contact

Система управления контактами в организации

Система позволяет организовать:

ведение БД всех контактов сотрудников с представителями сторонних организаций;

ведение списка всех действий сотрудников по контактам;

механизм выдачи/переадресации заданий сотрудниками между собой с автоматическим уведомлением;

импорт/экспорт списка контактов из эксель файлов в определнном формате;

генерацию разнообразных статистических отчетов с фильтрами по интересующим параметрам.

Система состоит из 2-х частей:

база данных (БД), реализованная на MS Access 2002, служит контейнером данных;

интерфейсная часть, реализованная на MS VB 6.0, обеспечивает доступ к данным, хранящимся в БД.

Возможна организация сетевой работы. В этом случае БД размещается на сервере, а копии программы на рабочих станциях.

Краткое описание системы (с картинками).

Отличительной особенностью данной системы является встроенная система выдачи пользователям поручений (заданий) и механизм отслеживания их выполнения. Об этом написано в конце документа. Справочники.

Стандартный список справочников, необходимых для нормальной работы системы и генерации нужных отчетов:

Организации.

Форма позволяет вводить и редактировать информацию об организациях:

Сотрудники организаций.

Форма позволяет вводить и редактировать информацию о сотрудниках организаций:

Список контактов.

Основная форма программы. На ней выводится список всех контактов сотрудников организации с возможностью фильтрации. Так при клике на организацию выводится список всех сотрудников организации, всех проектов этой организации. При клике на проект выводится список всех контактов сотрудников организации по этому проекту и т.д.:

Для каждого списка на форме реализовано выпадающее меню, которое позволяет перейти к редактированию данных или добавлению новых записей:

Сохранить данные организации в папку.

На форме "Полный список контаков" кликните парвой кнопкой мыши на нужной организации и выберите из выпадающего меню "Сохранить данные в папку". Данные об организации будут сохранены в формате plain-text в файл и будет выведено соответствующее сообщение:

Переназначение сотрудников на проекты.

Форма позволяет переназначить сотрудников на проекты. Форма состоит из двух списков: список проектов организации и список юзеров программы. Необходимо выбрать нужный проект и снять/поставить галочку у юзера, который будет работать по данному проекту с организацией:

Параметрический поиск.

Реализован параметрический поиск в БД по заданным параметрам. В зависимости от того, что мы будем искать, нужно выбрать: организацию, сотрудника организации или проект. В зависимости от выбора станут доступны определенные поля для задачи параметров поиска. Нужно ввести критерии поиска и нажать кнопку "Искать". Если в результате поиска будут найдены записи, то они выведутся в список на этой форме "Параметрический поиск". При клике на строку в этом списке на форме "Полный список контактов" будет найдена и выделена эквивалентная запись:

Действия (встречи).

На форме выводится список всех сотрудников организаций. При выборе сотрудника выводится список всех проектов, в которых участвует этот сотрудник и список всех действий по каждому проекту. Для каждого списка реализовано выпадающее меню, с помощью которого можно вызвать формы добавления и редактирования проектов, действий:

Памятка: дни рождения.

В программе реализованы две формы-напоминалки: дни рождения и действия. Форма дни рождения. При загрузке формы выводится список всех сотрудников организации, дни рождения которых попадают в диапазон дат на этой форме. Это диапазон устанавливается на форме "Настройки" в полях "Кол-во дней ДО текущей даты" и "Кол-во дней ПОСЛЕ текущей даты":

Памятка: действия.

В программе реализованы две формы-напоминалки: дни рождения и действия. Форма действия. При загрузке формы выводится список всех действий юзера, которые по времени попадают в диапазон дат на этой форме. Это диапазон устанавливается на форме "Настройки" в полях "Кол-во дней ДО текущей даты" и "Кол-во дней ПОСЛЕ текущей даты". На форме выводятся два списка - в первом юзер выступает инициатором действия, а во втором - исполнителем:

Настройки.

Форма позволяет задать некоторые параметры для работы с программой для каждого юзера. Задать можно:

"Кол-во дней ДО текущей даты" и "Кол-во дней ПОСЛЕ текущей даты" - используется для фильтрации данных на некоторых формах;

форму, которая будет загружаться после старта программы;

можно включить/отключить автоматическую проверку новых поручений и ответов на поручения;

указать интервал проверки новых поручений/ответов:

Доступ.

Форма позволяет задать права доступа для каждого юзера работающего с программой. Разгранечение прав доступа реализовано на уровне доступа к основным пунктам меню. Раздавать права может юзер, у которого включен доступ к этому пункту меню. На этой форме также можно:

добавлять новых юзеров программы;

удалять существующих юзеров;

изменять login и password у юзера:

Поручения.

В данную программу встроена система выдачи поручений (заданий) сотрудникам и отслеживания результатов исполнения поручений. При этом в БД фиксируются:

дата и время выдачи поручения;

дата и время, когда сотрудник ознакомился с поручением;

дата и время, когда сотрудник ответил на поручение.

Инициатор выдачи поручения имеет возможность:

установить приоритет исполнения поручения;

выдать поручение группе сотрудников. В этом случае в БД фиксируются дата/время и ответ на поручение от каждого сотрудника.

Список поручений, которые выдал текущий юзер:

Список поручений, которые юзер получил и должен выполнить:

Создание нового поручения:

Дополнительные особенности:

поручение может быть выдано себе самому - как напоминание о важном событии;

поручение может быть закрыто/открыто как тем кто выдал поручение - инициатором, так и исполнителем;

т.к. поручений может быть много, то поручения, которые еще не просмотрены юзером, выделяются "жирным" цветом;

опрос таблицы "поручения" производится по таймеру, интервал опроса устанавливается каждым пользователем программы индивидуально (мин. интервал опроса - 1 минута);

при появлении в БД нового поручения или ответа на выданное поручение иконка программы мигает три раза, а потом меняет свой вид. Иконка будет продолжать мигать после каждого опроса БД до тех пор, пока исполнитель, получивший задание не ознакомится с выданным для него заданием. Естественно, что при этом в БД будет зафиксировано это время;

система гуманная и поэтому автоматическая проверка по таймеру новых поручений/ответов может быть отключена в настройках: