Terms and Conditions for Supply of Services

TERMS AND CONDITIONS FOR SUPPLY OF SERVICES

1. DEFINITIONS

1.1 “Tearfund” shall mean the buyer, which is the Tearfund legal entity as described in the Purchase Order.

1.2 The term "Supplier" shall mean the person, company or partnership to whom the Purchase Order is issued.

1.3 The term "Purchase Order" shall mean the purchase order placed by Tearfund with the Supplier for the supply of the Services.

1.4 The word "Services" means the services to be provided as specified in the Purchase Order and shall include any goods to be supplied by the Supplier under the Purchase Order.

1.5 The "Contract" shall mean the contract between Tearfund and the Supplier consisting of the Purchase Order, these terms and conditions of purchase, any other documents (or parts thereof) referred to in the Purchase Order and the Supplier's acceptance of the Purchase Order but not any terms and conditions, other than these conditions, incorporated in or referred to in such acceptance.

1.6 The term "Contract Price" shall mean the sum stated in the Purchase Order to be paid by Tearfund to the Supplier for the supply of the Services.

1.7 The word “Term” means the period for which the Services are to be provided as stated in the Purchase Order.

2. GENERAL

These conditions shall apply to all Contracts for the purchase of Services by Tearfund from the Supplier. These conditions shall exclude all other terms and conditions of sale submitted or referred to by the Supplier in any quotation or tender or during negotiations between the parties or any terms and conditions which the Supplier may purport to apply under any confirmation of order, delivery note, invoice or similar document, unless Tearfund specifically agreed in writing to their incorporation in the Contract and confirmed such agreement in the Purchase Order.

3. AMENDMENT OF CONDITIONS

3.1 Neither party shall be bound by any variation, waiver or addition to these conditions except as agreed by the parties in writing and signed on their behalf by one of their duly authorised officers.

3.2 Tearfund may, acting reasonably, instruct the Supplier to vary the Services or provide services additional to the Services listed in the Purchase Order or the specification and all such varied and/or additional Services shall be performed in accordance with the Contract. Tearfund shall pay the Supplier an amount to be calculated as below for such additional services.

3.4 If requested by Tearfund, the Supplier shall supply a detailed statement estimating the effects of the varied services on any agreed programme, the time implications on performance of the Services and impact on the Contract Price.

3.5 The parties shall attempt to agree a fair and reasonable adjustment to the Contract Price and in the absence of any such agreement any change to the Contract Price shall be calculated by reference to the time reasonably and properly spent in accordance with any pre-agreed hourly rates set out in the Purchase Order, including a reasonable amount for the management time spent in providing the additional services.

3.6 The Supplier shall not be entitled to any additional remuneration where and to the extent such variation and/or additional services were necessitated, in whole or in part, by any negligence, omission or default by or on the Supplier’s behalf.

4. PROVISION OF SERVICES

4.1 The Supplier confirms that they have understood the nature and extent of the Services to be undertaken and have satisfied themselves that they can provide the Services for the Term of the Contract.

4.2 Tearfund shall, upon request grant access to Tearfund’s premises as may be reasonable for this purpose.

4.3 The Supplier warrants and undertakes to Tearfund that they:

4.3.1. Shall perform the Services to a level of skill, care and diligence reasonably to be expected of an appropriately qualified and competent supplier experienced in performing like services;

4.3.2. Shall devote such time as is required in order to fulfil its duties under this Contract;

4.3.3. Shall comply with all reasonable and lawful directions given under Tearfund’s authority; and

4.3.4. Shall ensure that the Services are completed in accordance with the Contract.

4.4 The Supplier and its agents and employees shall not say or do anything that might lead any other person to believe that the Supplier is acting as Tearfund’s agent; and nothing in the Contract shall impose any liability on Tearfund in respect of any liability incurred by the Supplier to any other person. This clause shall not be taken to exclude or limit any of Tearfund’s liability to the Supplier that may arise by virtue of either a breach of the Contract or any negligence on Tearfund’s part or Tearfund’s staff or agents.

