Welke contracten?

OPGELET

• Er kan altijd maar één stageovereenkomst en risicopostenformulier afgesloten worden tussen de partijen (dus niet: EN ééntje van de gezamenlijke opleiding EN ééntje van het bedrijf). Stel altijd eerst het stagecontract van de gezamenlijke opleiding voor.  Wil het bedrijf dit toch aanpassen of een eigen stagecontract gebruiken, dan mail je dat vooraf (voor de ondertekening door de partijen) altijd ter goedkeuring aan nadia.lepot@uhasselt.be. 

• Is er meer dan 1 externe partij betrokken bij je masterproef (bv. 2 bedrijven), mail dan naar nadia.lepot@uhasselt.be. Zij bezorgt dan het juiste contract voor meer dan 3 partijen.

• Het risicopostenformulier moet altijd door het bedrijf/de instelling/de onderzoeksgroep ingevuld worden en ondertekend zijn door jou en het bedrijf. Is er een medisch onderzoek vereist is, raadpleeg dan hieronder de rubriek BELANGRIJK.
  Het risicopostenformulier van de gezamenlijke opleiding  mag ook vervangen worden door het standaard risicopostenformulier van het bedrijf/de instelling. Dit moet je vooraf NIET laten goedkeuren door nadia.lepot@uhasselt.be.

Klik op de situatie die voor jouw masterproef van toepassing is en downloadt de contracten. Je hebt altijd keuze tussen een Engelse en een Nederlandse versie. Indien je je masterproef PER TWEE doet,  vult elke student APART  EEN CONTRACT in.

Ik doe mijn masterproef in:

VLAANDEREN

• Masterproef bij een onderzoeksgroep van UHasselt 

• Masterproef bij een onderzoeksgroep van KU leuven 

• Masterproef bij een extern bedrijf of instelling 

WALLONIË of BUITENLAND

Ben je niet zeker welke van de onderstaande situaties op jouw uitwisseling van toepassing is, check dan even in je studentendossier UHasselt/Exchange of vraag na bij karine.evers@uhasselt.be voordat je de contracten laat ondertekenen. 

• Masterproef in het buitenland zonder beurs 

• Masterproef IN Wallonië of Europa met een Erasmus+ TRAINEESHIP beurs
  Raadpleeg de coördinator  internationalisering (karine.evers@uhasselt.be) voor hulp bij het invullen en goedkeuring.

• Masterproef BUITEN Europa met een TRAINEESHIP beurs (bv. VLIR-UOS) 

• een Waalse of Europese universiteit met een Erasmus+ STUDY beurs: geen stagedocumenten van UHasselt/KU Leuven. Ga naar stap 3. Je moet enkel de nodige administratie voldoen via het Exchange portaal.  Meer info bij de coördinator internationalisering (karine.evers@uhasselt.be).

• een universiteit BUITEN Europa met een STUDY beurs: geen stagedocumenten van UHasselt/KU Leuven. Ga naar stap 3. Je moet enkel de nodige administratie voldoen via het Exchange portaal.  Meer info bij de coördinator internationalisering (karine.evers@uhasselt.be).

VOORTZETTING MASTERPROEF van vorig academiejaar

• Verderzetting van dezelfde masterproef als vorig jaar 

Mijn situatie komt niet voor in bovenstaande opties. Mail naar nadia.lepot@uhasselt.be.

Invullen en ondertekenen

Vervolledig de stageovereenkomst en zorg dat de volgende partijen het contract ondertekenen:

• jijzelf als student;

• het bedrijf/instelling (bedrijfsleider of iemand van HR);

• je externe promotor bij het bedrijf;

• je interne promotor bij UHasselt.

Dus, alle betrokken partijen hebben het contract ondertekend voor je het uploadt, BEHALVE de decaan.
De ondertekening door de decaan gebeurt pas na stap 3.

Laat het risicopostenformulier invullen door de verantwoordelijke van de onderzoeksgroep of door het bedrijf/instelling en zorg dat het volledig ondertekend is door alle partijen voor je het uploadt. De decaan ondertekent dit document niet.

