Informasjon

Arkivloven krever at offentlige organ dokumenterer sin virksomhet. 

Alle saker som er regulert i lovverk, avtaler eller politiske vedtak, regnes som offentlig virksomhet og skal derfor dokumenteres og arkiveres.

Det er viktig at saker dokumenteres i sin helhet,  at ulike saker dokumenteres hver for seg, og at like saker dokumenteres på samme måte fra gang til gang.

Når vi skal avgjøre om et dokument skal arkiveres, ser vi ikke på selve dokumentet, men på dokumentets kontekst.

Noen eksempler: 

1. Ola blir tilsatt i Trondheim kommune

2. Ola blir sykmeldt pga vond rygg

3. Olas leder bestiller ny kontorstol til Ola

1) og 2) er lovregulerte saker, der alle saksdokumenter skal arkiveres, mens 3) er en støttetjeneste som ikke skal arkiveres. Hvis man inngår rammeavtale for kjøp av kontorstoler, er det likevel en sak som skal arkiveres (offentlig anskaffelse). Og dersom Olas leder kjøper kontorstol som tiltak i sykefraværsoppfølgingen, så skal det dokumenteres i sykefraværsoppfølgingen - ikke i en egen sak.

1) og 2) dokumenteres adskilt fordi dette er ulike saker med ulike parter: Alle søkere til Olas stilling er part i tilsettingssaken, og har innsynsrett i den. Olas sykmelding er en sak mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, som ingen uvedkommende skal ha tilgang til. Derfor brukes et dedikert personalsystem til saker mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Både tilsettingssaken og sykefraværsoppfølgingen bør hver for seg dokumenteres likt og i samme system som tilsvarende saker. Dette er viktig mtp. gjenfinning og likebehandling. Arkivoversikten i denne planen, er et verktøy for å sikre at like saker dokumenteres likt.

Arkivdel En arkivenhet. Logisk avgrenset del av arkivet som følger ett ordningsprinsipp, og som kan bevares samlet

Arkivenhet Bestanddelene i et arkiv. Logiske enheter. Eksempelvis Registrering, Mappe, Arkivdel

Avskriving Å dokumentere hvordan en restanse er fulgt opp

Dokument Informasjonsobjekt. En avgrenset informasjonsmengde (et brev, et fotografi, en sms, mv.). Må fanges for å kunne inngå i arkiv.

Dokumentfangst Å knytte en metadatabeskrivelse til et dokument, slik at det dannes en logisk arkivenhet som kan inngå i arkiv.

Ekspedering Å postlegge / sende fra seg et utgående brev

Journalføring En plikt alle offentlige virksomheter har til å føre saksdokumenter på en journal/postliste

Journalpost: En arkivenhet. Forsendelse/aktivitet i en sak (et inngående brev, utgående brev, eller notat). Kan inneholde flere dokumenter

Kassasjon: Å slette / fjerne arkiverte arkivenheter. Ikke tillatt uten at det foreligger hjemmel. 

Offentlig postliste Postliste hvor skjermet informasjon er fjernet slik at den kan legges frem for publikum

Ordningsprinsipp Et kodeverk som brukes for gjenfinning innenfor en arkivdel (K-koder, fødselsnummer, Gnr/Bnr)

Ordningsverdi En bestemt kode / verdi innen valgt ordningsprinsipp

Postliste Postjournal. Et register over arkivert korrespondanse. Se også Offentlig postliste

Restanse En journalpost som venter på behandling

Sak Et spørsmål eller en forpliktelse som skal svares ut 

Saksdokument Et dokument som inngår i saksbehandlingen, og som derfor skal fanges og journalføres

Sakspart De juridiske partene i en sak 

Skjerming Å begrense ut fra relevant lovverk, hvem som har tilgang til informasjon

Sletting Se Kassasjon

Tilgangsgruppe Brukes i TKsak for å dele informasjon til personer som ikke eier saken og som ikke er leder/lederstøtte på enheten. Vedkommende trenger fortsatt rett tilgangskode for å få tilgang

Tilgangskode En kode som viser hvilken informasjon saksbehandler er klarert for

Interne opplæringsvideoer, TKsak 

Arkivlova

Arkivforskriften 

Riksarkivarens forskrift