4.5 The Supplier shall take the steps reasonably required by Tearfund to prevent unauthorised persons being admitted to Tearfund’s premises. If Tearfund gives the Supplier notice that any person is not to be admitted to or is to be removed from the premises or is not to partake in the performance of this Contract, the Supplier will take all reasonable steps to comply with such notice and if required by Tearfund the Supplier shall replace any person removed under this clause with another suitably qualified person.

5. THE SUPPLIER’S PERSONNEL

5.1 The Supplier shall provide sufficient suitably qualified personnel to ensure that the Services are performed in accordance with the specification including (without limitation) during periods of absence of some members of its personnel due to sickness, maternity leave, holidays, training or otherwise.

5.2 The Supplier shall ensure that all of their personnel supplied for the provision of the Services are honest, skilled, competent, diligent, trained and experienced in the work which they are to perform.

6. CONTRACT PRICE

6.1 In return for the Supplier providing the Services, Tearfund shall pay the Supplier the Contract Price.

6.2 The Contract Price of the Services shall be as stated in the Purchase Order and, unless otherwise stated, shall be exclusive of any applicable Value Added Tax but inclusive of all other charges.

6.3 No variation in the Price nor extra charges shall be made without Tearfund’s prior written consent.

6.4 The Supplier hereby agrees that it shall be solely responsible for payment of all income tax liabilities whatsoever and national insurance or similar contributions in relation to their employees.

7. PAYMENT

7.1 The Supplier shall invoice Tearfund with the Price in the currency of the Purchase Order, including the following information on the invoice:

7.1.1 The invoice date and invoice number;

7.1.2 The Supplier’s company name, address and contact information;

7.1.3 Tearfund’s name and address;

7.1.4 A clear description of what the Supplier is charging Tearfund;

7.1.5 The date that the Services were provided;

7.1.6 The Contract Price;

7.1.7 Any Value Added Tax (VAT) or other applicable taxes payable, with a breakdown showing the net figure, the VAT or other tax amount and the gross figure;

7.1.8. A valid Purchase Order number as issued by Tearfund.

7.2 The Supplier must submit all invoices electronically unless agreed otherwise.

7.3 Unless otherwise agreed in writing, Tearfund shall pay the Contract Price for the Services by BACS within thirty (30) days of receipt by Tearfund of a proper invoice following successful performance of the Services in accordance with the Purchase Order.

7.4 Tearfund shall advise the Supplier in writing of any discrepancy between the amount stated in the invoice and the amount properly due to the Supplier. The Supplier shall reissue the invoice showing the correct amount within seven (7) days of such notification.

7.5 Without prejudice to any other right or remedy, Tearfund reserves the right to set off against its indebtedness to the Supplier any debt owed to it by the Supplier and any liabilities, damages, losses, costs, charges and expenses which it has incurred as a consequence of any breach by the Supplier of the Contract or any other contract with Tearfund.

8. TIME OF PERFORMANCE

8.1 The Supplier shall perform the Services for the Term.

8.2 Time is of the essence of the Contract.

9. INDEMNITY & INSURANCE

9.1 The Supplier shall have liability for and shall indemnify Tearfund for any loss, liability, costs (including reasonable legal costs), damages or expenses arising from any breach by the Supplier or any sub-contractor engaged by the Supplier, of the terms of this Contract, including any negligent or reckless act, omission or default in the undertaking of all work for this Contract and shall maintain in force during the period of this Contract adequate insurance cover with reputable insurers acceptable to Tearfund. The Supplier shall ensure in addition if so required by Tearfund that the level of cover and other terms of insurance are acceptable to and agreed by Tearfund.

9.2 The Supplier shall indemnify Tearfund for claims made by any third party in connection with the work carried out under this Contract.

10. CONFIDENTIALITY

The Supplier shall keep in strict confidence all documents, technical information, specifications, inventions, processes and initiatives which are of a confidential nature and have been disclosed to the Supplier by Tearfund or Tearfund’s agents and any other confidential information concerning Tearfund’s business or services which the Supplier may obtain or be made aware of, and the Supplier shall restrict disclosure of such confidential material to such of the Supplier’s employees or agents as need to know the same for the purpose of discharging the Supplier’s obligations to Tearfund and shall ensure that such employees or agents are subject to the same obligations of confidentiality.

