Rutiner økonomi

Det kan gjøres endringer på rammen og delrammen(e), og alle endringer krever ny godkjennelse i Modulus Barn og ny, oppdatert, overføring av data knyttet til rammeID til LIFT. 

Unntak av endring som ikke krever ny godkjenning: 

• Rammedetaljering 

• Estimert til 

• Status  

Denne oppgaven kan utføres av saksbehandler og kontorfaglig. 

Oppgaven utføres automatisk i LIFT. 

Alle EHF-faktura vil bli automatisk lest inn i LIFT, og dersom fakturaen ikke inneholder feil eller ugyldige verdier, så vil faktura med rammeID i feltet 'Deres ref.' automatisk bli prekontert og sendes direkte ut på flyt til attestantgruppen ved gjeldende enhet.  

LIFT legger automatisk inn kontering på faktura basert på rammeID og leverandørnummer. Det gjøres et oppslag i prekonteringstabellen, hvor konteringen hentes. MVA-kode vil bli satt automatisk til 0, ettersom denne ikke overføres fra Modulus Barn.  

For å identifisere attestantgruppen henter LIFT informasjon fra tabellen 'tedgbudgets' som blir oppdatert med prekonteringsdata fra ModulusBarn.

Oppgaven utføres av kontorfaglig. 

Start med å kontrollere fakturainformasjon, det vil si å sjekke at leverandøren er gyldig og at fakturaen inneholder nødvendig informasjon. Er det ønskelig kan eventuelt faktura videresendes til en annen kontorfaglig.  

Deretter må merkantil sjekke at rammeID er korrekt og at konteringen stemmer. Legg inn korrekt mva-kode, dersom denne ikke skal være 0. 

Dersom fakturaen inneholder ulike mva-koder, eller den skal splittes på annen kontering, så må dette gjøres i dette steget. Når alle rader er korrekt kontert, er det klart for å fordele fakturabeløpet til opprinnelig periode i henhold til barnets vedtak og tiltak i ModulusBarn. Det er kun konteringslinjer uten kontering på rammeID som kan godkjennes uten fordeling. Det gis en feilmelding om man prøver å godkjenne konteringslinjer som ikke er fordelt.

Se e-læring som viser hvordan oppgaven utføres.

Oppgaven utføres av kontorfaglig. 

Fordeling foretas ved å velge rad som skal fordeles og deretter åpne periodiseringsskjermbildet ved å klikke på knappen 'Periodiser'. 

Når skjermbildet åpnes vises beløpet som skal fordeles i feltet 'Beløp til fordeling' og 'Restbeløp til fordeling'. Fordelingsperiode og beløp vil være foreslått og forslag til periode er første periode med tilgjengelig rammebeløp. Er det flere tilgjengelige perioder vil det vises flere rader, en rad per periode. 

Beløpet vil fordeles på første tilgjengelige periode, er beløpet høyere enn rammen på første periode fordeler den videre på neste periode(r) med tilgjengelig ramme. Et systemparameter bestemmer hvor stort avvik som tillates høyere enn ramme, dette beregnes prosentvis av ramme. Er avviket høyere enn definert i dette parameteret vil man få en melding, og endringer må foretas slik at det er innenfor ramme og tillatt avvik. 

Dersom rammen er brukt opp må rammen økes i Modulus Barn og videre behandling må avventes inntil ramme er blitt oppdatert. 

Det er mulig å legge til periode ved å velge 'Legg til' om faktura skal splittes mellom flere perioder. Fordeling kan også gjøres tilbake i tid dersom det er tilgjengelig ramme. Er det behov er det også mulighet til å slette en periode. 

Restbeløp til fordeling oppdateres forløpende med saldo. Gjenstående ramme viser rest rammebeløp pr rammeID/periode før periodiseringen lagres. Når ramme er brukt opp vil ikke denne raden vises etter lagring da forslag til fordeling kun viser konteringslinjer hvor det er ledige rammer. 

Dersom kontorfaglig gjør endring(er) på kontering uten å lagre før man foretar fordeling tar ikke fordelingen med seg oppdateringen som ble gjort på konteringen. 

Ved å klikke på 'Vis detaljer' gjøres det oppslag på alle tilgjengelige rammeID’er og tidligere bokførte bilag gruppert på opprinnelig periode. Her vises klientnr samt beskrivelse av hva tiltaket gjelder, kontering fra varelinjen, rammeID, opprinnelig periode, ramme og gjenstående ramme. 

Lukk skjermbilde for å gå tilbake til 'Godkjenning faktura'. 

Dersom kontorfaglig glemmer å fordele fakturaen før den sendes videre til godkjenning hos saksbehandler gis det en melding om at fordeling må foretas før godkjenning av faktura. Det er ikke mulig å godkjenne faktura med rammeID hvor det er restbeløp til fordeling. Hele beløpet må fordeles før godkjenning. Når fordelingen er utført kan faktura godkjennes. 

Når fakturaen er godkjent sendes den automatisk videre til saksbehandler.

Se e-læring som viser hvordan oppgaven utføres.

Oppgaven utføres av saksbehandler. 

Saksbehandler skal verifisere at tjenesten eller varen er gjennomført og levert. 

For å identifisere saksbehandler henter LIFT informasjon fra relasjonen saksbehandler fra begrepet rammeID i ModulusBarn.  

Saksbehandler bekrefter at varen/tjenesten er mottatt ved å godkjenne faktura i LIFT. Dette kan gjøres i LIFT web på pc eller med mobil-appen Unit4 Tasks. Når dette er utført, så vil fakturaen være klar for å bli godkjent av budsjettansvarlig i henhold til anvisningsreglementet i Trondheim kommune.  

Se e-læring som viser hvordan oppgaven utføres på pc.

Se e-læring som viser hvordan oppgaven utføres på mobil.

Oppgaven utføres av budsjettgodkjenner. 

Budsjettansvarlig har ansvar for å kontrollere at fakturaen er i henhold til økonomisk ramme innenfor sitt budsjett. Fakturaen anvises i LIFT web på pc eller med mobil-appen Unit4 Tasks. 

Når dette er utført, så vil fakturaen automatisk bokføres i regnskapet, og transaksjonen vil overføres tilbake til ModulusBarn.   

Se e-læring som viser hvordan oppgaven utføres på pc.

Se e-læring som viser hvordan oppgaven utføres på mobil.