Acess資料庫管理設計應用

簡介

• 軟體之啟動、離開

• 軟體之快速存取工具列、標題列、功能區(索引標籤、群組、方塊啟動器)、功能窗格(F11：放大、縮小)、文件視窗、狀態列

• 視窗功能按鈕(軟體視窗最左上角-軟體圖示)：雙按\還原、移動、大小、最小化、最大化

  • 移動、大小：方向鍵→滑鼠

• 編輯 快速存取工具列：新增、移除

• Access物件：資料表(Table)、查詢(Query)、表單(Form)、報表(Report)、巨集(Macro)

基本操作

• 建立空白資料庫：Access\空白資料庫

• 關閉檔案

• 開啟一個Access視窗，僅可開啟一個Access檔案。因此，於同一個視窗開啟另一個檔案，原本檔案會關閉。欲同時開啟多個檔案，需開啟多個Access軟體。

• 安全性警告、信任位置(檔案\選項\信任中心\新增信任位置)

• 檔案管理：存檔、另存新檔、儲存不同版本檔案(信存新檔)、備份(檔名+日期)、複製檔案、刪除檔案。

資料表 Table

• 建立資料表的方式

  • 資料表：建立\資料表 (系統自動判別資料型態，但常常非我們想要的資料型態)

  • 資料表設計：建立\資料表設計 (建議使用)

• 資料表檢視模式

  • 資料工作表檢視

    • 資料表工具\欄位\檢視\資料工作表檢視

    • 視窗右下角-[資料工作表檢視]圖示

  • 設計檢視

    • 資料表工具\欄位\檢視\設計檢視

    • 視窗右下角-[設計檢視]圖示

• 資料表中每一筆紀錄，最多可有255個欄位

• 欄位名稱規則：

  • 最長64字元

  • 可以用字元：中/英、數字、空白、特殊符號

  • 不可以用字元：!.'[]

• 欄位-資料型態

  • 簡短文字：最多255個字元、不可運算。

  • 長文字：可存64KB的純文字資料量。

  • 數字：欄位大小(位元組、整數、長整數、單精準數、雙精準數、複製識別碼、小數點)

  • 大型數字：2016版本後才有的資料型態。不可與舊版Access相容。

  • 日期/時間

  • 貨幣：不適合高精密度科學資料儲存。

  • 自動編號：不允許自行編輯。資料紀錄刪除後，編號會刪除，且不可以補。

  • 是/否

  • 計算：利用之前的資料加以運算。資料內容無法使用者自行輸入，須由軟體自行運算求得。其結果不一定是數字，亦可已為 文字、日期/時間、是/否。

  • OLE物件：物件嵌入與崁入。例如：圖片、其他類型檔案。最高可以1GB。可直接顯示在表單上。輸入方法(右鍵\插入物件\由檔案建立)。

  • 超連結

  • 附件：可將多個檔案放在同一個欄位。

  • 查閱精靈：可產生下拉選單的輸入工具。

• 「數字」資料：可使用 「簡短文字」、「數字」、「貨幣」儲存。若要計算該資料，需使用「數字」或「貨幣」儲存。

• 「是/否」資料：可儲存僅為兩種狀態的資料，其實這種資料就是布林值Boolean。若要儲存三種狀態以上的資料型態，可以「簡短文字」資料型態。

• 「長文字」資料：可以儲存超過255個字元的文字資料。

• 要使用「OLE物件」或「超連結」資料型態呢?  若要直接在表單上顯示，就使用「OLE物件」。

• 索引欄

  • 主索引鍵：可做為「排序」的依據。不可重複。長文字、OLE物件、超連結、附件 資料型態，不可以作為主索引。

  • 索引欄位可以「多個」，但是「主索引」只有一個。

  • 可不建 主索引。

資料表進階設計

• 簡短文字

  • 最多255個字元

  • 「欄位大小」屬性：可自訂字元數，最多255。

  • 請注意!  不同「屬性」的屬性控制字元不同，不可混用!即格式屬性的控制字元，不可使用在遮罩屬性。

  • 「格式」屬性：資料儲存的格式。[Link]

    • @：顯示文字或空白

    • &：顯示文字

    • >：轉大寫。例：「>@」全部轉大寫。

    • <：轉小寫

    • 以「;」分為兩部分。第一部分(有輸入資料)，第二部分(無資料)。

• • • 「輸入遮罩」屬性：指定資料輸入與儲存的「格式」和「外觀」，若輸入資料不符合格式，則無法輸入資料。[Link]

    • 例: 第一個英文字大寫，其他為小寫→>?<??????????。「?」可省略英文大小寫。

    • 例: 4位數字→ 0000。「0」不可省略+-0~9。

    • 例: 第一個英文字大寫，接3個數字→L000。「L」不可省略英文大小寫。

    • 例: 電話號號碼→/(99/)0000/-0000。「9」可省略+-0~9。「/」直接顯示後面的字元。

    • 輸入遮罩精靈。定位符號，告知使用者該位置，需要輸入字元。

    • 輸入遮罩的語法，利用2個「;」，可分為三段。[Link]

      • 第一段規定輸入資料的遮罩格式。

      • 第二段，「0」時會儲存遮罩的符號，例如括號、減號...等。「1」或「」時不會儲存遮罩的符號。

      • 第三段，定位符號。

  • 「驗證規則」設定輸入資料條件，未符合條件不可輸入。[Link]

    • In: 須為清單中的數值或文字。

      • 例: In("A","B","C","D")

      • 例: In(2,4,6,8,0)

    • Between... and... :介於某段數值。 例: Between 0 And 100

    • Like: 特定格式資料

      • 「?」: 任一個字元

      • 「*」: 任一組字元

      • 「#」: 任一個數字

      • 「[最小值-最大值]」:以中括號標示字元範圍。

      • 例:  Like "[A-D]*"

      • 例: Like "[A-Z]###"

      • 例: Like "[S M L]#"

      • 例: Like "[S M L][1-3]"

    • 運算子

      • 比較運算子:>,<,>=,<=,<>

      • 邏輯運算子: Not, And, Or

  • 「驗證文字」，當輸入資料不符合驗證規則時，就會顯示驗證文字提醒使用者。

• 查閱精靈

• 查閱精靈，可利用「選單」的方式，點選輸入資料。

• 選單內的選項可由：(1)由另一個資料表或查詢取得，(2)自行輸入值。

• 直接輸入設定「查閱」內的項目：資料類型=簡短文字，查閱\顯示控制項=下拉式方塊，資料列來源="AAA";"BBB";"CCC"

• 「查閱」標籤

  • 欄名=是，資料選項的第一項為欄名，不可以被選取。

  • 清單允許列數=2，清單的選項可顯示2個，多的要以卷軸拖曳。

  • 清單寬度=8cm，設定清單的寬度為8cm。

  • 限制值在清單內=是，清單的內容不可直接輸入。

• 數字及貨幣 [Link]

• 「格式」屬性: 設定資料的顯示格式。利用分號";"成4段。正數;負數;零;無資料。

  • 「,」:千位符號

  • 「.」:小數點

  • 「0」:顯示數字或0。強迫至少顯示0。

  • 「#」:顯示數字。不顯示無意義的0。

  • 「$」:顯示金錢符號。

  • 「%」:顯示百分比。

  • 「E 或 e」:指數型數值顯示。

• 日期/時間

• 格式：儲存格的資料「儲存」格式。

  • 自訂格式: [Link]

• 輸入遮罩：顯示的輸入時的樣式，但輸入完後儲存的資料還是以上述「格式」的定義儲存。

• 驗證規則:檢測輸入的資料是否符合你定的規則。例(<=Date())。

  • 越「新」的日期，其值越「大」。

  • 函數

    • 今天日期: Date()

    • 擷取年: Year([欄名])

    • 擷取月: Month([欄名])

    • 擷取日: Day([欄名])

    • 產生日期: DateSerial(年,月,日)

• 計算

• 資料格式並不固定，依計算結果而定。

• 無法使用「輸入遮罩」和「驗證規則」。

• 函數

  • IIF(判斷式,成立回傳值,不成立回傳值)

  • 文字連接運算元: &

  • 擷取 時: Hour([欄名])

  • 擷取 分: Minute([欄名])

  • 擷取 秒: Second([欄名])

