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Quelle salle louer ?

Tout dépend de votre budget, de l'occasion, de l'assistance, de la saison, cela peut aller de la salle municipale, au château, en passant par la "grange" aménagée, le manoir ou le loft.

L'originalité peut vous faire préférer une péniche, un hangar, ou pourquoi pas un chapiteau.

Quelle surface pour combien de personnes ?

-> Les dimensions de la salle sont en fonction :

• • Du type de manifestation (avec ou sans repas assis)

  • De l’âge et des habitudes du public

-> On considère comme espace minimum :

• • 1 m² par personne pour une réception sans repas.

  • 1,5 m² par personne pour une réception avec repas assis.

-> Forme :

• • La salle doit être un espace unique où on mange et on danse, évitez sous peine d’ambiance catastrophique de louer 2 petites salles

  • (une pour le repas et une pour danser), évitez pour les mêmes raisons les salles en "L"

Remarque : Inutile de voir trop grand, car un espace trop grand donc partiellement inoccupé n’est pas favorable à créer une ambiance.

Le contrat de location

La location d’une salle doit obligatoirement être accompagnée d'un contrat de location, celui-ci doit notamment préciser :

• Le prix de la location

• Le montant de la caution et les conditions de restitution de celle-ci

• Le descriptif de la salle et dans le cas de la location d’une bâtisse (manoir, château, corps de ferme, etc…) le descriptif des parties accessibles et la liste des parties privatives (inaccessibles car réservées au propriétaire)

• La date et l'amplitude horaire de la location (éventuellement le tarif des heures supplémentaires) + La tolérance de venir y déposer du matériel avant le début de la location.

• La liste du matériel mis à disposition (tables, chaises, équipement cuisine, éventuellement vaisselle)

• La puissance électrique fournie (X phases de Y kilowatt chacune).

• Le montant du capital à assurer en responsabilité civile pour la durée de la location (si l’assurance n’est pas incluse dans le prix de la location)

• A qui incombe le ménage.

• Les éventuelles pratiques interdites dans l'enceinte de la location (feux d'artifice, confettis, mousse ...)

Les points à vérifier avant la signature du contrat.

Les horaires

• Il n'y a rien de plus désagréable que d'interrompre une soirée, "parce qu’il est l’heure de rendre la salle», vérifiez bien lors de la location que l'amplitude horaire pour laquelle la salle vous est louée, correspond bien à ce que vous attendez ou aux habitudes de vos invités.

Le bruit

• Lors de la location d’une salle, renseignez-vous sur les problèmes possibles d'émergence de bruit : Y a t-il des habitations à proximité ?

• La salle est-elle isolée phoniquement ?

• Y a t-il déjà eu des précédents en matière de tapage nocturne.

• Lors de la manifestation pensez à maintenir ou faire maintenir les portes et fenêtres fermées.

L’installation électrique

• Renseignez-vous au préalable de la puissance électrique nécessaire à la sonorisation et à l’éclairage (voir chapitre sono - éclairage) et faites-vous préciser de manière contractuelle que la puissance disponible sera égale ou supérieure à celle-ci.

• Pour la sécurité de votre sonorisateur, et celle des participants il est impératif que l'installation électrique de la salle soit protégée par disjoncteur différentiel (certains sonorisateurs refusent de travailler si la protection n’est pas assurée, d’autres prévoient leur propre équipement de protection)

• Faites-vous également préciser l'emplacement du tableau électrique, si celui-ci est fermé à clé exigez de disposer de la clé

• ou de la présence d’une personne disposant de la clé.

Les issues de secours et extincteurs

• Faites-vous préciser l'emplacement des issues de secours afin de ne pas les obstruer et être contraint par exemple de faire déplacer la sono au dernier moment.

• Demander l'emplacement des extincteurs (qui sont obligatoires)

Les équipements mobiliers

Définissez à l'avance (éventuellement aidé de votre traiteur) le mobilier dont vous aurez besoin. En voici une liste non exhaustive :

• Tréteaux + planches

• Tables + Chaises

• Équipement de réfrigération, de réchauffage

• Portants et cintres pour vestiaire.

• Éventuellement vaisselle.

Et faites-vous préciser contractuellement de quoi la salle sera équipée.

L'assurance

Il y a là deux possibilités :

-> l'assurance est comprise dans le prix de la location :

• • Faites-vous préciser contractuellement ce qu'elle couvre et le montant éventuel de la franchise (qui correspond généralement au montant de la caution)

-> Soit l'assurance n’est pas comprise mais demeure obligatoire.