11. TEARFUND PROPERTY

All property (including land and buildings), materials, equipment, tools, copyright, design rights or any other forms of intellectual property rights in all drawings, specifications and data supplied by Tearfund to the Supplier or not so supplied but used by the Supplier specifically in the manufacture or development of the Services shall at all times be and remain the Tearfund’s exclusive property but shall be held by the Supplier in safe custody at the Supplier’s risk and maintained and kept in good condition by the Supplier until returned to Tearfund and shall not be disposed of other than in accordance with Tearfund’s written instructions, nor shall such items be used other than as authorised by Tearfund in writing.

12. TERMINATION

12.1 Tearfund or the Supplier shall be entitled to terminate this Contract with thirty (30) days’ written notice.

12.2 Tearfund can terminate this Agreement with the Supplier in writing with immediate effect in any of the following cases at it sole discretion:

12.2.1 The Supplier fails to comply within a reasonable time with a notice given by Tearfund requiring it to perform its obligations under the contract which seriously affects the proper and timely performance of the work;

12.2.2 The Supplier assigns the contract or sub-contracts without the written authorisation of Tearfund;

12.2.3 Tearfund discovers that the Supplier has infringed its duty to the non-exploitation of child labour and in the respect of basic social rights and working conditions;

12.2.4 Tearfund discovers that the Supplier is linked to fraud, bribery, money laundering or the financing of terrorism;

12.2.5 The Supplier suspends its activities; or

12.2.6 The Supplier encounters solvency problems.

12.3 Upon Termination in accordance with above, Tearfund shall only be liable to pay for Services completed by the date of Termination. Termination of the contract, however arising, shall not affect any of the parties’ rights and remedies that have accrued as at termination.

13. FORCE MAJEURE

13.1 Force majeure is defined for the purposes of this Contract as any unforeseeable event or circumstances beyond their reasonable control that prevent one or both parties from fulfilling their obligations under this Contract.

13.2 Neither party will be liable for failure or delay to perform its obligations caused by a force majeure event, provided that they endeavour to resume their obligations as soon as possible.

13.3 If force majeure circumstances prevent the Supplier from carrying out its obligations in this Contract for a continuous period of more than fourteen (14) days, Tearfund may immediately terminate this Contract by giving written notice.

14. DATA PROTECTION

14.1 The Supplier must only handle personal data where it is a necessary part in providing the Services of this Contract to Tearfund.

14.2 Prior to being given access to personal data, the Supplier must agree the specific parameters of the handling of personal data with Tearfund.

14.3 The Supplier shall adhere to the following data protection principles:

14.3.1 Personal data must be processed fairly, lawfully and transparently.

14.3.2 Personal data shall only be collected for specific, explicit and legitimate purposes.

14.3.3 Personal data shall be adequate, relevant and limited to what is necessary in relation to the purposes for which they are processed.

14.3.4 Personal data shall be accurate, and where necessary, kept up-to-date.

14.3.5 Personal data processed for any purpose shall be kept in a form which permits identification of individuals for no longer than is necessary for those purposes.

14.3.6 Appropriate technical and organisational measures shall be taken against unauthorised or unlawful processing of personal data and against accidental loss, or destruction of, or damage to, personal data.

14.4 The Supplier shall inform Tearfund promptly by email to databreach@tearfund.org (and in any event within 24 hours) if any data or information related to the provision of the Contract is subject to unauthorised access, goes missing, is lost in error or is believed to have been lost or stolen, regardless of whether it was stored securely or otherwise.

15. ETHICAL & SUSTAINABLE PROCUREMENT

15.1 The Supplier must ensure that their behaviour promotes and allows all people, with particular emphasis on children and vulnerable adults/adults at risk, to live free from harm and abuse, exploitation, neglect, discrimination and human trafficking.

15.2 The Supplier shall commit to conducting all aspects of its work fairly, openly and honestly and in accordance with the highest ethical and legal standards. This includes a commitment to implementing and enforcing effective systems to counter fraud, bribery and corruption. The Supplier shall always try to minimise fraudulent and non-fraudulent losses that affect Tearfund.

