Welke contracten voor studie-onderzoek?

OPGELET

Als gevolg van de GDPR wetgeving is het belangrijk stil te staan bij het gebruik van gegevens in je MP. Denk bv. aan de achtergrondkennis van UHasselt, KU Leuven of de externe organisatie, misschien gebruik je een dataset of verzamel en/of verwerk je persoonsgegevens in je onderzoek? (meer info in de preambule).

• Indien je je MP doet in een onderzoeksgroep van UHasselt, en je geen persoonsgegevens verzamelt of verwerkt, gebruik je enkel de documenten: ‘Verklaring op Eer’ en het ‘Risicopostenformulier’.

• Indien je je MP doet bij een externe organisatie (bv. een bedrijf of andere instelling), en je geen persoonsgegevens verzamelt of verwerkt, gebruik je de documenten: ‘Overeenkomst onderzoek bachelor-, masterproef of projectwerk’ (je vult enkel Annex 1) en het ‘Risicopostenformulier’.

  1. 1. • Er kan altijd maar één overeenkomst en risicopostenformulier afgesloten worden tussen de partijen (dus niet: EN één van de gezamenlijke opleiding EN één van het bedrijf). Stel altijd eerst de overeenkomst van de gezamenlijke opleiding voor.  Wil het bedrijf dit aanpassen of een eigen stagecontract gebruiken, dan mail je dat vooraf (voor de ondertekening door de partijen) altijd ter goedkeuring aan fiiw@uhasselt.be. 

• Indien je je MP doet in een onderzoeksgroep van KU Leuven, gebruik je voorlopig dezelfde documenten als voor een externe organisatie.

• Is er meer dan 1 externe partij betrokken bij je masterproef (bv. 2 bedrijven of een bedrijf en een onderzoeksgroep), mail dan naar fiiw@uhasselt.be. Zij bezorgen je dan het juiste contract voor meer dan 3 partijen.

• Het risicopostenformulier moet altijd door het bedrijf/de instelling/de onderzoeksgroep ingevuld worden en ondertekend zijn door jou en het bedrijf/de instelling/de onderzoeksgroep (tenzij je louter bureauwerk doet). Als een medisch onderzoek vereist is, raadpleeg dan hieronder de rubriek BELANGRIJK.
  Het risicopostenformulier van de gezamenlijke opleiding  mag ook vervangen worden door het standaard risicopostenformulier van het bedrijf/de instelling. Dit moet je vooraf NIET laten goedkeuren door fiiw@uhasselt.be.

Let op, indien je naast de achtergrondkennis van UH, KU Leuven of de externe organisatie ook zelf persoonsgegevens VERZAMELT:

• Gebruik je additioneel de documenten ‘Informatiebrief en toestemmingsformulier’ en moet je de ‘GDPR-checklist student’ invullen (als dit nog niet gedaan is via je promotor).

Indien je persoonsgegevens VERWERKT:

• Moet je de ‘GDPR-checklist student’ invullen (als dit nog niet gedaan is via je promotor).

• En in ‘Overeenkomst onderzoek bachelor-, masterproef of projectwerk' ook Annex 2 invullen (enkel Annex 2 is voldoende).

Klik op de situatie die voor jouw masterproef van toepassing is en download de overeenkomsten. Je hebt altijd keuze tussen een Engelse en een Nederlandse versie. Indien je je masterproef PER TWEE doet, vult elke student APART  EEN OVEREENKOMST in.

Ik doe mijn masterproef in:

VLAANDEREN

• Masterproef bij een onderzoeksgroep van UHasselt 

• Masterproef bij een onderzoeksgroep van KU leuven 

• Masterproef bij een extern bedrijf of instelling 

WALLONIË of BUITENLAND

Ben je niet zeker welke van de onderstaande situaties op jouw uitwisseling van toepassing is, check dan even in je studentendossier UHasselt/Exchange of vraag na bij karine.evers@uhasselt.be voordat je de contracten laat ondertekenen. 

• Masterproef in het buitenland zonder beurs 

• Masterproef IN Wallonië of Europa met een Erasmus+ TRAINEESHIP beurs
  Raadpleeg de coördinator  internationalisering (karine.evers@uhasselt.be) voor hulp bij het invullen en goedkeuring.

• Masterproef BUITEN Europa met een TRAINEESHIP beurs (bv. VLIR-UOS) 

• een Waalse of Europese universiteit met een Erasmus+ STUDY beurs: geen stagedocumenten van UHasselt/KU Leuven. Ga naar stap 3. Je moet enkel de nodige administratie voldoen via het Exchange portaal.  Meer info bij de coördinator internationalisering (karine.evers@uhasselt.be).

