Visa et autres démarches à effectuer avant de partir

1-Obtention du visa

1- Obtenir le formulaire DS-2019 par le NIH

 Les formalités pour obtenir le formulaire DS-2019 qui vous permet de faire une demande de visa durent environ 4 à 6 mois.

C'est généralement votre labo d'accueil aux NIH qui s'en occupe, et vous devez "simplement" fournir une copie de votre diplôme de thèse, et signer différents documents qu'ils vous envoient par email. A la fin de ces quelques mois, vous recevrez le formulaire DS-2019. Un vrai sésame, ne le perdez jamais!

2- Documents requis pour votre entrevue à l'ambassade

lien officiel: https://j1visa.state.gov/participants/how-to-apply/interviews-documents/

Une fois le formulaire DS-2019 obtenu et avant de vous rendre à l'ambassade remplissez le formulaire de demande de visa (DS-160) en ligne. Le DS-160 est un formulaire du gouvernement des États-Unis et ne peut être rempli qu'en ligne uniquement sur https://travel.state.gov/content/travel/en/us-visas/visa-information-resources/forms/ds-160-online-nonimmigrant-visa-application.html. Chaque demandeur doit remplir ce formulaire avant d'utiliser tout service sur ce site Web. Sauvegardez une copie de vos réponses en pdf (ils le proposent à la fin), ce formulaire est long à remplir et sera demandé à chaque renouvellement de visa. Imprimez la page avec votre photo et le code barre, elle vous sera demandée à l'ambassade. 

astuce: pour faire votre propre photo pour le formulaire DS-160, vous pouvez vous prendre en photo devant un mur blanc ou beige avec une lumière forte et directe (pas d'arrière plan grisâtre) , puis utiliser ce site pour la mettre en forme: http://www.idphoto4you.com/ (testé et validé by us)

Comme nous faisons partie d'un programme visiteurs d'échange parrainé par les gouvernements, nous sommes exemptez de fees et donc nous ne pouvons pas prendre rendez-vous à l'ambassade via son site internet. Il vous faut prendre rendez-vous en envoyant un email à ParisConsDiplomaticVisas@state.gov en précisant bien que vous faites partie d'un programme d'échange (précisez votre numéro du programme qui se trouve au point numéro 2. sur votre DS-2019 et ajoutez la page nous exemptant de régler les fees).

Le jour de votre entrevue, un certain nombre de documents vous seront demandés : visa J1 - documents requis.

Vous aurez besoin de votre passeport, de  votre formulaire DS-2019, de votre page de formulaire DS-160, de la page nous exemptant de régler les fees et une enveloppe chronopost que vous aurez pris soin de remplir. Nous vous conseillons également d'apporter la lettre officielle que vous avez reçue de votre institut mentionnant les dates de votre bourse postdoctorale. 

Puisque les procédures changent tous les 6 mois... n'hésitez pas à consulter le site de l'ambassade des USA en France, rubrique Visas nonimmigrant, menu déroulant "Participants aux programmes Fulbright, Visiteurs d'échange parrainées par les gouvernements". 

En plus de la photo et du mandat et du formulaire DS-160 à remplir en ligne, ils vous demandent d'apporter des documents prouvant que vous avez de l'argent, que vous allez revenir en France..., mais une fois sur place, le DS-2019 semble le seul document vraiment important à leur yeux.

3. Justificatifs d'exonération de fees pour prise de rendez-vous

Actuellement il n'est plus nécessaire de prendre rendez-vous pour se rendre à l'ambassade des USA en France mais les procédures consulaires évoluant constamment nous préférons garder ce point pour information (on se sait jamais...). 

Pour fixer un rendez-vous avec la Section Consulaire, attention, il ne faut pas passer par leur site web, mais contacter l'ambassade à cette adresse email: ParisCONSDiplomaticVisas@state.gov. Il faut envoyer un email avec ses 4 points: 

                - nous sommes exonérés de fee car sponsorisés par le gouvernement americain, joindre le document ici 

                - mettre la reference de la page web : https://ais.usvisa-info.com/en-fr/niv/information/special_visas

                - indiquer le program serial number qui prouve que l'on est exonere: G-3-00336 (indiqué sur le DS-2019)

                - indiquer ses disponibilités pour un rendez-vous. 

Ils répondent généralement en 1 jour ou 2, en confirmant la prise de rendez-vous (attention: certains ont du relancer la demande après quelques jours sans réponse, et ce à plusieurs reprises). Utilisez votre adresse nih.gov si possible, car d'apres nos diverses experiences, ils répondent plus rapidement. 

email du DIS confirmant l'exemption de fee:

4. Entretien à la Section Consulaire. 

Lorsque vous arrivez à l'ambassade des USA pour votre rdv, ils vous demanderont la preuve du paiement des frais MRV au premier control. Répondez leur que vous travaillez pour le gouvernement américain et montrer leur la page nous exemptant de régler les fees et ils vous laisseront passer. 

Après le rendez-vous à l'ambassade, votre passeport (avec visa) est envoyé chez vous dans la semaine qui suit (si tout se passe bien). 

5.    Visa J-1 et J-2, précisions

Votre conjoint(e) a obtenu(e) un visa J1. Etant légalement marié(e), vous avez droit à un visa J2. 

Le visa "d'accompagnement" J-2, réservé à l'épouse (ou époux) ou aux enfants de moins de 21 ans, du titulaire d'un visa J-1 permet sous certaines conditions de travailler. Nous avons demandé à Bernard Wolsdorf, avocat spécialiste de l'immigration, de nous donner les précisions. 

