Cómo administrar una reunión en Microsoft Teams

Mientras una reunión está en progreso, hay varias formas de administrar el registro de la reunión y las personas que participan en ella.

Ver una conversación de una reunión

Cada reunión también tiene un chat de texto que puede ser usardo durante la misma y que se guardará una vez que finalice la reunión.

1 - Hacer clic en el botón Mostrar conversación en la barra de herramientas de controles de la reunión

El panel de chat de la reunión se abrirá a la derecha y muestrará la conversación chat que se haya escrito hasta el momento.

2 - Si quieres participar en el caht de la reunión sólo tienes que escribir un mensaje en el campo Responder y hacer clic en Enviar.

3 - Hacer clic en el botón Cerrar del panel

El panel se cierra y la reunión vuelve a ocupar toda la ventana. Cuando finaliza la reunión, la conversación se encontrará en el canal del equipo en el que tuvo lugar la reunión. O, si no es parte de un canal, la conversación aparecerá en su historial de chat.

Ver participantes de la reunión

Si estás en una reunión con muchas personas, puede que sea muy difícil hacer un seguimiento de todos los que están en ella para ello puedes ver una lista de todos los participantes.

1 - Hacer clic en el botón Mostrar participantes en la barra de herramientas.

Se abrirá el panel Personas, donde se puede ver a todos los participantes de la reunión.

Debajo de la lista de participantes, se verá una lista de participantes sugeridos.

2 - Hacer clic en el botón Cerrar del panel

Invitar participantes

Si necesitas que alguien nuevo se una a una reunión después de que haya comenzado, puede invitarlo a unirse a través del panel personas.

1 - Hacer clic en el botón Mostrar participantes en la barra de herramientas.

2 - Hacer clic en el botón Más opciones de una persona sugerida.

3 - Seleccionar Solicitar unirse

Se realizará una llamada automáticamente y la persona invitada puede elegir unirse a la reunión o rechazar la llamada.

NOTA:

Si la persona a la que desea invitar no está en la lista de Sugerencias, puede introducir su nombre en el campo Invitar a alguien y seleccionarlo en los resultados de la búsqueda.

Una vez que hayas terminado de agregar participantes, puede cerrar el panel Personas.

Silenciar y eliminar participantes

También puedes silenciar el micrófono de un participante de la reunión (por ejemplo, si tiene un ruido de fondo que causa molestias) o eliminar por completo a un participante de una reunión.

1 - Hacer clic en el botón Mostrar participantes en la barra de herramientas.

2 - Hacer clic en el botón Más opciones de un participante.

Ahí tendrás las opciones para administrar a una persona. Puedes silenciar su micrófono, lo que evitará que todos los demás en la reunión escuchen su audio. También puede eliminarlo de la reunión por completo.

3 - Seleccionar Silenciar participante o Eliminar participante.

Esa persona estará silenciada o eliminada de la reunión. Podrás volver a unirla a la reunión o activarle el micrófono en cualquier momento.

Programar una reunión

Al programar y realizar reuniones directamente desde Teams, se puede trabajar sencilmaente con compañeros de forma remota en línea o reunirse con los mismos compañeros en el mismo lugar de trabajo sin necesidad de encontrarse en la misma una sala de reuniones.

Las reuniones en Teams se pueden programar desde la vista Calendario.

1 - Hacer clic en el icono Calendario en la barra derecha donde está la aplicación.

La vista Calendario muestra una línea de tiempo de tu semana laboral, con las reuniones que se pueden programa

2 - Hacer clic en Nueva Reunión

Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva reunión, donde puedes agregar detalles de la reunión, como un título, ubicación, hora de inicio y finalización y algún otro detalle adicionale que creas conveniente.

3 -Introduce los detalles de la reunión.

4 - Selecciona un canal de un equipo o selecciona a los integrantes (invitados) individualmente.

Si eliges organizar la reunión en un canal de un equipo, todos los miembros de ese equipo se podrán unir. Si, en cambio, invitas a las personas directamente, la reunión no aparecerá para el resto del equipo al que pertenezcan.

5 - Hacer clic en Programar

La reunión programada. Aparecerá en tu calendario y, si es una reunión de canal de equipo, también en la conversación de ese canal.

Unirte a una reunión desde un canal

Tendrá varias formas diferentes de unirte a una reunión en Teams, dependiendo de cómo fuiste invitado.

Si se organiza una reunión en el canal de un equipo, puedes unirte a esa reunión desde la vista de conversación de ese canal.

1 - Hacer clic en el icono de Equipos en la barra de la aplicación.

