Règlementation
La déontologie de l'entreprise OXYGÈNE Assistanat est d'aider ses clients dans tous les domaines de la gestion d'entreprise. C'est dans cet état d'esprit que cette page a été créée. Elle a pour but de vous donner des informations sur la législation autour de certains points de la gestion d'entreprise.
Base de données
Toutes les bases de données utilisées à titre professionnel (sauf domaines artistiques) sont à déclarer à la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés). La plupart de ces déclarations sont simples, gratuites et vous permettent d'être en règle avec la CNIL.
Procédure pour une déclaration à la CNIL
- Suivre la Déclaration à la CNIL en indiquant votre secteur d'activité (entreprise privée, profession libérale, ...) et le type de fichier concerné (gestion du personnel, relation client, ...).
La CNIL vous liste les différents fichiers à déclarer suivant votre activité et votre gestion. Exemple : les Fichiers Clients-prospects et vente en ligne (Norme simplifiée N°48).
Chaque fichier à déclarer vous informe sur les secteurs exclus, les finalités du fichier, les utilisations exclues, les données concernées et exclues, la durée de conservation des données, la liste des oppositions, les destinataires des données, informations à donner, la sécurité et les transferts de données hors UE.
- Ajouter le fichier à déclarer à votre sélection puis accéder au formulaire.
- Remplir le formulaire avec les informations liées à votre entreprise et au responsable du fichier, votre utilisation du fichier et la validation de ces informations. Vous recevez ensuite par mail et courrier votre numéro de déclaration à la CNIL.
Devis
Ce document est une garantie du bon déroulement de la prestation ou de la commande. Il n'est pas obligatoire pour tous les métiers mais dans tous les cas il est fortement recommandé.
Engagement des parties
Le devis est considéré comme une offre de contrat vis à vis de la loi. De ce fait, le professionnel s'engage à réaliser ou vendre dans les conditions notées sur le devis.
Le client s'engage qu'à partir du moment où il a noté "devis reçu avant l’exécution des travaux", "bon pour travaux", signé et daté.
Conditions d'un devis obligatoire
La loi oblige un devis pour des achats ou prestations :
- au-delà de 1 500 €
- de travaux et dépannage (à partir de 150 €)
- de prestations de service à la personne (à partir de 100 € par mois ou à la demande du client).
- de professionnels de la santé (dépassement d'honoraire supérieur à 70 €)
- de professionnels de l'optique (sans limite de montant de montant et devis gratuit)
- de déménagement (devis gratuit)
Cas particulier du Service à la Personne
Le devis doit être gratuit et personnalisé (depuis le 01/07/15) et doit être conservé1 an minimum par le professionnel.
Ce dernier doit afficher sur ses offres et lieux de vente les informations liées aux conditions d'obtention du devis.
Le numéro de déclaration ou d'agrément du prestataire doit être noté sur le devis. Certaines mentions complémentaires liées au placement de travailleurs pour les mandataires, mis à disposition ou prestataire doivent être ajoutées. Les avantage fiscaux ou sociaux doivent être signalés clairement.
Contenu obligatoire d'un devis
Le devis doit contenir les informations liées :
- au document (date et durée de validité)
- au fournisseur de service ou produit (nom, raison sociale, adresse de l'entreprise, numéro de téléphone et adresse mail)
- à l'entreprise du fournisseur (statut et forme juridique de l'entreprise,RCS et la ville d'immatriculation pour les commerçants, numéro au Répertoire des métiers pour les artisans, numéro de TVA)
- au client (nom et adresse)
- aux conditions des travaux ou prestations (date de début, durée estimée, description de chaque prestation, quantité, prix unitaire ou horaire ou forfait de main d’œuvre, frais déplacement, mode de livraison et exécution)
- aux mode de règlement et service après vente (conditions de réclamation, garanties)
- au montant (total HT, total TTC et taux TVA)
- prix du devis (gratuit ou payant suivant le secteur d'activité)
- à l'assurance professionnelles (pour les métiers réglementés)
Contrat de mission
Le contrat de mission doit contenir les parties suivantes :
- Le contexte et l'objet de la mission
L'activité et la stratégie du client y est expliqués. L'objet de la mission montre l'intérêt de faire intervenir un prestataire pour répondre à cette stratégie.
- L'étendue de la mission
La mission est décomposée étape par étape pour indiquer son périmètre d'intervention, la zone géographique choisie et les objectifs à atteindre.
- Les supports proposés et les livrables
Il s'agit là de décrire les documents qui seront remis au client ainsi que leur utilisation par les deux parties.
- Délais
Les dates intermédiaires de réalisation et date prévisionnelles de fin sont détaillées pour chaque étape de la mission. Cette partie informe le client sur les conditions de respect des délais
- Responsabilités, obligations et Annexes
Cette partie renvoie aux Conditions Générales de Prestations
- Équipe proposée
Le nom du responsable et de ses équipiers sont indiqués pour que le client connaissent les intervenants.
