UN DOCUMENT "MESTRE"

Un document mestre és un document que està dividit en un conjunt d'arxius separats (subdocuments) que es poden tractar de forma independent com a documents normals. La suma de cada un d’aquests subdocuments forma el document que anomenem document mestre. La utilitat d'aquest tipus de document es màxima quan s'han d'elaborar treballs molt extensos que normalment es fan entre vàries persones. Cada persona s'encarregarà d'una de les parts en què hem dividit el treball. Per poder crear-lo és imprescindible que tots els usuaris que han d'intervenir en el treball tinguin accés a un mateix directori o carpeta. En aquest directori o carpeta compartida és on hi haurà el document mestre i tots els arxius en què es divideix.

En el moment de crear un document mestre ens podem trobar amb dos casos: que no tinguem res fet o que ja tinguen alguna part del treball feta o començada. A continuació s'explica què hem de fer en cada cas:

CREAR UN DOCUMENT MESTRE SENSE TENIR CAP PART DEL TREBALL COMENÇADA

Per crear el document farem el següent:

1. Crearem una carpeta on, més endavant, s'hi guardarà el document mestre i els subdocuments en què es dividirà el treball. La carpeta pot tenir el nom que vulgueu però ens hem d'assegurar que tots els usuaris que han de treballar en el document hi puguin tenir accés.
2. Crearem un document de word en blanc
3. Anirem a la pestanya "Vista" i seleccionarem l'opció "Esquema" del menú "Vistas de documento"
4. Escriurem el nom que volem que tingui el nostre document mestre. En el nostre exemple escriurem "Les estrelles de Hollywood". Ens assegurarem que tingui assignat el "Nivell 1". Si no fos així li assignarem aquest nivell (Nivel 1).

1. Crear les parts en què volem dividir el nostre treball. Hem de fer tantes vegades "Enter" com apartats volem crear. En el nostre exemple volem dividir el treball en quatre apartats. Per tant farem quatre vegades "Enter".

1. Escriure el nom de cada un dels apartats.

1. Seleccionar el nom dels quatre apartats i assignar-los el Nivell 2.

1. Si em decidit que cada un d'aquests subapartats es divideix en altres, ara és el moment de crear-los. En el nostre exemple, de cada actor o actriu crearem tres apartats: biografia, filmografia i premis. Per fer-ho ens situarem damunt del nom de l'actor o actriu i farem tres vegades "Enter" i escriurem el nom dels tres apartats (biografia, filmografia i premis).

1. A aquests nous subapartats els assignarem el nivell 3. Per fer-ho els seleccionarem i escollirem el Nivel 3 a la finestra assenyalada amb el requadre vermell de la figura anterior. Hem de fer el mateix pels altres actors o actrius. Al final l'esquema del document ha de quedar tal i com mostra la figura següent:

1. Fer clic a l'opció "Mostrar documento".
2. Seleccionar un dels apartats i els seus subapartats i fer clic al botó "Crear".

1. Apareix un requadre que conté els apartats que hem seleccionat. Hem de repetir el procés per cada apartat.

1. Després de fer tots els apartats ha de quedar tal i com mostra la figura:

1. Ara hem de guardar tota l'estructura i els documents a la carpeta que hem creat a l'apartat 1. Per fer-ho hem d'anar al menú "Archivo" i fer clic a l'opció "Guardar como". A continuació hem d'escollir la carpeta on volem guardar tots els documents i fer "Guardar". El sistema guarda de forma automàtica el document mestre i els arxius corresponents als apartats que hem creat. En el nostre exemple, si anem a la carpeta on hem guardat els documents veurem com s'han creat cinc documents: els document mestre i quatre més que corresponen als quatre apartats en què hem dividit el nostre treball. Cada un d'aquests arxius agafa el nom del que nosaltres hem posat a cada apartat.

1. Imaginem que cada un dels apartats el fa una persona diferent. Per tant, en el nostre cas, aquest treball el farien entre quatre persones (elaboradors) i hi hauria una cinquena que seria el supervisor del projecte. Cada elaborador treballaria només amb l'arxiu que correspon al seu apartat. En canvi, el supervisor treballa amb el document mestre (en el nostre exemple es diu "Les superestrelles.docx").

Si el supervisor obre l'arxiu mestre "Les super estrelles" pot veure tot el treball. En canvi, cada un dels elaboradors treballa només amb el seu arxiu i només veu la seva part.

