宋翔,Word排版技術大百科,碁峰,CI0282
TQC Word 2013實力養成
Word色彩模式RGB(色偏問題),印刷用色彩模式CMYK(青色,洋紅色,黃色和黑色)
說明系統:F1與Google
Word文書製作類型:文字與表格通知單、圖文海報、批次套用統一格式文件、大型書籍文件
Word編輯項目:文字、圖片、表格、圖案、樣式、自動化(功能變數)、巨集、範本、主題、合併列印
Word的工作環境:快速存取工具列、標題列、功能區、狀態列
編輯[快速存取工具列]、編輯[功能區]
Word選項:檔案\選項,儲存檔案格式、開啟過的文件數量、定時儲存、預設開啟文件資料夾、顯示格式化標記
Office範本: https://templates.office.com/zh-tw
文字隱藏設定
設定顯示[隱藏文字]:檔案\選項\顯示\ V隱藏文字
設定隱藏文字:選取[文字]→開啟[字型設定]視窗→ V隱藏
新舊Word檔案格式轉換
檢視模式、顯示比例
[問題]
比較兩文件不同處:校閱\比較\比較
排版原則: 對齊、緊湊、對比、重複、一致、自動更新、可重複使用。
Word速度變慢→關閉即時預覽、僅顯示圖片外框
Word經常崩潰問題
頁面基本結構:版心(由邊界設定決定)、邊界、頁首/頁尾、天、地(通常天大於地,看起來比較穩重)
頁首與頁尾
頁首與頁尾,全部相同
頁首與頁尾,奇偶不相同
頁首與頁尾,首頁不同
頁碼與頁數設定
紙張:大小、開本、印張
分隔設定:分頁、分節分頁
同一份文件,不同頁面,有不同直向和橫向頁面
頁面框線(可依節調整)、背景(全部頁面相同,可應用在海報製作)、頁面浮水印(全部頁面相同)
封面
---
[問題]
若設定啟始頁碼由0開始,且總頁數要少一頁。要如何修改總頁數-1。
Ctrl+F9:輸入功能變數專用大括號{},注意不可直接打大括號,一定要使用[Ctrl+F9]輸入
輸入: { = { NUMPAGES }-1 \*Arbic \* MERGEFORMAT}
選取→右鍵→更新功能變數
PDF檔增加浮水印 [iLovePDF]
文件版面設計
純文字文件:可利用「顏色」、「黑白灰」、「字型」、「字型大小」、段落分組、段落框線增加醒目
文、表類文件
圖、文類文件
圖、文、表文件
範本
內容:頁面格式、樣式、內容
文件格式:dot、dotx、dotm(含巨集、VBA)
範本儲存位置
Normal範本、全域範本、普通範本
開啟範本、以範本建立文件、範本修改
範本防寫加密
範本分類(資料夾分類)
範本中修改樣式、顯示範本縮圖
即點即書
插入 中文數字、生僻字、部首、字元代碼
輸入 貨幣符號、商標符號、常用箭頭與線條、特殊符號、[Unicode→Alt+X]、環繞字元
自動校正:檔案\選項→校訂\自動校訂選項
[問題]:Word 2010範本的位置
C:\Users\user_name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
數學方程式、虛擬內容(=rand(n,m)) n段且每段有m句.
從檔案(*.docx, *.pdf, *.txt)插入[文字檔]、[物件]
選取
字、詞、句
一行、連續多行、不連續多行
一段、連續多段、不連續多段
Shift, Home, End應用
連續區域、不連續區域、矩形區域
所有內容、擴充選取(F8- 開啟,ESC-結束)
編輯文字
插入/取代 切換 (Insert), 開/關 顯示 插入/取代 狀態
近/遠 距離移動文字
近/遠 距離複製文字
刪除文字 BackSpace|Del
重複上一步驟 (F4)
常用快速鍵
Ctrl+A: 全選
Ctrl+Z: 上一步
Ctrl+X: 剪下
Ctrl+C: 複製
Ctrl+V: 貼上
排版問題
英文句首自動大寫
左有括號不一致
拼字與文法檢查
自動網址超連結
復原 因[自動校正]的修正: Ctrl+Z
文字
字型 (佈景主題、最近使用、所有)、大小。更改已有文字的設定,一定要先做選取動作。
[問題] 如何開啟附檔名顯示?
