Huishoudelijk Reglement

Artikel 1 Deelname aan repetities en optredens
·De leden zijn gehouden de vergaderingen, de repetitieavonden
en de uitvoeringen zo getrouw mogelijk bij te wonen.
·Afwezigheid wordt vooraf gemeld bij een daartoe door het bestuur aangewezen persoon. Leden die zich op de juiste manier hebben afgemeld  worden automatisch omtrent op de repetitie meegedeelde zaken geïnformeerd.
·Het is de verantwoordelijkheid van ieder lid afzonderlijk bij verzuim zelf te informeren naar eventuele bijzonderheden tijdens diens afwezigheid.

Artikel 2 Agendapunten Ledenvergadering
De leden hebben het recht om ten aanzien van door het bestuur ter algemene ledenvergadering naar voren gebrachte voorstellen, wijzigingen voor te stellen. Tevens heeft elk lid het recht om bij het bestuur schriftelijk een voorstel in te dienen. Het bestuur is verplicht dit voorstel te plaatsen op de agenda van de eerstvolgende algemene ledenvergadering, indien het door tenminste vijf leden is ondertekend.
zie ook statuten 16.4

Artikel 3 Bestuurskandidatuur
Bij de periodieke bestuursverkiezingen kunnen door het bestuur, zowel als door de leden kandidaten worden voorgesteld.
In het laatste geval worden de namen van de kandidaten tenminste twee weken voor de datum van de algemene ledenvergadering schriftelijk aan het bestuur medegedeeld.
zie ook statuten 11.3

Artikel 4 Stemmen bij volmacht
Bij een verkiezing kunnen niet op de algemene ledenvergadering aanwezige leden hun stem bij volmacht uitbrengen. De gemachtigde moet lid zijn van de vereniging. Een gemachtigde kan maximaal één lid vertegenwoordigen.
De volmacht moet blijken uit een getekende verklaring van degene die de machtiging geeft.
zie ook statuten 17.4


Artikel 5 Zittingsperiode
Door het bestuur wordt een rooster aangaande de zittingsperiode van het bestuur en alle werkgroepen opgesteld, waarin de volgorde van aftreden is opgenomen. Dit met inachtneming van de regel dat jaarlijks maximaal twee bestuursleden kunnen aftreden na een zittingsperiode van 4 jaar.  Bij gebrek aan nieuwe kandidaten en in uitzonderlijke gevallen (bijv. belangrijke af te handelen zaken) kan de zittingsperiode met maximaal 2 jaar worden verlengd.


Artikel 6 Bestuursvergaderingen
Het bestuur vergadert zo dikwijls het belang van de vereniging dit vereist, doch minstens eenmaal per half jaar.
De bestuursvergaderingen worden officieel bijeengeroepen door de secretaris, tenminste twee dagen voor de datum van de vergadering, onder bijvoeging van de agenda.


Artikel 7 Besluitvorming bestuur
Het bestuur kan in spoedeisende gevallen, waarin het niet mogelijk is een bestuursvergadering bijeen te roepen, voorlopig beslissen. Een dergelijk besluit wordt in de eerstvolgende bestuursvergadering genotuleerd.


Artikel 8 Taken voorzitter
De voorzitter is belast met de leiding van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen. Bij zijn/haar afwezigheid zal een van de andere bestuursleden de vergadering leiden.
De voorzitter sluit de bespreking over een bepaald onderwerp, tenzij de meerderheid van het aantal aanwezige leden voortzetting wenst.
Verder heeft de voorzitter tot taak het:
·leiding geven aan het bestuur;
·voeren van het dagelijks beheer van de vereniging, samen met
de overige leden van het bestuur;
·vertegenwoordigen van de vereniging;
·coördineren van de activiteiten en werkzaamheden van de overige bestuursleden en van de muziekcommissie, slotavondcommissie en commissies die ad hoc in het leven zijn geroepen (bijv. liturgisch bloemschikken).
·uitvoeren en bewaken van de afgesproken besluitvormingsprocedures en adequate communicatie met alle betrokkenen omtrent ontwikkelingen en genomen besluiten;
·toezicht houden op een correcte uitvoering van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.
·Contact met de dirigent

