Herramientas Ofimaticas

Las herramientas ofimáticas actuales tienen las siguientes características:

· Utilizan interfaces de usuario gráficas que proporcionan facilidad de uso gracias al uso de listas desplegables, menús contextuales...

·Capacidad de personalización, permiten modificar la interface para adaptarla a las necesidades del usuario. Se puede añadir nueva funcionalidad a través de ‘macros’. Una ‘macro’ es una forma sencilla de programar la herramienta. Puede ser a través de grabar las pulsaciones de unas teclas con comandos, para luego repetirlas, o usar lenguajes de programación fáciles de usar.

· Proporciona mucha ayuda: Las herramientas tienen tantas funcionalidades que se vuelven muy complejas. Para facilitar su aprendizaje y uso disponen de manuales y tutoriales on-line y software de asistencia a usuarios para resolver dudas y problemas.

·Son fáciles de usar: El funcionamiento básico de cualquiera de estas herramientas es accesible a casi todos los empleados de una oficina.

Desde el inicio de la ofimática, existen una serie de programas ofimáticos básicos (Procesadores de textos, hojas de cálculo, bases de datos...).

Las principales aplicaciones o herramientas que incluyen los paquetes ofimáticos son las siguientes:

• El procesador de textos: Sirve para escribir textos, almacenarlos, recuperarlos, modificarlos y darles formato.

Son las principales aplicaciones ofimáticas utilizadas. Son aplicaciones que permiten generar documentos de texto de forma fácil, rápida y cómoda.

Los procesadores de texto, a diferencia de los simples editores de texto, como el notepad, permiten generar documentos con gran riqueza de formatos y contenidos.

Sus principales funcionalidades son, entre otras muchas:

Formateo de página (tamaño de página, márgenes...)

Formateo de párrafo (alineación, espaciado entre líneas, tabuladores...)

Formateo de texto (tipo de letras, tamaño, color...)

Revisión de ortografía

Añadir imágenes, gráficos, vídeos...

• Las hojas de cálculo: Con la que se realizan cálculos matemáticos, monetarios, científicos o estadísticos de una manera rápida y sencilla. También se emplea para generar gráficos.

Las hojas de cálculo son aplicaciones para almacenar y organizar datos y realizar cálculos y análisis sobre estos datos.

La información en una hoja de cálculo se organiza en filas y columnas, formando una cuadrícula compuesta de celdas. En cada celda se almacena un dato, que puede ser un texto, un número, una fecha...

Los datos pueden ordenarse, clasificarse y calcular nuevos datos a partir de otros. El cálculo se hace aplicando fórmulas. Al modificar los datos que actúan de operandos, los resultados se actualizan de forma automática.

Las herramientas proporcionan un gran número de fórmulas matemáticas, estadísticas, de tratamiento de texto, etc. predefinidas, y permiten crear nuevas formulas.

Además permiten representar visualmente los datos almacenados generando gráficos.

• Los gestores de base de datos: permiten almacenar, gestionar y consultar grandes conjuntos de datos.

Estas bases de datos son de prestaciones reducidas, orientadas a entornos domésticos y PYMES. Por ejemplo, Microsoft en la suite Office proporciona la base de datos Access, luego para entornos corporativos ofrece otra base de datos, el SQL Server.

Además de almacenar datos, estas herramientas permiten crear aplicaciones simples para gestionarlas. Se crean pantallas utilizando formularios y permiten generar informes con los datos.

• Los programas de presentaciones: Utilizados para presentar proyectos o informes de una manera muy visual y atractiva.

• Los programas de dibujo: Permiten elaborar diseños gráficos, montajes fotográficos, etc.

• Los gestores de correo electrónico: Son programas que permiten editar, enviar y recibir correos electrónicos y gestionar el correo electrónico: ordenarlo, filtrar el no deseado...

A los gestores de correo se les ha añadido otras funcionalidades, como agenda personal y el planificador de tareas, pues el correo electrónico es uno de los principales medios de contacto y colaboración dentro de una oficina.

Actualmente, la tendencia es que los gestores de correo se implementan como aplicaciones web dentro de la Intranet corporativa de la organización y no como una aplicación ofimática. El motivo es que así se reduce el esfuerzo de mantenimiento y administración por parte del departamento de informática.