Organización basada en procesos

“La organización celular no es la nueva herramienta de marketing ni es una moda. Es un proceso irreversible hacia el cual va a ir teniendo las organizaciones que buscar la excelencia.” Este libro nos explica la forma en que se encuentran diseñadas las organizaciones y las características de las mismas, como consecuencia del modelo actual. El autor ilustra e invitan a generar cambios en las organizaciones, un cambio enfocado a una organización basada en procesos, pequeñas empresas dentro de las empresas y la importancia de implementar una gestión del cambio bien estructurada para lograr la sinergia entre las partes participantes y lograr los mejores resultados. En la actualidad el flujo de información, las operaciones conjuntas y en general los departamentos de las empresas no tienen la integración adecuada, para lograr el éxito de las empresas; lo que no ha permitido que las mismas, potencialicen sus habilidades y las puedan convertir en una ventaja competitiva.

Para lograr cambios efectivos que permitan resultados favorables, es importante identificas las prioridades de la empresa, las procesos esenciales que requieran mayor atención y determinar los puntos críticos de competitividad, asignar adecuadamente el capital intelectual de la empresa, definir claramente la diferencias con la competencia, para de este modo generar estrategias que permitan ser eficientes en el cambio, diseñar un plan de comunicación fluido y que genere confianza dentro de la organización para asumir los nuevos retos, involucrar a cada miembro de la organización y gestionar el autocontrol, con el fin de no monitorear cada función, sino auditar los procesos en general. El cambio debe involucrar tanto los elementos técnicos, como los humanos y los organizacionales.

Para rediseñar una fábrica, implementando el modelo descrito por el autor del libro, se debe pensar en organizarla en función delos procesos. Por otra parte es importante tener presente que el Inventario en curso es el causal de tres grandes problemas para una fabrica: Gran cantidad de rechazos, Improductividad oculta y largos plazos de fabricación, estos factores que limitan la productividad de las empresas, pueden ser corregidos a través de la Tecnología celular, Reducción de tiempo de cambios de máquinas y el sistema Kamban (modelo de supermercado); Factores que se encuentra estrechamente ligados y permiten entre otras cosa detectar tempranamente los defectos de calidad, agilizar los plazos de fabricación y por ende aumento de la productividad, permitiendo un escenario de flexibilidad y valiendo de una manufactura sincronizada. Otros aspectos adicionales que se deben tener en cuenta en este proceso so, por ejemplo, que para lograr mejores resultados es importantes usar incentivos que permitan la mejora continua; apropiar a los empleados del cuidado de sus máquinas, para que estos no descarguen la responsabilidad en el departamento de mantenimiento; y el constante análisis de los procesos para implementar la automatización, etc.

En el cambio del sector administrativo y comercial es importante ver la importancia de la comunicación efectiva, respecto al cambio dentro de la organización, ya que la parte humana es la esencia de este sector. En las organizaciones basadas en procesos, cada célula debe cubrir todo un proceso, lo que implica que un empleado no solo esta en la capacidad de responder por su función principal, sino que adicionalmente se debe conectar con todo el proceso y pueda ser capaza de actuar en cualquiera de las tareas del mismo, en un momento determinado.

Un aspecto importante en este modelo es que a través del esquema celular es más fácil conocer los costos reales de los productos ya que por medio de este modelo de organización, se agrupan funciones que antes se encontraban separadas como gasto general, como lo son en la fabricación: control de calidad, mantenimiento, almacenamiento, etc; además gracias a este modelo, se puede conocer para que cliente y para que producto trabaja específicamente cada célula. Las funciones que siguen como gastos generales es porque no entraron en el esquema celular.

Por otra parte es importante saber, que la principal característica del líder en un proceso de cambio como este, debe ser la generosidad ya debe ser una persona que comparta su conocimiento y que posea disposición para apoyar el cambio desde la motivación y la enseñanza al resto de la organización. Así mismo, el jefe máximo de una organización basada en procesos, tiene que dirigir un número grande de personas, pero tiene la ventaja, gracias al modelo, que muchas de las operaciones de control se realizan en la base de la organización.

En un mercado altamente competitivo un aspecto crucial es la agilidad en las transacciones, así que, ser rápido significa reducir los tiempos administrativos-comerciales del ciclo de pedido para el caso de satisfacer el cliente, y en general una empresa rápida significa trabajar en los plazos de todo el ciclo del negocio, lo que generaría un factor de competitividad fuerte. Hay varias estrategias que permiten lograr este objetivo, dentro de las que se encuentran: El asegurarse de que los repuestos y todo aquello que se considere critico en la producción tenga asistencia inmediata; por otro lado tratar de manejar una relación cara a cara con el cliente con el fin de agilizar los procesos, para lo cual se requiere sincronismo, es importante que se debe ver a la distribución como una extensión de la actividad operativa de una industria; Las relaciones con los proveedores igualmente juega un papel crítico para la empresa, así que lograr alianzas estratégicas con estos, es importante para generar competitividad e intercambios de información para ´poder lograr la mayor productividad, la internet se ha vuelto una muy buena herramienta para este fin.

Por otro lado, se pude decir que este modelo de organizaciones basada en procesos, como todo cambio presentara oposición al mismo, ya que debido a paradigmas que se crean y que son difíciles de abatir, se debe trabajar cuidadosamente en llevar el proceso de forma pausa, pero bien estructurada, generando confianza e integrando a cada uno de los miembro de la organización, ya que la esencia de este modelo está en el compromiso de cada integrante por asumir su papel dentro del mismo, así como la proactividad y el autocontrol.

Finalmente podemos concluir que son muchos los beneficios que este tipo de organizaciones presenta, como por ejemplo el permitir de forma sencilla identificas cualquier falla y poder actuar oportunamente, generar un ambiente de cooperación entre las células ante las eventualidades del desarrollo de actividades como por ejemplo los cuello de botella, mejor cálculo del costo real de los productos, mejor control de productividad y básicamente el hecho de que sincronizar a los equipos es más sencillo que alinear a los individuos, lo que permite potencializar las ventajas competitivas de la empresa.