Maler

Maler er tidkrevende å vedlikeholde. For at en enhet skal få opprettet en dedikert mal, så forutsettes det at malen benyttes i et betydelig omfang. Hvis det skal opprettes en ny mal i TKsak, må det også oppnevnes en ansvarlig. Denne personen har ansvaret for å formidle innholdet i malen til byarkivet og er den eneste som kan bestille endringer i malen.

Byarkivet tar ikke ansvar for faglig innhold i malene. Når nye maler eller endring i eksisterende maler skal legges inn i TKsak, skal byarkivet motta ferdig tekst. Dvs. språkvask, sjekk av skrivefeil ol. skal gjøres før dette oversendes byarkivet.

Maler for saksfremlegg skal alltid godkjennes av kommunedirektørens ledergruppe før endringer gjennomføres. 

Maler i TKsak har en grafisk profil hvor layout, fonter, topp- og bunntekst, overskriftstyper mm. er fast. Den grafiske profilen forvaltes av Kommunikasjonsenheten. Byarkivet oppretter ikke maler som avviker fra denne.

Om redigering av maler, signatur og godkjenning

Felter som saksnummer, dato, adresseinformasjon, saksbehandler(e) flettes inn av Elements og skal normalt ikke endres.  Dette gjelder spesielt "saksbehandler" og evt. "godkjenner" av brevet.  

Hvis man sender fra seg et brev hvor saksbehandler/godkjenner avviker fra det som er fylt ut av systemet, har man i beste fall sendt fra seg et brev som er misvisende for mottaker. I verste fall kan slik manipulering av saksbehandler/godkjenner kvalifisere som dokumentfalsk. 

Siden systemet ikke forhindrer brukere å sende ut brev med avvikende saksbehandler/godkjenner, kan vi heller ikke gå god for formuleringen “Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift”. Notoritet til dokumentet, er utelukkende bestemt av hva man kan lese ut av loggene i TKsak uavhengig av som faktisk står på brevet. Derfor har vi landet på formuleringen "Dette er et digitalt dokument, og har derfor ingen signatur."