2 - Selecciona el canal de equipo

Incluso si la reunión aún no ha comenzado, puedes ver la reunión en la conversación del canal.

3 - (Opcional) Hacer clic en una reunión para ver sus detalles..

Una vez que alguien se une a la reunión, aparece un banner encima en la conversación. Este banner muestra cuánto tiempo ha estado en marcha y quién ya se ha unido.

4 - Hacer clic en el botón Unirse.

Después de hacer clic en Unirse, se te pedirá que configures tus ajustes de audio y video.

5 - Configura tus ajustes de video y audio

Puede alternar la cámara y el micrófono. Si tiene varias cámaras o micrófonos, puede hacer clic en el icono Configuración para seleccionar qué cámara y micrófono usar.

6 - Hacer clic en el botón Unirse ahora.

Cuando te unes a la reunión, puedes ver a los otros participantes en su transmisión de video o un icono si no están compartiendo su video.

También aparecerá una fila de controles en la parte inferior, donde puede alternar la cámara y el micrófono, así como acceder a otras opciones para compartir y audio / video.

Unirte a una reunión desde tu agenda

Tu agenda mostrará todas tus reuniones, tanto las de los canales del equipo como aquellas a las que ha sido invitado directamente. También aparecerán todas las reuniones y citas marcadas en tu calendario. Puedes unirte a una reunión de Teams directamente desde tu calendario.

1 - Hacer clic en el Calendario en la barra de la aplicaciones.

2 - Elige reunión

Aparecerán los detalles de esa reunión, que muestran la hora programada, la ubicación y los participantes invitados.

3 - Hacer clic en el botón Unirse.

A continuación, se te dará la oportunidad de configurar tus ajustes de Audio y Video, alternando tu cámara y micrófono.

Salirse de una reunión

1 - Cuando una reunión ha concluido, puede dejarla haciendo clic en el teléfono rojo de "colgando".

Dejarás la reunión y vuelves a la conversación del canal.

Compartir tu pantalla

Puedes compartir tu pantalla durante una reunión, lo que le permite a todos los participantes ver el contenido de tu pantalla. Puede mostrar imágenes, documentos y cualquier otra cosa en tu pantalla.

1 - Hacer clic en el boón Compartir pantalla en la barra de controles de la reunió

Aparece un panel en la parte inferior de la pantalla de la reunión, donde puede elegir compartir tu escritorio completo o una sola ventana.

2 - Selecciona un escritorio o una ventana para compartir.

Mientras compartes tu pantalla, la parte que se comparte se resaltará en rojo. También aparecerá una pequeña ventana de reunión en la esquina con algunos controles básicos de reunión.

3 - Hacer clic en el botón Dejar de compartir cuando haya terminado.

La pantalla compartida se detiene y vuelve a aparecer la ventana de reunión de Teams más grande.

Compartir una presentación

También puede compartir, en una reunión, una presentación de PowerPoint y controlar esa presentación desde la ventana de la reunión de Teams.

1 - Hacer clic en el botón Compartir pantalla en la barra de controles de la reunión.

NOTA:

Además del escritorio y las ventanas abiertas, el panel para compartir pantalla mostrará algunas presentaciones de PowerPoint recientes que has abierto en el sitio de SharePoint de tu equipo o en OneDrive. Si la presentación que deseas compartir aparece aquí, simplemente haz clic en ella.

2 - Hacer clic en Examinar.

Puedes buscar una presentación en la biblioteca de archivos de un canal de equipo, seleccionar una de tu OneDrive o cargar una presentación desde tu computadora.

3 - Selecciona una ubicación.

4 - Selecciona una presentación.

5 - Hacer clic en Abrir.

La presentación se carga en la biblioteca de archivos del canal de equipo de la reunión, o en tu OneDrive si la reunión no se lleva a cabo en un canal de equipo.

Una vez que se carga la presentación, comienza en la primera diapositiva. Aparece una pequeña barra de controles que muestra su progreso y le permite navegar por la presentación.

6 - Utiliza las flechas izquierda y derecha para navegar por la presentación.

A medida que avanza por la presentación, todos los demás participantes de la reunión se moverán automáticamente con usted.

7 - Hacer clic en el icono del ojo para alternar la visualización privada.

Si bien la visualización privada está habilitada, los participantes de la reunión podrán desplazarse por la presentación por su cuenta. Si la visualización privada está inhabilitada, todos estarán restringidos a ver la diapositiva en la que estás.

8 - Hacer clic en Detener presentación.

La presentación se cierra y la ventana de la reunión de Teams vuelve a la normalidad.

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