Para acceder a la plataforma velocity deberás contar con usuario y contraseña generado bajo el correo electrónico principal que operará la licencia y el cual denominaremos Super usuario o usuario administrador, junto con una contraseña temporal que permitirá realizar el ingreso inicial. Para esto, se deberá ingresar al siguiente link de acceso: https://control.logystix.co/site/login Una vez dentro, encontrarás el panel de autenticación y deberás seguir los siguientes pasos:
En el campo "Username", ingresa tu correo electrónico y en el campo "Password", introduce la contraseña temporal para el primer acceso.
Una vez dentro del sistema, dirígete a la parte superior derecha del panel.
Despliega el menú de opciones y selecciona "Log Out".
Al seleccionar esta opción, la página te llevará de nuevo al panel de autenticación. Ingresa tu correo electrónico nuevamente, pero no uses la contraseña temporal. En su lugar, elige la opción "Recuperar contraseña".
Se abrirá un pop-up solicitando que ingreses el correo electrónico del usuario administrador. Completa esta información y selecciona "Enviar".
Recibirás un correo electrónico con el proceso de cambio y autenticación de una nueva contraseña. Revisa tu bandeja de entrada.
Accede al correo electrónico y sigue las instrucciones proporcionadas.
Serás redirigido a un nuevo panel de autenticación. Introduce y confirma tu nueva contraseña para completar la verificación. Selecciona "Actualizar".
Una vez que el sistema detecte la actualización, te dirigirá automáticamente al panel de autenticación inicial. Ahora podrás acceder nuevamente con tu usuario de administrador y la nueva contraseña.
Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:
VIDEO: ACCESO USUARIO Y CONTRASEÑA PLATAFORMA VELOCITY
Instrucciones para la verificación de licencia y configuración de la cuenta saas:
Acceder a la Plataforma:
Ingresa a la plataforma y dirígete al menú principal.
Ir a la Sección de Administración:
Selecciona Administración en el menú principal.
Seleccionar Cuenta Principal SaaS:
Busca y selecciona la opción Cuenta principal SaaS.
Verificar Información de la Empresa:
Revisa que todos los datos de tu empresa (nombre, dirección, contacto, etc.) sean correctos.
Realiza modificaciones si es necesario.
Validar Activación de Parámetros:
Confirma que los parámetros estén activados conforme a la licencia adquirida.
Ajusta cualquier configuración necesaria para que se alineen con tu licencia.
Configurar y Cargar el Logo de la Empresa:
Busca la opción para cargar el logo de tu empresa.
Selecciona el archivo correspondiente y súbelo.
Adjuntar Documentos Necesarios:
Si es necesario, busca la opción para adjuntar documentos adicionales (como contratos, políticas, etc.).
Sube los documentos que consideres importantes.
Guardar la Información:
Asegúrate de guardar todos los cambios realizados.
Revisa que no haya errores y confirma que la información está correcta.
Continuar con los Siguientes Pasos:
Una vez guardada la información, puedes proceder a realizar otras configuraciones o ajustes necesarios.
Notas adicionales
Verifica que tienes los permisos adecuados para realizar estas configuraciones.
Es recomendable revisar todos los detalles antes de guardar los cambios para evitar inconvenientes futuros.
Con estos pasos, tendrás tu cuenta SaaS verificada y configurada adecuadamente. Si necesitas más ayuda, ¡no dudes en preguntar!
Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:
VIDEO: VERIFICACIÓN DE LICENCIAS SAAS
Instrucciones para la creación de bodegas:
Accede a la plataforma y ve al módulo "Administración". Selecciona "Bodegas".
Dentro de la opción "Bodegas", haz clic en "Nueva Bodega" en la parte superior derecha de la pantalla.
Completa los campos en blanco en el panel de parametrización con información como nombre, país, ciudad, dirección, latitud, y longitud.
Marca la casilla "Permitir crear órdenes" si deseas que la bodega pueda alistar y despachar órdenes de pedido.
Finaliza el proceso seleccionando "Save". El sistema te llevará de vuelta a la grilla inicial, ahora mostrando la información de la nueva bodega creada.
Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:
Ten en cuenta que las bodegas se pueden editar luego de que estas han sido creadas. Por lo tanto, a continuación te comparto las instrucciones para la edición de bodegas previamente parametrizadas:
Desde el usuario administrador, dirígete al módulo "Administración" y selecciona la opción "Bodegas".