15.3 If the Supplier discovers information which they believe shows serious malpractice, unacceptable practices or wrongdoing by Tearfund’s employees or anyone associated with work provided under this Contract, with no fear of reprisal the Supplier has the right to report serious legitimate concerns of a whistleblowing nature to Tearfund anonymously. This should be done by using the following email address whistleblowing@tearfund.org which is monitored by Tearfund’s Whistleblowing Officer and Legal Team.

15.4 The Supplier shall reduce waste and recycle items whenever practicable.

15.5 The Supplier shall reduce and avoid unnecessary packaging as well as using recycled materials wherever possible.

15.6 The Supplier shall promote the conservation of scarce resources in all its activities including but not limited to water, flora, fauna and productive land.

15.7 The Supplier shall ensure that all production and delivery processes, including the use of heating, ventilation, lighting, IT systems and transportation are based on the need to maximise energy efficient use and to minimise harmful emissions.

15.8 The Supplier must not engage or support any activities relating to human trafficking, forced labour, drug trafficking, narcotics offences or terrorism.

16. ASSIGNMENT

The Contract shall not be assigned by the Supplier either as a whole or in part without Tearfund's written consent, which shall not be unreasonably withheld. The Supplier shall be responsible for all Services provided by sub-contractors as if the Services had been provided by themselves.

17. ILLEGALITY

If any part of these Terms and Conditions of Purchase shall become or be declared void, invalid, illegal or unenforceable for any reason whatsoever, the remaining terms and conditions shall continue in full force and effect.

18. GOVERNING LAW & LANGUAGE

18.1 The Contract shall in all respects be governed by and interpreted by the law of the country of the Tearfund legal entity as described in the Purchase Order.

18.2 For the purposes of this Contract, English shall be considered the applicable language.

19. NOTICES

Any demand, notice, or other communication required to be given under this Contract shall be in writing and will be deemed to have been properly delivered if it is given by personal delivery; or sent by email, subject to a receipt confirming delivery; or sent by registered mail to the address of the party referred to in this Contract.

CONDITIONS GÉNÉRALES DE PRESTATION DE SERVICES

1. DÉFINITIONS

1.1 « Tearfund » signifie l’acheteur, qui est l’entité juridique Tearfund telle que décrite sur le Bon de commande.

1.2 Le terme « Fournisseur » signifie la personne, la société ou le partenariat pour lequel/laquelle le Bon de commande est émis.

1.3 Le terme « Bon de commande » signifie la commande placée par Tearfund auprès du Fournisseur pour la prestation des Services.

1.4 Le mot « Services » signifie les services à fournir comme spécifié sur le Bon de commande et inclura toutes les marchandises à fournir par le Fournisseur conformément au Bon de commande.

1.5 Le « Contrat » signifie le contrat entre Tearfund et le Fournisseur constitué du Bon de commande, des présentes conditions générales et conditions d’achat, de tous autres documents (ou parties de documents) mentionnés sur le Bon de commande et de l’acceptation par le Fournisseur du Bon de commande, mais aucune condition générale, autre que celle des présentes conditions, incorporée dans une telle acceptation ou mentionnée dans celle-ci.

1.6 Le terme « Prix contractuel » signifie la somme stipulée sur le Bon de commande devant être payée par Tearfund au Fournisseur pour la prestation des Services.

1.7 Le mot « Durée » signifie la période pendant laquelle les Services doivent être fournis comme stipulé sur le Bon de commande.

2. GÉNÉRALITÉS

Les présentes conditions s’appliquent à tous les Contrats d’achat de Services auprès du Fournisseur par Tearfund. Ces conditions excluent toutes les autres conditions générales de vente soumises ou mentionnées par le Fournisseur dans n’importe quel devis ou appel d’offres ou pendant les négociations entre les parties ou toutes autres conditions générales que le Fournisseur peut sembler appliquer conformément à toute confirmation de commande, bordereau de livraison, facture ou document similaire, à moins que Tearfund n’ait donné son accord spécifique par écrit pour leur incorporation dans le Contrat et que Tearfund ait confirmé cet accord sur le Bon de commande.

3. AMENDEMENT DES CONDITIONS

3.1 Aucune des deux parties ne sera liée par une variation, une renonciation ou un ajout aux présentes conditions sauf accord contraire écrit des parties et signé en leur nom par leurs responsables dûment autorisés.

