L'encadrement
Il est bien sûr utile d’avoir un maximum d’adultes responsables au forum.
Si on ne dispose pas d’un vivier d’étudiants, on peut demander de l'aide aux directeurs et aux coordonnateurs des Réseaux de Réussite Scolaire ou des Réseaux Ambition Réussite, avoir recours aux ZIL s’ils sont disponibles (à voir avec l'IEN).
Les animateurs de centre de loisirs de la Ville (CLSH) peuvent également participer au forum en tenant un stand ou en aidant à la régulation des visiteurs par l'accompagnement de petits groupes d'enfants dans les différents stands.
T-shirt
Le fait que chaque enseignant ou adulte participant porte un t-shirt identifié « Forum des Sciences » sur le temps du forum donne une référence visuelle très pratique pour les élèves. Ils savent qu’ils peuvent s’adresser à tout adulte porteur d’un t-shirt. On peut fabriquer des t-shirts pour un prix modique ou munir d'un badge ou autre signe distinctif toute personne faisant partie de l'organisation du forum.
Stand d’accueil
Situé à l’entrée du gymnase, c’est le passage obligé pour les classes participantes et visiteuses. C’est là que se donneront les dernières consignes.
C’est également là qu’un élève perdu peut se rendre. On y installe une pendule et un affichage des horaires spécifiques de certains ateliers, comme celui du planétarium par exemple.
La discipline
Le déplacement des enfants lors de la journée ou de la demi-journée exige parfois une régulation notamment au moment des changements pour la tenue des stands, ou au moment du départ des classes.
Afin que tout se déroule au mieux, les élèves sont préparés à cet événement. Les consignes ont été données en classe : chaque élève sait à quel moment il tiendra le stand et à quel moment il visitera. Si les élèves sont inscrits à un atelier particulier, le planétarium par exemple, il doit retiré un badge auprès de son enseignant. les élèves sont invités à vivre cette journée avec le plus grand sérieux dès lors qu'ils qu’ils pénètrent dans l’enceinte du gymnase. Il s'agit d'une journée de découverte, elle doit se dérouler sereinement.
Aucun élève ou groupe d’élèves ne devra circuler à l’extérieur sans y être autorisé par son enseignant.
Dans le gymnase, chaque adulte, enseignant, étudiant, organisateur devra veiller au respect des conditions du bien vivre ensemble et intervenir dès qu’une situation semble dégénérer.