• 其他

• 描述:表單設計中的「描述」欄位，可提醒使用者該欄位要填什麼資料。

• 「預設值」屬性: 可設定位輸入資料前，該欄位預設之值。

• 「標題」屬性:若欄位名稱要與，標單設計中的「欄位名稱」不同，可於標題屬性下設定。

• 「必須有資料」屬性:設定該欄位必須有資料。

TQC

• 103-通訊資料

• 建立資料表：主索引、欄位名稱、資料類型、輸入遮罩、驗證規則、驗證文字、查閱精靈

• 資料關聯圖、強迫參考完整性

• 資料輸入

• 104-訂單資料

• 建立資料表、輸入資料、插入附件

• 「計算」資料類型

• 查詢精靈+由資料表：查詢2欄位，但僅顯示一個欄位

• 查詢精靈+自行輸入值：只能使用清單中選項

• 小數點數

• 下拉選單+多重值

• 資料輸入

建立資料表

• 實際輸入並規劃工作表，測試效果、觀察結果。

• 106-書籍出版

• 建立資料表：預設值、驗證規則、驗證文字

• 資料匯入：使用複製與貼上

• 亦可 使用檔案資料匯入

資料表 記錄管理

管理動作有：選取、切換、尋找、更新、新增、刪除、複製、列印。

選取

• 多儲存格選取：「粗空心十字」拖亦選取。點選第一格→Shift+方向鍵

• 區塊

• 單欄\多欄

• 單列\多列

• 整個資料表

切換

• 紀錄瀏覽按鈕

• 捲軸控制

• 控制鍵

找尋

• 常用\尋找\尋找

• 尋找內容

  • *：任意長度字元

  • ?：一個字元

  • #：一個數字

更新

• 復原

• 常用\尋找\取代

• OLE物件：

  • 右鍵\插入物件→由檔案建立+連結。若以「連結」建立，則插入物件與原檔案是分開的兩個檔案。若將插入物件刪除，則原檔案便無法連結檔案。

新增/刪除記錄

• 新增紀錄

  • 點選最後一列空白列

  • 常用\紀錄\新增

  • 紀錄捲動軸+新空白紀錄

  • Ctrl+「+」

• 刪除紀錄

• 選取記錄→Delete

新增/刪除欄位

• 新增欄位

  • 可於「設計檢視」新增

  • 可於「資料工作表檢視」→點選欄位→資料表工具\欄位\新增與刪除\(選取資料型態)