3.2 Tearfund pourra, de façon raisonnable, demander au Fournisseur de modifier les Services ou de fournir des services additionnels aux Services énumérés sur le Bon de commande ou le cahier des charges et tous ces Services modifiés et/ou additionnels devront être exécutés conformément au Contrat. Tearfund payera au Fournisseur tout montant à calculer comme ci-dessous pour de tels services additionnels.

3.4 Si Tearfund le demande, le Fournisseur devra fournir un relevé détaillé estimant les effets des services variés sur tout programme convenu, les implications de calendrier sur l’exécution des Services et l’impact sur le Prix contractuel.

3.5 Les parties tenteront de se mettre d’accord sur un ajustement juste et raisonnable du Prix contractuel et en l’absence d’un tel accord, tout changement dans le Prix contractuel sera calculé en référence au temps raisonnablement et correctement passé conformément à tout taux horaire convenu à l’avance stipulé sur le Bon de commande, y compris un montant raisonnable pour le temps de gestion passé à fournir les services additionnels.

3.6 Le Fournisseur n’aura pas droit à une rémunération additionnelle quelconque lorsque et dans la mesure où une telle variation et/ou de tels services additionnels ont été requis, en intégralité ou en partie, par une négligence, omission ou un manque quelconque au nom de ou de la part du Fournisseur.

4. PRESTATION DE SERVICES

4.1 Le Fournisseur confirme qu’il a compris la nature et la portée des Services à entreprendre et qu’il s’est assuré de pouvoir fournir les Services pendant la Durée du Contrat.

4.2 À cette fin, Tearfund donnera accès aux locaux de Tearfund sur demande, dans la mesure du raisonnable.

4.3 Le Fournisseur déclare et garantit à Tearfund qu’il :

4.3.1 Exécutera les Services à un niveau de compétences, de soin et de diligence raisonnablement attendu de la part d’un fournisseur correctement qualifié et compétent ayant de l’expérience dans la prestation de services similaires ;

4.3.2 Consacrera le temps nécessaire pour s’acquitter de ses obligations en vertu du présent Contrat ;

4.3.3 Respectera toutes les instructions raisonnables et légitimes données sous l’autorité de Tearfund ; et

4.3.4 S’assurera que les Services sont complétés conformément au Contrat.

4.4 Le Fournisseur et ses agents et employés n’exprimeront rien qui pourrait laisser une autre personne quelconque croire que le Fournisseur agit en qualité d’agent de Tearfund ; et aucun élément du présent Contrat n’imposera de responsabilité quelconque sur Tearfund relativement à une responsabilité encourue par le Fournisseur vis-à-vis de toute autre personne. Cette clause ne sera pas interprétée comme excluant ou limitant la responsabilité quelconque de Tearfund vis-à-vis du Fournisseur qui pourrait émaner en vertu d’une rupture du Contrat ou d’une négligence de la part de Tearfund ou de son personnel ou ses agents.

4.5 Le Fournisseur prendra toutes les mesures raisonnablement requises par Tearfund pour empêcher des personnes non autorisées de pénétrer dans les locaux de Tearfund. Si Tearfund remet un avis au Fournisseur indiquant que toute personne ne doit pas être admise ou doit être exclue des locaux ou qu’elle ne doit pas participer à l’exécution du présent Contrat, le Fournisseur prendra toutes les mesures raisonnables pour respecter cet avis et sur demande de Tearfund, le Fournisseur remplacera toute personne exclue en vertu de cette clause par une autre personne dûment qualifiée.

5. LE PERSONNEL DU FOURNISSEUR

5.1 Le Fournisseur fournira un personnel dûment qualifié pour assurer que les Services sont exécutés conformément au cahier des charges y compris (sans limitation) durant les périodes d’absence de certains membres de son personnel pour cause de maladie, de congé de maternité, de congés annuels, de formation ou autre.

5.2 Le Fournisseur s’assurera que tout le personnel déployé pour la prestation des Services est honnête, qualifié, compétent, diligent, formé et expérimenté dans le travail qu’il doit effectuer.

6. PRIX CONTRACTUEL

6.1 En contrepartie de la prestation des Services par le Fournisseur, Tearfund payera au Fournisseur le Prix contractuel.

