• TKsak kan benyttes av Trondheim kommune, til saksbehandling som utføres på vegne av Trondheim kommune.

• TKsak skal ikke benyttes til formål der det finnes et annet dedikert fagsystem, eller det foreligger særskilte behov for informasjonssikkerhet/personvern.

• TKsak benyttes til saksbehandling. Det er ikke et system for lagring / distribusjon av dokumenter som ikke skal saksbehandles og konkluderes i systemet.

• En sak i TKsak, er ikke en person, et hus eller et tema, men et spørsmål/forpliktelse som skal behandles og avsluttes.

• Dokumentbehandling i TKsak skal utføres i tråd med regelsett, arkivoversikt og sjekklister i denne arkivplanen

• Sakene dokumenteres i sin helhet i systemet, og tilsvarende saker dokumenteres i samme system hver gang.

• TKsak benyttes kun til elektronisk dokumentbehandling. Ingen arkivering er lenger papirbasert (heller ikke vedlegg)

• Tjenesten TK-arkiv er basert på maskin-til-maskin integrasjon

• Avleverende fagsystem må avgi korrekt informasjon som oppfyller formelle krav i Noark-standarden, og forhindre at det oppstår avvik mellom informasjon som sendes til arkivet, og den som blir liggende i fagsystemet

• Brukere i avleverende fagsystem, får ikke brukere i TKarkiv.

• Saker dokumenteres i sin helhet i avleverende fagsystem, og tilsvarende saker dokumenteres i samme system hver gang.

Et SIARD-uttrekk dokumenterer ikke aktiviteter, og er ikke en løsning for å dokumentere saksbehandling eller andre transaksjoner. Det er primært en tjeneste som kan dekke interne informasjonsbehov i kommunen (backup, historisk oppslag, statistikk). Noen ganger kan det likevel være aktuelt å benytte denne tjenesten til arkivformål, da primært som et supplement til andre arkiver.

• Trondheim DIGITAL vurderer hvorvidt SIARD/tabelluttrekk er egnet til å oppfylle arkivformål (arkiverings- og/eller bevaringsplikt) i kommunen.

• Byarkivet kan ikke deponere/forvalte uttrekk som ikke oppfyller arkivformål. 

• Byarkivet kan utvikle innsynsløsninger basert på uttrekk som skal bevares for arkivformål. Kostnad for utvikling og forvaltning av innsynsløsninger belastes da bestiller.