檔案總管(我的電腦)\組合管理\資料夾和搜尋選項→檢視\(取消選取)隱藏已知檔案類型的副檔名
[問題] 快速 放大/縮小 檢視
Ctrl+滑鼠滾輪
段落
段落定義(Enter)
段落的選取不需要全部選取,只要將游標放在該段落內,即可。
換行不換段 (Shift+Enter)
段落對齊
修改預設顯示單位(字元): 若要移除,[檔案\選項\進階\顯示→移除勾選(顯示字元寬度單位)]
縮排:首行縮排、首行凸排、左縮排、右縮排;利用尺規設定;「鏡像縮排」後
縮排:首行縮排、首行凸排、左縮排、右縮排;利用尺規設定;「鏡像縮排」後
字首放大、行距、與 前/後 段距離
常用單位: 1點=0.036公分,1點=(1/28)公分
段落控制:段落中不分頁、段落遺留字串控制、與下段同頁
段落框線、段落網底
複製格式:複製字型格式(需要選取範圍)、複製段落格式(不需要選取範圍)、
同時複製字型與段落格式:不須選取,複製(文字與段落)格式→重製目標格式,(文字:需選取)、(段落:不須選取)
定位點設定:尺規方法、段落對話視窗法、新增與移除定位點
預設值段落設定(Normal.dot)
項目符號與編號
項目符號、自訂符號
自動編號、自訂編號
[問題] 如何快速輸入中文符號?
切換為中文輸入法(注音、新注音)→Ctrl+Alt+,→選取對應符號
項目符號與編號
設定編號值、調整編號與文字距離
調整編號與文字距離設定: 編號/項目 →右鍵\調整清單縮排\編號的後置字元:(定位字元、間距-插入一個空白、不標示)
排版常見問題
固定行高問題
行尾空白
多一頁空白頁
他台電腦未能正確顯示字型
自動項目符號
[練習]
TQC-101-台灣旅遊景點
版面配置(方向、邊界)
分欄位、分欄符號
最適文字大小、文字網底
移除超連結
新增自訂項目符號、修改項目符號與文字間的分隔
排序
TQC-102-靜界溫泉旅館
文字間距離、文字與圖片垂直對齊
字型顏色與效果、最適文字大小
段落縮排、與後段距離
首字放大、選找與取代
直書、橫向文字
樣式簡介
樣式類型: 字元樣式、段落樣式、連結的樣式(段落+字元)、表格樣式、清單樣式
樣式:集合多種格式
若相同格式的地方不多,可使用「複製格式」
樣式 [顯示預覽]
樣式應用-目錄
大標題(第1層)套用[標題1]樣式,次標題(第2層)套用[標題2]樣式
建立目錄: 參考資料\目錄\目錄\插入目錄
書本架構
封面: 第1節,無頁碼
目錄: 第2節,頁碼 (I,II,III,IV, ...)
內文: 第3節,頁碼 (1,2,3,... )
架構的分割須使用 分節符號(版面配置\版面設定\分隔設定\分節符號-下一頁)
不同分節,其前、後節預設是[連結]的。因此,若欲前、後節的頁碼格式不同,須於後節取消[連結到前一節]
建立與修改樣式
建立新樣式的方式:依現有內容格式建立新樣式、重新建立樣式
依現有內容格式建立新樣式:點選已設定好的格式→常用\樣式\建立樣式→確定
重新建立樣式:常用\樣式\新增樣式
名稱、樣式類型、樣式根據、供後續段落使用之樣式
修改 樣式
將樣式修改 自動儲存到範本
建立與修改樣式
新增樣式、修改樣式、刪除樣式、樣式命名
修改 樣式 的更多格式
更新「某某樣式」以符合選取範圍
修改 樣式名字、樣式新增快速鍵
新增 表格樣式︰
表格工具\設計\表格樣式\新增表格樣式
常用\樣式\新增樣式→樣式類型:表格
練習:三線表
新增 (多層次)清單樣式
修改與刪除 樣式 由「管理樣式」
使用與管理樣式
使用 文字樣式、段落樣式、連結的樣式
快速選取 相同樣式 文字
樣式檢查視窗:段落格式設定、文字階層格式設定