Artikel 9 Taken secretaris
De secretaris is belast met het bijeenroepen van de algemene ledenvergaderingen en bestuursvergaderingen. Hij/zij is belast met het verzorgen van agenda en de notulen van elke vergadering. Tevens verzorgt hij/zij de correspondentie en de ledeninschrijving en ledenadministratie van de vereniging, alsmede het adressenbestand van oud-leden, donateurs en ere-leden. Hij/zij houdt tevens de absentielijsten van alle officiële ledenvergaderingen bij. Op de algemene ledenvergadering brengt hij/zij het jaarverslag uit.


Artikel 10 Taken penningmeester
De penningmeester is belast met de financiële administratie en handelingen van de vereniging. Op de algemene ledenvergadering brengt hij/zij verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar, waaronder de balans van dat jaar,  en presenteert de begroting van het volgende jaar.


Artikel 11 Overige taken bestuur
Binnen het bestuur worden in overleg de volgende taken verdeeld:

·Voor promotie van eigen concerten het doen verschijnen van artikelen over optredens in de plaatselijke en regionale bladen en kerkbladen;
·Het regelen en (doen) verspreiden van affiches en flyers voor optredens;
·Dossier/archief (het bewaren van officiële stukken, programma’s van optredens, foto’s, krantenartikelen etc…)
·Planning repetities en repetitieruimte.
·Organiseren/regelen van optredens (eigen en bij medewerkingen)
·Onderhouden van een Website (doel website:ondersteuning promotie concerten en ondersteuning van informatie aan de leden.)
·Lief & Leed. (doel: namens het koor een kaartje of bloemetje sturen aan de leden in vrolijke en moeilijke omstandigheden.)
·begeleiden van optredens, zodat deze organisatorisch goed verlopen;
·ledenwerving (indien daartoe in het bestuur wordt besloten).
·Onderzoek meningen koorleden.

Artikel 12 Muziekcommissie
Naast en onder verantwoordelijkheid van het bestuur functioneert een muziekcommissie. Deze bestaat uit: de dirigent en ten minste twee en ten hoogste drie leden. De taken van deze commissie bestaan uit het:
·onderzoeken wat de koorleden graag zouden willen zingen;
·aandragen van nieuwe liederen, waarbij gelet wordt op zingbaarheid, tekst, voorkeuren koorleden en variatie in het repertoire;
·overleggen met voorgangers en/of organisatoren van optredens, alsmede met de dirigent en de muzikale begeleider(s) over de te zingen liederen bij de betreffende optredens;
·op orde houden van de liederenmap;
·afvaardigen van een van de leden van de muziekcommissie naar eventuele bestuursvergaderingen.
·Zowel de muziekcommissie als het bestuur kan een (evt. mondeling) verzoek tot deelname van een afgevaardigde aan een bestuursvergadering indienen.
·aanschaffen van (blad)muziek en bijhouden/niet overschrijden van
het door het bestuur voor dat jaar beschikbaar gestelde budget.
Genoemde taken worden in onderling overleg onder de leden van de commissie verdeeld.