• 刪除欄位

  • 可於「設計檢視」刪除

  • 可於「資料工作表檢視」→點選欄位→資料表工具\欄位\新增與刪除\刪除

壓縮資料庫

• 檔案\資訊\壓縮並修復資料庫

• 關閉檔案時自動壓縮：檔案\選項\目前資料庫\V 關閉資料庫時壓縮

其他

• 列印：檔案\列印\預覽列印

• 版面配置：檔案\列印\預覽列印→版面配置、顯示比例

• 列印成PDF：檔案\列印\預覽列印→資料\PDF或XPS

• 列印報表：檔案\列印\列印→印表機(選擇要列印的印表機)、列印範圍、份數、自動分頁

資料表外觀

• 文件視窗顯示設定：檔案\選項→目前資料庫\文件視窗選項:重疊視窗

• 調整預設欄寬：檔案\選項→資料工作表\格現與儲存格效果:預設欄寬＝??cm

• 調整單/多欄 欄寬：

  • 選取欄→左右箭頭指標+拖曳

  • 雙點 右邊格線

  • 常用\紀錄\其他\欄寬、右鍵\欄寬

• 調整 列高：

  • 調整列高後，則「所有」列高均會一起調整

  • 上下箭頭指標+拖曳

  • 常用\紀錄\其他\列高

• 凍結/取消凍結 欄位

  • 凍結欄位：

    • 選取欄位→常用\紀錄\其他\凍結欄位。

    • 凍結的欄位會放在表單最左邊。

    • 不連續欄位，可分次凍結。

  • 取消凍結欄位：

    • 選取欄位→常用\紀錄\其他\取消凍結所有欄位。

    • 所消凍結後，該欄位不會回到原位置。

• 隱藏/取消隱藏 欄位

  • 隱藏欄位：

    • 選取欄位→常用\紀錄\其他\隱藏欄位。

    • 右鍵→隱藏欄位

  • 取消隱藏欄位：

    • 選取欄位→常用\紀錄\其他\取消隱藏欄位。此方法不僅可以設定 取消隱藏，亦可同時設定隱藏。

    • 右鍵→取消隱藏欄位。

• 文字格式設定

  • 常用\文字格式設定

  • 針對「某一」儲存格做文字格式設定，即會對「全部」資料表文字有影響。

• 格線：常用\文字格式設定/格線→垂直、水平、雙向、無。

• 背景顏色

  • 表格的背景顏色，分為「單」數列和「偶」數列的顏色，分別由「常用\文字格式設定\背景色彩」和「常用\文字格式設定\替代資料列色彩」。

• 資料工作表格式

  • 「常用\文字格式設定」右下角對話視窗

  • 框線和線條樣式：

    • 資料工作表框線：工作表的外框線，可由預覽列印觀察。

    • 欄名底線：表格格線。

索引、排序

索引

• 檢視資料表的索引情況

  • 設計檢視→ 資料表工具\設計\顯示隱藏\索引

  • 於「索引視窗」設計索引。

    • 可設計多組索引，並利用「空白列」隔開各組索引。切換索引，即若要使用該組索引時，將其設為「主索引」即可。

    • 單欄索引：當索引值「不會重複」時，則使用「單欄索引」。

    • 多欄索引：當索引值有「重複」時，則需使用「多欄索引」。

排序

• 「未」使用排序時，資料是依「索引」排列的。若使用「排序」則以「排序」為主。

• 排序：選取欄位→常用\排序與篩選\遞增 或 遞減

• 移除排序：選取欄位→常用\排序與篩選\移除排序

• 進階排序：可設定多欄位同時 遞增/遞減 排序。

  • 常用\排序與篩選\進階→進接篩選\排序→設定「欄位」+「排序」→常用\排序與篩選\切換篩選

[問題]

為什麼要使用多欄位索引?

說明：

1. 建立「主索引」，則該索引必須為不重複值(唯一性)。因此，當以「單」欄位為主索引時，該欄位必須為不重複值(唯一性)；當以「多」欄位組合為主索引時，則該「組合」，亦為不重複值(唯一性)。

2. 因此建立索引後，每筆資料均與一定與其他筆資料不相同。

3. 建立索引，可方便與其他資料表建立關聯。

4. 建立索引，連帶會有排序的功能。但若要排序，建議利用「常用\排序與篩選\進階\進階篩選/排序」。

5. 在有些情況下，您希望將資料表中兩個或多個欄位做為主索引鍵。例如，儲存訂單明細項目的「訂單詳細資料」資料表可能在它的主索引鍵中使用兩個欄位：「訂單識別碼」與「產品識別碼」。具有一個以上欄位的索引鍵就稱為「複合索引鍵」 。

6. 參考資料 [Link]

篩選

• 依「條件」，找出想要的資料。

• 篩選：

  • 常用\排序與篩選\篩選

  • 常用\排序與篩選\選取項目

• 切換篩選：可切換「篩選前」和「篩選後」的結果。

  • 常用\排序與篩選\切換篩選

• 快速篩選：選取該欄位的「目標」文字或數字，再點選「常用\排序與篩選\選取項目」。

• 文字篩選：右鍵\文字篩選→文字篩選\等於、不等於、開始於、不開始於、包含、不包含、結束於、不結束於

• 數字篩選：右鍵\數字篩選→數字篩選\等於、不等於、小於、大於、介於

• 日期/時間篩選：右鍵\日期篩選→等於、不等於、之前、之後、介於、週期中所有的日期

• 表單篩選：

  • 篩選：常用\排序與篩選\進階\依表單篩選

  • 套用 表單篩選：

    • 常用\排序與篩選\切換篩選

    • 常用\排序與篩選\進階\ 套用篩選/排序

  • 清除 表單篩選：常用\排序與篩選\進階\清除格線

  • 對於資料型態為「長文字」、「OLE物件」、「超ˊ連結」，無法針對其詳細內容做篩選，僅能「Is Null」、「Is Not Null」。

  • 表單篩選可以以「選單」與「直接輸入條件」。

  • 多欄位篩選

    • 且：多條件，需同時成立。將不同的條件，放在「同一個」表單內。

    • 或：多條件，不需同時成立。將不同的條件，放在「不同」表單內。

查詢

• 針對「一個」或「多個」資料表，將資料「縮減」、「運算」、「合併」，進行「複雜」且「常用」的查詢，可將其建立為查詢物件。

• 建立查詢

  • 建立\查詢\查詢設計

  • 建立\查詢\查詢精靈

• 查詢精靈

  • 建立\查詢\查詢精靈→簡單查詢精靈→選取欄位→詳細(顯示每筆記錄的欄位值) 或 摘要(總計、平均、最小、最大)

