Control de los Registros

IDENTIFICACIÓN

• Los formatos de los registros del sistema de gestión se identifican con su nombre

• Los documentos asociados a la prestación del servicio deben identificarse en la primera página o al comienzo del registro, con el nombre de la actividad que se define o registra.

• Una vez completo un formato, este se convierte en un registro y se identifica digitalmente con el nombre original del registro más cualquiera de estas alternativas:

  • las iniciales del funcionario,

  • del cliente o del curso, según corresponda,

  • o el año en que se completó el registro.

• En el caso de registros de uso global del OTEC como los registros de Auditorías internas, No conformidades, Revisión por la Dirección u otros similares se identificarán digitalmente con el nombre original del registro más un correlativo y el año de vigencia, de no aplicar se agregará solo el año de vigencia.

• La Política y los Objetivos de la Calidad utilizaran el formato de registros del sistema de gestión.

ALMACENAMIENTO

• Los Registros digitales estarán almacenados en Nube DropBOX, DRIVE, PENDRIVE, DISCO DURO u otro medio extraíble

• Los Registros físicos se almacenarán en carpetas en la oficina del OTEC ordenados por curso o por cliente según corresponda acompañados de la fecha de origen del registro.

PROTECCIÓN

• Los registros digitales se protegen al estar en una plataforma que necesita de claves de acceso para tener acceso a los registros.

• Clave usuaria: Son definidas por cada uno de ellos, solo el Representante de la Gerencia puede resetearlas en caso de ser necesario

• Los registros digitales serán respaldados en Nube DropBOX, DRIVE, PENDRIVE, DISCO DURO u otro medio extraíble por lo menos una vez al año por el Representante de la Gerencia

• Los registros provenientes de la ejecución de Actividades de Capacitación se almacenaran en la plataforma del Libro de Clases Electrónico que el SENCE disponga para ello.

RECUPERACION

• Los registros se recuperaran (accederán) según su identificación y naturaleza, por su nombre, RUT, fecha, código SENCE dependiendo de cada registro.

RETENCIÓN

• Los registros asociados al Manual de Calidad se mantendrán por lo menos tres años

• Los registros asociados al personal y a la constitución legal de del OTEC se mantendrán indefinidamente.

• Los registros físicos provenientes de la ejecución de Actividades de Capacitación se mantendrán por lo menos por tres años

• Los registros asociados al Relatores como contratos y anexos son almacenados por lo menos tres años

• Los registros asociados a la relación con proveedores son almacenados por lo menos tres años.

ELIMINACIÓN

• Los registros una vez cumplidos su periodo de retención pueden ser eliminados tanto física como electrónicamente.