• een universiteit BUITEN Europa met een STUDY beurs: geen stagedocumenten van UHasselt/KU Leuven. Ga naar stap 3. Je moet enkel de nodige administratie voldoen via het Exchange portaal.  Meer info bij de coördinator internationalisering (karine.evers@uhasselt.be).

VOORTZETTING MASTERPROEF van vorig academiejaar

• Verderzetting van dezelfde masterproef als vorig jaar 

Mijn situatie komt niet voor in bovenstaande opties. Mail naar fiiw@uhasselt.be.

Invullen en ondertekenen

Vervolledig de overeenkomst en zorg dat de volgende partijen het contract ondertekenen:

• jijzelf als student;

• het bedrijf/instelling (bedrijfsleider of iemand van HR);

• je externe promotor bij het bedrijf;

• je interne promotor bij UHasselt.

Dus, alle betrokken partijen hebben het contract ondertekend voor je het uploadt, BEHALVE de decaan.
De ondertekening door de decaan gebeurt pas na stap 3.

Laat het risicopostenformulier invullen door de verantwoordelijke van de onderzoeksgroep of door het bedrijf/instelling en zorg dat het volledig ondertekend is door alle partijen voor je het uploadt. De decaan ondertekent dit document niet.

Scan je ondertekende overeenkomst(en) en risicopostenformulier in (in pdf formaat) in APARTE documenten.* 

Geef het de naam: NAAM_Voornaam_MP_AFKORTING VAN DE NAAM VAN JOUW OPLEIDING (CE, BK, EM, EN, EA-ICT, INF of NT)_Naam contract (bv. Verklaring op Eer, Overeenkomst MP, Risicopostenformulier, addendum, ...).  

*Enkel voor het 'Erasmus+Traineeship contract' vormen contract en risicopostenformulier één document. 

• Vul alle administratieve gegevens in het formulier Administratieve info MP in. Overloop vooraf even de volledige vragenlijst van het formulier zodat je weet welke gegevens je moet verzamelen van het bedrijf en promotoren.  Alle contracten kunnen enkel digitaal via dit formulier ingediend worden. GEEN enkel contract kan GEMAILD of OP PAPIER ingediend worden .

• Indien je je masterproef per twee doet, vult elke student APART een formulier in.

• Voeg de scans van je contract(en) en risicopostenformulier toe in aparte pdf's.
  Enkel het Erasmus+ traineeship contract bestaat uit 1 document dat je uploadt bij 

• De stagedocumenten worden vervolgens digitaal ondertekend door de decaan. 

• Jij en je stageplaats ontvangen na goedkeuring een volledig ondertekend exemplaar per mail.

• Je ontvangt per mail een link naar je ingevuld formulier zodat je in de loop van je masterproef nog gegevens kan aanpassen zoals namen en titel voor je verdediging. Documenten kan je NIET MEER opnieuw uploaden of later toevoegen.

Einddatum contract

Voor de zekerheid zet je best als einddatum van je contract masterproef 15/09/2026. Mocht je dan je masterproef niet in juni kunnen afleggen, ben je ook nog verzekerd voor de tweede examenperiode. De begindatum is uiteraard de reële startdatum van je masterproef.

Medisch onderzoek

Indien het bedrijf in het risicopostenformulier een medisch onderzoek of inentingen vereist, moet er altijd een onderzoek gebeuren door de arbeidsgeneesheer van UHasselt . Het bedrijf kan optioneel ook nog aanvinken dat er een onderzoek gebeurt door een arbeidsgeneesheer van het bedrijf zelf. 

De consultatie bij de arbeidsgeneesheer van UHasselt is volledig gratis.  Om een afspraak vast te leggen, stuur je een mail met je uhasselt-mailadres naar Securex op het mailadres uhasselt@securex.be, en je plaatst hierbij fiiw@uhasselt.be in cc van de mail.  Vermeld in je mail: naam en voornaam, rijksregisternummer en/of geboortedatum en huidige opleiding. Daarnaast geef je ook reeds alle mogelijke momenten door wanneer je op onderzoek zou kunnen gaan. 

Indien een medisch onderzoek noodzakelijk is door de arbeidsgeneesheer van het bedrijf, wordt dit afgehandeld door het bedrijf. 

Deze medische onderzoeken moeten ook afgerond zijn voor aanvang van je masterproefactiviteiten.

Vervroegd afstuderen

Hier vind je alle informatie.

Masterproef in het buitenland

Hier vind je alle informatie.