Convênio - Inclusão e pertencimento

Acordo de Cooperação (Internacional ou Nacional)

Adesões (Internacional ou Nacional)

Convênios e ajustes com objeto preponderante de Inclusão e Pertencimento

Pré-projeto

Protocolo de Intenções / Cartas (Internacional ou Nacional)

Termo de Encerramento

Termo Aditivo

Ao cadastrar um convênio no sistema também será necessário incluir alguns documentos obrigatórios. 

Cada modalidade de convênio considera uma listagem diferente de documentos, porém, em geral, são esses os documentos solicitados para cadastro:

(nota: todos os documentos devem estar em formato .PDF)

• De acordo do diretor - pode ser um email do diretor da FAU informando sua ciência sobre a solicitação de convênio e sua aprovação para iniciar a tramitação no sistema

• Justificativa - um documento redigido pelo coordenador do convênio, onde informará sobre os motivos que esse convênio será benéfico para FAU e USP, nesse documento se espera um resumo sobre a solicitação de convênio.

• Plano de Trabalho - esse é um dos documentos mais importantes, dependendo ele poderá ser parte integrante do convênio. Neste documento que estarão presentes as informações sobre o projeto que será desenvolvido conforme convênio acordado entre as partes

• Minuta do Convênio - a versão final do convênio, completamente preenchida e pré-aprovada pelo parceiro.  É importante se atentar a isso, pois se houver qualquer mudança posteriormente no texto da minuta, o processo deverá reiniciar do zero.

• Habilitação Jurídica - comprovação de que o parceiro é constituído de forma legal

• Habilitação Financeira - CNPJ e se houver verbas: quitação INSS, FGTS

O cadastro do convênio é realizado no sistema Convênios USP. Preparamos um guia bem simples, para demostrar como é feito um cadastro de um convênio.

Guia para cadastro de convênio no sistema Convênios USP.

Depois de cadastrar um convênio no sistema Convênios USP, é importante ter em mente a tramitação do convênio .

Importante: essa listagem poderá sofrer alterações (como a inclusão de outras áreas) a depender da submodalidade do convênio ou então se há outras unidades USP envolvidas:

• Análise do mérito, pela Unidade: realizada pela CIP FAU.

• Análise do mérito, pela USP: realizada pela PRIP USP

• Análise jurídica: realizada pela Procuradoria Geral da USP

Após  estar completamente aprovado:

• Assinatura do diretor FAU

• Assinatura do pró-reitor USP

• Assinatura do parceiro

Após estar completamente assinado:

• Publicação do Diário Oficial (DO)

• Cadastro do convênio assinado e publicado no DO

Conforme lista acima, o convênio só poderá seguir para assinatura depois que foi analisado e aprovado pelas instâncias de mérito e jurídica.

Atualmente existem alguns documentos que o próprio diretor pode assinar por delegação de competência (Portaria GR 6580/2014)

Quando o convênio estiver com o status "aprovado" no sistema significa que ele está apto para ser assinado. 

A depender da submodalidade do convênio (e suas peculiaridades), o convênio poderá ser assinado apenas pelo diretor da FAU (conforme delegação de competência Portaria GR 6580/2014) ou então deverá também ser assinado pelo Pró-Reitor, neste caso o departamento de convênios da USP auxilia nesse processo, ver documento anexo.

Forma de assinatura: o coordenador deverá conversar o parceiro para definir a forma de assinatura (se digital, física, etc). Recomendamos que o convênio seja assinado digitalmente, sendo que a USP usa o sistema USP Assina e o parceiro pode utilizar o software que melhor atendê-lo.

Caso o convênio seja assinado de forma manuscrita, uma versão física (original) de cada idioma deverá ficar com cada partícipe para arquivo.

Assinatura do diretor FAU: solicitamos que o coordenador encaminhe para a Seção de Apoio Acadêmico (scapac-fau@usp.br) o número do convênio e a versão final do convênio (em word), para que possamos cadastrá-lo no sistema USP Assina e encaminhá-lo via sistema para o diretor da FAU assinar.

Assinatura do parceiro: o coordenador será o responsável por solicitar a assinatura do parceiro.

O processo no sistema só é finalizado quando o convênio assinado por todas as partes é inserido no sistema.

Porém, para fazer essa inserção é obrigatório solicitar a publicação do convênio no Diário Oficial de São Paulo.

Passo 1:

Como fazer: solicitamos que o coordenador encaminhe para Seção de Apoio Acadêmico (scapac-fau@usp.br) :

•  o convênio completamente assinado;

•  a vigência do convênio;

• data da assinatura (a data da última assinatura);

• número do convênio no sistema de Convênios USP.

A Seção de Apoio Acadêmico solicitará a publicação no Diário Oficial e quando estiver publicado, será encaminhado ao coordenador a cópia da publicação. 

Passo 2:

O coordenador do convênio deverá entrar no sistema de Convênios para inserir o arquivo do convênio assinado.

Recomendamos que seja inserido o arquivo do convênio assinado com a página da publicação no DO como a primeira página do documento .