Informasjon

Hva skal arkiveres?

Arkivlova krever at offentlige organ dokumenterer sin virksomhet. 

Alle oppgaver kommunen utfører iht. lover- og politiske vedtak, regnes som kommunens virksomhet. 

Det er kommunens fagfolk og saksbehandlere som best kjenner til hvilke oppgaver og plikter som gjelder på sitt fagområde, og som derfor må vurdere hva som skal dokumenteres

Dersom man sitter med et dokument og er i tvil om det skal arkiveres eller ikke, kan man stille følgende kontrollspørsmål:

• Viser dokumentet hvordan kommunen har utøvd sin myndighet, svart ut en forpliktelse eller et ansvar? 

• Er dokumentet lagt til grunn for kommunens beslutninger eller tjenester?

Er svaret JA på ett av disse spørsmålene, skal dokumentet som regel arkiveres, og må da registreres i saken der det hører hjemme. 

Arkivdel: En avgrenset del av arkivet som følger ett ordningsprinsipp, og som kan bevares samlet

Avskriving Å dokumentere hvordan en restanse er fulgt opp

Dokument En logisk avgrenset informasjonsmengde (et brev, et fotografi, et register, en sms, mv.)

Dokumentfangst Prosessen med å knytte en dokumentbeskrivelse til et dokument, slik at det kan inngå i et arkiv.

Ekspedering Å postlegge / sende fra seg et utgående brev

Journalføring En plikt alle offentlige virksomheter har til å føre saksdokumenter på en journal/postliste

Journalpost: En forsendelse/aktivitet i en sak (et inngående brev, utgående brev, eller notat). Kan inneholde flere dokumenter

Kassasjon: Å slette / fjerne arkiverte dokumenter. Ikke tillatt uten at det foreligger hjemmel. Saker om kassasjon behandles av Byarkivaren

Offentlig postliste Postliste hvor skjermet informasjon er fjernet slik at den kan legges frem for publikum

Ordningsprinsipp Et kodeverk som brukes for gjenfinning innenfor en arkivdel (K-koder, fødselsnummer, Gnr/Bnr)

Ordningsverdi En bestemt kode / verdi innen valgt ordningsprinsipp

Postliste Postjournal. Et register over arkivert korrespondanse. Se også Offentlig postliste

Restanse En journalpost som venter på behandling

Sak Et spørsmål eller en forpliktelse som skal svares ut 

Saksdokument Et dokument som inngår i saksbehandlingen, og som derfor skal journalføres

Sakspart De juridiske partene i en sak 

Skjerming Å begrense hvem som har tilgang til informasjon ut fra relevant lovverk

Sletting Se Kassasjon

Tilgangsgruppe Brukes for å dele informasjon til personer som ikke eier saken og som ikke er leder/lederstøtte på enheten. Vedkommende trenger fortsatt rett tilgangskode for å få tilgang

Tilgangskode En kode som viser hvilken informasjon saksbehandler er klarert for

Interne opplæringsvideoer, TKsak 

Arkivlova

Arkivforskriften 

Riksarkivarens forskrift