โปรแกรมตารางคำนวณ Microsoft Excel เป็นโปรแกรมทางด้านตารางงาน หรือที่เรียกว่า สเปรดชีต มี ความสามารถในการสร้างตาราง การคำนวณ การวิเคราะห์ การออกรายงานในรูปแบบตารางและกราฟ หรือแผนภูมิ
โปรแกรมตารางคำนวณเป็นที่นิยมใช้สำหรับเก็บข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลขที่มีปริมาณมาก เพื่อนำข้อมูล เหล่านั้นมาวิเคราะห์หรือคำนวณ ซึ่งผลที่ได้จากโปรแกรมนี้จะช่วยให้ทำงานเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพ
1. สร้างตารางได้ง่าย
2. ป้อนข้อมูลเป็นระเบียบเรียบร้อย
3. คำนวณได้ง่ายและมีฟังก์ชันในการคำนวณมากมาย
4. สร้างแผนภูมิเพื่อเปรียบเทียบค่าสถิติต่างๆ
5. จัดเรียงลำดับข้อมูลและกรองข้อมูลได้
1. การป้อนข้อมูลประเภทข้อความ
การป้อนข้อมูลในแต่ละเซลล์สามารถพิมพ์ในเซลล์ที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์หรือ เปลี่ยนลูกศรไปยังเซลล์ที่ต้องการพิมพ์ข้อมูลต่อไป แล้วขยายความกว้างของคอลัมน์
2. การป้อนข้อมมูลประเภทตัวเลข
การป้อนข้อมูลประเภทตัวเลข หมายถึง ข้อมูลที่ประกอบไปด้วยตัวเลข 0 ถึง 9 ซึ่งมีวิธีการกำหนด รูปแบบข้อมูลประเภท การกำหนดรูปแบบตัวอักษร 1. การกำหนดรูปแบบตัวอักษร (Font) และขนาดตัวอักษร (Size) 2. ทำแถบสีคลุมข้อมูลที่ต้องการ
3. กำหนดรูปแบบตัวอักษร โดยการเลือกรูปแบบตัวอักษรและขนาดที่ต้องการ
4. การจัดวางตัวอักษร ทำแถบสีคลุมข้อความที่ต้องการ
5. คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ เช่น Center (กึ่งกลาง) ซึ่งอยู่ในกลุ่ม Alignment (การจัดแนว)
เส้นตารางที่ปรากฏอยู่ในแผ่นงาน จะเรียกว่า กริด (Grid) ซึ่งจะเป็นเพียงเส้นที่แบ่งเซลล์เท่านั้น จะไม่แสดงเมื่อพิมพ์ข้อมูลออกมามาก จึงต้องมีการกำหนดเส้นตารางให้กับข้อมูล
การเพิ่มแผ่นงาน
1. การเพิ่มแผ่นงาน ให้คลิกที่เครื่องหมาย + (New sheet)
2. การเปลี่ยนชื่อแผ่นงาน ให้ดับเบิลคลิกที่ชื่อแผ่นงานที่ต้องการ
3. การใส่สีแผ่นงาน ให้คลิกเมาส์ข้างขวาบริเวณชื่อแผ่นงานที่ต้องการ แล้วคลิกที่ Tab Color แล้ว เลือกสีที่ต้องการ
4. การย้ายแผ่นงาน ให้กดเมาส์ค้างไว้ที่แผ่นงานที่ต้องการ แล้วลากไปปล่อยยังตำแหน่งที่ต้องการ
5. การลบแผ่นงาน ให้คลิกเมาส์ข้างขวาบริเวณแผ่นงานที่ต้องการ แล้วคลิก Delete
1. การกำหนดขนาดแถว (Row) ให้กดเมาส์ค้างไว้ตรงเส้นแบ่งแถวที่ต้องการ
2. เมื่อได้ขนาดตามต้องการให้ปล่อยเมาส์
3. การกำหนดคอลัมส์ ให้กดเมาส์ค้างไว้เส้นแบ่งคอลัมส์ที่ต้องการ
4. เมื่อได้ขนาดตามต้องการให้ปล่อยเมาส์
1. การกรองข้อมูล (Filter)
2. ทำแถบสีคลุมข้อมูลทั้งหมด
3. คลิกที่เมนู Data แล้วคลิกที่เครื่องมือ Filter
4. จะปรากฏลูกศรตรงตามชื่อหัวข้อเรื่อง
5. ในกรณีที่ต้องการทราบรายชื่อพนักงานขายของแผนกที่ต้องการ ให้คลิกที่ลูกศรของแผนก แล้ว คลิกให้ขึ้นเครื่องหมายถูกเฉพาะแผนกที่ต้องการ ในที่นี่คือ การตลาด
1. ทำแถบสีคลุมข้อมูลที่ต้องการ
2. คลิกที่เมนู Data แล้วเลือกเครื่องมือ Sort
1. คลิกที่เมนู Insert (แทรก) แล้วเลือกเครื่องมือ lustrations แล้วคลิกที่ Shapes
2. คลิกที่วัตถุที่ต้องการ ในที่นี้เลือกแบบ Cube
3. ลากวัตถุตามที่ต้องการ
4. คลิกเมาส์ข้างขวาบริเวณวัตถุ เลือก Edit Text เพื่อพิมพ์ข้อความ
