Réglementation

Règlementation



La déontologie de l'entreprise OXYGENE Assistanat est d'aider ses clients dans tous les domaines de la gestion d'entreprise.
C'est dans cet état d'esprit que cette page a été créée.

Elle a pour but de vous donner des informations sur la législation autour de certains points de la gestion d'entreprise.










Toutes les bases de données utilisées à titre professionnel (sauf domaines artistiques) sont à déclarer à la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés). La plupart de ces déclarations sont simples, gratuites et vous permettent d'être en règle avec la CNIL.


Procédure pour une déclaration à la CNIL :
  • Suivre la Déclaration à la CNIL en indiquant votre secteur d'activité (entreprise privée, profession libérale, ...) et le type de fichier concerné (gestion du personnel, relation client, ...).
La CNIL vous liste les différents fichiers à déclarer suivant votre activité et votre gestion. Exemple : les Fichiers Clients-prospects et vente en ligne (Norme simplifiée N°48).
Chaque fichier à déclarer vous informe sur les secteurs exclus, les finalités du fichier, les utilisations exclues, les données concernées et exclues, la durée de conservation des données, la liste des oppositions, les destinataires des données, informations à donner, la sécurité et les transferts de données hors UE.

  • Ajouter le fichier à déclarer à votre sélection puis accéder au formulaire.

  • Remplir le formulaire avec les informations liées à votre entreprise et au responsable du fichier, votre utilisation du fichier et la validation de ces informations. Vous recevez ensuite par mail et courrier votre numéro de déclaration à la CNIL.



               Informations complémentaires sur les sites de Pragmacom et la CNIL



Devis

Ce document est une garantie du bon déroulement de la prestation ou de la commande. Il n'est pas obligatoire pour tous les métiers mais dans tous les cas il est fortement recommandé.



Engagement des parties
Le devis est considéré comme une offre de contrat vis à vis de la loi. De ce fait, le professionnel s'engage à réaliser ou vendre dans les conditions notées sur le devis.
Le client s'engage qu'à partir du moment où il a noté
"devis reçu avant l’exécution des travaux", "bon pour travaux", signé et daté.



Conditions d'un devis obligatoire
La loi oblige un devis pour des achats ou prestations :
  • au-delà de 1 500 €
  • de travaux et dépannage (à partir de 150 €)
  • de prestations de service à la personne (à partir de 100 € par mois ou à la demande du client).
  • de professionnels de la santé (dépassement d'honoraire supérieur à 70 €)
  • de professionnels de l'optique (sans limite de montant de montant et devis gratuit)
  • de déménagement (devis gratuit)


Cas particulier du Service à la Personne
Le devis doit être gratuit et personnalisé (depuis le 01/07/15) et doit être conservé1 an minimum par le professionnel.
Ce dernier doit afficher sur ses offres et lieux de vente les informations liées aux conditions d'obtention du devis.
Le numéro de déclaration ou d'agrément du prestataire doit être noté sur le devis. Certaines mentions complémentaires liées au placement de travailleurs pour les mandataires, mis à disposition ou prestataire doivent être ajoutées. Les avantage fiscaux ou sociaux doivent être signalés clairement.



Contenu obligatoire d'un devis
Le devis doit contenir les informations liées :
  • au document (date et durée de validité)
  • au fournisseur de service ou produit (nom, raison sociale, adresse de l'entreprise, numéro de téléphone et adresse mail)
  • à l'entreprise du fournisseur (statut et forme juridique de l'entreprise,RCS et la ville d'immatriculation pour les commerçants, numéro au Répertoire des métiers pour les artisans, numéro de TVA)
  • au client (nom et adresse)
  • aux conditions des travaux ou prestations (date de début, durée estimée, description de chaque prestation, quantité, prix unitaire ou horaire ou forfait de main d’œuvre, frais déplacement, mode de livraison et exécution)
  • aux mode de règlement et service après vente (conditions de réclamation, garanties)
  • au montant (total HT, total TTC et taux TVA)
  • prix du devis (gratuit ou payant suivant le secteur d'activité)
  • à l'assurance professionnelles (pour les métiers réglementés)






Informations complémentaires sur le site informations générales sur Service Public  ou le Portail des Ministères de l'Économie et des Finances et sur les métiers réglementés Comptanoo




Contrat de mission



Le contrat de mission doit contenir les parties suivantes :

  • Le contexte et l'objet de la mission

L'activité et la stratégie du client y est expliqués. L'objet de la mission montre l'intérêt de faire intervenir un prestataire pour répondre à cette stratégie. 