載入自訂範本中的樣式至目前文件:檔案\選項\增益集\管理:範本→執行→範本\文件範本\附加→選取範本+(勾選) 自動更新文件樣式
使用與管理樣式
將A文件中的樣式,複製到B文件/範本
刪除樣式、刪除表格樣式
使用樣式集與佈景主題
樣式集:
可統一修改文件中的 文字 和 段落 設定
文字:字型大小、粗體、斜體 (不包含字型)
段落: 編號、框線、對齊方式
設計\文件格式設定→選擇樣式集
佈景主題:
可統一修改文件的 色彩(文字/背景色彩*4+輔色*6+超連結*2)、本文與標題之中英文字型、段落間距、物件效果
建立 佈景主題字型(標題+本文、中文字型+英文字型)
建立 佈景主題色彩
排版常見問題
[原內建樣式名稱]與[修改原內建樣式名稱]同時顯示問題
顯示過多無用樣式
同時選取文章相同樣式問題
隨文章格式修改,自動修改樣式格式問題
範本樣式刪除問題
樣式集 套用無效果問題
插入圖片 (電腦中的圖片、網路線上圖片、螢幕擷取畫面)
設定圖片尺寸與角度:調整尺寸、設定尺寸、旋轉、翻轉
圖片精簡與優化:剪裁、刪除背景、壓縮圖片
圖片顯示效果:(校正)亮度與對比、色彩、框線、美術效果、圖片樣式
圖片位置(文字層與圖片層)、文繞圖、版面配置、文字在前、文字在後
圖片:當有多圖片設定為「文繞圖\矩形」而重疊時,「上一層、下一層」功能可調整圖片的前後關係
圖片:當有多圖片須設定為「群組」時,須將圖片設定為「文繞圖\矩形」,才可使用此功能
插入圖案:新增繪圖畫布、圖案
圖片與段落同步移動、預設插入圖片的排版模式
匯出檔案中的圖片:單張、所有圖片
SmartART使用
依資料類別插入SmartART、編輯內容文字、更改版面配置、調整結構、美化外觀
修改 文字外觀、修改 圖案外觀
排版常見問題
行距影響圖片顯示不完全問題
文字與圖片同一行無法置中問題
圖片位於文字下方,無法選取圖片問題
建立表格的方法
拖曳、插入設定、繪製表格、插入Excel試算表、快速表格
固定欄寬、自動調整成內容大小、自動調整成視窗大小
文字轉換成表格
表格與儲存格選取
調整表格結構
新增/ 刪除 表格列
調整表格結構
新增/ 刪除 表格欄
新增/ 刪除 表格儲存格
刪除表格、刪除表格內容
合併與分割儲存格、設定列高與欄寬(精確設定與任意 粗/細 調整)、均分列高與欄寬、調整整個表格大小
分割 水平/垂直 表格、錯位表格
表格轉文字
表格中輸入文字
錯位表格(分欄法)
Tab、Shift+Tab:表格中移位。
在表格上方加入一空行、表格中填入相同內容、表格自動編號、清除自動編號定位點、表格中填入相同資料
單行/多行 跨頁標題列、儲存格不跨行、計算表格中的資料(公式)、表格中儲存格在的名稱
設定圖、文、表間的關係
文字在表格中的位置、圖片在表格中的位置
設定圖、文、表間的關係
圖片大小配合儲存格大小調整
利用表格排版
設定表格外觀
表格樣式套用、表格框線與網底、檢視格線
圖表
插入圖表、設定版面配置
圖表樣式
版面常見問題
表格字母第一個字自動大寫
表格跨頁斷行
套用表格樣式但保留之前表格設定
注意事項:須設定"首頁不同",則不同節中均會有首頁不同的特性,且設定"不連結前一節"須於"節中"和"第一頁"均要設定。
文章結構:[第一頁頁尾節1]-[頁尾節1]-[第一頁頁尾節2]-[頁尾節2]
封面頁、目錄
頁碼:首頁不同、奇偶頁不同、頁碼格式(位置、第?頁共?頁)
功能變數:自動化日期與時間、參考樣式(StyleRef)
註腳、章節附註
圖片標號、表格標號
引文與書目
文件檢視︰
頁面檢視比例調整︰多頁、功能窗格(頁面)
同一視窗查閱同一文件的不同部份︰分割
不同視窗查閱同一文件的不同部份︰檢視\視窗\開新視窗
多文件視窗切換︰工作列、檢視\視窗\切換視窗、Alt+Tab