6.2 Le Prix contractuel des Services sera tel que figurant sur le Bon de commande et, sauf stipulation contraire, sera hors taxe à la valeur ajoutée applicable, mais inclura tous les autres frais.

6.3 Aucune variation dans le Prix ni aucuns frais supplémentaires ne seront appliqués sans le consentement préalable écrit de Tearfund.

6.4 Le Fournisseur accepte par les présentes d'être seul responsable du paiement de tous les impôts sur le revenu quels qu’ils soient et contributions sociales ou similaires relativement à ses employés.

7. PAIEMENT

7.1 Le Fournisseur facturera le Prix à Tearfund dans la devise du Bon de commande, et inclura les informations suivantes sur la facture :

7.1.1 La date et le numéro de facture ;

7.1.2 Le nom de l’entreprise du Fournisseur, son adresse et les coordonnées des personnes à contacter ;

7.1.3 Le nom et l’adresse de Tearfund ;

7.1.4 Une description claire de ce que le Fournisseur facture à Tearfund ; 7.1.5 La date à laquelle les Services ont été fournis ;

7.1.6 Le Prix contractuel ;

7.1.7 Toute taxe à la valeur ajoutée (TVA) ou autre taxe payable, avec un décompte montrant le montant net, la TVA ou une autre taxe et le montant brut ;

7.1.8 Un numéro de Bon de commande valable, comme délivré par Tearfund.

7.2 Le Fournisseur doit soumettre toutes ses factures de façon électronique sauf accord contraire.

7.3 Sauf accord écrit contraire, Tearfund payera le Prix contractuel pour les Services par virement bancaire direct sous trente (30) jours à compter de la réception par Tearfund d’une facture correcte suite à la bonne exécution des Services conformément au Bon de commande.

7.4 Tearfund fera savoir au Fournisseur par écrit tout écart entre le montant figurant sur la facture et le montant correctement dû au Fournisseur. Le Fournisseur devra produire une nouvelle facture montrant le montant correct sous sept (7) jours à compter d’un tel avis.

7.5 Sans préjudice de tout autre droit ou recours, Tearfund se réserve le droit d’imputer sur sa dette envers le Fournisseur, toute dette due par le Fournisseur et toute responsabilité, tous dommages, pertes, coûts, charges et frais que Tearfund a encourus en conséquence de toute rupture par le Fournisseur du Contrat ou de n’importe quel autre contrat avec Tearfund.

8. DURÉE D’EXÉCUTION

8.1 Le Fournisseur exécutera les Services pendant la Durée du Contrat. 8.2 Le temps est un facteur essentiel du Contrat.

9. INDEMNITÉ ET ASSURANCE

9.1 Le Fournisseur sera responsable de et indemnisera Tearfund pour toute perte, responsabilité, frais (y compris des frais juridiques raisonnables), tous dommages ou dépenses émanant de toute rupture par le Fournisseur ou par tout sous-traitant embauché par le Fournisseur, des conditions du présent Contrat, y compris tout acte négligent ou irréfléchi, toute omission ou défaillance dans l’exécution de tout travail pour le présent Contrat et durant toute la durée du Contrat, il souscrira une couverture d’assurance adéquate auprès d’assureurs réputés et acceptables selon Tearfund. Le Fournisseur s’assurera en outre, si Tearfund lui demande, que le niveau de couverture et les autres conditions d’assurance sont acceptables et approuvés par Tearfund.

9.2 Le Fournisseur indemnisera Tearfund pour des réclamations effectuées par tout tiers en lien avec le travail réalisé en vertu du présent Contrat.

10. CONFIDENTIALITÉ

Le Fournisseur gardera strictement confidentiels tous les documents, informations techniques, cahiers des charges, inventions, processus et initiatives qui sont de nature confidentielle et ont été divulgués au Fournisseur par Tearfund ou par les agents de Tearfund et toute autre information confidentielle relative aux activités ou aux services de Tearfund que le Fournisseur peut obtenir ou dont il peut être au courant et le Fournisseur restreindra la divulgation de ces matériels confidentiels aux employés ou agents du Fournisseur qui ont vraiment besoin de les connaître aux fins de remplir les obligations du Fournisseur pour Tearfund et il s’assurera que ces employés ou agents sont soumis aux mêmes obligations de confidentialité.