En la grilla, busca la bodega que deseas editar y localiza el ícono de un pequeño lápiz azul llamado "Acciones" en la parte derecha.
Haz clic en el lápiz para ingresar a la edición de la bodega seleccionada.
El sistema mostrará la información previamente creada para esa bodega. Modifica cualquier campo necesario haciendo clic en él.
Antes de cerrar, asegúrate de guardar la información editada seleccionando el botón "Save".
Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:
VIDEO: EDICIÓN O MODIFICACIÓN DE BODEGAS PARAMETRIZADAS
Para parametrización de canales de venta debes seguir las siguientes instrucciones:
Accede al módulo "Administración" y selecciona "Canales de venta".
Dentro del panel de canales de venta, elige "Asociar canales de venta".
Da clic en la casilla de canales de venta y valida en el listado los canales de ventas disponibles para irlos asociando al sistema
Cuando tengas asociados todos los canales de venta asociados selecciona la opción de "Guardar"
En caso de que dentro de los canales de venta disponible no se encuentre el tuyo, puedes generar uno nuevo que se sumará al listado general. Para esto, selecciona la opción "Crear canal de ventas"
Diligencie los datos solicitados y maque la opción "Aceptar" para asociar el nuevo canal de ventas al sistema
Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:
Parametrización de productos uno a uno:
Accede al módulo "Operación" y selecciona "Productos".
Dentro del panel de productos, elige "Nuevo producto".
Completa la información requerida, incluyendo nombre, foto, SKU, ID externo, costo, precio, impuesto, entre otros.
Marca las opciones adicionales según sea necesario, como permitir crear órdenes, activar el producto, etc.
Asocia la bodega y seller donde estará disponible el producto.
Guarda la información haciendo clic en "Guardar".
Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:
VIDEO: PARAMETRIZACIÓN DE PRODUCTOS SIMPLES UNO A UNO
Parametrización de productos por carga masiva:
En el módulo "Operación", selecciona "Productos" y luego "Carga Masiva".
Descarga la plantilla para edición, completa los campos obligatorios como SKU, y agrega información adicional según sea necesario.
Selecciona el seller y bodega para los cuales se crearán los productos
Guarda y carga el archivo en la plataforma siguiendo los pasos indicados.
Verifica la información en la pre carga y confirma la carga.
Los productos se crearán y actualizarán en el panel general.
Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:
VIDEO: PARAMETRIZACIÓN DE PRODUCTOS POR CARGA MASIVA
Parametrización de combos o Kits:
En el módulo "Operación", selecciona "Productos" y elige "Nuevo producto".
Completa la información del combo o kit, incluyendo nombre, SKU, costo, precio, impuesto, etc.
Asocia la bodega donde estará disponible el combo o kit.
Asocia los productos simples que conforman el combo, indicando cantidades.
Guarda la información haciendo clic en "Guardar".
Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:
VIDEO: PARAMETRIZACIÓN DE COMBOS O KITS
Edición de productos uno a uno:
En el módulo "Operación", selecciona "Productos".
Encuentra el producto a editar, haz clic en el lápiz azul y realiza las modificaciones necesarias.
Puedes agregar bodegas, cambiar información y ajustar parámetros.
Guarda la edición seleccionando "Guardar".
Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:
VIDEO: EDICIÓN DE PRODUCTO UNO A UNO
Edición de productos forma masiva:
En el módulo "Operación", selecciona "Productos" y elige "Editar Masivo".
Descarga la plantilla para edición, completa los campos según las necesidades.
Guarda y carga el archivo en la plataforma siguiendo las instrucciones.
Revisa y confirma la carga de las ediciones.
Los productos se actualizarán y el sistema te llevará al panel general.
Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:
Si posees un canal digital, como un ecommerce o marketplaces, puedes solicitar a nuestro equipo de implementación Velocity la habilitación para realizar integraciones personalizadas. Estas integraciones abarcarán campos específicos como inventario, órdenes y datos internos como nombres de clientes, direcciones y productos a alistar. Ten en cuenta que, por defecto, Velocity se integra con plataformas populares como Shopify, WooCommerce, Magento y Vtex. Para canales diferentes, se deberá notificar al equipo de implementación para determinar los pasos y realizar la integración mediante API. Además, Velocity tiene integración predeterminada con marketplaces como Linio, Rappi y Mercado Libre; para otros, se requiere notificación y validación para integrarlos a través de API.