批次儲存與關閉檔案︰全部儲存、全部關閉
主控文件的合併與分割
主控文件不包含文件的「內容」,它只是利用「連結」將文件組合在一起。
主控文件注意事項︰
主控文件對子文件的變更,都會寫入子文件中。
主文件與子文件的「版面配置」、「樣式」最好都相同。
主控文件網路文章︰[Link1]
子文件合併︰檢視\大綱模式\顯示文件→顯示文件→插入(子文件)
文件分割︰檢視\大綱模式\顯示文件→顯示文件→建立(子文件)→儲存檔案(個子文件會以其標題名稱為檔名)
編輯主控件內的子文件,建議直接在子文件內編輯。
調整子文件於主控文件位置
鎖定子文件︰須展開子文件才可以鎖定,鎖定後子文件的內容不可修改。
取消連結︰將子文件內容直接放入主控文件,因此之後子文件不再與主控文件有關連。
刪除子文件︰刪除子文件在主控文件的連結。
合併列印
信件︰一筆紀錄一頁
[問題] 如何設定Gmail於Outlook 2016接收信件
[Link1], [Link2], [Link-POP], [Gmail-IMAP], [Gmail-POP], [Yahoo-Mail]
Google端設定︰
登入Gmail (https://gmail.com/)
Google應用程式\Google帳戶\登入和安全性→(1)兩步驟驗證︰關閉, (2)[允許安全性較低的應用程式] 設定處於啟用狀態。
Gmail\設定\設定→轉寄和 POP/IMAP \IMAP 存取: 啟用IMAP。
OUTLOOK 2016設定︰
自動帳戶設定\你的名稱(你的郵件代號,可隨著自己的意思設定)、電子郵件(***@gmail.com)、密碼(gmail的密碼)、重新輸入密碼
合併列印
信件︰一筆紀錄一頁
電子郵件信息︰一筆紀錄一頁
信封︰一筆紀錄一頁
標籤︰標籤位於同一頁
目錄︰合併後位於同一頁
一般標籤貼紙廠商:PKlink [Link]
規則︰
If...Then..Else︰條件判斷。
«Merge Record # (合併紀錄編號)»︰合併後檔案之該筆資料,位於「原資料」的序號。
«Merge Sequence #»︰合併後檔案之該筆資料,位於「合併後資料」的序號。
«Next Record (下一筆紀錄)»︰至下一筆資料。
«Next Record If (下一筆紀錄條件)»︰若符合條件則跳至下一筆紀錄,但無法連續判斷連續兩筆符合的狀態。
«Skip Record If (跳過紀錄條件)...»︰跳過符合條件的紀錄。
新增註解、刪除註解
追蹤修訂
比較
圖案、文字方塊、文字藝術師︰三者均位於圖案層
圖案
插入圖案、鎖定繪圖模式與解除、調整圖案大小
更改圖案、圖案中新增文字
文字方塊與文字藝術師
插入文字方塊與文字藝術師
文字方塊大小隨內部文字縮放、多文字在方塊中流動
套用文字藝術師樣式
圖案、文字方塊、文字藝術師︰框線與填滿、漸層填滿、圖片、材質、圖樣填滿
選取多個圖案(Shift)、圖案顯示與隱藏、圖案對齊、圖案層疊
多個圖案群組化、繪圖畫布使用
排版問題
自動插入繪布
旋轉圖案時,填滿圖案是否與之旋轉
尋找與取代文字
開啟尋找(Ctrl+F)、醒目提示尋找文字、尋找[主文件]內容、「大小寫須相符」
尋找及取代(Ctrl+H)、指定取代字型、尋找特殊字型格式的字、尋找特殊段落格式、尋找特殊樣式
尋找圖片並設定格式、刪除圖片
使用萬用字元
*︰任意數量字元
?︰任意單字元
使用萬用字元時,須注意字型大小寫。
刪除所有數字、刪除所有英文
指定頁面︰連續頁面(-)、非連續頁面(,)、節與頁(p4s3 第3節第4頁)
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