Våre arkiveringstjenester
Trondheim byarkiv tilbyr tre ulike tjenester for arkivering og/eller journalføring av digital informasjon: TKsak, TKarkiv og SIARD/tabelluttrekk. Enhetene i Trondheim kommune står fritt til å vurdere om de vil benytte seg av våre fellestjenester, eller om de vil anskaffe egne tjenester.
Enheter som benytter seg av byarkivets fellestjenester, må følge retningslinjene som gjelder for disse, og som er nedfelt i denne arkivplanen. Enheter som benytter egne tjenester for arkivering og journalføring, må da forsikre seg om at formelle dokumentasjonskrav oppfylles.
TKsak
TKsak (Elements) er et sak/arkivsystem som benyttes til administrativ saksbehandling og politisk utvalgsbehandling i Trondheim kommune. Journaler og saksarkiv skapes fortløpende som ledd i saksbehandlingen.
Bruk av TKsak
TKsak kan benyttes av Trondheim kommune, til saksbehandling som utføres på vegne av Trondheim kommune.
TKsak skal ikke benyttes til formål der det finnes et annet dedikert fagsystem, eller det foreligger særskilte behov for informasjonssikkerhet/personvern.
TKsak benyttes til saksbehandling. Det er ikke et system for lagring / distribusjon av dokumenter som ikke skal saksbehandles i systemet.
En sak i TKsak, er ikke en person, et hus eller et tema, men et spørsmål/forpliktelse som skal behandles og avsluttes.
Dokumentbehandling i TKsak utføres i tråd med regelsett, arkivoversikt og sjekklister som kan finnes i denne arkivplanen
Sakene dokumenteres i sin helhet i systemet, og tilsvarende saker dokumenteres i samme system hver gang.
TKarkiv
TKarkiv (Documaster) er en tjeneste som benyttes for å sikre journalføring av saksdokumenter fra fagsystem som ikke har godkjent arkivfunksjonalitet. Det dannes ikke et fullstendig saksarkiv, men en digital kopibok.
Bruk av TKarkiv
Tjenesten TK-arkiv er basert på maskin-til-maskin integrasjon
Avleverende fagsystem må avgi korrekt informasjon som oppfyller formelle krav i Noark-standarden, og forhindre at det oppstår avvik mellom den informasjonen som sendes til arkivet, og den som blir liggende i fagsystemet
Brukere i avleverende fagsystem, får ikke brukere i TKarkiv.
Saker dokumenteres i sin helhet i avleverende fagsystem, og tilsvarende saker dokumenteres i samme system hver gang.
SIARD / Tabelluttrekk
SIARD/tabelluttrekk er en tjeneste som gjør det mulig å bevare et øyeblikksbilde av informasjonen som foreligger i en database på et gitt tidspunkt (for eksempel idet et system går ut av drift).
Bruk av SIARD / tabelluttrekk
Et slikt uttrekk dokumenterer ikke aktiviteter i fagsystemet, og er ikke en løsning for arkivering av saksbehandling eller andre transaksjoner. Det er primært en tjeneste som kan løse interne informasjonsbehov i kommunen (backup, historisk oppslag, statistikk). Noen ganger kan det likevel være aktuelt å benytte denne tjenesten til arkivformål, da primært som et supplement til andre arkiver.
Trondheim byarkiv vurderer hvorvidt SIARD/tabelluttrekk kan være egnet til å oppfylle arkivformål (arkiverings- og/eller bevaringsplikt) i kommunen.
Byarkivet vil ikke deponere/forvalte uttrekk som ikke oppfyller arkivformål.
Byarkivet kan utvikle innsynsløsninger basert på uttrekk som skal bevares for arkivformål. Kostnad for utvikling og forvaltning av innsynsløsninger belastes da bestiller.