- Honoraires
Cette partie renvoie au Devis
- Délai de rétractation
Suivant le lieu où la transaction a été signée, le client peut faire valoir son droit de rétractation suivant le Code de la Consommation Article L121-21
- Acceptation des termes de la mission
Le client et le fournisseur de prestation doivent signer, dater avec la mention Bon pour accord afin de valider le document en double exemplaire.
Conditions Générales de Prestations
Les CGP doivent contenir obligatoirement
- Les conditions de règlement (délais, moyen, conditions d'escompte, taux des pénalités de retard et leurs conditions, montant des frais de recouvrement)
- Le détail des réductions et leurs conditions (remise, rabais et ristourne)
- Les prix pratiqués
Les mentions non obligatoires mais conseillées
- L'identité du prestataire (nom, raison sociale, adresse, statut, forme juridique, Siret, RM ou RCS, numéro de TVA)
- Le champ d'application de ces CGP
- Obligations du prestataire et du client
- Le type de prestation
- Les modalités de déplacement et de transfert de données
- Le fonctionnement du devis
- Les conditions de validation de la commande
- Les modalités d'annulation ou de modification du contrat de mission
- Le fonctionnement de la livraison et de la facturation
- Les réserves de propriété
- La responsabilité du prestataire et du client
- Les modalités en cas de litige
- L'assurance du prestataire
- La confidentialité
Facture
Comme il s'agit d'une preuve juridique d'achat et vente, la facture sert de justificatif dans la comptabilité et de support à la déclaration de TVA.
Ce document est obligatoire entre professionnels et doit être délivré dès que la vente ou la prestation est terminée. L'acheteur et le vendeur doivent garder ce document 3 ans.
Une fiche pratique est à votre disposition sur le site de la DGCCRF.
Contenu obligatoire d'une facture
C'est l'Article L441-3 du Code du Commerce qui donne le détail des mentions légales.
La facture doit contenir les informations liées :
- au document (numéro de facture unique chronologique et continu, date de la facture et date d'échéance)
- au fournisseur de service ou produit (nom, raison sociale, siège sociale, adresse de l'entreprise, numéro de téléphone et adresse mail)
- à l'entreprise du fournisseur (statut et forme juridique de l'entreprise, montant du capital social,RCS et la ville d'immatriculation pour les commerçants, numéro au Répertoire des métiers pour les artisans, numéro de TVA et NAF)
- au client (nom, adresse de l'entreprise, numéro de TVA, adresse de livraison)
- aux conditions des travaux ou prestations (date de début, description de chaque prestation, quantité, prix unitaire HT ou horaire ou forfait de main d’œuvre, frais déplacement, date de livraison, remise, rabais et ristourne, )
- aux règlement (montant pénalité de retard, montant indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement) et service après vente (conditions de réclamation, garanties)
- au montant (total HT, total TTC, taux TVA, montant et date de l'acompte, montant escompte et conditions)
- prix du devis (gratuit ou payant suivant le secteur d'activité)
- à l'assurance professionnelle (pour les métiers réglementés)
- au cas des exonérés de TVA (TVA non applicable, Article 293 B du CGI)
Détails des cas particuliers (type de gérance, contrat d'appui, liquidation judiciaire, ...) à mentionner sur les factures sur le site de Legifrance. Les mentions fiscales particulières sont sur l'Article 242 nonies A. Les mentions légales pour la sous-traitance sont sur le Service Public. Le numéro de TVA est obligatoire pour les factures supérieures à 150 € HT.
Salaires et Cotisations
Quelques bases
- Salaire brut = salaire de base + prime + heures supplémentaires
- Salaire net = salaire brut - cotisations salariales
- Cotisations salariales = montant à la charge de l'employé, l'employeur collecte cette somme pour les organismes d'Etat (URSSAF, Pôle Emploi, ...)
- Cotisations patronales = montant à la charge du patron
- Taux moyen des charges salariales = 22 % du salaire brut
- Taux moyen des charges patronales = 42 % du salaire brut (hors Réduction Fillon)
Coût d'un employé
Montant du chèque que vous versez à la fin du mois au salarié = salaire net
Montant moyen des cotisations sociales (patronales et salariales) = 64 % du salaire brut
- Votre salarié vous coûte = salaire net + 64 % du salaire brut pour les cotisations
Cette somme ne comprend pas les charges indirectes (coûts liés au recrutement et à la formation du nouveau salarié).
Exemple :
Montant mensuel brut (MMB) = 1500 €
Salaire net = MMB - 22 % = 1500 - (1500 x 22 / 100) = 1170 €
64 % du salaire brut = MMB x 64 % = 1500 x 64 / 100 = 960 €
Coût total de votre employé = 1170 + 960 = 2130 €
Autre calculs plus simples :
Montant mensuel brut x 1.42 ou Montant mensuel net x 1.82
Durée de conservation des documents pour les Professionnels
La durée minimale de conservation dépend du type de document. C'est le temps minimum accordé pour faire valoir un droit, une réclamer un paiement ou durant laquelle l'administration peut mener des contrôles.
