Endringer

I Acos utfører du oppgaver i ulike faner. Det er vanskelig å ha oversikt over saken og sakslista totalt. 

Modulus Barn er aktivitetsbasert - dette innebærer at de fleste handlinger i saken er en aktivitet. 

Målet er at du skal få bedre oversikt over saken og det vil være lettere å hente ut lister og tall både i og på tvers av saker. 

Du får  hjelp til å ha oversikt over hvilke aktiviteter som er utført og ikke. 

• Mulighet for personlig forside med oversikt over de aktivitetene du ønsker

• Det er mulig å gjøre søk for å få oversikt i og på tvers av saker

• Det er lett å holde oversikt over hvilke aktiviteter som er utført, ikke utført og planlagt

• Det blir ikke behov for støttesystemer for å holde oversikt 

• Mulighet for å planlegge saker frem i tid, og det blir dermed enklere å følge opp

Støtte:

• Link til regnearket Riktig bruk av aktiviteter i Modulus Barn for barnevernet i Trondheim

• Link til video opprette aktivitet

• Rutine for tiltaksutfører

I Acos i dag får man lite hjelp til å følge lovkrav.

Med Modulus Barn får barnevernet et system som i større grad legger til rette for en praksis i tråd med loven; ingen fristbrudd, forsvarlig dokumentasjon, sikre rettigheter til barn og foreldre osv.

• Krav om ferdig mottaksarbeid innen frist - du må i praksis gjøre ferdig all dokumentasjon innen frist

• Du må både ha fått skrevet og fått godkjent undersøkelsesrapport og vedtak innen frist 

• Aktivitetsplan(er) opprettes automatisk ved visse hendelser (f. eks. plassering av barn)

• Du kan bruke sjekklister (sentrale/ lokale/egne) som støtte i ulike arbeidsprosesser

• Du må dokumentere fosterhjemsrapporter og fosterhjemsbesøk fortløpende, etter hvert besøk

• Fagsystemet vil rapportere automatisk 

Støtte:

• Her kommer linker til rutiner, videoer, osv.

• Eksempel: Link til video om partsinnsyn

I dag er fagstøtten fragmentert og lite tilgjengelig. Acos fungerer stort sett som et dokumentasjonsverktøy og i liten grad som et støttende fagsystem.

Modulus Barn har innebygd fagstøtte fra Barnevernsfaglig Kvalitetssystem (BFK). BFK kan bidra til bedre dokumentasjonspraksis gjennom faglig støtte, reflekterende spørsmål og (å dokumentere) vurderinger. BFK kan føre til synlig og tilgjengelig sammenheng mellom melding, saksinformasjon, vurderinger, analyser og beslutninger som tas.

• En ny, felles kunnskapsmodell for barnevernsarbeid som brukes gjennom hele saken

• Linker til relevante lovtekster og relevante områder i saksbehandlingsrundskrivet

• Fordypningstekster som gir kunnskap om ulike områder og deler av saksgangen

• Refleksjonsspørsmål som kan støtte deg i å ta gode, bevisste valg og å dokumentere barnevernsfaglige vurderinger

• "Stopp-punkt" for å bidra til dokumentasjon av gode barnevernsfaglige vurderinger

Støtte:

• Her kommer linker til rutiner, videoer, osv.

I Acos har ikke de ulike tiltakene anledning til å se hverandres dokumentasjon. I Modulus Barn er dette mulig.  

• All dokumentasjon i saken blir tilgjengelig for alle som har tilgang til saken

• Alle får raskere tilgang til informasjon som man trenger for å gjøre jobben sin, på tvers av avdelinger og tiltak

• Ved at kommunikasjon knyttet til saker foregår i fagsystemet, reduseres risikoen for at sensitive opplysninger kommer på avveie

Støtte:

• Her kommer linker til rutiner, videoer, osv.

I dag har barnevernet papirarkiv. Dette innebærer at både papirmappen og Acos må holdes oppdatert.

I forbindelse med at barnevernet tar i bruk Modulus Barn vil det bli digitalt arkiv med digital arkivering.

• Det blir et digitalt arkiv for barnevernet i systemet Documaster. Alt som produseres etter go-live vil bare finnes i digital versjon i det digitale arkivet

• Det blir digital arkivering fra Modulus Barn til Documaster

• Mye av arkiveringen vil skje automatisk

• Noe av arkiveringen må gjøres manuelt (digitalt i Modulus Barn)

• Ved innsynsforespørsler må du bruke dokumentasjon fra papirarkivet, men du kan sladde digitalt i Modulus Barn

Støtte:

• Her kommer linker til rutiner, videoer osv.

All post skal digitaliseres, og vi skal ikke lagre fysiske papirer lenger. 

I dag gis beskjeder knyttet til sak i kanaler som e-post, SMS, hangout, "Post-it"-lapper etc. Slik kommunikasjon skal etter go-live foregå i Modulus Barn.