• 查詢設計

  • 除了可以查詢欄位外，還可以「排序」、「篩選」，或經「運算」產生新欄位。

  • 建立\查詢\查詢設計→新增資料來源(資料表、查詢、兩者都要)→新增欄位→設定排序→設定顯示欄位→設定 篩選準則→執行 (查詢工具\設計\結果\執行)

  • 查詢的「準則」可利用「運算式建立器」建立。

• 「原」查詢物件另存為「新」物件：檔案\另存新檔\另存物件\另存物件為\另存新檔

文字類型 條件式

• 文字類型 條件式

  • 萬用字元：任意單字元「?」、任意長度字元「*」

  • 邏輯判斷式：等於「=」、不等於「<>」、>=、<=

  • 邏輯運算元：And、Or、反相「Not」

  • 文字運算元：Like  "台中*"、

  • 函數：

    • Right(字串,數字)

    • Left(字串,數字)

    • 表示式 Between 值1 And 值2

    • 擷取部分字元長度：Mid(字串, 開始字元, 擷取字元長度)

數值類型 條件式

• 數值類型 條件式

  • 邏輯判斷式：等於「=」、不等於「<>」、>=、<=

  • 函數：

    • 表示式 Between 值1 And 值2

    • IIF(判斷式,成立回傳值,不成立回傳值)

  • 新欄位名稱: 欄位運算式

日期類型 條件式

• 日期類型 條件式

  • 日期值的前後，要加上「#」。若沒加，Access會自動加上。

  • 準則「>=#2018/10/10#」

  • 函數

    • 今天的日期：Date()

    • 取得年份：Year(日期)

    • 取得月份：Month(日期)

    • 取得日期：Day(日期)

    • 年齡: DateDiff("yyyy",[生日],Date())

    • 數值轉日期：DateSerial(年數值,月數值,日數值)。例: DateSerial(2020,10,10)

「是/否」類型條件式

• 「是/否」類型條件式

  • 準則：Yes

  • 準則：No

OLE物件類型條件式

• OLE物件類型條件式

  • 準則：Is Null

  • 準則：Is Not Null

超連結類型條件式

• 超連結類型條件式

  • 可使用「文字」類型的條件式。

  • 超連結資料的「尾部」，都有看不到的「#」符號。

  • 例：Right([電子郵件],3)="tw#"

進階查詢

• 年資：

  • 年資2: Year(Date())-Year([到職日])-IIf(Date()>=DateSerial(Year(Date()),Month([到職日]),Day([到職日])),0,1)

• 新欄位

  • 新欄位名:計算式

• 查詢欄位的屬性表

  • 右鍵→屬性

  • 查詢工具\設計\ 顯示/隱藏 \屬性表

• 臨界數值：回傳前幾筆資料。

  • 查詢工具\設計\查詢設定\臨界數值

• 合計：可將資料分組並統計其平均、最小、最大、筆數、標準差、變異數、第一筆、最後一筆、運算式、條件

  • 方法：

    • 查詢精靈→摘要

    • 查詢設計→查詢工具\設計\顯示\隱藏\合計

• 參數輸入：

  • 查詢時，若要使用者輸入相關參數，可使用「中括號」包圍提問詞。

  • 設定參數輸入的資料型態，「查詢工具\設計\顯示\隱藏\參數」。參數名稱需自行輸入。

• 日期增加時間間隔 [Link]

  • DateAdd(時間間隔interval,數值number,日期date)

    • DateAdd("yyyy",11,[日期])

• 「日期」資料型態，於「查詢」時，無法使用萬用字元「?」、「*」。

• 限定顯示格式函數 Format [Link]

  • Format(日期,"格式")

  • 範例

    • Format([訂貨日期],"e/mm/dd") ，e表民國年

    • Format([日期],"yyyy-mm-dd")