CREAR UN DOCUMENT MESTRE QUAN JA TENS ALGUNA PART FETA O COMENÇADA

1. Crearem una carpeta on, més endavant, s'hi guardarà el document mestre i els subdocuments (si és que n'hem de crear algun de nou) en què es dividirà el treball. La carpeta pot tenir el nom que vulgueu però ens hem d'assegurar que tots els usuaris que han de treballar en el document hi puguin tenir accés.
2. Crearem un document de word en blanc.
3. Anirem a la pestanya "Vista" i seleccionarem l'opció "Esquema" que es troba en el menú "Vistas de documento"
4. Escriurem el nom que volem que tingui el nostre document mestre. En el nostre exemple escriurem "Les estrelles de Hollywood" o "Les superestrelles". Ens assegurarem que tingui assignat el "Nivell 1". Si no fos així li assignarem aquest nivell (Nivel 1).
5. Crear les parts en què volem dividir el nostre treball. Hem de fer tantes vegades "Enter" com apartats volem crear. En el nostre exemple volem dividir el treball en quatre apartats. Per tant farem quatre vegades "Enter".

1. Seguint amb el nostre exemple, aquests quatre apartats ja els tenim començats. Es troben en quatre arxius diferents. Hem de fer que ens apareguin unes opcions que fins ara estaven ocultes per aconseguir-ho farem clic a "Mostrar documento".

1. Ens situaren en el primer dels quatre apartats que hem creat (veure figura) i farem clic al botó "Insertar". Us demanarà el camí per trobar l'arxiu que voleu afegir al treball. Indiqueu on es troba i fer "Abrir". Us apareixerà el document que heu inserit (en vista esquema) i es probable que també us aparegui un missatge indicant-vos que els estils (o els seus noms) no coincideixen. És una qüestió de l'aparença del treball. Contesteu segons el vostre criteri. En el nostre exemple cliqueu el botó "Sí a todo".

1. Per simplificar la visió del conjunt de la vista esquema del document feu clic a la casella "Mostrar sólo primera línia".
2. Situar-se en el següent apartat, tal i com es mostra a la figura, i farem clic a "Insertar" (veure figura).

1. Us tornarà demanarà el camí per trobar l'arxiu que voleu afegir al treball. Indiqueu on es troba i fer "Abrir". Us apareixerà el document que heu inserit (en vista esquema) i també és probable que us aparegui un missatge indicant-vos que els estils o els noms no coincideixen. És una qüestió de l'aparença del treball. Contesteu segons el vostre criteri. En el nostre exemple cliqueu el botó "Sí a todo".
2. Procedirem de la mateixa manera per anar incloent la resta d'apartats del nostre treball que ja tenim fets o començats. Si voléssiu incloure algun apartat que encara no estigui començat heu de fer el mateix procediment però enlloc de fer clic al botó "Insertar" heu d'escriure el nom que voleu que tingui l'apartat i fer clic al botó "Crear".

Per veure el treball sencer heu de canviar a "Vista/Diseño de impresión". o fer clic al botó "Cerrar vista Esquema".

PROVAR EL FUNCIONAMENT DEL DOCUMENT

Per comprovar el funcionament d'aquest tipus de document podem anar a un dels documents que formen el treball (un dels que hem inserit o que hem creat) i fer-hi un canvi, una modificació. Guardar el document i anar al document mestre i veure si el canvi hi apareix. També es pot provar el funcionament a l'inrevés. Provar de fer una modificació en un dels apartats del document mestre i llavors anar a l'arxiu on hi ha el document original (el que veu l'elaborador) i comprovar si la modificació hi apareix. Cal tenir en compte que el supervisor només veurà els canvis que ha fet l'elaborador si aquest darrer guarda el document. En canvi si el supervisor fa un canvi al document mestre, l'elaborador el veurà quan obri el seu document (no cal que el supervisor faci "guardar" al document mestre).

Videos que us poden ajudar:

• https://www.youtube.com/watch?v=Ls9wwC9MAlU

________________________________ FEINA A FER _________________________________

EXERCICI 1

Heu de crear un document mestre que estigui format per quatre apartats. Cada un dels apartats ha de tenir una llargària mínima de una pàgina (DIN A4).

EXERCICI 2

Heu de crear un altre document mestre que estigui format per, al menys, quatre apartats.

Contesta a les següents qüestions:

a. En cas que el supervisor tingui obert el document mestre i l'elaborador no, què passa si el supervisor fa un canvi en un dels apartats?

b. En el cas que el supervisor i l'elaborador tinguin oberts els seus respectius documents, Què passa si el supervisor vol fer un canvi?

c. En el cas que el supervisor i l'elaborador tinguin oberts els seus respectius documents, Què passa si l'elaborador fa un canvi?