Ved at kommunikasjon knyttet til saker foregår i fagsystemet, reduseres risikoen for at sensitive opplysninger kommer på avveie

• Ny arbeidsflyt for innkommende post (Postliste i Modulus Barn)

• Mer post kommer digitalt inn 

• Utgående post vil bli sendt digitalt fra fagsystemet via SvarUt 

• All intern kommunikasjon knyttet til sak på avdelingen/ enheten, skjer i Modulus Barn

Støtte:

• Her kommer linker til rutiner, videoer, osv.

• Eksempel: Link til visualisering av ny postflyt for innkommende post

Acos har begrensede muligheter til å holde oversikt og ha kontroll over den enkelte sak. Modulus Barn gir alle brukere av fagsystemet mye bedre støtte og hjelp til dette.

• Du får ferdig tilpassede forsider knyttet til hvilken rolle du har i dine saker. Du kan i tillegg opprette og lagre egne forsider basert på egne ønsker og behov

• Fagsystemet gir deg mulighet til å opprette og lagre dine egne oversikter gjennom avansert søk

• Du kan planlegge aktiviteter frem i tid

Støtte:

• Her kommer linker til rutiner, videoer, osv.

I dag brukes det mye tid på rapportering, inkludert arbeid i manuelle lister, kvalitetssikring osv. Data- og kunnskapsgrunnlaget er varierende.

Et tydelig mål i DigiBarnevern-prosjektet har vært å forenkle og effektivisere rapportering, samt å bedre data- og kunnskapsgrunnlaget i barnevernet. SSB lager derfor nå et nytt Nasjonalt Barnevernregister som alle fagsystem skal rapportere til. Nasjonalt Barnevernregister lages på oppdrag for Bufdir. 

Nasjonalt Barnevernregister er ikke ferdig utviklet ennå, og skal bli ferdigstilt i løpet av våren 2023.

For mer informasjon, se denne presentasjonen fra Bufdir fra et webinar for kommune-Norge i høst.

• Halvårsrapporteringen til Statsforvalter og årlig KOSTRA-rapportering erstattes med rapportering til Nasjonalt Barnevernregister

• Data vil rapporteres automatisk uten å involvere saksbehandler

• Data vil rapporteres oftere

Støtte:

• Her kommer linker til rutiner, videoer osv.

I dag kommer bekymringsmeldinger inn på mange måter. En del av bekymringsmeldingene kommer inn via Nasjonal portal for bekymringsmeldinger, men de må fremdeles legges inn manuelt i Acos.

Det er også tungvint for barnevernet å sende bekymringsmeldinger til andre kommuner.

I forbindelse med at barnevernet tar i bruk Modulus Barn, vil bekymringsmeldinger fra Nasjonal portal for bekymringsmeldinger automatisk komme rett inn i Modulus Barn. I tillegg vil utgående bekymringsmeldinger fra Modulus Barn bli lastet rett inn i Nasjonal portal for bekymringsmeldinger. 

• Bekymringsmeldinger som sendes inn via Nasjonal portal for bekymringsmeldinger vil komme automatisk inn i Modulus Barn

• Når Modulus Barn har mottatt bekymringsmelding fra Nasjonal portal for bekymringsmeldinger, vil fristen begynne å løpe av seg selv

• Kommunen vil kunne sende bekymringsmeldinger fra Modulus Barn til en annen kommune, ved at bekymringsmeldingen blir sendt via Nasjonal portal for bekymringsmeldinger automatisk

Støtte:

• Her kommer linker til rutiner, videoer osv.

I dag bruker barnevernsvakta Vakt-CIM til akutt barnevernsarbeid. I tillegg har barnevernsvakta lesetilgang til Acos.

Modulus Barn er designet for å dekke alle behov for kommunalt barnevern, inkludert akuttarbeid. Målet er å få bedre samhandling når man bruker samme løsning.

• Barnevernsvakta skal jobbe i Modulus Barn som resten av barnevernstjenesten

• Modulus Barn har spesifikk funksjonalitet for barnevernsvakt

• Barnevernsvakta skal skrive og sende meldinger i Modulus Barn

• Akuttvedtak skal godkjennes digitalt av politijurist i Modulus Barn

Støtte:

• Her kommer linker til rutiner, videoer osv.

I dag brukes det svært mye tid og dobbeltarbeid for å sørge for at man har gode oversikter knyttet til økonomi i barnevernet. Det legges manuelt inn både fremtidige prognoser og gjennomførte transaksjoner i et "styringsverktøy" som er separat fra Acos. I tillegg til høy ressursbruk innebærer dette en risiko for lavere kvalitet.

I forbindelse med innføring av Modulus Barn vil det bli mye bedre og enklere å ha oversikt og prognoser over økonomien i sakene. Prognoser og transaksjoner skal ligge i Modulus Barn.