การ บวก ลบ คูณ หาร ในโปรแกรม Microsoft Excel จะใช้สัญลักษณ์หรือเครื่องหมาย เช่นเดียวกับโปรแกรมอื่นๆ คือ
บวก ใช้เครื่องหมาย +
ลบ ใช้เครื่องหมาย -
คูณ ใช้เครื่องหมาย *
หาร ใช้เครื่องหมาย /
การบวก คลิกที่เซลล์แสดงผลลัพธ์ พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วคลิกที่เซลล์ข้อมูลแรก
การลบ ให้ป้อนข้อมูลที่ต้องการใช้ในการคำนวณ เสร็จแล้วใส่เครื่องหมายในการคำนวณ
การคูณ การคูณจะใช้เครื่องหมาย * โดยการป้อนข้อมูลเสร็จแล้วให้ใส่เครื่องหมาย * ในการคำนวณ
การหาร การหารจะใช้เครื่องหมาย / โดยการป้อนข้อมูลเสร็จแล้วให้ใส่เครื่องหมาย / ในการคำนวณ
การหาผลรวมอัตโนมัติ
การคำนวนโดยใช้เครื่องหมายบวกจะยุ่งยากมากขึ้นถ้ามีหลายเซลล์ เพราะฉะนั้นโปรแกรม Microsoft Excel จึงมีการหาผลรวมอัตโนมัติเพื่อจะได้สะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ลำดับขั้นตอนการคำนวณ
การคำนวณของโปรแกรม จะไม่คำนวณเรียงลำดับตามปกติ เช่น ถ้ามีข้อมูล 25+10*2 โปรแกรมจะ คำนวณเครื่องหมายคูณก่อน แล้วจึงจะบวก เพราะว่าโปรแกรมจะคำนวณโดยการเรียงลำดับ ดังนี้
1 ( )
2 ^ (ยกกำลัง)
3 * , /
4 + , -
ฉะนั้นถ้าต้องการให้คำนวณถูกต้อง จะต้องใส่เครื่องหมาย ( ) ให้กับเครื่องหมายนั้น เช่น ในกรณีนี้ให้ใส่ เครื่องหมาย =(25+10)*2
การคิดคำนวณโดยการคิดร้อยละหรือเปอร์เซ็น เช่นการคิดส่วนลด การคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งการ คำนวณปกติจะใช้ข้อมูลที่ต้องการคูณด้วยจำนวน 100 แล้วหารด้วยข้อมูลที่เป็นจำนวนทั้งหมด แต่ใน โปรแกรม Microsoft Excel สามารถใช้สูตรการคิดค่าร้อยละได้รวดเร็วยิ่งขึ้น โดยใช้เครื่องหมาย % เช่น C4*5%
ค่าเฉลี่ย หมายถึง การนำผลรวมของของข้อมูลทั้งหมดหารด้วยจำนวนของข้อมูล หรือเรียกอีกอย่างว่า ค่า Mean
ค่าสูงสุด หมายถึง ข้อมูลที่มีค่าสูงที่สุดหรือมากที่สุดของข้อมูลทั้งหมด
ค่าต่ำสุด หมายถึง ข้อมูลที่มีค่าต่ำที่สุดหรือน้อยที่สุดของข้อมูลทั้งหมด
การพิมพ์ข้อมูลในตารางของโปรแกรม จะมีปริมาณที่ค่อนข้างมาก ยิ่งมีมากขึ้นเท่าไรจะ วิเคราะห์ข้อมูลเปรียบเทียบข้อมูลได้ยากขึ้นการนำเสนอในรูปแบบของตารางทำให้เข้าใจยากและไม่ น่าสนใจ จึงมีวิธีการนำเสนอในรูปแบบของกราฟหรือแผนภูมิ
1. ป้อนข้อมูล แล้วทำแถบสีคลุมข้อมูลที่ต้องการ (ไม่ควรนำลำดับที่และรวมมาใช้ร่วมด้วย)
2. ทำแถบสีคลุมข้อมูลที่ต้องการ
3. คลิกที่แท็บแทรก แล้วเลือกรูปแบบของแผนภูมิที่ต้องการ ในที่นี้เลือกแบบ 3-D Column (คอลัมน์)
4. จะปรากฏแผนภูมิที่กำหนดไว้
การใช้ข้อมูลในการสร้างข้อมูลแบบแผนภูมิวงกลม จะสามารถใช้ข้อมูลเปรียบเทียบด้คู่เดียว ไม่ เหมือนกับการสร้างแผนภูมิแบบคอลัมน์หรือแบบอื่นๆ ในที่นี้จะใช้ข้อมูลรายการเปรียบเทียบกับยอดรวม
1. ทำแถบสีคลุมข้อมูลที่ต้องการ ในกรณีที่ข้อมูลไม่ต่อเนื่องกัน ให้ทำสีคลุมชุดแรก (ชื่อ สินค้า) แล้วกดปุ่ม Ctrl บนแป้นพิมพ์ค้างไว้ ทำแถบสีคลุมข้อมูลชุดที่สอง (รวม) แล้ว ปล่อยปุ่ม Ctrl บนแป้นพิมพ์
2. คลิกที่แท็บ แทรก แล้วเลือกรูปแบบแผนภูมิที่ต้องการ ในที่นี้เลือกแบบ 3-D Pie (วงกลม)
1. การคำนวณและฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์
2. การสร้างกราฟและการนำเสนอข้อมูล
1. ข้อจำกัดในด้านการจัดการข้อมูลขนาดใหญ่
2. การเรียนรู้และการใช้งานที่ซับซ้อน