De werkwijze van de commissie is als volgt.
·Ongeveer acht weken voor een optreden, of indien mogelijk eerder, neemt de contactpersoon van de commissie contact op met de voorganger van een dienst dan wel de organisator van een andersoortige bijeenkomst, vraagt naar het thema of de schriftlezingen en deelt mee dat de muziekcommissie na overleg met de dirigent een aantal liederen zal voorstellen waaruit een keuze kan worden gemaakt. Alleen de teksten worden opgestuurd, dus geen bladmuziek.
·Bij de teksten van het aanbod wordt aangegeven welke liederen eventueel door de gemeente of het publiek kunnen worden meegezongen en of er sprake is van een solist en/of instrumentale begeleiding. Vooraf wordt nagegaan of de solist(en) en/of begeleider(s) op de betreffende datum beschikbaar is(zijn).
·De uiteindelijke samenstelling van de liturgie dan wel het programma wordt zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de dirigent, zodat deze kan zorgen voor een adequate voorbereiding van het koor.
·Bij het aanbod van de liedkeuze wordt rekening gehouden met de op de betreffende locatie reeds eerder gezongen liederen. Om afwisseling daarvan te bevorderen houdt de commissie een overzicht bij van welke liederen daar reeds eerder door het koor zijn gezongen.
·Tevens wordt in overleg met de dirigent rekening gehouden met de beheersingsgraad door het koor van de aan te bieden liederen.
·Er wordt daarbij tevens gestreefd naar afwisseling.


Artikel 13 Contributie

De contributie bedraag 35,-- euro per kwartaal (per 1/1/2014). Contributie is over 12 maanden verschuldigd. De leden zijn gehouden de contributie per 1ste van de derde maand van het kwartaal (dus op 1 maart, 1 juni, 1 september en 1 december) te voldoen per bank. 

Wanneer een nieuw lid in de loop van het kalenderjaar wordt ingeschreven wordt de contributie naar tijdsevenredigheid per hele maand verschuldigd, ingaande de maand volgend op de maand waarin het lid is ingeschreven.

Indien een lid zijn lidmaatschap opzegt, is hij contributie verschuldigd over de maand waarin de opzegging door het bestuur is ontvangen. zie ook statuten 7.8


Artikel 14 Optredens/medewerkingen

Het aantal medewerkingen wordt bepaald op ca. twee keer per halfjaar. Bij medewerkingen is het de regel dat een boeking minstens 8 weken van tevoren wordt gedaan. Bij kortere tijdspanne beslist het bestuur in overleg met de dirigent over acceptatie, na eventuele ruggespraak met de leden tijdens een repetitie.
Voor medewerkingen wordt aan de aanvrager een richtbedrag gevraagd van € 100,=, exclusief eventuele reiskosten. Het bestuur kan besluiten hiervan in bijzondere situaties af te wijken.


Artikel 15 Liederenmap
De aan ieder koorlid uitgereikte liederenmap blijft bezit van Vivace. Bij opzegging van het lidmaatschap wordt deze ingeleverd bij het koorlid dat de mappen beheert en onderhoudt. De leden van het koor zijn gehouden zorgvuldig met de liederenmappen en de inhoud daarvan om te gaan. Eventuele aantekeningen op bladmuziek worden gemaakt met potlood.


Artikel 16 Giften
Schenkingen, erfstellingen of legaten mogen door de vereniging worden aangenomen, tenzij daaraan voorwaarden zijn verbonden welke strijdig zijn met de grondslag van de vereniging.



Artikel 17 Uitgaven/verplichtingen
Indien een uitgave of verplichting moet worden aangegaan volgens artikel 14 lid 5 dan is goedkeuring van de algemene ledenvergadering nodig indien deze een bedrag of waarde van € 500,-- te boven gaat. Dit geldt niet als deze uitgave/verplichting ten behoeve van een optreden wordt gedaan, waarbij het bedrag zonder risico door intreeheffing kan worden terugverdiend.


Artikel 18 Uitzonderlijke gevallen
Indien een tegenspraak tussen Statuten en Huishoudelijk Reglement  mocht optreden, worden de Statuten als bepalend geacht.
In de gevallen waarin de statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur.


Aldus vastgesteld en goedgekeurd tijdens de algemene ledenvergadering van  februari 2005, 
aangevuld met contributiewijziging (zie art. 13), goedgekeurd tijdens ALV mei 2013.
.

Gratis domein? jouwdomein.tk. Klik hier!