Para realizar la conexión e integración del canal de ventas, lo podrás hacer tú mismo siguiendo los siguientes pasos:
Accede al módulo "Administración" y selecciona "Cuenta principal Saas"
Dentro de la cuenta principal saas deberás ir a la sección "Integraciones" y deberás ingresar a la opción "Agregar integración"
Para conectar un ecommerce deberás seleccionar el que deseas conectar, obtener los datos y seguir las instrucciones
Cuando se establezca la conexión, deberás realizar la prueba de ingreso de órdenes correspondiente
Órdenes Uno a Uno:
Para generar órdenes manualmente:
Accede al módulo "ÓRDENES" y selecciona "Nueva orden".
Completa los campos obligatorios, como canal de ventas, país, dirección, etc.
Agrega productos desde el almacén seleccionado.
Opcionalmente, incluye detalles como costo de envío, descuentos y notas.
Guarda la orden para pasar automáticamente al estado de picking.
Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:
VIDEO: CREACIÓN DE ÓRDENES UNO A UNO
Órdenes Masivas por Archivo Plano:
Para cargar múltiples órdenes desde un archivo:
Ve al módulo "ÓRDENES" y elige "Pendientes".
Selecciona "Carga masiva" y descarga la plantilla.
Llena los campos obligatorios y guarda el archivo.
Regresa a "ÓRDENES", selecciona "Carga masiva", elige el seller y la bodega.
Selecciona el archivo y carga. Revisa y, si es necesario, corrige errores.
Aprueba las órdenes, y estas pasan al entorno de picking.
Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:
VIDEO: CREACIÓN ÓRDENES MASIVAS POR ARCHIVO PLANO
Órdenes por Integración:
Para integrar órdenes automáticamente:
Guarda y pasa a la etapa de pruebas, enviando órdenes desde el punto de origen.
Verifica la correcta toma de campos y estados de procesamiento.
Una vez validadas, las órdenes se sincronizará en el sistema para su procesamiento y entrarán a estado de picking o pendientes, dependiendo de las bodegas asociadas.
Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:
Ten presente que velocity tiene como tipos de entrega estándar (Programado, same day, next day y express) para acceder a ellos deberás seguir los siguientes pasos:
Ir al módulo de "Administración"
Seleccionar opción "Tipos de entrega"
Dejar activos los que se ajustar a tu operación
Para Cambiar los cohortes operativos y dejar estados definitivos
Identificar la promesa de entrega a editar
Seleccionar el lápiz al final de la grilla
Agregar o ajustar el tiempo de inicio y fin del cohorte operativo
Seleccionar el estado final para el cierre de la orden
Para crear nuevos tipos de entrega
Ir al módulo de "Administración"
Seleccionar opción "Tipos de entrega"
En la parte superior derecha encontraremos la opción "nuevo tipo de entrega"
Agregamos el nombre del tipo de entrega, los tiempos de operación y el estado de cierre para las órdenes que ingresen con ese nuevo tipo de entrega
A continuación te comparto el paso a paso para entender cada una de las secciones que contienen los estados de órdenes en el sistema velocity
Ubica el Módulo "Órdenes" a continuación vamos a describir cada uno de los estados y lo que significan por cada sección
Pendientes: A este estado ingresarán todas las órdenes que tienen una integración, pero que no tienen bodegas asignadas, por lo que de forma manual se deberá realizar la actividad de asignación de bodegas
Express: Este no es un estado puntualmente, pero si es una promesa de entrega a la cual le debemos prestar mucha atención ya que entra con una prioridad por encima de las demás, pues su entrega se tiene que hacer super rápido
Picking: Este estado significa que la orden u órdenes están iniciando el proceso de alistamiento y el bodeguero está realizando la selección de los productos
Packing: Este estado significa que las órdenes están en proceso de empaque o embalaje, acá se realiza la generación de rótulos y guías
Novedad de picking: Es un estado bajo el cual debemos actuar muy rápido, pues significa que hubo un problema asociado a producto con una orden específica y debemos realizar ajustes, tal como lo compartimos en pasos anteriores
En progreso: En esta sección encontrarás diferentes estados, los cuales son:
Asignar piloto: Significa que las órdenes salieron del proceso de packing y están listas para que se le asigne un mensajero u operador para ser despachadas
Asignado a piloto: Es un estado que significa que las órdenes ya tienen asignado un mensajero u operador y estamos listos para que pasen a recoger
