Endringer ved overgang til nye TKsak

Det er lagt opp til noen endringer i forbindelse med systemskiftet der vi bytter ut ESA med Elements, og her følger litt informasjon om de viktigste endringene:

Elektronisk arkiv

For det første er det nå slutt på papirarkiv. I forbindelse med overgangen til fullelektronisk arkiv, skal utgående brev nå som hovedregel ekspederes (sendes) elektronisk. Systemet er også tilrettelagt for elektronisk signering, så det vil nå kun unntaksvis være behov for å sende/oppbevare papirdokumenter. Slike unntak avtales eventuelt med byarkivet. Personalarkivet er nå også blitt elektronisk, noe som er nytt for samtlige enheter.

Personalarkiv

• Dokumentasjon fra personaloppfølgingen skal i all hovedsak registreres i HR-portalen. Det som skal registreres i TKsak er primært personalsaker, og et knippe andre sakstyper som foreløpig ikke kan håndteres i HR-portalen. 

• Enhetene kan oppbevare dagens papirmapper så lenge det er behov for oppslag i disse, men ingen nye dokumenter skal legges i papirmappene. Papirmappene kan avleveres til byarkivet etterhvert som de går ut av bruk.

• Det blir ikke lenger en sak per ansatt i TKsak. Nye hendelser i ansettelsesforholdet skal registreres som nye saker. Så kan alle saker som er registrert med samme fødselsnummer knyttes sammen til en "personalmappe". Dette er for å unngå at saker med sensitiv informasjon står åpne over lang tid, og at mange har tilgang til sakene.

Felles arkiv - felles regler

Ettersom ingen enheter lenger har egne papirarkiv, skal byarkivet nå journalføre- og ha kvalitetskontroll for samtlige enheter i kommunen. I nye TKsak går alle enheter sammen om å skape et felles arkiv for Trondheim kommune. Derfor stiller vi også samme kvalitetskrav til alle som benytter systemet.

Av den grunn har vi utviklet et felles regelsett og sjekklister for bruken av nye TKsak som vil ligge til grunn for byarkivets kvalitetssikring og internkontroll. Vi har også utarbeidet noen generelle rutiner, bl.a. for registrering av saker og journalposter. Enhetene kan benytte disse, eller utarbeide egne rutiner og arbeidsbeskrivelser som er bedre tilpasset sitt fagområde. Husk i så fall å sjekke at rutinene som benyttes, er i tråd med gjeldende regelsett i TKsak. Vi planlegger å revidere dette regelsettet to ganger årlig på bakgrunn av innspill og erfaringer, og vil da gå ut med informasjon om eventuelle endringer. 

Begrense bruk av samlemapper

Ved overgangen til nye TKsak ønsker vi å stramme inn på bruken av samlemapper. Med samlemapper menes saker som fylles med dokumenter om et gitt tema eller en gitt person, og som ikke har en naturlig avslutning. Praksisen med samlemapper har vært utbredt i gamle TKsak, men dette har dessverre vist seg problematisk blant annet ift. GDPR og partsrettigheter. Vi ber derfor alle enheter om å opprette en sak pr. saksbehandlingsprosess, og så langt som mulig unngå samlemapper. Dette er noe byarkivet også vil følge opp i veilednings- og kvalitetssikringsarbeidet.