Gestão de Projectos

Na função de gestor de projecto, para além das funções de coordenação, enquanto responsável pela equipa, realizo um conjunto de tarefas e processos que possam conduzir à implementação com sucesso desse mesmo projecto. Nesse sentido, considero a componente comunicação como uma das tarefas mais importantes com os diversos intervenientes (equipa e cliente). Utilizo, por isso, métodos e técnicas que permitam a todo o momento estar na sintonia dos diversos objectivos que foram estabelecidos, quer ao nível do resultado final, quer ao nível das métricas e no cumprimento dos diferentes objectivos que lhe são intrínsecos (tempo, custo e qualidade). Isto significa que o trabalho que é desenvolvido deve estar em consonância com as regras e com os pressupostos que foram pré-estabelecidos pelo cliente.

Antes do início da implementação de cada projecto, o papel assumido, enquanto gestor de projecto, deve assegurar que:

• Sejam estabelecidas as estratégias (desenho de alto-nível) do que se pretende realizar, de acordo com os objectivos gerais do projecto;

• Seja feito todo o planeamento das diferentes fases do projecto, das actividades e tarefas, que assim demonstrem como o trabalho será realizado, calendarizado e entregue;

• Estabelecer quais as métricas que permitam aferir periodicamente o estado de desenvolvimento do projecto.

Entre os diversos métodos de definição, controlo e monitorização de um projecto encontram-se diversas ferramentas e técnicas, dos quais realço:

• PERT/CPM (preparação de um projecto ao nível de custos e tempo);

• RACI Tables (necessário para uma correcta identificação de todos os participantes - stakeholders - num projecto, bem como a sua função e nível de responsabilidade);

• Mapa de Gantt (planeamento e cronogramação de actividades e tarefas, definição de etapas - milestones -).

Após o arranque e iniciado o projecto, devem ser geridas as diversas expectativas e realizada de forma eficaz o controlo desse mesmo projecto, utilizando para tal as técnicas que permitam:

• Identificar, acompanhar e resolver constrangimentos ou problemas que surjam no projecto;

• Fazer circular a informação sobre o andamento do projecto a todas as partes interessadas;

• Gerir e assinalar os riscos do projecto;

• Assegurar o cumprimento das melhores soluções para que o projecto tenha sucesso;

• Recolher periodicamente os elementos necessários para o estabelecimento e cumprimento de métricas (acompanhamento);

• Gerir os recursos alocados e validar o seu desempenho, adequando a capacidade dos diversos elementos da equipa à boa prossecução e sucesso do projecto;

• Concluir o projecto conclusão dentro dos prazos e dos valores orçamentados e previamente acordados.

Nos diversos projectos em que participei pude aplicar diversas metodologias. Contudo, a minha maior experiência é em projectos de desenvolvimento de software, ou em auditoria a sistemas e em que existem entregáveis com alguma frequência (1 a 2 semanas de intervalo entre cada entregável), assim cada estágio ou cada fase de desenvolvimento é definido um sprint para ciclo de desenvolvimento. Encerrando-se esse sprint na apresentação aos stakeholders.

Na gestão de equipas onde o PRINCE2 é a metodologia utilizada, tento sempre definir um projecto de forma ágil e em que se pode avaliar e acompanhar de perto o desenvolvimento (validando-se o tempo e o próprio desempenho).

Usando o SCRUM para a gestão da equipa.

Numa Gestão de Projecto a comunicação é um dos mais importantes factores para o sucesso de um Projecto. O acompanhamento de perto com a equipa e a participação do colectivo na procura de resolução de situações, constrangimentos ou eventuais dificuldades é, porventura, mais do que uma boa prática, é uma questão que transmite uma forte solidez e maturidade na equipa.

A utilização do SCRUM permite uma participação de toda a equipa, de forma rápida e concisa. Paralelamente devem ser utilizados modelos que objectivem o conhecimento global dentro da equipa que está a desenvolver um projecto (sistema Kanban).

Metodologia PRINCE2 e SCRUM

Diagrama geral do modelo PRINCE2