• Saksbehandlere/ adm. team (skal avklares hvem) oppretter økonomiske rammer og delrammer i Modulus Barn.  Rammene overføres til LIFT og HR-portalen

• Økonomiske transaksjoner som fakturaer og lønnsutbetalinger kommer inn i Modulus Barn automatisk

• Man vil få prognoser og oversikter med Modulus Barn i stedet for i ”styringsverktøyet”

• Ledere kan selv få oversikter og prognoser i Modulus Barn for sin avdeling/ enhet

Støtte:

• Her kommer linker til rutiner, videoer, osv.

I dag er det mye manuelt arbeid involvert i ulike økonomiske flyter:

• Innkommende faktura: Fakturaer kommer først inn i LIFT. De slettes i LIFT, printes og legges manuelt inn i Acos før de behandles i Acos. Det remitteres fra Acos og genereres bokføring som overføres til LIFT.  Faktura arkiveres i papirarkiv. Transaksjonene legges manuelt inn i styringsverktøyet.

• Utbetalinger/remitteringer: Direkteutbetalinger opprettes i Acos. Adm.team tar ut en utbetalingsliste på papir, som leder signerer. Bunken med transaksjoner sendes klart til remittering. Oversiktsark fylles inn digitalt. Regnskapstjenesten genererer fil som skal inn til bank. Transaksjonene legges manuelt inn i styringsverktøyet.

• HR-lønnstransaksjoner: Transaksjoner registreres for det meste på papir av oppdragstaker. Transaksjoner legges manuelt inn i styringsverktøyet.

Som en del av DigiBarnevern har man ønsket å forbedre og forenkle økonomiprosessene, slik at det blir mindre manuelt arbeid, mindre dobbeltarbeid og mer kvalitet.

Det blir endringer i flere av de økonomiske arbeidsflytene:

• Innkommende faktura: Leverandører sender faktura med “rammeID” (i stedet for TK org. kode og rammeID som tidligere), som innebærer at den ikke har sensitiv informasjon. Fakturaen behandles i LIFT, inkl. godkjenning fra saksbehandler. Transaksjonen bokføres i LIFT og overføres til Modulus Barn slik at man har full oversikt der.

• Utbetalinger/remitteringer: Saksbehandler oppretter delrammer, som automatisk blir med i remitteringer til banken. Remitteringer overføres automatisk til banken etter de opprettes i Modulus Barn. Transaksjonene bokføres i LIFT og oppdateres i Modulus Barn når de er godkjent/utbetalt osv.

• HR-lønnstransaksjoner: Oppdragstakere registrerer utgifter i HR-portalen. Transaksjonene overføres automatisk til LIFT, hvor de bokføres. Transaksjonene overføres videre til Modulus Barn slik at man har full oversikt der.

Støtte:

• Her kommer linker til rutiner, videoer, osv.

• Du vil godkjenne faktuarer digitalt i LIFT-appen

• Du vil godkjenne utlegg/timer/reiseutgifter for oppdragstakere digitalt i HR-portalen

• Du vil bistå i utforming av digital oppdragsavtale i HR-portalen

• Du vil få en løpende oppdatert oversikt over alle gjennomførte og planlagte utbetalinger i Modulus Barn

• Fakturaer skal behandles i LIFT som andre fakturaer. 

• Siden fakturaer behandles i LFIT, trenger du ikke følge opp ubetalte fakturaer og kreditnota - det følges opp av Regnskapstjenesten som andre fakturaer/kreditnota

• Du kan slå opp alle fakturaer i LIFT - fakturabildet er digitalt tilgjengelig

• Du skal ikke lenger oppdatere "styringsverktøyet" med gjennomførte transaksjoner - regnskapskortet til barnet gir en totaloversikt i Modulus Barn

• Forarbeid til remittering blir mindre og inneholder for det meste direkteutbetalinger fra Modulus Barn

• Du vil kunne få en løpende økonomisk oversikt for dine saker/ din avdeling/ ditt team

• Du vil godkjenne økonomiske rammer digitalt i Modulus Barn

• Med digitale oppdragsavtaler kan du være tryggere på at det formelle er på plass rundt økonomien, inkludert oppdragsavtaler

I dag blir oppdragsavtaler (og taushetserklæringer) for oppdragstakere signert på papir. De skannes ikke inn i Acos, som gjør det vanskelig å ha digital oversikt.

Det er ønskelig at saksbehandler har en komplett oversikt digitalt i Modulus Barn, samt å få raskere signering av oppdragsavtalene. Dette kan føre til at oppdragstakere får godtgjøring tidligere/ til riktig tidspunkt

• Oppdragsavtaler (og taushetserklæringer) opprettes og signeres digitalt i HR-portalen.

• Når oppdragsavtaler opprettes, kan man krysse av for om det kreves politiatttest og i så fall hvilken. Du får automatisk riktig vedlegg generert som du kan sende til politiet

• Oppdragsavtalene (og taushetserklæringene) overføres digitalt til Modulus Barn og legges automatisk på riktig oppdragstaker

Støtte:

• Her kommer linker til rutiner, videoer osv.

Her vil det komme mer etter hvert

• Her vil det komme mer etter hvert

Støtte:

• Her kommer linker til rutiner, videoer osv.