HHR huishoudelijk reglement
Huishoudelijk Reglement Volkstuin Vereniging Lemmer (editie januari 2014)
Artikel 1
De Volkstuinvereniging Lemmer (verder VTV) is een vereniging voor en van de amateur-tuinier.
Het zogeheten gangbaar tuinieren heeft de voorkeur, maar een alternatieve wijze van tuinieren, mits dat geen overlast bezorgt aan de overige leden, is toegestaan..
Algemeen geldt dat de leden rekening met elkaar houden en elkaar niet hinderen door hun wijze van tuinieren.
Artikel 2
Het is aan de leden-huurder niet toegestaan de gehuurde tuin onder te verhuren. Wel mag hij zich laten bijstaan bij het onderhoud ervan wanneer omstandigheden dit nodig of noodzakelijk maken. Het verdient aanbeveling dit aan het bestuur/de secretaris te melden.
Artikel 3
Het houden van dieren op het tuincomplex is niet toegestaan tenzij toestemming van het bestuur per geschrift is ontvangen.
Artikel 4
Leden dienen tenminste 18 jaar te zijn. Het bestuur beslist over toelating als lid of als kandidaat-lid.
Kandidaat-leden zijn leden die (nog) geen tuin huren, maar wel het entreegeld hebben voldaan.
Bij een positieve beslissing ontvangt het (kandidaat-)lid een schriftelijke bevestiging, een afschrift van de statuten en van dit reglement.
Bij afwijzing staat beroep op de Algemene Vergadering open. De dan te volgen procedure is in de statuten vastgelegd.
Artikel 5
Kandidaat-leden en degenen die direct als lid worden toegelaten zijn eenmalig een door het bestuur na goedkeuring door de AV, vastgesteld entreegeld verschuldigd.
Artikel 6
De leden zijn voorts aan de vereniging huur verschuldigd voor de hun in gebruik gegeven tuin.
De hoogte van dit bedrag hangt samen met de oppervlakte van de gehuurde tuin en het bedrag dat het bestuur als huur per are, gehoord de algemene vergadering, heeft vastgesteld.
Artikel 6a
Leden en kandidaat-leden zijn een jaarlijkse contributie verschuldigd.
De hoogte van deze contributie wordt op voorstel van het bestuur door de Algemene Vergadering vastgesteld.
Artikel 7
Een eventuele wachtlijst wordt afgehandeld naar datum van de ontvangst van het entreegeld.
Door of namens het bestuur worden te huren percelen aangewezen.
Artikel 8
Ook wanneer het lidmaatschap een deel van een jaar duurt is het volle jaarbedrag van het entreegeld en de huur verschuldigd.
Eindigt het lidmaatschap door overlijden dan kan op verzoek van de erfgenamen restitutie over het nog niet verstreken deel van het jaar worden verleend, tenzij het lidmaatschap op één van deze erfgenamen overgaat.
In alle andere gevallen kan het bestuur slechts bij hoge uitzondering besluiten restitutie van, of korting op, de huur te verlenen. Hiervan dient het bestuur onder opgave van redenen verslag te doen aan de AV.
Artikel 9
Het bestuur stelt na goedkeuring door de AV de hoogte van het entreegeld en de huur per are vast. De leden ontvangen zo spoedig mogelijk na 1 januari een nota voor de verschuldigde contributie en de huur. Het entreegeld is bij de aanmelding als lid verschuldigd.
De te betalen huur dient voor of uiterlijk op 1 mei in het bezit van de penningmeester te zijn.
Artikel 9 a
Wanneer de betaling niet uiterlijk op 1 mei is ontvangen wordt het lid in de gelegenheid gesteld alsnog binnen een door het bestuur te bepalen termijn, gewoonlijk twee weken, aan zijn verplichting te voldoen. Het te betalen bedrag wordt verhoogd met incassokosten. Blijft ook dan het lid nog in gebreke dan kan het bestuur besluiten de relatie met het lid te verbreken. De vordering blijft in dat geval in stand en wordt verhoogd met de dan te maken incassokosten.
Wordt met het lid een betalingsregeling overeengekomen dan dient daar strikt de hand aan te worden gehouden. Wordt een regeling niet nagekomen dan leidt dit onmiddellijk tot beëindiging van het lidmaatschap.
Artikel 9b
Wanneer een lid het lidmaatschap opzegt vóór 1 december gaat die opzegging in per 1 januari van het jaar volgend op dat waarin wordt opgezegd. Wordt later opgezegd dan gaat de opzegging een jaar later in.
Indien nodig treft het bestuur een regeling met de opzeggende en de nieuwe huurder omtrent de nog op de tuin verbouwde en aanwezige producten.
Artikel 10
Noch de vereniging, noch het bestuur is aansprakelijk voor persoonlijk letsel, of schade aan opstallen, voertuigen of gereedschap ontstaan bij leden of niet-leden op het tuincomplex.