• Access常用函數 [Link]

• 資料型態「是/否」、「日期」，無法使用Like及萬用字元(?、*)。可將其先轉換成「字串」，再進行搜尋，較方便。

• 民國格式:

  • e\年mm\月dd\日

201-公司產品查詢

• 特定欄位查詢、排序

• 數值"準則"條件:

• 文字準則條件: like

• 查詢"合計"功能: 平均

203-作者通訊查詢

• 特定欄位與文字準則查詢

• 文字準則查詢: like

• 查詢"合計"功能: 筆數

204-庫存量查詢

• 特定欄位與查詢"合計"功能

• 函數: Sum(), IIf(), IsNull()

205-郵寄及交易資料更新

• 更新查詢。

• 新增資料表欄位+新增查詢。

• 製成資料表查詢。

• 刪除查詢。

206-訂單查詢

• 參數查詢。

• 參數查詢+Like函數。

• 交叉資料查詢。

交叉 與 動作

• 查詢類型

  • 選取：查詢工具\設計\查詢類型\選取

  • 交叉資料表：查詢工具\設計\查詢類型\交叉資料表

  • 動作(製成資料表、新增、更新、刪除)：查詢工具\設計\查詢類型\製成資料表、新增、更新、刪除

交叉資料表

• • 建立\查詢\查詢精靈→交叉資料表查詢精靈→資料表→列標題→欄標題→交點計算數值+列合計

  • 交叉資料表中「欄名」和「值」各僅能有一個，「列名」可已有多個。

  • 建立\查詢\查詢設定→選取表格→查詢工具\設計\查詢類型\交叉資料表

製成資料表

• 製成資料表：產生「新」資料表

  • 建立\查詢\查詢設定→選取資料表→查詢工具\設計\查詢類型\製成資料表→選取欄位 與 設計篩選條件→執行→產生一個新資料表

• 字串搜尋函數 Instr()，並回傳位置

  • Instr(搜尋起始位置,"被搜尋字串","要搜尋字串")

  • Instr(7,"Hello Word","o") 為傳8

• 從「左」字串擷取函數 Left()

  • Left("被擷取字串",擷取字串長度)

  • Left("Hello World",5) 回傳 "Hello"

• 從「中」字串擷取函數 Mid()

  • Mid("被擷取字串",擷取起始位置,擷取字串長度)

  • Mid("Hello World",7,5) 回傳 "Word"

更新 查詢

• 有「規則」的「修正」原資料表的內容，且修改後不可被復原。

• 建立\查詢\查詢設定→選取資料表→查詢工具\設計\查詢類型\更新→設計更新欄位與條件→更新。

• 開跟號 函數

  • Sqrt(數值)