11. PROPRIÉTÉ DE TEARFUND

Tous les biens (y compris les terres et bâtiments), matériels, équipements, outils, droits d’auteur, droits de conception ou toute autre forme de droits de propriété intellectuelle dans tous les dessins, cahiers des charges et données fournis par Tearfund au Fournisseur ou non fournis, mais utilisés spécialement par le Fournisseur dans la fabrication ou le développement des Services seront à tout moment et resteront la propriété exclusive de Tearfund, mais seront détenus par le Fournisseur sous bonne garde au risque de celui-ci et maintenus et gardés en bon état par le Fournisseur jusqu’à ce qu’ils soient rendus à Tearfund et ne seront pas jetés autrement que selon les instructions écrites de Tearfund, et ces mêmes éléments ne seront pas utilisés autrement que comme autorisés par écrit par Tearfund.

12. RÉSILIATION

12.1 Tearfund ou le Fournisseur auront le droit de mettre fin au présent Contrat sous préavis écrit de trente (30) jours.

12.2 Tearfund pourra mettre fin au présent Contrat avec le Fournisseur par écrit avec effet immédiat dans l’un quelconque des cas suivants à son entière discrétion :

12.2.1 Le Fournisseur ne respecte pas dans des délais raisonnables, un préavis donné par Tearfund exigeant qu’il exécute ses obligations contractuelles, ce qui nuit gravement à l’exécution du travail de manière correcte et dans les temps ;

12.2.2 Le Fournisseur cède le contrat ou sous-traite sans l’autorisation écrite de Tearfund ;

12.2.3 Tearfund découvre que le Fournisseur a enfreint son devoir de non-exploitation du travail des enfants et le respect des droits sociaux et des conditions de travail de base ;

12.2.4 Tearfund découvre que le Fournisseur a des liens avec la fraude, la corruption, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ;

12.5.5 le Fournisseur suspend ses activités ; ou

12.2.6 le Fournisseur a des problèmes de solvabilité.

12.3 À la Résiliation conformément à ce qui précède, Tearfund sera tenu de payer uniquement le travail achevé à la date de la Résiliation. La résiliation du contrat, quelle qu’en soit la raison, n’affectera aucun des droits et recours des parties qui se sont accumulés jusqu’à la résiliation.

13. FORCE MAJEURE

13.1 La force majeure est définie pour les besoins du présent Contrat comme tout événement imprévisible ou circonstance en dehors du contrôle raisonnable des parties, qui les empêchent de remplir leurs obligations en vertu du présent Contrat.

13.2 Les deux parties ne seront pas tenues responsables de la défaillance ou du retard à exécuter leurs obligations en raison d’un cas de force majeure, à condition qu’elles s’efforcent de satisfaire à nouveau à leurs obligations dès que possible.

13.3 Si le cas de force majeure empêche le Fournisseur de remplir ses obligations vis à-vis du présent Contrat pendant une période continue de plus de quatorze (14) jours, Tearfund pourra sur-le-champ mettre fin au présent Contrat en remettant un préavis écrit.

14. PROTECTION DES DONNÉES

14.1 Le Fournisseur ne doit traiter les données à caractère personnel que lorsqu’elles sont nécessaires à la fourniture des Services du présent Contrat avec Tearfund.

14.2 Avant d’avoir accès aux données à caractère personnel, le Fournisseur doit consentir aux paramètres spécifiques de traitement des données à caractère personnel avec Tearfund.

14.3 Le Fournisseur respectera les principes de protection des données suivants :

14.3.1 Les données à caractère personnel doivent être traitées de manière juste, réglementaire et transparente.

14.3.2 Les données à caractère personnel ne seront recueillies que pour des besoins spécifiques, explicites et légitimes.

14.3.3 Les données à caractère personnel seront adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est requis relativement aux besoins pour lesquels elles sont traitées.

14.3.4 Les données à caractère personnel seront exactes, et si nécessaire, tenues à jour.

14.3.5 Les données à caractère personnel traitées pour quelque finalité que ce soit seront conservées sous une forme qui permet l’identification des personnes physiques pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation de ces finalités.