• • Faites-vous préciser contractuellement les risques à assurer et la valeur du capital à assurer.

  • Par la suite, si vous êtes un particulier cette assurance pourra être souscrite (dans la plupart des cas) comme extension gratuite de votre assurance habitation). Pour les associations et les C.E une extension de votre assurance responsabilité civile peut être envisagée.

Le ménage

Certaines locations s'entendent ménage compris, d'autres nécessitent d'être rendues en parfait état de propreté afin de récupérer la caution. Ce point doit être précisé dans votre contrat de location

Dans le cas où le ménage n'est pas compris, plusieurs solutions s'offrent à vous :

• vous effectuerez le ménage vous-même aidé d'âmes charitables.

• vous faites appel à une société de nettoyage (ou une femme de ménage).

• certains loueurs proposent en même temps que la location un forfait ménage optionnel qui vous dispense de celui-ci.

Quel traiteur prendre ?

Ravir les papilles de votre entourage fait partie des étapes fondamentales du bon déroulement du mariage. Pourtant, choisir "le" bon traiteur n’est pas une mince affaire.

Quoi de plus contrariant qu’une intoxication alimentaire, une allergie soudaine, ou un regard désemparé sur le dressage des plats qui viendrait vous gâcher la soirée ?

Afin, de faire un parcours culinaire sans faute, allez voir plusieurs traiteurs pour y découvrir leurs meilleures prestations et n’hésitez pas à rechercher les antécédents

Sur internet ou autre support pour vous assurer que le traiteur soit irréprochable au niveau de l’hygiène alimentaire. (Contrôle HACCP)

Pour commencer

- définir votre budget par personne

- Choisir votre déroulé idéal, il en existe 3 récurrents :

La formule traditionnelle : cocktail, entrée, plat, dessert

La formule cocktail : cocktail long, mise en bouche, plat, dessert

La formule buffet : cocktail, buffet : chacun compose son repas à sa guise

- Choisir son envie gastronomique (sucrée/salée, moderne, étrangère, traditionnelle…)

- Présélectionner plusieurs traiteurs et leur demander des devis précis

- Les mettre en concurrence en termes de prix, formules, etc…

- Faire au moins 1 dégustation, 2 si possible.

Avant de faire son choix final

- Demander le détail de ce que comprend la prestation : au minimum la vaisselle, verrerie, les buffets et le nappage.

En option les chaises, tables, et autres besoins (cendriers, parasols chauffants, décoration, etc.)

- Valider les horaires de service : combien d’heures sont comptées ? Le dressage et le débarrassage est-il compté ? Demander à combien s’élève le prix des heures supplémentaires.

- Demander s‘il est possible de payer en chèque emploi service : cela vous permettra d’économiser la moitié du coût réel (CF article sur les chèques emploi service).

- Demander si éventuellement, des ateliers culinaires, ou stands d'animation sont possibles. Très en vue en ce moment, voir cuisiner le chef rend le cocktail dynamique et interactif.

Lorsque vous choisissez votre type de traiteur, n’oubliez pas de demander s’il prend des droits de bouchon ou non. S’il ne les prend pas,

Il vous est alors possible de fournir vous-même votre alcool, ce qui s’avère généralement plus intéressant.

Pensez à demander si la dégustation est facturée, comme c’est souvent le cas, afin de ne pas avoir de surprise.

La plupart du temps, le montant est déduit du total lorsque vous faites affaire.

Et si je ne veux pas de traiteur ?

Dans ce cas plusieurs solutions s’offrent à vous :

Un cuisinier traditionnel

• Si vous avez envie de passer par un cuisinier de renom.

• Si vos envies culinaires sont très spécifiques et qu’aucun traiteur n’est apte à les réaliser.

• Si vous avez envie d’un repas plus intime et « home made ».

Mais attention, si vous choisissez de passer par un cuisinier traditionnel, il faut penser à toutes les contraintes que cela engendre :

• Vous devez passer par des loueurs pour tout ce qui concerne le matériel (vaisselle, mobilier, etc.).

• Il faut faire un listing très précis des besoins en cuisine mais aussi pour recevoir.

• Vous devrez faire appel à des serveurs en extra, attention donc au sérieux de chacun.

Toujours prévoir plus quant au matériel (assiettes, couverts, serviettes…) : qui dans un mariage garde le même verre toute la soirée ?

