I. GIỚI THIỆU CHUNG
Phần mềm sử dụng cho các đơn vị kinh doanh thương mại và có thể áp dụng cho nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau như linh kiện máy tính, đồ điện dân dụng, vật liệu xây dựng, quần áo thời trang, giày dép, thực phẩm, tân dược, ...
Phần mềm quản lý dựa trên nguyên tắc “nhập trước - xuất trước”, danh mục các phiếu nhập, xuất, thu, chi,… được quản lý theo từng kỳ, kỳ mặc định là tháng hiện tại, tuy nhiên người dùng có thể lựa chọn ngày đầu kỳ và cuối kỳ theo ý muốn.
Tùy thuộc vào nhu cầu, người dùng có thể sử dụng phiên bản đầy đủ hoặc từng chức năng riêng biệt như quản lý kho hàng, quản lý kinh doanh thương mại, bán lẻ hàng hóa kiểu siêu thị, bán lẻ hàng hóa với chế độ bảo hành, bán hàng cafe - bar – karaoke.
Phần mềm sử dụng trên máy đơn hoặc mạng nội bộ với cơ chế bảo mật và phân quyền làm việc theo tài khoản người dùng. Mặc định, tài khoản quản trị hệ thống là "admin" không có mật khẩu ban đầu. Phần mềm sử dụng trong phạm vi một cửa hàng hoặc áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều cửa hàng.
II. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH
1. Quản lý danh mục hàng hóa, khách hàng
Danh mục hàng hóa và khách hàng được quản lý theo dạng cây phân cấp với số cấp không hạn chế, người dùng có thể chủ động tổ chức việc lưu trữ theo ý của mình.
Thông tin mỗi loại hàng hóa gồm mã hàng, tên hàng, mô tả chi tiết, đơn vị tính,… Thông tin mỗi khách hàng gồm mã khách, tên khách, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, số tài khoản, nợ ban đầu (nợ tính đến thời điểm sẻ dụng phần mềm),…
Trong đó mã hàng và mã khách là thông tin dùng để tìm kiếm nhanh khi tạo phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi,…
Hình 1: Quản lý danh mục hàng hóa theo phân cấp
2. Quản lý phiếu nhập, xuất
Quản lý danh sách phiếu nhập hàng và xuất hàng, số phiếu được hệ thống tự sinh ra và bắt đầu bởi chữ N (phiếu nhập) và bắt đầu bởi chữ X (phiếu xuất).
Số lượng hàng hóa trong mỗi phiếu nhập xuất không hạn chế, người dùng có thể dễ dàng lựa chọn hàng hóa thông qua phím tắt và chế độ tìm nhanh mã hàng.
Khi xuất hàng, nếu số lượng xuất lớn hơn số lượng hàng tồn kho hệ thống sẽ cảnh báo, giá bán hàng có thể điều chỉnh căn cứ vào số lượng và giá trị tồn kho.
Hệ thống cho phép nhập số tiền thanh toán ngay khi nhập (xuất) hàng, số tiền còn lại sẽ được tự động đưa vào công nợ (nợ phải thu và nợ phải chi) để theo dõi.
Hình 2: Quản lý phiếu nhập kho
3. Quản lý phiếu thu, chi
Quản lý danh sách phiếu thu và phiếu chi tiền, số phiếu được hệ thống tự sinh ra và bắt đầu bởi chữ T (phiếu thu) và bắt đầu bởi chữ C (phiếu chi).
Hệ thống cho phép tạo phiếu thu (chi) đối với khách quen và khách vãng lai, in phiếu thu, phiếu chi.
Hình 3: In phiếu thu tiền
4. Thống kê hàng hóa, tình hình kinh doanh
Thống kê hàng hóa nhập xuất trong kỳ tùy ý gồm: số lượng và giá trị tồn đầu kỳ, số lượng và giá trị nhập trong kỳ, số lượng và giá trị xuất trong kỳ, giá vốn.
Trên cơ sở đó hệ thống sẽ xác định giá vốn, số lượng và giá trị tồn cuối kỳ, lãi gộp của từng mặt hàng và của tất cả các mặt hàng trong kỳ.
5. Quản lý công nợ, Sổ quỹ tiền mặt
Quản lý chi tiết nợ phải thu của từng khách hàng và nợ phải chi của từng nhà cung cấp trong một khoảng thời gian bất kỳ, tổng nợ.
In bảng chi tiết công nợ trong đó bao gồm nợ đầu kỳ, diễn biến quá trình nhập, xuất, thu, chi của đối tác trong kỳ, nợ cuối kỳ.
In chi tiết diễn biến quỹ tiền mặt trong kỳ.
Hình 4: Quản lý công nợ
6. Quản lý doanh số bán hàng
Quản lý doanh số khách hàng theo kỳ bao gồm doanh số đầu kỳ, doanh số trong kỳ và doanh số cuối kỳ.
Quản lý doanh số bán hàng của từng nhân viên.