14.3.6 Des mesures techniques et organisationnelles appropriées seront prises contre tout traitement non autorisé ou illégal des données à caractère personnel et contre toute perte ou destruction accidentelle ou endommagement des données à caractère personnel.

14.4 Le Fournisseur informera Tearfund sans délai par courriel à databreach@tearfund.org (et dans tous les cas, sous 24 heures) si des données ou informations quelconques relatives à la prestation du Contrat font l’objet d’un accès non autorisé, sont égarées, sont perdues par erreur ou si l’on a des raisons de croire qu’elles ont été perdues ou volées, qu’elles aient été stockées de manière sécurisée ou non.

15. APPROVISIONNEMENT ÉTHIQUE ET DURABLE

15.1 Le Fournisseur doit s’assurer que son comportement encourage et permet à toutes les personnes, et en particulier aux enfants et aux adultes vulnérables/à risque, de vivre à l’abri du préjudice ou des mauvais traitements, de l’exploitation, de la négligence, de la discrimination et de la traite d’êtres humains.

15.2 Le Fournisseur s’engage à mener tous les aspects de son travail de manière juste, ouverte et honnête et dans le respect des niveaux d’éthique et juridiques les plus élevés. Cela inclut un engagement de mettre en œuvre et d’imposer des systèmes efficaces pour contrer la fraude, les pots-de-vin et la corruption. Le Fournisseur essayera toujours de minimiser les pertes frauduleuses et non frauduleuses qui affectent Tearfund.

15.3 Si le Fournisseur découvre des informations qui sont la preuve selon lui de fautes professionnelles graves, de pratiques inacceptables ou d’actes répréhensibles de la part des employés de Tearfund ou de quiconque est associé au travail fourni en vertu du présent Contrat, le Fournisseur aura, sans avoir peur de représailles, le droit de signaler à Tearfund, ses préoccupations légitimes graves de nature irrégulière en tout anonymat. Il devra le faire en utilisant l’adresse e-mail suivante whistleblowing@tearfund.org qui est gérée par le responsable des signalements des irrégularités et l’équipe juridique de Tearfund.

15.4 Le Fournisseur réduira les déchets et recyclera les articles dans la mesure du possible.

15.5 Le Fournisseur réduira et évitera les emballages non nécessaires et utilisera des matériaux recyclés dans la mesure du possible.

15.6 Le Fournisseur encouragera la conservation des ressources rares dans toutes ses activités y compris, mais sans s’y limiter, l’eau, la flore, la faune et les terres productives.

15.7 Le Fournisseur s’assurera que tous les processus de production et de livraison, notamment l’utilisation du chauffage, de la ventilation, de l’éclairage, des systèmes informatiques et du transport, sont basés sur le besoin de maximiser l’efficacité de l’utilisation d’énergie et de minimiser les émissions nocives.

15.8 Le Fournisseur ne doit en aucun cas se livrer ou soutenir des activités liées à la traite d’êtres humains, au travail forcé, au trafic de drogue, aux délits liés aux stupéfiants ou au terrorisme.

16. CESSION

Le Contrat ne sera pas cédé par le Fournisseur en intégralité ou en partie sans le consentement écrit de Tearfund, qui ne sera pas refusé sans raison valable. Le Fournisseur aura la responsabilité de tous les Services fournis par les sous-traitants comme si les Services avaient été fournis par lui-même.

17. ILLÉGALITÉ

Si une partie quelconque des présentes Conditions générales d’achat devient ou est déclarée nulle, non valable, illégale ou inapplicable pour une raison quelconque, les conditions restantes resteront pleinement en vigueur.

18. DROIT ET LANGUE APPLICABLES

18.1 Le Contrat sera à tous égards régi et interprété par le droit du pays de l’entité juridique Tearfund telle que décrite sur le Bon de commande.

18.2 Pour les besoins du présent Contrat, le français sera considéré comme la langue applicable.

19. PRÉAVIS

Toute demande, tout avis ou autre communication devant être remise en vertu du présent Contrat sera effectuée par écrit et sera considérée comme ayant été correctement remise si elle a été remise en main propre, ou envoyée par courriel, sous réserve d’un reçu confirmant la livraison, ou envoyée par courrier recommandé à l’adresse de la partie mentionnée dans le présent Contrat.