Civil et Commercial
Contrat commercial : 5 ans
Garanties fournies au client : 2 ans
Contrat par voir électronique (à partir de 120 €) : Date de livraison + 10 ans
Contrat d'acquisition ou cession de biens immobiliers ou fonciers : 10 ans
Correspondances commerciales : 5 ans
Documents bancaires (talons de chèques, relevés bancaires, ...) : 5 ans
Documents de transport de marchandises : 5 ans
Déclaration en douane : 3 ans
Police d'assurance : Date de résiliation + 2 ans
Documents sur la propriété intellectuelle (brevet, marque, ...) : Date de fin de protection + 5 ans
Dossier d'avocat : Date de fin de mandat + 5 ans
Comptabilité
Livre et registre comptables (journal, grand livre, inventaire, ...) : Date de clôture d'exercice + 10 ans
Pièces liées aux clients et fournisseurs (bon de commande, livraison, factures clients, ...) : Date de clôture d'exercice + 10
ans
Fiscalité
Impôts sur le revenu, société et locaux : Date de déclaration + 6 ans
Bénéfices Industriels et Commerciaux, Non Commerciaux et Bénéfices Agricoles : Date de déclaration + 6 ans
Cotisations Foncières des Entreprises : Date de déclaration + 6 ans
Taxe sur le chiffre d'affaires (TVA, taxes assimilables, ...) : Date de déclaration + 6 ans
Social
Statut d'une société, GIE ou Association : Date de perte de personnalité morale ou radiation + 5 ans
Comptes annuels (bilan, comptes de résultats, ...) : Date de clôture d'exercice + 10 ans
Actes liés au fonctionnement de la société : 5 ans
Gestion du personnel
Bulletin de paie : 5 ans
Registre unique du personnel : Date de départ du salarié + 5 ans
Documents liés au dossier du personnel (contrat de travail, salaires, primes, ...) : 5 ans
Documents liés aux charges sociales : 3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés : 3 ans
Comptabilisation des horaires de travail des salariés : 1 an
Informations liées à l'inspection du travail et CHSCT : 5 ans
Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie : 5 ans
Durée de conservation des documents pour les Particuliers
La durée minimale de conservation dépend du type de document. C'est le temps minimum accordé pour faire valoir un droit ou une réclamer un paiement.
Assurance
Quittance, avis d'échéance, courriers de résiliation, preuves de règlement : Date document + 2 ans
Contrat : Durée contrat + 2 ans
Relevé d'information véhicule : Permanente
Assurance vie : 10 ans
Dommages corporels : 10 ans
Véhicules
PV pour amende forfaitaire (sans peine complémentaire) : 3 ans
Factures (achat, réparation, ...) : Durée conservation du véhicule ( + 2 ans en cas de revente)
Certificat d'examen du permis de conduire : 4 mois (jusqu'à réception du permis)
Banque
Chèque à encaisser : 1 an et 8 jours (au-delà de cette date, le chèque n'est plus encaissable mais la somme reste due)
Contrat de prêt (immobilier et consommation) et justificatifs : Dernière échéance + 2 ans
Relevés de compte et talons de chèque : 5 ans (contestation d'un débit frauduleux maximum 18 mois)
Famille
Avis de versement d'allocations familiales : 3 ans
Contrat de mariage, jugement de divorce, adoption, acte de reconnaissance d'un enfant, livret de famille : Permanente
Logement
Factures d'électricité, de gaz et d'eau : 5 ans (délai pour contester une facture)
Factures de téléphonie et internet : 1 an
Preuve restitution matériel : Date de restitution + 2 ans
Factures de travaux : Gros oeuvre 10 ans et petits travaux 2 ans
Certificat de ramonage : Durée d'occupation du logement + 1 an
Attestation d'entretien annuel de chaudière : Durée d'occupation du logement + 2 ans
Titre de propriété : Permanente
Preuve de paiement des charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès verbaux Assemblée Générale, ... : 10 ans
Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer : Durée de location + 3 ans
Courrier de révision du loyer : Durée de location + 1 an
Impôts et taxes
Déclaration de revenus et avis d'imposition sur le revenu : Année de déclaration + 3 ans
Avis d'impôts locaux (foncière ou habitation) : 1 an (3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement)
Travail
Bulletin de salaire, contrat de travail et certificat de travail : Jusqu'à liquidation de la retraite
Attestation Assedic ou Pôle Emploi : Jusqu'à liquidation de la retraite
Reçu pour solde tout compte : 6 mois (à partir de la signature du salarié, sans signature 3 ans)
Echéance allocation chômage : Jusqu'à liquidation de la retraite
Titre de paiement de la pension de retraite : Permanente
Santé
Récapitulatif de remboursements d'assurance maladie et maternité : 2 ans
Carte de mutuelle, demande de remboursement, ... : Voir délai prévu dans le contrat
Ordonnances : 1 an (lunettes 3 ans)
Preuves du versement des indemnités journalières : Jusqu'à liquidation de la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santé : Permanente
Certificats, examens médicaux et radiographie : Permanente
*Définitions de Remise, Rabais et Ristourne :
- Remise : Réduction habituelle suivant une quantité
- Rabais : Réduction exceptionnelle sur un produit défectueux
- Ristourne : Réduction accordée pour récompenser le client de sa fidélité (calcul sur le CA)