Recoger: Este estado significa que el mensajero u operador de transporte está recogiendo los pedidos para iniciar el proceso de entrega
En camino: Es un estado que indica que indica que la orden va en camino a la dirección de entrega y que próximamente será finalizada
Devolución: Este estado tiene su propia sección dentro del módulo de órdenes, sin embargo, se encuentran también en progreso, dado que en el momento que se confirme un nuevo intento de entrega estas van a migrar nuevamente al estado de "Asignar piloto"
Finalizadas: Es una sección donde al igual que "En progreso" se encontrarán diferentes estados, los cuales son:
Entregado: Este estado significa que la orden ha sido entregada y cerrada con éxito
Cancelado: Este estado indica que la orden se canceló por diferentes situaciones o novedades en los diferentes procesos antes de ser entregada
Devolución aceptada: Este estado indica que la orden tuvo varios intentos de entrega y no se logró hacer una entrega exitosa por lo que se retorna el producto a bodega
Programadas: Esta al igual que "Express" no es un estado sino una promesa de entrega y contempla todas las órdenes que tiene una promesa de entrega programada para una fecha en específico
Con novedad: Esta sección contiene todas las órdenes que se encuentran en el siguiente estado:
Novedad de inventario: Estas órdenes básicamente están en espera a que se realice un cambio de producto o que llegue un nuevo abastecimiento a bodega
Devoluciones: Acá vamos a encontrar todas las órdenes que se encuentran en el siguiente estado:
Devolución: Este estado nos indica que la orden bajo el intento de entrega no se logró entregar y acá como lo indicamos en pasos anteriores se debe hacer un nuevo intento de entrega
Atrasadas: No representa a un estado en específico, sino que va a consolidar todas las órdenes de las que no hemos cumplido la promesa de entrega y tenemos atrasadas en el proceso de entrega
Nueva orden: Esto no es un estado, sino que como se indica en pasos anteriores es la funcionalidad para crear y cargar al sistema órdenes uno a uno.
Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:
Para realizar el proceso de edición o modificación de órdenes, debes seguir las siguientes instrucciones:
Ubica cualquier orden que quieras editar la información
Ingresa a la orden y selecciona la opción "Editar orden"
Cuando nos aparezca la información general de la misma podremos editar todos los datos exceptuando la información de seller, bodega, valor total y producto.
Una vez edites los campos necesarios, selecciona la opción de "Guardar"
Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:
Para realizar el proceso de cancelación de órdenes, debes seguir las siguientes instrucciones:
Ubica cualquier orden que quieras cancelar
Ingresa a la orden y selecciona la opción "Cancelar orden"
Selecciona el motivo estándar de la cancelación
Digita la razón de la cancelación y selecciona la opción aceptar
Una vez edites los campos necesarios, selecciona la opción de "Guardar"
Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:
Para realizar el proceso de cambio de estados para las órdenes de forma manual, debes seguir las siguientes instrucciones:
Ubica cualquier orden que quieras cambiar el estado
Ingresa a la orden y ubica el menú desplegable de "Estado" y acá se te habilitará el estado disponible para avanzar
Una vez seleccionado oprime el botón "Cambiar estado" hasta que llegues al estado de la orden deseado
Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:
Para realizar la asociación de los tipos de pago, debes seguir las siguientes instrucciones:
Ubica el módulo de administración
Ingresa a la opción "Tipos de pago"
Selecciona la opción "nuevo tipo de pago" disponible en la parte superior derecha
Agrega el nombre del tipo de pago y asocia el canal de venta, guarda los cambios y listo
Para realizar este paso puedes ingresar al siguiente enlace de video explicativo:
Para realizar el proceso de descarga de reportes debes seguir las siguientes instrucciones:
Ubica el módulo de "Reportes"
Visualiza el tipo de reporte asociado que quieres descargar
Selecciona las opciones disponibles para generar el reporte
Selecciona la opción "Generar reporte"
Revisa la bandeja de entrada del usuario con el que se creo la cuenta
Descarga y analiza el reporte