会則

中山五月台七丁目自治会会則

第１条 (名称) 

   本会は、中山五月台七丁目自治会と称する。

第２条 （自治会の構成と組織及び事務局）

     (ア) 本会は、中山五月台七丁目に居住する全世帯をもって構成する。

     (イ) 本会は、その運営を円滑にするため班に分割する。班の組織は別に定める。

     (ウ) 本会の事務局は、管理棟内に置く。

     (エ) 幹事の選出は、輪番制を採用する。 (平成７年４月１６日より実施)

第３条 （目的）

     (ア) 本会は居住者が互いに支え合い、思いやり、助け合いながら、安全に楽しく暮らせるサンハイツの環境を向上させることを目的とする。

             （平成３０年４月2２日改訂）

     (イ) 前項の目的を達成するため、特定の政党並びに宗教活動は一切行わない。

             （平成３０年４月2２日改訂）

第４条 （活動）

     (ア) 本会は前条の目的を達成するため、次の活動を行う。

        (1) 生活環境の保持と改善向上に関する活動。

        (2) 親睦、福祉厚生及び教育文化の向上に関する活動

        (3) 防災、防火、防犯に関する活動

        (4) 渉外に関する活動

        (5) 調査、広報に関する活動

        (6) その他必要と認められる活動

     (イ) 前項の活動を達成するために、次の部を置く。

        (1) 総務部

        (2) 厚生・防犯部

        (3) 広報部

        各部の会議や活動は随時開催できるが、その内容については役員会で必ず報告する。

            (令和５年４月２３日改訂)

第５条 (役員、幹事)

   本会は次の役員、幹事を置く。

     (ア) 役員

        （1） 会長           １名

        （2） 副会長       １名

        （3） 部長            ３名

        （4） 常任幹事   ３名

        （5） 会計           2名

        （6） 書記          ２名

        （7） 会計監査   １名   計 １３名

     (イ) 幹事

        （1） 総務部幹事   ４名

        （2） 厚生・防犯部幹事   ８名

        （3） 広報部幹事   ４名    計  １６名

        （令和６年４月2１日改訂）

第６条 (役員、幹事の選出)

      1. 役員、幹事は会員より選任する。選任方法は別記のとおりとする。

      2. 役員は新幹事１６名の互選により選任する。ただし立候補者を妨げない。

      3. 幹事は各班に１名ずつ選任する、選任方法は各班に一任する。

      4. 役員に選出された班は、さらに幹事を選任するものとする。

      5. 会員のうち、病気・けがの治療中であることや、その他の事情を理由に、書面にて申し出があった場合は、役員会に諮って自治会役員・幹事の責務を免除することができる。

        （令和６年４月２１日改訂）

第７条 （役員、幹事の任務）

      １． 役員

       （1） 会長は本会を代表し会務を総括する。

       （2） 副会長は会長を補佐し、会長の事故ある時はこれを代行する。

       （3） 部長、常任幹事は第４条に定める事項の検討、実施、立案等に参画し会務を分掌する。

       （4） 会計は会の経理を管理する。

       （5） 書記はすべての議事を記録し、一般庶務的事務を掌る。

       （6） 会計監査は四半期ごとに会計を監査し、定時総会に報告する。

        （平成２７年４月１９日改訂）

      ２． 幹事

         幹事は班の会員を掌握し、会務を分担して、会の活動にあたる。

      ３. 防犯連絡所は、自治会幹事が兼任するものとする。

        （平成７年４月１６日より実施）

      ４. 管理組合、自治会役員、幹事で自主防災組織を構成する。

       （平成３０年４月22日追加）

第８条 (役員、幹事の兼務等)

      １． 会長は中山台コミュニティの常任評議会委員に就任する。

      ２． 総務部長は中山台コミュニティ緑化環境対策部員に就任する。

       （平成２７年４月１９日追加）

第９条 （役員、幹事の任期）

     １． 役員、幹事の任期はそれぞれ１年とする。但し、再任を妨げない。また、継続可能な役員は更に１年を任期とし、自治会の運営を スムーズなものにするために、次年度の役員として務めることができる。

       （平成２９年４月２３日改訂）

     ２． 役員、幹事の改選は、毎年度終了後３ヶ月以内とし、補欠により就任した場合は前任者の残任期間とする。

         （平成２７年４月１９日改訂）

第１０条 （アドバイザー及び別の連携組織体の設置）

     １． 会長は本会の運営等に必要な事項を諮問するため、会員のうちから役員会の議決を経てアドバイザーを委嘱することができる。

     ２． 役員会は本会の活動遂行のため、必要と認める場合は幹事会に諮り、自治会役員会とは別の連携組織体を設けることができる。

     ３.     アドバイザー及び別の連携組織体の代表者は適切な助言を行うために役員会、幹事会に出席する。 但し、議決権は有さない。

     ４．    アドバイザーの任期は役員会が決定する。また上記の別の連携組織体の任期は幹事会に諮り、決定する。

       （平成３０年４月２２日改訂）

第１１条 （会議の性格及び召集）

    １． 総会は、本会の最高決議機関であり、会長は原則として毎年１回、年度終了後３ヶ月以内に定時総会を召集しなければならない。

    ２． 役員会、本会の執行決議機関であり、会長は原則として毎月１回これを召集しなければならない。

    ３． 部会は、本会の活動機関であり、部長は必要に応じて適時開催できるものとする。

    ４． 幹事会は、本会の実行機関であり、会長は原則として年間４回これを召集しなければならない。但し、必要に応じ適時開催できるものとする。

    ５． 臨時総会は、役員会及び幹事会又は会員総数の３分の１以上の要求があった場合、会長はこれを招集しなければならない。

    ６． 総会は、書面総会で代行することができる。

            （平成３０年４月２２日改訂）

第１２条 （会議の構成及び議決）

    １． 役員会は、役員で構成する。

    ２． 部会は、部長、常任幹事、幹事で構成する。

    ３． 幹事会は、幹事をもって構成する。

    ４． 総会、役員会、部会及び幹事会は、その構成員の２分の１以上の出席で成立し、決議はその半数以上の同意を必要とする。尚、可否同数の場合は、議長がこれを決する。

    ５． 会長は、会議の議長となる。

第１３条 (委任) 