  • [數值]^0.5

新增 查詢

• 將A資料表的紀錄之部分或全部欄位，「新增」至B資料表的尾部。若相對應的目標新增欄位資料容量(欄位大小)太小，則資料會被「截掉」。

• 建立\查詢\查詢設定→選取「來源」資料表→查詢工具\設計\查詢類型\新增→選取「目標新增」資料表→設計 對應新增欄位與規則→執行。

刪除 查詢

• 將資料表中符合「條件」的紀錄「刪除」。

• 建立\查詢\查詢設定→選取「目標」資料表→查詢工具\設計\查詢類型\刪除→設計 刪除 與 準則→執行。

207-查詢產品銷售狀況

• 合計查詢+臨界值10+Between函數

• 交叉查詢

• 不吻合記錄查詢

• 重複紀錄查詢

關聯

• 讓「不同」資料表連結在一起。

• 建立關聯

  • 暫時性關聯：「查詢設計」時，新增兩個以上的資料表或查詢，拖曳欄位建立關聯。

  • 永久性關聯：資料庫關聯圖，資料庫工具\資料庫關聯圖\資料庫關聯圖。

• 強迫參考完整性：

  • 兩個資料表或查詢建立「關聯」後，不可其中之一，「更改」或「刪除」關聯的紀錄。以免，因「刪除」或「更改」找不到另一個關聯資料。

  • 強迫參考完整性\串聯更新關聯欄位：「更新」資料後，兩邊的關聯資料會一起更動。

  • 強迫參考完整性\串聯刪除關聯欄位：「刪除」資料後，兩邊的關聯資料會一起「刪除」。

子資料工作表

• 因資料表間的關聯，可於主資料表內顯示子資料表。

• 表單設計檢視→屬性表\子資料工作表名稱

關聯之「連接類型」

• 當兩資料建立關聯時，但兩者資料表的關聯欄位資料，卻沒有「完全相同」。此時，變需要選好「連接類型」。

  • 僅包含兩個資料表聯結欄位的資料「相同」的列：即只保留同時存在兩資料表關聯欄位的紀錄資料，即取「交集部分」。

  • 包含所有來自"左邊"的紀錄和只包含那些連接欄位相等的"右邊"欄位：保留"左邊"所有記錄資料，"右邊"缺少的資料就空著。

  • 包含所有來自"右邊"的紀錄和只包含那些連接欄位相等的"左邊"欄位：保留"右邊"所有記錄資料，"左邊"缺少的資料就空著。

不吻合記錄查詢

• 有兩資料表(A表、B表)，兩表可利用同時擁有的「欄位」，尋找依該欄位的紀錄，在兩表是否「完全相同」。若有「不同」，列出缺少的紀錄。

• 建立\查詢\查詢精靈→尋找不吻合資料查詢精靈→選取A表→選取B表→選取兩表均有的欄位(關聯欄位)→選取欲顯示的欄位→完成。

  • 列出A表的關聯欄位，未出現在在B表的紀錄。

  • 步驟中，選表的順序會影響結果。

重複記錄查詢

• 尋找資料表中，「重複」出現的紀錄。

• 建立\查詢\查詢精靈→尋找重複資料查詢精靈→選取欲搜尋的資料表→選取查看"重複"紀錄依據的欄位→選取結果需「額外」需要顯示的欄位。

202-書籍出版查詢

• 新欄位名稱

• 數值準則條件: Between

• 使用者可 輸入參數

• 查詢"合計"功能: 筆數

表單

• 表單可以重新排列記錄在畫面的顯示樣式。

• 「資料表」和「表單」的資料內容是一樣的，僅顯示外觀不同。

快速表單類型

• 表單

  • 選取資料表→建立\表單\表單

• 分割表單

  • 選取資料表→建立\表單\其他表單\分割表單

• 多重項目表單

• 選取資料表→建立\表單\其他表單\多個項目

表單精靈

• 建立\表單\表單精靈

• 「表單」精靈可建立的格式：單欄式、表格式、資料工作表、對齊

  • 單欄式：一頁一筆記錄，垂直條列式排列資料

  • 表格式：一頁多筆記錄，水平條列是排列資料，可顯示OLE物件

  • 資料工作表：一頁多筆記錄，水平條列式排列資料，不可顯示OLE物件，與資料工作表顯示相同

  • 對齊：一頁一筆記錄，表格式排列資料

• 單欄式表單：建立\表單\表單精靈→選取資料表→選取欄位→單欄式

表單檢視模式

• 資料以「表單」開啟後，再開啟「資料表」時，無法切換為「設計檢視」。

• 表單檢視模式：表單檢視、版面配置檢視、設計檢視

  • 表單版面配置工具\設計\檢視\檢視\表單檢視、版面配置檢視、設計檢視

    • 表單檢視：可以觀看表單顯示的外觀。

    • 版面配置檢視：可以「修改」表單，元件內會顯示實際內容。

    • 設計檢視：可以「修改」表單，元件內不會顯示實際內容。較少使用，通常會使用「版面配置檢視」。

表單操作

• 表單「排列格式」切換