  • L'étendue de la mission
La mission est décomposée étape par étape pour indiquer son périmètre d'intervention, la zone géographique choisie et les objectifs à atteindre.
  • Les supports proposés et les livrables
Il s'agit là de décrire les documents qui seront remis au client ainsi que leur utilisation par les deux parties.
  • Délais
Les dates intermédiaires de réalisation et date prévisionnelles de fin sont détaillées pour chaque étape de la mission. Cette partie informe le client sur les conditions de respect des délais
  • Responsabilités, obligations et Annexes

Cette partie renvoie aux Conditions Générales de Prestations

  • Équipe proposée

Le nom du responsable et de ses équipiers sont indiqués pour que le client connaissent les intervenants.

  • Honoraires

Cette partie renvoie au Devis

  • Délai de rétractation

Suivant le lieu où la transaction a été signée, le client peut faire valoir son droit de rétractation suivant le Code de la Consommation Article L121-21

  • Acceptation des termes de la mission
Le client et le fournisseur de prestation doivent signer, dater avec la mention Bon pour accord afin de valider le document en double exemplaire.




Pour plus d'informations concernant la légalité du contrat de mission et les clauses du contrat de mission





Les CGP doivent contenir obligatoirement :
  • Les conditions de règlement (délais, moyen, conditions d'escompte, taux des pénalités de retard et leurs conditions, montant des frais de recouvrement)
  • Le détail des réductions et leurs conditions (remise, rabais et ristourne)
  • Les prix pratiqués



Les mentions non obligatoires mais conseillées :

  • L'identité du prestataire (nom, raison sociale, adresse, statut, forme juridique, Siret, RM ou RCS, numéro de TVA)
  • Le champ d'application de ces CGP
  • Obligations du prestataire et du client
  • Le type de prestation
  • Les modalités de déplacement et de transfert de données
  • Le fonctionnement du devis
  • Les conditions de validation de la commande
  • Les modalités d'annulation ou de modification du contrat de mission
  • Le fonctionnement de la livraison et de la facturation
  • Les réserves de propriété
  • La responsabilité du prestataire et du client
  • Les modalités en cas de litige
  • L'assurance du prestataire
  • La confidentialité




Pour plus d'informations concernant les conditions générales de vente, regardez le site des Ministères de l'Économie et des Finances ou le Coin des Entrepreneurs
haut de page


Facture



Comme il s'agit d'une preuve juridique d'achat et vente, la facture sert de justificatif dans la comptabilité et de support à la déclaration de TVA.
Ce document est obligatoire entre professionnels et doit être délivré dès que la vente ou la prestation est terminée. L'acheteur et le vendeur doivent garder ce document 3 ans.
Une fiche pratique est à votre disposition sur le site de la DGCCRF.



Contenu obligatoire d'une facture
C'est l'Article L441-3 du Code du Commerce qui donne le détail des mentions légales.
La facture
doit contenir les informations liées :
  • au document (numéro de facture unique chronologique et continu, date de la facture et date d'échéance)
  • au fournisseur de service ou produit (nom, raison sociale, siège sociale, adresse de l'entreprise, numéro de téléphone et adresse mail)
  • à l'entreprise du fournisseur (statut et forme juridique de l'entreprise, montant du capital social,RCS et la ville d'immatriculation pour les commerçants, numéro au Répertoire des métiers pour les artisans, numéro de TVA et NAF)
  • au client (nom, adresse de l'entreprise, numéro de TVA, adresse de livraison)
  • aux conditions des travaux ou prestations (date de début, description de chaque prestation, quantité, prix unitaire HT ou horaire ou forfait de main d’œuvre, frais déplacement, date de livraison, remise, rabais et ristourne, )
  • aux règlement (montant pénalité de retard, montant indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement) et service après vente (conditions de réclamation, garanties)
  • au montant (total HT, total TTC, taux TVA, montant et date de l'acompte, montant escompte et conditions)
  • prix du devis (gratuit ou payant suivant le secteur d'activité)
  • à l'assurance professionnelle (pour les métiers réglementés)
  • au cas des exonérés de TVA (TVA non applicable, Article 293 B du CGI)