Artikel 11
Het bestuur regelt de toewijzing van de tuinen en bepaalt de plaats en de omvang ervan. De plaats wordt door middel van een blijvend zichtbaar nummer aangegeven Hierbij is geen toestemming nodig van de AV.
Het betreffende lid is gehouden dit nummerplaatje te onderhouden. Bij vermissing is het lid een vergoeding voor een nieuw nummerplaatje verschuldigd.
Over het aantal toe te wijzen ares, het aantal toe te wijzen tuinen, en het aantal toewijzingen en opzeggingen in het verslagjaar rapporteert het bestuur aan de AV.
Het bestuur mag voorts, mits de AV daarmee instemt, namens de vereniging andere financiële verplichtingen aangaan. Wanneer die verplichtingen in geld uitgedrukt minder bedragen dan €500 (vijfhonderd euro) per jaar is geen voorafgaande toestemming van de AV noodzakelijk.
De afwikkeling van deze verplichtingen wordt opgenomen in de jaarlijkse verslagen aan de AV.
Artikel 12
Het bestuur roept de leden tenminste 10 dagen vóór een vergadering schriftelijk of per mail op. Deze vergaderingen worden geleid door de voorzitter of door een door het bestuur aangewezen plaatsvervanger.
De notulen van deze ledenvergaderingen worden gevormd door een beschrijvend verslag van de bijeenkomst dat binnen 2 weken na die vergadering ter kennis van de leden wordt gebracht. Het wordt in de eerstkomende ledenvergadering vastgesteld.
Het bestuur stelt een rooster van aftreden op dat éénmaal ter goedkeuring en voorts telkenmale aan de AV ter kennis wordt gebracht.
Artikel 13
De leden zijn gehouden hun tuinen te onderhouden op een wijze welke op een goed tuinmanschap wijst. De beoordeling daarvan is aan het bestuur (en uiteindelijk aan de Algemene Vergadering) dat zich in deze laat adviseren door een commissie van maximaal twee leden die regelmatig een ronde over het tuincomplex maken.
Artikel 14
Met uitzondering van het telen van aardappelen, waarbij de aanwijzingen van het bestuur opgevolgd dienen te worden, is de huurder vrij om gewassen van zijn/haar keuze te telen. Commerciële exploitatie is niet toegestaan. Het telen van zelf gekweekte aardappelen is niet toegestaan.
Het bestuur geeft, met het oog op aardappelmoeheid, jaarlijks aan waar op de individuele tuin aardappelen geteeld mogen worden. Daarbij gaat het bestuur uit van een wisselteelt waarbij het schema 1:3 wordt aangehouden. Dat betekent dat jaarlijks slechts maximaal een derde van de tuinoppervlakte voor de teelt van aardappelen mag worden ingezet.
Het lid is voorts gehouden deze aardappelen, ook de biologisch geteelde, regelmatig te spuiten tegen Phytophthora. Aanbevolen wordt AM (aardappelmoeheid) resistente aardappelen te verbouwen.
Bij de toepassing van bestrijdingsmiddelen wordt de wetgeving op dat vlak nauwlettend gevolgd.
Artikel 14a
Wanneer ondanks alle voorzorgen een ziekte bij aardappelen of tomaten wordt vastgesteld dan dient het zieke loof onmiddellijk in gesloten plastic zakken van het tuincomplex te worden verwijderd.
Artikel 15
Het tuincomplex ligt op het grondgebied van de Gemeente Noordoostpolder en is onderworpen aan de wettelijke regelingen en voorschriften van deze gemeente.
Voor het plaatsen van opstallen is vergunning nodig van de Gemeente Noordoostpolder. Het verdient aanbeveling over de plaats van de opstal op het tuincomplex vóór de vergunningsaanvraag overleg te plegen met het bestuur/ de secretaris.
Artikel 16
De parkeerplaats behoort tot de openbare weg en valt dus onder de APV van de gemeente Noordoostpolder. Alleen parkeren is toegestaan, mits dit ordelijk gebeurt.
Het daar opslaan van goederen is niet toegestaan. Wel kan gedurende korte tijd mest op een afgedekt deel worden gedeponeerd. Blijft dit langer dan een week liggen dan is toestemming van de gemeente Noordoostpolder noodzakelijk.
Artikel 17
Collectieve aankoop van zaden, planten, pootgoed en bestrijdingsmiddelen is mogelijk en wordt door het bestuur gecoördineerd.
Artikel 18
De voorwaarden bij huur van de tuinen worden bij een schriftelijke huurovereenkomst tussen het lid en de vereniging vastgelegd. Deze voorwaarden hebben onder meer betrekking op het tuinonderhoud en de gevolgen van een opzegging van de overeenkomst. Wat dit laatste betreft wordt hier vastgelegd dat de tuin bij opzegging geheel vrij van opstallen, kassen, bakken, bomen en struiken moet worden opgeleverd.
Het bestuur kan toestemming geven van deze verplichting geheel of gedeeltelijk af te zien. Maakt het bestuur geen gebruik van deze bevoegdheid en is het lid nalatig dan heeft het bestuur de bevoegdheid die zaken op kosten van de opzegger te laten verwijderen.
