1. Mekanisme Pelaporan

A. Pelaporan Online
Pelapor menyampaikan pengaduan melalui formulir E-Lapor yang tersedia pada website Fasilkom UNEJ. Laporan akan dicatat, diverifikasi, dan diteruskan kepada unit terkait untuk ditindaklanjuti.

B. Pelaporan Offline
Pelapor dapat menyampaikan masukan melalui:

• Kotak Kritik dan Saran: Menampung kritik, saran, dan pengaduan tertulis terkait pelayanan fakultas.

• Open Talk: Forum komunikasi langsung untuk menyampaikan aspirasi, kendala, dan masukan kepada pihak fakultas.

Laporan offline dikelola dan diteruskan kepada pihak terkait sesuai substansi laporan.

2. Petunjuk Penggunaan E-Lapor Online

1. Buka halaman E-Lapor pada website Fasilkom UNEJ.

2. Pilih kategori laporan: Akademik, Sarana dan Prasarana, atau Kemahasiswaan.

3. Isi formulir dengan menjelaskan permasalahan secara jelas dan kronologis.

4. Cantumkan informasi yang diperlukan dan lampirkan bukti pendukung jika tersedia.

5. Periksa kembali laporan, kemudian kirim formulir.

6. Simpan nomor registrasi apabila diberikan oleh sistem atau pengelola untuk keperluan pemantauan laporan.

Sampaikan informasi secara jujur, jelas, dan bertanggung jawab agar laporan dapat ditangani dengan tepat.

3. Pengelolaan Kerahasiaan Laporan

Fasilkom UNEJ menjaga kerahasiaan informasi dan data pribadi pelapor sesuai ketentuan yang berlaku. Akses terhadap laporan dibatasi bagi petugas dan pihak yang berwenang untuk keperluan verifikasi serta tindak lanjut.

Informasi identitas pelapor tidak ditampilkan secara terbuka. Pelapor disarankan tidak mencantumkan data pribadi yang tidak relevan dengan permasalahan yang dilaporkan.

4. Tindak Lanjut Laporan

Setiap laporan akan diperiksa dan dikelompokkan berdasarkan jenis permasalahannya, kemudian diteruskan kepada unit terkait sesuai kewenangan.

Tindak lanjut dapat berupa klarifikasi, koordinasi, perbaikan fasilitas, penyelesaian kendala pelayanan, atau tindakan lain yang sesuai dengan permasalahan.

Waktu penyelesaian menyesuaikan jenis dan kompleksitas laporan serta kebutuhan penanganannya.

5. Status dan Informasi Tindak Lanjut

Pengelola mencatat perkembangan penanganan laporan dan memperbarui status sesuai informasi yang diterima dari unit terkait.

Status laporan dapat meliputi:

• Diterima: Laporan telah diterima.

• Verifikasi: Laporan sedang diperiksa.

• Diteruskan: Laporan telah disampaikan kepada unit terkait.

• Dalam Proses: Laporan sedang ditindaklanjuti.

• Selesai: Tindak lanjut telah dinyatakan selesai.

Informasi perkembangan atau hasil tindak lanjut dapat disampaikan kepada pelapor melalui kanal komunikasi yang tersedia dengan tetap menjaga kerahasiaan data.