定例会の開催
会の意思は毎月原則として１回開催される定例会において決定されます。会議は通常、岩手県国際交流プラザの会議室て土曜日の午前に開催されます。会員は原則的に電子メールのメーリングリストを通じて、日常的な意思疎通を行い、電子メールがない一部の会員にはファクシミリによる通知を行っています。会議はあらかじめ決められた議題に添って進められます。終了後は記録者が議事録を配布しています。この会議において派遣依頼があった学校の担当者（総括と担当スタッフ）が決まります。１２月には総会があり次年度の役員が選出され、１２月から３月の間に事務引継ぎが行われます。
年会費と年間の活動運営費について
会員は年会費として５００円を年度始めに会に支払います。この中から各人のボランティア保険料が支払われます。後は、派遣した学校から入金されるプログラム代金で運営を行っています。平成１４年度はＮＰＯ基金より３２万円の助成金を頂いたので、参考資料などの充実を図ることができました。