Bij aanvaarding van een tuin dient een lid de tuin te accepteren zoals die hem/haar door het bestuur wordt aangeboden. Het staat hem/haar wel vrij, binnen de geldende wettelijke regels, de eventuele opstallen, kassen, bakken, bomen en struiken te verwijderen.
De toepassing van prikkeldraad op welke wijze ook is op het tuincomplex ongewenst.
Artikel 19
Het bestuur heeft de bevoegdheid de hierna te noemen commissies in te stellen, mits de AV daarmee akkoord gaat.
a. De inkoopcommissie
Deze commissie bestaat uit 3 leden waarvan een lid van het bestuur dat als voorzitter optreedt.
Haar taak is het collectief inkopen van zaden, planten en ander tuinbenodigdheden waarvan de leden hebben aangegeven dat zij die zullen afnemen.
Deze commissie stelt alle leden daartoe jaarlijks in de gelegenheid. De commissie houdt een administratie bij welke eventueel aan de kascommissie kan worden overlegd.
Over de financiële afwikkeling van de werkzaamheden legt de commissie schriftelijk verantwoording af aan het bestuur.
b. De tuincontrolecommissie
Deze commissie bestaat uit 3 leden waarvan een lid van het bestuur dat als voorzitter optreedt. Haar taak bestaat uit het regelmatig uitvoeren van controle op de individuele tuinen. Die controle richt zich in het bijzonder op het vóórkomen van plantenziekten, in het bijzonder bij aardappelen. Voorts wordt aandacht gegeven aan het onderhoud van de tuinen en paden en van de opstallen en kassen.
Deze commissie kan het bestuur adviseren over de inrichting van het tuincomplex en het onderhoud van de tuinen.
De commissie rapporteert over de controles aan het bestuur. Een door het bestuur op te stellen samenvatting van deze rapportages wordt aan de AV voorgelegd.
c. De nieuwsbriefcommissie
Deze commissie bestaat uit 3 leden waarvan een lid van het bestuur dat als voorzitter optreedt. Haar taak bestaat uit het uitbrengen van een digitale nieuwsbrief welke enige malen per jaar verschijnt. In deze nieuwsbrief worden de verslagen van de bestuursvergaderingen journalistiek verwerkt. Voorts wordt nieuws op het gebied van groente- en bloementuinen verwerkt.
De kosten van deze commissie worden ten laste van de vereniging gebracht. Het is mogelijk om in de nieuwsbrief betaalde reclame op te nemen. In dat geval houdt de commissie een administratie bij en maakt een verslag ten behoeve van de penningmeester.
De kascommissie heeft toegang tot alle bescheiden van deze commissie.
d. De materiaalonderhoudscommissie
Deze commissie bestaat uit 3 leden waarvan een lid van het bestuur dat als voorzitter optreedt. Haar taak bestaat uit het onderhoud en in goede staat houden van de materialen van de vereniging. Als zodanig valt te denken aan gemeenschappelijke kruiwagens, de container, en zo meer. Onderhoud van het tuincomplex, de bermen en de paden daarop valt niet onder de taak van deze commissie.
De commissie kan zich laten bijstaan door leden van de vereniging op vrijwillige basis. De commissie is bevoegd tot een bedrag dat door het bestuur wordt vastgesteld om onderhoudsmiddelen en materialen aan te schaffen. Zij houdt in verband daarmee een administratie aan en rapporteert tenminste eenmaal per jaar aan het bestuur. Het bestuur verwerkt deze rapportage in zijn verjaarverslag aan de AV. De kascommissie heeft toegang tot de administratie van deze commissie.
Artikel 20
De kascontrolecommissie telt twee leden en wordt ingesteld door de Algemene Vergadering. Deze commissie verricht de controletaken welke de wet haar opdraagt en rapporteert schriftelijk aan de AV.
Het bestuur kan gedurende het lopende jaar over financiële zaken het advies van de kascommissie inroepen. De commissie zal hierover aan de AV rapporteren.
Het bestuur is gehouden aan de kascommissie alle stukken die noodzakelijk zijn om een oordeel te vormen over het gevoerde financiële beleid en de financiële administratie op eerste vordering te overleggen.
Teneinde de continuïteit van de controle door deze commissie te garanderen benoemd de Algemene Vergadering naast de leden een reservelid. Dit lid vervangt een vast lid van de commissie bij blijvende verhindering.
Artikel 21
Dit HHR wordt vastgesteld door de AV. Wijziging kan alleen na vooraankondiging aan de leden, met bijvoeging van de daarvoor voorgestelde tekst, door de AV met een volstrekte meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Ieder aanwezig lid kan met de schriftelijke machtiging van één ander lid stemmen. Aangenomen wijzigingen worden van kracht na kennisgeving aan alle leden.
Dit reglement is op 22 januari 2014 door de Algemene Vergadering goedgekeurd.
Bij die vergadering is tevens besloten tot een jaarlijkse contributie, zie het toen ingevoegde artikel 6a.