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Nuestra Organización planifica y controla la prestación del servicio de capacitación de la siguiente manera:
Identificar la actividad - Darle un nombre único. ( Trazabilidad)
Nuestra organización identifica sus actividades de capacitación por medio de carpetas, denominadas por el nombre de la empresa o cliente, si la empresa tiene más de un curso se identifica además por el nombre del curso. Si se trata de un curso abierto se crea una carpeta con el nombre del curso y la fecha de ejecución de este.
Todo el historial y registros necesarios de cada actividad de capacitación son almacenados en sus carpetas, por ejemplo: propuesta de capacitación, encuestas de participante y usuario, orden de compra, entre otros, lo que permite asegurar la trazabilidad del servicio. Estos documentos y registros se irán completando a medida que el curso se ejecute.
Previo a la Ejecución del Curso
Una vez recopilada toda la información de venta del servicio de capacitación vía e-mail, telefónica o personalmente, como, por ejemplo: nombre del curso, cantidad personas, fechas, lugar de realización, etc. se procede a la planificación de la actividad de capacitación:
· Se crea una carpeta del curso donde se registrará toda la información correspondiente.
· Se revisa si la actividad de capacitación tiene código SENCE, de lo contrario se deberá proceder a solicitar el código.
· Se asigna relator para la confección del manual del participante si corresponde, presentación del curso, confirmación de fechas de ejecución y cualquier otro antecedente relativa a su participación.
· Una vez confeccionado el manual, si corresponde, este es enviado al proveedor de servicios de impresión, para la reproducción física de este.
· Posteriormente, se revisa stock de material requerido para la ejecución del curso: carpetas, credenciales, diplomas, etc. de no existir stock de algún material, se deberán solicitar dichos requerimientos.
· Se reservan los recursos audiovisuales y salas, en el caso de ser requeridos, según indicaciones de la venta.
· Se revisa el Huellero Electrónico en caso de ser un curso presencial.
· Se revisan los accesos a plataformas de streaming y/o E-Learning en caso de usarse estas modalidades.
· Se envía a los participantes instructivo de obtención de acceso a la Plataforma de E-learning en el caso de usarse esta modalidad
· Previo al inicio del curso se entrega al Relator todo lo necesario para la efectiva ejecución de la actividad de capacitación.
Nota: Adicionalmente, cuando aplique seleccionar participantes para alguna actividad de capacitación (por ejemplo: programas sociales) se genera una carta o mail tipo dirigido a los postulantes del curso donde se señala la metodología de selección y ejecución de la selección de los participantes.
Durante la Ejecución del Curso
Al inicio de la actividad de capacitación, el relator informa y entrega a los participantes las condiciones de ejecución de la actividad de capacitación, las que se mencionan en el registro Instrucciones y condiciones del Curso, el que incluye la recepción conforme de los materiales del curso y de los deberes y Derechos del Curso.
El relator en cada sesión realiza control de la asistencia y solicita firma física o electrónica de los participantes, según corresponda. Además, registra las actividades realizadas y firma al término de cada sesión, según se indica en el Libro de Control de Clases Físico ó Electrónico, según sea el caso.
En el caso de existir evaluación del curso, el relator evalúa a los participantes y registra los resultados de dicha evaluación en el Libro de Control de Clases Físico o Electrónico.
Al finalizar la Ejecución del Curso
Al finalizar la última sesión se aplica a los alumnos la Encuesta de Satisfacción del Participante, la cual posteriormente es tabulada.
Una vez recibido el libro de asistencia en papel o cerrado el libro electrónico en SENCE, se emite el Certificado de Asistencia, en forma digital o física, según corresponda en cada caso, (con código SENCE se emite en forma digital, sin código SENCE se emite en formato papel).
Luego deben ser enviados al Usuario o al OTIC dentro de los siguientes 15 días hábiles de terminada la actividad de capacitación. En el caso que el curso tenga nota de aprobación, esta se debe incorporar y registrar en el mismo Certificado de Asistencia.
La facturación del curso se realizará una vez terminada la actividad de capacitación.
Una vez finalizada la actividad de capacitación, el OTEC se comunica con el usuario del curso (Cliente Empresa), vía e-mail, telefónico o personal para completar la Encuesta Medición de Satisfacción del Servicio al Usuario.
Consideraciones adicionales:
Clausula de Confidencialidad
Se debe incluir en la Propuesta de Capacitación y en el registro Instrucciones y condiciones del Curso la cláusula de confidencialidad:
"Todo el personal del OTEC se rige por un código de ética y buenas costumbres, garantizando absoluta reserva en la información suministrada por los participantes, usuarios y partes interesadas, durante y después de la ejecución de los cursos realizados, tales como propiedad intelectual y datos personales. Lo anterior, con excepción de aquellos casos en los que ley o las autoridades lo requieran."
Propiedad del Usuario, Participante y Partes Interesadas:
Con el propósito de proteger los bienes y otros activos que sean de propiedad del usuario, participante y partes interesadas, mientras estén bajo el control de nuestra organización se han considerado las siguientes medidas:
Cuando se faciliten equipos u otros elementos para la realización de la capacitación, el Otec se hará cargo de salvaguardar su integridad y ante cualquier deterioro cumplirá con el pago o la reposición que corresponda. Se dejará constancia del estado de los equipos u elementos prestados por el usuario en la Ficha Entrega y Devolución de Materiales.
Cuando durante la ejecución de la actividad de capacitación, la sala de clases quede sin participantes por salida al coffe break, almuerzo o cualquier otra actividad, el relator se encargará de cerrar la sala con llaves o gestionara su supervigilancia por parte de quien corresponda, con la finalidad de resguardar los bienes que puedan quedar en la sala.
Preservación del Material e Insumos Asociados al Servicio de Capacitación:
Nuestro Otec asegura la conformidad de materiales e insumos asociados al servicio de capacitación tanto en el proceso interno como en la entrega al usuario y/o participante. Para ello, los materiales e insumos se almacenan en oficinas y/o muebles asignados para esta función, los cuales reducen la humedad, impiden en gran manera el paso del polvo, son limpios y seguros, evitando daños o deterioros, de manera de lograr una conservación adecuada.
Para la entrega de los materiales e insumos al usuario y/o participante, desde el OTEC al lugar de ejecución del curso, se considera un transporte seguro (según cada caso) con acompañamiento de personal idóneo y calificado para esta labor asignado por la Gerencia, de manera de asegurar el recibo conforme de los materiales e insumos por parte de usuario y/o participante.
Los insumos digitales en su totalidad están en una nube por lo que están protegidos con sus respectivos controles de acceso como usuario y contraseña.
Descargar Formatos para la ejecución de actividades de capacitación.
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