โปรแกรมประมวลผลคำ คือ เครื่องมือที่มีความสามรถในการสร้าง จัดเก็บ และพิมพ์เอกสาร ซึ่ง ให้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเขียนและแก้ไขข้อความ คุณสมบัติต่างๆ ของโปรแกรมประมวลผลคำมีหลายประการ
ฟีเจอร์หลักของโปรแกรมประมวลผลคำ คือ ความสามารถในการจัดการข้อความภายในเอกสาร เช่น ความสามารถในการแทรก ตัดและวาง และคัดลอกข้อความ ซึ่งโปรแกรมจะย้ายไปยังบรรทัดไปโดยอัตโนมัติ เมื่อกรอกข้อมูลปัจจุบันแล้ว ความสามารถในการพิมพ์ แก้ไข และย้ายข้อความอย่างรวดเร็ว คือสิ่งที่ทำให้ โปรแกรมประมวลผลคำเป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับผู้ใช้คอมพิวเตอร์
โปรแกรมประมวลผลคำส่วนใหญ่ทำให้ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนเค้าโครงของเอกสารที่สร้างได้ ซึ่งอาจจะรวมถึง การเปลี่ยนแปลงขนาดหน้ากระดาษ ระยะขอบ การเยื้อง และการเพิ่มคอลัมน์ นอกจากนี้ยังอาจรวมถึง ตัวเลือกในการสร้างหัวกระดาษและท้ายกระดาษ และหมายเลขหน้า
โปรแกรมประมวลผลคำที่ใช้เบราว์เซอร์ทำให้หลายคนสามารถทำงานร่วมกันในเอกสารเดียวกันได้อย่าง ง่ายได้ ตัวอย่างเช่น Microsoft Word ใน Office.com หรือที่เรียกว่า Miccrosoft 365 ทำให้ผู้ใช้ติดตาม การเปลี่ยนแปลง แสดงความคิดห็น และตรวจทานเอกสารเวอร์ชั่นก่อนหน้าได้
ฟีเจอร์มาตรฐานอีกอย่างหนึ่งของโปรแกรมประมวลผลคำ คือความสามารถในการเปลี่ยนรูปลักษณ์ของ แบบอัการภายในเอกสาร โปรแกรมส่วนใหญ่ทำให้สามารถทำตัวหนา ตัวเอียง และขีดเส้นใต้ข้อความ ตลอดจนเปลี่ยนขนาดแบบอักษร ชุดอักษรที่แตกต่างกันมักจะทำงานพร้อมกัน ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้สร้างเอกสาร ที่มีรูปแบบเดียวกันมากขึ้นและอ่านเอกสารได้ง่ายกว่าเอกสารที่เขียนด้วยลายมือ
โปรแกรมประมวลผลคำพื้นฐานอาจจะทำให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มตาราง กราฟ หรือรายการลำดับ เลขอย่างง่ายได้ แต่โปรแกรมที่มีความสามารถขั้นสูงจะมีตัวเลือกมากกว่าเมื่อต้องเพิ่มองค์ประกอบภาพ บางโปรแกรมทำให้ผู้ใช้ฝังภาพประกอบ กราฟที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น และแม้แต่วิดีโอ กราฟิกเหล่านี้สามารถสร้าง ขึ้นภายในซอฟต์แวร์ประมวลผลคำเองหรือสร้างในโปรแกรมอื่น แล้วคัดลอกมาได้
โปรแกรมประมวลผลคำส่วนใหญ่มีการตรวจสอบตัวสะกดในตัว รวมถึงการตรวจสอบไวยากรณ์ พื้นฐาน แต่โปรแกรมประมวลผลคำบางตัวมีความสามารถในการแก้ไขที่มีประสิทธิภาพมากกว่านั้น ตัวอย่างเช่น Microsoft Editor ไม่เพียงแต่ตรวจสอบข้อหาผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์เท่านั้น แต่ ยังแนะนำส่วนที่สามารถทำให้มีความชัดเจนได้มากขึ้น
การตั้งค่าหน้ากระดาษ เพื่อเป็นการเตรียมความพร้อมก่อนที่จะลงมือปฏิบัติงาน มีวิธีปฏิบัติ ดังนี้
1. คลิกที่แท็บ Layout (เค้าโครง)
2. คลิกที่กลุ่ม Page Setup (ตั้งค่าหน้ากระดาษ) จะปรากกกรอบ ดังนี้
ในส่วนของระยะขอบ จะกำหนดค่ามาตรฐานไว้เรียบร้อยแล้ว ยกเว้นที่จะปรับค่าต่างๆ ใหม่ให้เหมาะสม กับแต่ละชิ้นงาน
นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดย่อหน้าและกั้นระยะที่ไม้บรรทัด (Ruler) การกำหนดย่อหน้าและกั้นระยะที่ไม้บรรทัด มีวิธีปฏิบัติ ดังนี้
1. เลือกรูปแบบของแท็บที่ต้องการ
2. คลิกที่บริเวณไม้บรรทัดตามตำแหน่งที่ต้องการ การยกเลิกกั้นระยะที่กำหนดไว้ ให้กดเม้าส์ค้างไว้ที่บริเวณแท็บที่ต้องการลบ แล้วลากลงพอประมาณแล้ว ปล่อยส่วนการย้ายตำแหน่งก็เช่นเดียวกัน ให้กดเม้าส์ค้างไว้ที่บริเวณแท็บที่ต้องการย้าย แล้วลากไปวางบน ไม้บรรทัด
