Privatlivspolitik for Nivå Musiklaug
- pr februar 2020
Nivå Musiklaugs dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der fortæller hvordan vi behandler dem. Målet er at sikre en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede og legitime interesser. Vi behandler således kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Nivå Musiklaug (Herefter NML) er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Nivå Musiklaug
Formand og kasserer
cvr 33549741
mail: musiklaug@gmail.com
Website: www.musiklaug.dk
Organisationens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Organisationens berettigede interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
-At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger og oplysninger om:
- Organisationens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i NML’s aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgen
- Opfyldelse af lovkrav
- Administration af din relation til os
2) Formål med behandling af oplysninger på musikere, dirigenter, instruktører, foredragsholdere, frivillige etc.:
Håndtering af musikeres, solisters, instruktører og de frivillige hverv og pligter i organisationen
Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
Opfyldelse af lovkrav
Udbetaling af løn, godtgørelse, refusioner og lignende
Administration af din relation til os
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger
Almindelige personoplysninger:
- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelses-/ tilmeldingsdato, telefonnummer, fødselsår, e-mail
2) Oplysninger om ansatte.:
Almindelige personoplysninger:
- Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
- Andre oplysninger som tillidsposter, andre hverv i relation til organisationen og bankkontonummer
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- CPR-nummer
- Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
Her samler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig, men i visse tilfælde kan der være andre kilder:
- Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn til instruktører og musikere m.v.
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Udøvelse af relevante aktiviteter i organisationen
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til repræsentantskabet
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- Afholdelse af kurser, festival, stævner, sociale arrangementer samt andre aktiviteternes- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi de almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forældre.
Videregivelse af oplysninger
Oplysninger om deltagelse i NML’s aktiviteter videregives til lønnede instruktører og frivillige stævneledere i nødvendigt omfang af hensyn til aktivitetens gennemførelse.
Oplysningerne videregives aldrig til kommercielle parter.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som instruktør, korleder eller frivillig:
Personlige medlemmer
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af organisationen.
Frivillige i foreningen:
Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke som kontaktperson, kasserer, korleder eller lignende med følgende kriterie
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter dit virke er ophørt.
Stævne-, workshop-, kursusdeltagere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra afholdelse af arrangementer i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter dit virke er ophørt.
Lønnede instruktører musikere, solister m.v.:
Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Bogføringsbilag, herunder lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
- Andre relevante oplysninger til opfølgen og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, instruktører, korledere m.v. og lignende, til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettighederne
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig.
- Retten til at blive oplyst om behandling af dine data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.ek. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden.
Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vore website. Ved væsentlig ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Samarbejdspartnere
De samarbejdspartnere vi har og som bruger medlemsoplysninger har vi sikret os har en god datalovgivningspolitik. Det være sig f.eks
Deniro, Danløn, Koda og Skat