Scan je ondertekend contract(en) en risicopostenformulier in (in pdf formaat) in APARTE documenten.* 

Geef het de naam: NAAM_Voornaam_MP_AFKORTING VAN DE NAAM VAN JOUW OPLEIDING (CE, BK, EM, EN, EA-ICT, INF of NT)_Naam contract (bv. stagecontract, risicopostenformulier, addendum, geheimhoudingsovereenkomst, ...).  

*Enkel voor het Erasmus+Traineeship contract vormen contract en risicopostenformulier één document. 

• Vul alle administratieve gegevens in in het formulier Administratieve info MP in. Overloop vooraf even de volledige vragenlijst van het formulier zodat je weet welke gegevens je moet verzamelen van het bedrijf en promotoren.  Alle contracten kunnen enkel digitaal via dit formulier ingediend worden. GEEN enkel contract kan GEMAILD of OP PAPIER ingediend worden .

• Indien je je masterproef per twee doet, vult elke student APART een formulier in.

• Voeg de scans van je contract(en) en risicopostenformulier toe in aparte pdf's.
  Enkel het Erasmus+ traineeship contract bestaat uit 1 document dat je uploadt bij 

• De stagedocumenten worden vervolgens digitaal ondertekend door de decaan. 

• Jij en je stageplaats ontvangen na goedkeuring een volledig ondertekend exemplaar per mail.

• Je ontvangt per mail een link naar je ingevuld formulier zodat je in de loop van je masterproef nog gegevens kan aanpassen zoals namen en titel voor je verdediging. Documenten kan je NIET MEER opnieuw uploaden of later toevoegen.

Einddatum contract

Voor de zekerheid zet je best als einddatum van je contract masterproef 15/09/2026. Mocht je dan je masterproef niet in juni kunnen afleggen, ben je ook nog verzekerd voor de tweede examenperiode. De begindatum is uiteraard de reële startdatum van je masterproef.

Geheimhouding

In principe staat in de stageovereenkomst reeds voldoende uitleg over vertrouwelijkheid van gegevens en volstaat dus de stageovereenkomst. Indien het bedrijf/de instelling echter toch nog een extra overeenkomst wil afsluiten, kan dat via de Geheimhoudingsovereenkomst  van onze opleiding. Stel deze altijd eerst voor. Op vraag van het bedrijf/de instelling kunnen hieraan kleine aanpassingen gebeuren. Deze aanpassingen moet je vooraf (voor de ondertekening) altijd mailen aan nadia.lepot@uhasselt.be ter goedkeuring.

 Indien het bedrijf/de instelling er dan toch nog op staat om een eigen geheimhoudingsovereenkomst te gebruiken, moet je die altijd vooraf mailen naar nadia.lepot@uhasselt.be ter goedkeuring. 

Opgelet: er kan maar één geheimhoudingsovereenkomst afgesloten worden tussen de partijen (of deze van de opleiding of deze van het bedrijf). Er zijn altijd drie partijen betrokken: het bedrijf, de opleiding en de student. Teken als student nooit een overeenkomst enkel met het bedrijf, zonder de opleiding als derde partij.

Indien je je masterproef doet in een onderzoeksgroep van UHasselt, kan deze ook staan op een extra geheimhoudingsdocument.  Dat is dan een Verklaring op eer .

Ook de ondertekende geheimhoudingsovereenkomst/Verklaring op eer moet je toevoegen als pdf aan je formulier.

Indien je je masterproef per twee doet, vult elke student APART een geheimhoudingsovereenkomst in.

Medisch onderzoek

Indien het bedrijf in het risicopostenformulier een medisch onderzoek of inentingen vereist, moet er altijd een onderzoek gebeuren door de arbeidsgeneesheer van UHasselt . Het bedrijf kan optioneel ook nog aanvinken dat er een onderzoek gebeurt door een arbeidsgeneesheer van het bedrijf zelf. 

De consultatie bij de arbeidsgeneesheer van UHasselt is volledig gratis. Er wordt voor jou een afspraak gemaakt door het faculteitssecretariaat en je ontvangt hierover een mail.  

Indien er een medisch onderzoek noodzakelijk is door de arbeidsgeneesheer van het bedrijf, wordt dit afgehandeld door het bedrijf. 

Deze medische onderzoeken moeten ook afgerond zijn voor aanvang van je masterproefactiviteiten.

Vervroegd afstuderen

Hier vind je alle informatie.

Masterproef in het buitenland

Hier vind je alle informatie.