การกำหนดรูปแบบตัวอักษร มี 2 วิธี คือ ปฏิบัติก่อนลงมือพิมพ์ปฏิบัติหลังลงมือพิมพ์แล้ว การจัดรูปแบบข้อความ
1.Align Text Left (ชิดซ้าย)
2. Center (กึ่งกลางหน้ากระดาษ)
3. Align Text Right (ชิดขวา)
4. Justify (ชิดขวาและชิดซ้าย) 5. Thai Distributed (ชิดซ้ายและชิดขวาแบบไทย)
1. การแก้ไขตามพจนานุกรม เมื่อมีการพิมพ์ผิด จะปรากฏเส้นสีแดงที่ใต้ข้อความนั้น ซึ่งสามารถแก้ไขได้
2. การแก้ไขข้อความ Replace (แทนที่) คลิกที่เมนู หน้าแรก (Home) แล้วคลิกที่ แทนที่ (Replace) พิมพ์ข้อความที่ต้องการแก้ไข ในช่องสิ่งที่ค้นหา (Find what) และพิมพ์ข้อความที่ถูกต้องในช่องแทนที่ (Replace with) เสร็จ แล้วคลิกปุ่ม แทนที่ทั้งหมด (Replace all)
3. การแก้ไขโดยใช้เครื่องมือ เลิกทำ (Undo) และทำอีกครั้ง (Redo) การใช้เครื่องมือ เลิกทำ (Undo) ในการที่ต้องการย้อนกลับไปยังข้อความที่พิมพ์ไว้ก่อน หน้านี้ ซึ่งจะย้อนหลังไปทีละขั้น จนถึงขั้นตอน ส่วน Redo หมายถึง การยกเลิกการใช้ปุ่ม Undo (ย้อนกลับ) ทีละขั้นจนกลับไปยังข้อความปกติที่อยู่ในสถานะก่อนย้อนกลับ แต่บางครั้งพิมพ์ถูกแล้ว แต่โปรแกรมแก้ไขให้ผิดให้กดแป้น Ctrl + Z จะกลับมาเป็นเหมือนเดิม
พิมพ์ข้อความที่ต้องการทำแถบสีคลุมข้อความที่ต้องการคัดลอกคลิกที่เครื่องมือ Copy (คัดลอก) จะปรากฏข้อความที่คัดลอกไว้วางตรงตำแหน่งที่ต้องการ
คลิกที่เครื่องมือ Bullets (สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย) คลิกที่ลูกศร เพื่อเลือก Bullet Library ( ไลบรารีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย) ที่ต้องการ
การพิมพ์ตาราง (Table) จะช่วยให้การจัดรูปแบบเป็นสัดส่าน สามารถเข้าในเนื้อหาที่พิมพ์ได้มาก ยิ่งขึ้น โดยมีวิธีปฏิบัติ ดังนี้
คลิกที่แท็บ Insert (แทรก) แล้วคลิกที่เครื่องมือ Table (ตาราง)
กดเมาส์ค้างไว้แล้วลากไปตามช่องเพื่อกำหนดจำนวนคอลัมน์ (Column) และแถว (Row) เสร็จ แล้วปล่อย ในที่นี้กำหนดให้มี 5 คอลัมน์ 4 แถว
เมื่อสร้างตารางเสร็จแล้ว ถ้าต้องการแทรกคอลัมน์และแถว ให้ปฏิบัติโดยการคลิกเมาส์ข้างขวาบริเวณ คอลัมน์หรือแถวที่ต้องการแทรก
1. nsert Columns to the Left (แทรกคอลัมน์ด้านซ้าย)
2. Insert columns to the Right (แทรกคอลัมน์ด้านขวา)
3. Insert Rows Adobe (แทรกแถวด้านบน)
4. Insert Rows Below (แทรกแถวด้านล่าง)
การปรับขนาดความกว้างของคอลัมน์ ให้ปฏิบัติโดยการเลื่อนเมาส์ไปยังบริเวณเส้นตารางที่แบ่ง คอลัมน์แล้วกดเมาส์ค้างไว้ เลื่อนไปทางซ้ายหรือขวาเพื่อให้พอดีกับขนาดความกว้างที่ต้องการ แล้วปล่อย เมาส์
ในการพิมพ์งาน จะมีเครื่องหมายและสัญลักษณ์ที่ไม่ปรากฏในแป้นพิมพ์ แต่โปรแกรม Microsoft word มีเครื่องมือที่สามารถใช้พิมพ์เครื่องหมายและสัญลักษณ์ได้
1. คลิกตำแหน่งที่ต้องการพิมพ์
2. คลิกที่เครื่องมือ Symbol (สัญลักษณ์)
3. คลิกที่ More Symbols
เพื่อเพิ่มเนื้อหาข้อมูลที่พิมพ์ให้มีความสมบูรณ์แบบและสวยงามน่าอ่านมากยิ่งขึ้นบางครั้งอาจจะใช้ ภาพประกอบเนื้อหา มีวิธีดังนี้
1. คลิกตำแหน่งที่ต้องการใส่รูปภาพ
2. คลิกที่แท็บเมนู Insert (แทรก) แล้วคลิกที่เครื่องมือ Picture (รูปภาพ) เลือก This Device (อุปกรณ์นี้)
3. คลิกเลือกแหล่งข้อมูลที่เก็บภาพไว้ แล้วคลิกรูปที่ต้องการ เสร็จแล้วกดเเทรก
เมื่อต้องการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ เพื่อนำไปใช้งานในการเสนองานหรือเก็บไว้เป็น หลักฐาน มีวิธีการดังนี้
1. เปิดแฟ้มงานที่ต้องการ
2. คลิกที่แท็บเมนู File (ไฟล์)
3. คลิกเลือกคำสั่ง Print (พิมพ์)
4. จะปรากฏกรอบให้เลือกกำหนดรายละเอียดก่อนพิมพ์