Servicio de administración
Nuestra empresa buscó dotar al Inmueble de los servicios necesarios para una adecuada gestión de los bienes y áreas comunes así como del mantenimiento del orden interno.
Los servicios incluyeron:
Gestión y control contable y financiera: Recolección de cuotas comunes para el pago de los servicios comunes y el personal del Condominio según el presupuesto aprobado. La documentación podía ser fiscalizada por el Condominio. Se entregó un balance mensual de la operación.
Supervisión del personal del Condominio: Se elaboraron roles y horarios y se les capacitó en su ejecución. Se llevó un control de las obligaciones laborales: cesantía, vacaciones, acciones de personal o modificaciones al contrato laboral y llamadas de atención.
Supervisión de proveedores del Condominio y obtención de cotizaciones de servicios: Se elaboraron contratos y se evaluó su ejecución dentro de las labores de inspección del inmueble. Se llevó un control de la vida del contrato: pagos hechos, modificaciones al contrato y evaluaciones de servicio.
Obtención de insumos y gestiones externas: El servicio incluyó obtener los diversos insumos que necesitó el condominio, para el área de limpieza así como el mantenimiento bajo listas y compras una vez al mes. Igualmente se gestionó ante instituciones y entes públicos asuntos relacionados con el servicio público recibido.
Control de disciplina: Expresamente se divulgó el reglamento del Condominio y a los infractores se les incluyó en una base de datos condominal.
Elementos legales: Las asambleas se asentaron en libros, protocolizadas si procedía (aunque los honorarios y timbres por esta gestión no se incluyen), y se gestionó que hubiera personería y cédula jurídica vigentes.
Inspección de su condominio: Las inspecciones regulares incluyeron además la realización de inspecciones mensuales detalladas de la infraestructura de acuerdo con el plan de mantenimiento, que se documentó por medio de informes consultables por condóminos, y que fueron la base para el destino del gasto y la programación del mantenimiento.
Mantenimiento preventivo y correctivo: Se elaboraron para la infraestructura común y activos, rutinas de mantenimiento, así como procedimientos de emergencia ante fallas.
Seguridad y manejo de riesgos: Se siguió la línea de buscar la eliminación del riesgo; si no era posible, se buscó trasladar las consecuencias civiles; y si no era eso posible hacerlo, mitigar los efectos. El manejo y divulgación de prácticas de prevención y su repetición frecuente, pólizas de seguro, y contratos correctos son la forma de manejar los riesgos. Se acordaba con la Junta o el Comité designado un plan de manejo de riesgos y la administración velaba por su cumplimiento y promovía la inclusión de nuevos riesgos si la Junta lo considera pertinente. La evolución de este plan debería ser tema obligado de las asambleas condominales anuales.
Respuesta inmediata ante emergencias: Disponíamos de medios de comunicación e infraestructura para desplazar un encargado a atender situaciones de emergencia en cualquier momento. Las gestiones ordinarias se hacen en horas de oficina, pero para las emergencias no había hora.
Empleados de mantenimiento: Pusimos a disposición de los clientes la posibilidad de colocar empleados de mantenimiento en su Condominio, para la atención de las necesidades de jardín, aseo, y reparaciones comunes que no requieran de conocimientos técnicos elevados. Este servicio tenía un costo adicional. Era un servicio adicional que estábamos en capacidad de ofrecer y toda la responsabilidad por Cargas Sociales, Riesgos del Trabajo y Prestaciones Laborales corrió por nuestra cuenta y no por la del Condominio.