  • 表單版面配置工具\設計\檢視\檢視\版面配置檢視→選取表單上的物件→表單版面配置工具\排列\表格\堆疊方式、表格式

  • 堆疊方式：調整任一儲存格的「欄寬」，可調整「整欄」的欄寬。調整任一儲存格的「列高」，可調整「該單一列」的列高。

  • 移除版面配置：點選→右鍵\版面配置\移除版面配置。

• 表單操作：

  • 新增記錄：Ctrl+「+」

  • 將表單切換成「查詢」表單：常用\排序與篩選\進階\依表單篩選→利用「表單」設定篩選條件→切換篩選。

• 有「子表單」的表單：即一個表單內包含多個「資料表」或「查詢」的欄位資料，子表單直接顯示在主表單內。

  • 因為含有「多個」資料表或查詢，所以必須在使用前，先建立它們之間的「關聯」。

  • 「子表單」的表單，資料表的關聯為「一對多」，其中主表單為「一」，子表單為「多」。

  • 建立\表單\表單精靈→選取「兩個以上」的「資料表」或「查詢」→有子表單的表單→資料工作表。

• 有「連結」的表單：即一個表單內包含多個「資料表」或「查詢」的欄位資料，主表單需點選「按鈕」才會顯示子表單。

  • 因為含有「多個」資料表或查詢，所以必須在使用前，先建立它們之間的「關聯」。

  • 「子表單」的表單，資料表的關聯為「一對多」，其中主表單為「一」，子表單為「多」。

  • 建立\表單\表單精靈→選取「兩個以上」的「資料表」或「查詢」→連結表單→資料工作表。

「設計檢視」的設計區段

• 設計區段有：表單首、表單尾、頁首、頁尾、詳細資料。

• 表單首：在表單檢視時，永遠固定在表單的上面。列印時會顯示在，第一頁之上面。

• 表單尾：在表單檢視時，永遠固定在表單的下面。列印時會顯示在，最後一頁之後面。

• 頁首與頁尾：在表單檢視時，頁首與頁尾不會顯示，但在列印時才會顯示。

表單內容之標籤分頁

• 建立\表單\表單設計→表單設計工具\設計\控制項\索引標籤控制項→(新增索引業)表單設計工具\設計\控制項\插入頁

301-產品資料表單

• 表單精靈、單欄式

• 下拉清單+查詢

• 變更元件類型

302-書籍資料表單

• 表單建立，資料輸入屬性，輸入遮罩

• 資料輸入

• 表單精靈，資料工作表

• 取消資料輸入，子表單連結

303-作者明細表單

• 修改資料表欄位為「下拉選單」

• 查詢表單設計，多資料表查詢，新增計算欄位

• 查詢表單建立，版面修改，新增「文字方塊」並使用IIF函數。

304-客戶系統表單

• 表單精靈-單欄式，設定標籤格式，更改 檢視環境(最大化/最小化按鈕、水平/垂直卷軸、紀錄選取器)，表單資料編輯設定(新增、修改、刪除)，文字方塊唯讀鎖定

• 另純表單、修改標籤的格式、增加驗證規則與驗證文字

• 建立空白表單、索引標籤控制項

報表

• 報表：將資料表列、查詢、表單印出來。

• 報表設計區塊：報表首、報表尾、頁首、頁尾、詳細資料。

• 檔案\列印\預覽列印。

• 報表

  • 自動報表：建立\報表\報表。使用全部的欄位。

  • 空白報表：建立\報表\空白報表。可選擇自己要列印的欄位。

  • 標籤：建立\報表\標籤。

  • 報表精靈：建立\報表\報表精靈。可將報表「分組」、「排序」、「摘要 (統計資訊)」。

    • 版面配置方式：

      • 單欄式：一頁一筆記錄。資料標題一欄，資料內容一欄，共兩欄。

      • 表格式：一頁多筆紀錄。資料標題於第一列，資料內容於第二列之後，依序排列。

      • 對齊式：一筆記錄一個表格，一頁多筆記錄。列與欄不規則排列，盡量將資料放在一個表格內。

自訂報表設計

• 建立\報表\報表設計

• 在「標籤」控制項內，要輸入換行字，需「Shift+Enter」。

• 報表的資料來源：屬性表\全部\記錄來源→選取資料表。

• 統一不同記錄的報表背景顏色：將「屬性表\格式\背景顏色」與「屬性表\格式\變更背景顏色」的顏色設成一樣。

• 圖表：報表設計工具\設計\控制項\圖表→選取 資料表 或 查詢→選取 欄位→選取圖表類型→配置圖表資料

401-庫存產品報表

• 報表精靈(表格式), 新增欄位

• 快速報表,

• 控制項資料來源+變動總和+排序方法(庫存量 DESC)

403-郵寄標籤與通訊錄

• 標籤

• 明信片精靈

巨集

• 建立巨集

  • 建立\巨集與程式\巨集

  • 表單設計工具\設計\控制項\按鈕

• 修改巨集：右鍵→設計檢視