Détails des cas particuliers (type de gérance, contrat d'appui, liquidation judiciaire, ...) à mentionner sur les factures sur le site de Legifrance. Les mentions fiscales particulières sont sur l'Article 242 nonies A. Les mentions légales pour la sous-traitance sont sur le Service Public. Le numéro de TVA est obligatoire pour les factures supérieures à 150 € HT.






Pour plus d'informations concernant les factures, regardez le site du Ministère des Finances et Service public






Quelques bases
  • Salaire brut = salaire de base + prime + heures supplémentaires
  • Salaire net = salaire brut - cotisations salariales

  • Cotisations salariales = montant à la charge de l'employé, l'employeur collecte cette somme pour les organismes d'Etat (URSSAF, Pôle Emploi, ...)
  • Cotisations patronales = montant à la charge du patron

  • Taux moyen des charges salariales = 22 % du salaire brut
  • Taux moyen des charges patronales = 42 % du salaire brut (hors Réduction Fillon)



Coût d'un employé
Montant du chèque que vous versez à la fin du mois au salarié = salaire net
Montant moyen des cotisations sociales (patronales et salariales) = 64 % du salaire brut

  • Votre salarié vous coûte = salaire net + 64 % du salaire brut pour les cotisations

Cette somme ne comprend pas les charges indirectes (coûts liés au recrutement et à la formation du nouveau salarié).




Exemple
Montant mensuel brut (MMB) = 1500 €
Salaire net = MMB - 22 % = 1500 - (1500 x 22 / 100) = 1170 €
64 % du salaire brut = MMB x 64 % = 1500 x 64 / 100 = 960 €
Coût total de votre employé =  1170 + 960 = 2130 €

Autre calculs plus simples :
Montant mensuel brut x 1.42 ou Montant mensuel net x 1.82




Pour plus de précisions, vous pouvez consulter les sites de Dynamique-mag.com, petite-entreprise.net, Service Public.fr, le journal du net


La durée minimale de conservation dépend du type de document. C'est le temps minimum accordé pour faire valoir un droit, une réclamer un paiement ou durant laquelle l'administration peut mener des contrôles.


 Civil et Commercial
  •  Contrat commercial => 5 ans
  •  Garanties fournies au client => 2 ans
  • Contrat par voie électronique (à partir de 120 €) => Date de livraison + 10 ans
  • Contrat d'acquisition ou cession de biens immobiliers ou fonciers => 30 ans
  • Correspondances commerciales => 5 ans
  • Documents bancaires (talon de chèque, relevé bancaire, ...) => 5 ans
  • Documents de transport de marchandises => 5 ans
  • Déclaration en douane => 3 ans
  • Police d'assurance =>  Date de résiliation du contrat + 2 ans
  • Documents sur la propriété intellectuelle (brevet, marque, ...)
    => Date de fin de protection + 5 ans
  • Dossier d'un avocat => Date de fin de mandat + 5 ans
Comptabilité   
  •  Livre et registre comptables (journal, grand livre, inventaire, ...) => Date de clôture d'exercice + 10 ans
  • Pièces liées aux clients et fournisseurs (bon de commande, livraison, factures clients, ...) => Date de clôture d'exercice + 10 ans
Fiscalité
  • Impôts sur le revenu, société et locaux => Date de déclaration + 6 ans
  • Bénéfices Industriels et Commerciaux, Bénéfices Non Commerciaux et Bénéfices Agricoles => Date de déclaration + 6 ans
  • Cotisations Foncières des Entreprises => Date de déclaration + 6  ans
  • Taxe sur le chiffre d'affaires (TVA, taxes assimilées, ...) => Date de déclaration + 6 ans
Social
  •  Statuts d'une société, GIE ou Association => Date de perte de personnalité morale ou radiation + 5 ans
  • Comptes annuels (bilan, comptes de résultats, ...) => Date de clôture d'exercice + 10 ans
  • Actes liés au fonctionnement de la société => 5 ans
 Gestion du personnel
  • Bulletin de paie => 5 ans
  • Registre unique du personnel => Date de départ du salarié + 5 ans
  • Documents lié au dossier du personnel (contrat de travail, salaires, primes, ...) => 5 ans
  • Documents liés aux charges sociales => 3 ans
  • Comptabilisation des jours de travail des salariés => 3 ans
  • Comptabilisation des horaires de travail des salariés => 1 an
  • Informations liées à l'inspection du travail et CHSCT => 5 ans
  • Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie => 5 ans





