://www.youtube.com/watch?v=YEj5A8JwHjc

_______________________________ FEINA A FER ___________________________________

1. Descarregar i obrir el document "Control de canvis.docx"
2. Obrir el panell de revisions. Per fer-ho has d'anar a "Revisar/Panel de revisiones/Panel de revisiones vertical"
3. Feu, com a mínim, un canvi al document ( podeu afegir, esborrar, traslladar, fer canvis de format com canvi del tipus de lletra, de tamany, de color etc.)
4. Accepteu tots els canvis que han fet al document en Jordi, la Sara, la Rocio i el vostre. Refuseu els canvis que han fet la Júlia i l'Anna.
5. Tanqueu el panell de revisions.
6. Impediu que es puguin fer canvis al document que acabeu de fer.