Quand le titulaire d'un visa J-2 est entré sur le territoire des USA, il faut faire une demande à l'INS et remplir un EAD (Emploment Authorization Document). Form I-765. 

Un titulaire d'un visa J-2 ne peut obtenir la permission de travailler que si le titulaire du visa J-1… n'en a pas besoin pécunièrement. " The spouse or minor children (J-2) can accepte employment, with INS authorization, but only if their compensation will be used for their own support or other purposes and not to support the principal alien". 

Pour montrer cette évidence, vous devez faire une lettre expliquant que vous voudriez travailler pour participer, par exemple, à la vie américaine ou pour améliorer la vie de vos enfants mais que votre epoux(se) peut se supporter tout(e) seul(e). Pour cela montrez votre budget familial avec vos factures de loyer, de téléphone, d'électricité etc et l'ensemble de vos ressources (feuilles de paye, autres revenus, d'investissement par exemple)... 

Vous devez aussi apporter : 

• • votre formulaire rempli I-765 

  • votre lettre avec preuves de la sécurité financière de votre mari ou de votre femme, la copie de votre I-94 recto-verso (le papier blanc donné à l'entrée des US) et celui de votre mari/femme 

  • la copie du tampon de votre visa pour vous et votre époux (épouse) sur votre passeport 

  • une copie de votre certificat de mariage traduit en anglais 

  • une copie de l'IAP 66 de votre mari(femme) 

  • 2 photos de 1,5 inches de côté de 3/4 et montrant votre oreille droite. Mettez votre nom derrière. 

  • un paiement de " filing fee " de $180 

Vous devez envoyer votre dossier complet (gardez-en une photocopie) en "registered mail with proof of receipt" à l'un des 4 grands "INS Service Center" qui existent aux Etats-Unis selon l'Etat dans lequel vous habitez. Pour connaître l'adresse de ces centres et pour obtenir le fomulaire I-765, allez sur le site de l'INS  http://www.uscis.gov/portal/site/uscis 

A présent la demande peut être faite en ligne. Vous recevrez alors une convocation pour les prises de photo et d'empreintes.

2-A prévoir avant de partir

Prévoyez une bonne réserve d'argent. Au début, vous aurez des dépenses particulièrement importantes sans avoir accès à un compte bancaire américain (il faut environ 10 jours pour pouvoir ouvrir son compte et l'utiliser). La caution pour le logement  est généralement égale à un mois de loyer, ce qui peut revenir à avancer jusqu'à $4000 (loyer+caution) si vous décidez d'emmenager dans votre nouveau logement dès les premiers jours votre arrivée. Il faut aussi penser à l'achat de meubles si l'appartment est non meublé, l'installation d'internet, le forfait telephone, etc... Le NIH fait en général une avance de $2000 sur salaire apres une dizaine de jour, donc n'hésitez pas à prendre du cash et utiliser votre carte bancaire française (VISA, mastercard). 

Si vous n'avez pas $4000 d'avance, on vous conseille de ne pas vous jeter sur le premier appartement venu un peu cher (plus de $1500), non meublé, avec un bail d'un an et une caution à débourser en direct, car vos frais à l'arrivée seront très (trop) élevés. Il est plutôt recommandé de prendre une location sur 1 mois, si possible dans un meublé (colocation ou sous location possible voir fiche logements). Cela vous permettra de recevoir entre temps votre 1er salaire et votre avance de $2000 pour être plus confortable financièrement, et vous laissera aussi un peu de temps pour visiter les quartiers de Washington DC et de Bethesda.

Le prix du voyage vers les Etats-Unis n'est pas compris dans la bourse versée par le Fogarty (nih.gov/fic), vous devrez donc le payer de votre poche, à moins, comme ça a été le cas pour certains, que votre labo d'origine ou votre labo d'accueil n'acceptent de vous l'offrir...

Si vous avez besoin de soins, en particulier dentaires, faites-le avant de partir car ici les tarifs sont élevés et mal remboursés. Pensez à prendre votre carnet de vaccinations pour la visite médicale du NIH.

Si votre passeport a été délivré il y a moins d'un an, vous devez également prendre votre précédent passeport expiré ou un acte de naissance traduit en anglais. La traduction peut se faire à la bibliothèque du NIH. C'est gratuit mais cela peut prendre plusieurs jours. Ces papiers sont indispensables pour obtenir un numéro de sécurité sociale américaine.

Il peut aussi être judicieux d'ouvrir un compte en banque dans une banque existant dans les 2 pays, comme HSBC, cf Banques

un petit guide fait par le NIH pour planifier son demenagement: https://www.training.nih.gov/assets/Moving_Guide.pdf

3-En arrivant

A l'aéroport, vérifiez bien que la police des frontières américaine tamponne votre formulaire DS2019 car dans le cas contraire vous aurez des difficultés, en particulier pour obtenir un numéro de sécurité sociale.

Une fois arrivé, le DIS vous demandera de leur envoyer le formulaire I-94 à remplir en ligne, toutes les informations –en anglais– sont là: https://www.ors.od.nih.gov/pes/dis/VisitingScientists/Documents/Automated%20I-94_Flyer.pdf

Enfin, pour compléter la préparation de votre voyage et pour trouver des conseils et informations complémentaires voici quelques liens qui pourront vous aider: 

• 1. la National Postdoc Association

  2. le guide du postdoc en science de la vie à l'étranger (2006): un guide édité par l'association La toile des biologistes (association qui n'a plus l'air active depuis 2012 helas)

1. NIH Fellows Committee