       会員が総会に出席できない時は、委任状を提出し、議決権を会長に一任する。

第１４条 （経費及び会費）

    １． 本会の通常経費は会費、寄付金及び雑収入をもってこれにあてる。

    ２． 会費は一世帯当たり、月額３００円とし、３か月分前納するものとする。

    ３． 会費の支払いについては銀行振り込みとし、振替収納事務の取り扱いを池田泉州銀行中山台支店に委託する。

    ４． 会期中、入会者は入居の当月より前項の規定を適用する。

    ５． 役員会は必要と認めた場合、幹事会の承認を経て総会に諮った上で会費を変更し、あるいは臨時会費を徴収することができる。

    ６． 会員が退会するときは、既納の会費は返還しない。また、途中入会者の会費は次の引き落し日からとする。

              (令和６年４月２１日改訂)

第１５条   (経費出金など予算の執行規定)

    １． 自治会の各組織は予算として承認された金額を各々の活動で使用する際は、仮払いを受けている／いないに関わらず、例外なく全ての場合に所定の伝票を事前に起票し、以 下の承認基準に従って承認を受けた後に、その予算を執行(使用)することが出来る。

    ２． 起票された申請金額は、次の承認基準に従った決済を必要とする。

             ・ ２,０００円未満の場合、予算内なら各部の部長・責任者が決済できる。

             ・ ２,０００円以上５,０００円未満の場合、予算内なら副会長が決済できる。

             ・ ５,０００円以上１０,０００円未満の場合、予算内なら会長が決済できる。

             ・ １０,０００円以上の場合、予算内なら役員会の過半数の同意で決済できる。

    ３． 当基準に基づく運用は、別様式の交通費精算時の金額にも適用される。

    ４． 自治会の各組織がこの所定の伝票を起票する時は、会計の月次〆の原則から、各摘要明細は月単位をまたがらないようにしなくてはいけない。

    ５． この所定の伝票は、会計担当が会計簿の支払項目へ記載する時の原票「出金伝票」を兼ねる。従って、業者からの請求書や領収書などの証憑と共に会計担当が保管する。

    ６．  会計処理については別途定める会計規則による。

   （令和６年４月２１日改訂）

第１６条 (慶弔規定)

    １． 自治会会員及びその同居の親族(「自治会員等」という)に出産または死亡があった時は慶弔として、金５,０００円を給付するものとする。

    ２．     小中学校の入学祝として、金３,０００円の金券などを給付する。

              (令和３年４月２５日追加)

    ３．     前項以外の慶弔についても、会長が必要と認める時は役員会の議決を経て、給付することが出来る。

            （平成２７年４月１９日追加）

第１７条 (会計年度) 

            本会の会計年度は、毎年４月１日より翌年３月３１日までとする。

第１８条 (決算書、活動報告書等) 

            会長は、会期末に会計収支決算報告書及び活動報告書並びに翌年度予算書活動計画の案を作成し、定時総会に提出しなければならない。

            （平成３０年４月２２日改訂）

第１９条 (会則の改正)

            この会則の改正は、総会出席者の３分の２以上の同意を必要とする。

(付則)

            この会則は、１９９１年(平成３年)２月２８日より実施する。

(付則)

           役員は以下の手順に沿って選出する。

   １．まず、会長、副会長の２名を選出し次年度の頭を決める。各役員の業務もしっかりと説明する。

         ① 選出方法の優先順位は立候補を優先し、立候補期間に立候補された方、当日立候補もある。

         ② 前年度からの留任の場合も候補とし、立候補者と同じ。

         ③ 立候補者、留任者からの選定方法は、新幹事の多数決承認で決定する。

         ④ 立候補や留任がない場合、新幹事から選任する。再度立候補や推薦を受け付ける。

         ⑤ 推薦や立候補がない場合は、新幹事の中から抽選にて選出する。

   ２．次に書記２名、会計２名、会計監査２名及び各部の部長、常任幹事（総務部、厚生部、広報部、防犯部）を選出する。

        ① 選出方法は、会長、副会長と同じく期間中の立候補、当日の立候補、前年度からの留任を受け付ける。

        ② 選定方法は、新幹事の多数決承認で決定する。

        ③ 立候補や留任がない場合、新幹事から選任する。再度立候補や推薦を受け付ける。

        ④ 推薦や立候補がない場合は、新幹事の中から抽選にて選出する。

   ３．選出時の役割分担を以下のように決める。

        ・ 選出前に役員、各部の活動・役割の説明・・・会長

        ・ ホワイトボードへの記述と議事録・・・書記

        ・ 新幹事からの意見聴取や整理・・・副会長

        ・ 選出の記録と幹事が役員になった場合の次点幹事への依頼・・・総務部長

        ・ 出席者名簿の作成・・・総務部

        ・ 抽選の対応、くじの準備、記録など・・・総務部常任幹事

        ・ 選出時の全体の進行役・・・会長

         （平成３０年４月２２日追加）