Pour plus de précisions, vous pouvez consulter les sites de Service Public.fr


Durée de conservation des documents pour les Particuliers

La durée minimale de conservation dépend du type de document. C'est le temps minimum accordé pour faire valoir un droit ou une réclamer un paiement.

 Assurance
  • Quittance / Avis d'échéance / Courriers de résiliation / Preuves de règlement => Date document + 2 ans
  • Contrat => Durée contrat + 2 ans
  • Relevé d'information véhicule => Permanente
  • Assurance vie => 10 ans
  • Dommages corporels => 10 ans
 Véhicule
  •  PV pour amende forfaitaire (sans peine complémentaire) => 3 ans
  • Factures (achat, réparation, ...) => Durée conservation du véhicule (+ 2 ans en cas de revente)
  • Certificat d'examen du permis de conduire => 4 mois (jusqu'à réception du permis)
 Banque
  • Chèques à encaisser => 1 an et 8 jours (au delà de cette date, le chèque n'est plus encaissable mais la somme reste due)
  • Contrat de prêt (immobilier et consommation) et justificatifs => Dernière échéance + 2 ans
  • Relevés de compte et talons de chèque => 5 ans (contestation d'un débit frauduleux maximum 18 mois)
 Famille
  •  Avis de versement d'allocations familiales => 3 ans
  • Contrat de mariage, jugement de divorce, adoption, acte de reconnaissance d'un enfant, livret de famille => Permanente
 Logement
  • Factures d'électricité, de gaz et d'eau => 5 ans (délai pour contester une facture)
  • Factures de téléphonie et internet => 1 an
  • Preuve restitution matériel => Date de restitution + 2 ans
  • Factures de travaux => Gros œuvre 10 ans et Petits travaux 2 ans
  • Certificats de ramonage => Durée d'occupation du logement + 1 an
  • Attestation d'entretien annuel des chaudières => Durée d'occupation du logement + 2 ans
  • Titre de propriété => Permanente
  • Preuves de paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès verbaux Assemblée Générale, ... => 10 ans
  • Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer => Durée de location + 3 ans
  • Courrier de révision du loyer => Durée de location + 1 an
 Impôts et taxes
  • Déclaration de revenus et avis d'imposition sur le revenu => Année de déclaration + 3 ans
  • Avis d'impôt locaux (foncière et habitation) => 1 an (3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement)
 Travail
  • Bulletin de salaire, contrat de travail et certificat de travail => Jusqu'à liquidation de la retraite
  • Attestation Assedic ou Pôle Emploi => Jusqu'à liquidation de la retraite
  • Reçu pour solde tout compte => 6 mois (à parti de la signature du salarié, sans signature 3 ans)
  • Échéances allocations chômage => Jusqu'à liquidation de la retraite
  • Titre de paiement de la pension de retraite => Permanente
 Santé
  •  Récapitulatif de remboursements d'assurance maladie et maternité => 2 ans
  • Carte de mutuelle, demande de remboursement, ... => Voir délais prévus dans le contrat
  • Ordonnances => 1 an (lunettes 3 ans)
  • Preuves du versement des indemnités journalières => Jusqu'à liquidation de la retraite
  • Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, caret de santé => Permanente
  • Certificats, examens médicaux et radiographies => Permanente




Pour plus de précisions, vous pouvez consulter les sites de Service Public.fr









*Définitions de Remise, Rabais et Ristourne :
   - Remise : Réduction habituelle suivant une quantité
   - Rabais : Réduction exceptionnelle sur un produit défectueux
   - Ristourne : Réduction accordée pour récompenser le client de sa fidélité (calcul sur le CA)