Qui n’a jamais malencontreusement cassé son assiette en glissant sur un macaron égaré ?

Et enfin pour les passionnés qui souhaiteraient mettre la main à la pâte, n'hésitez pas à vous lancer dans l'aventure.

Sans partir dans la réalisation de tout un dîner, essayez-vous par exemple sur quelques pièces cocktail.

Dans un restaurant

• Si vous avez envie de passer par le cuisinier d’un restaurant que vous aimez particulièrement.

• Si vous avez envie d’un repas en plus petit comité.

Les contraintes d’une réception dans un restaurant sont légères et simples :

• Choix de menus assez restreint

• Choix de type de vaisselle, verrerie, nappage quasi impossible (généralement ce sont les mêmes choses que ce qui est installé tous les jours)

• Possibilités de décoration et personnalisation assez réduites

La SACEM

La SACEM est l’organisme chargé de collecter et de redistribuer les droits d’auteurs, sur les œuvres musicales diffusées.

2 cas de figure se présentent :

-> Vous êtes un particulier et votre manifestation reste "dans le cadre familial», vous n’êtes pas concernés par la SACEM.

-> Vous êtes une Association, Une entreprise, et même un particulier si votre manifestation dépasse le "cadre familial" vous êtes concernés par la SACEM.

-> Vous organisez :

• • Un bal ou thé dansant dans une salle de moins de 300 M2

  • Une petite séance musicale dans une salle de moins de 300 M2 avec un budget < 762,25 €

  • Un banquet

  • Une Kermesse avec sonorisation générale

-> Vous pouvez bénéficier d’un forfait à tarif réduit payable avant la séance,

Voici la démarche à suivre :

• • Avant la séance : Pour obtenir l’autorisation de la SACEM, vous remplirez en ligne la déclaration simplifiée sur le www.sacem.fr .Votre délégation SACEM vous confirmera que votre manifestation bénéficie bien de l’autorisation forfaitaire et vous indiquera le montant TTC du forfait à régler avant la séance.

  • Il vous restera ensuite à lui adresser votre règlement en rappelant le numéro d’autorisation qu’elle vous aura communiqué.

  • Ce paiement vous libèrera de toute autre formalité et vous fera bénéficier automatiquement de la réduction de 20% que la SACEM accorde aux organisateurs munis de son autorisation. Dès réception de votre paiement, une facture acquittée vous sera envoyée pour votre comptabilité.

  • Après la séance : Vous adresserez à votre délégation SACEM le programme des œuvres diffusées nécessaire à la répartition des droits d’auteur. Le chef d’orchestre, le sonorisateur ou le disc-jockey peut vous le remettre sous forme d’attestation-programme.

-> Pour toute situation différente de celles évoquées précédemment, prenez contact avec votre délégation SACEM. Elle vous indiquera le mode de calcul des droits d’auteur et établira votre contrat.

Les arnaques à éviter !

Les horaires :

Repas express - animation express - à 2 Heures du matin tout le monde au lit : faites-vous préciser les horaires.

Plusieurs salles :

Qui dit plusieurs salles dit plusieurs réceptions, donc plusieurs animations, d'où concurrence de bruit, ou cela s'est déjà vu, afin de limiter les frais vous pouvez bénéficier de l'animation de la salle d’à côté à l'aide de 2 enceintes déportées.

Le DJ et la sono imposée :

La vocation des restaurants et des loueurs de salles n'est pas d'être sonorisateur éclairagiste ou DJ. Vous aurez donc droit à un matériel limite "hors-jeux" - 2x100 watt 3 spots et une boule à facettes.

Le DJ qui vous sera imposé sera souvent un amateur, payé au noir par le restaurant (qui perçoit un gros pourcentage sur sa prestation). Il vous assènera quelques tubes pour "noces et banquets" en attendant d'aller se coucher de bonne heure lui aussi.

La SACEM :

Certains restaurateurs peu scrupuleux prétextent un supplément de cotisation SACEM qui leur est facturé et qu'ils vous répercutent. Ne les croyez pas, les restaurateurs payent une redevance annuelle et ne sont en aucun cas majorés lors de l'intervention d'un DJ imposé ou choisi. Ce n'est qu'un moyen d'augmenter la facture en frais annexes.

Le "Droit de Bouchon" :

Qui consiste, dans le cas où vous fournissez le champagne, à vous faire payer une somme forfaitaire pour chaque bouteille ouverte est une pratique commerciale totalement scandaleuse. Refusez systématiquement.