文書處理與排版

參考書籍：

• • 宋翔，Word排版技術大百科，碁峰，CI0282

  • TQC Word 2013實力養成

(1)文書排版簡介

• • Word色彩模式RGB(色偏問題)，印刷用色彩模式CMYK(青色，洋紅色，黃色和黑色)

  • 說明系統：F1與Google

  • Word文書製作類型：文字與表格通知單、圖文海報、批次套用統一格式文件、大型書籍文件

  • Word編輯項目：文字、圖片、表格、圖案、樣式、自動化(功能變數)、巨集、範本、主題、合併列印

  • Word的工作環境：快速存取工具列、標題列、功能區、狀態列

  • 編輯[快速存取工具列]、編輯[功能區]

  • Word選項：檔案\選項，儲存檔案格式、開啟過的文件數量、定時儲存、預設開啟文件資料夾、顯示格式化標記

  • Office範本: https://templates.office.com/zh-tw

  • 文字隱藏設定

    • 設定顯示[隱藏文字]：檔案\選項\顯示\ V隱藏文字

    • 設定隱藏文字：選取[文字]→開啟[字型設定]視窗→ V隱藏

  • 新舊Word檔案格式轉換

  • 檢視模式、顯示比例

• • [問題]

    • 比較兩文件不同處：校閱\比較\比較

• • 排版原則: 對齊、緊湊、對比、重複、一致、自動更新、可重複使用。

  • Word速度變慢→關閉即時預覽、僅顯示圖片外框

  • Word經常崩潰問題

(2)範本

• • 頁面基本結構：版心(由邊界設定決定)、邊界、頁首/頁尾、天、地(通常天大於地，看起來比較穩重)

  • 頁首與頁尾

    • 頁首與頁尾，全部相同

    • 頁首與頁尾，奇偶不相同

    • 頁首與頁尾，首頁不同

    • 頁碼與頁數設定

  • 紙張：大小、開本、印張

  • 分隔設定：分頁、分節分頁

  • 同一份文件，不同頁面，有不同直向和橫向頁面

  • 頁面框線(可依節調整)、背景(全部頁面相同，可應用在海報製作)、頁面浮水印(全部頁面相同)

  • 封面

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• • [問題]

    • 若設定啟始頁碼由0開始，且總頁數要少一頁。要如何修改總頁數-1。

      1. Ctrl+F9：輸入功能變數專用大括號{}，注意不可直接打大括號，一定要使用[Ctrl+F9]輸入

      2. 輸入: { = { NUMPAGES }-1 \*Arbic  \* MERGEFORMAT}

      3. 選取→右鍵→更新功能變數

    • PDF檔增加浮水印 [iLovePDF]

• • 文件版面設計

    • 純文字文件：可利用「顏色」、「黑白灰」、「字型」、「字型大小」、段落分組、段落框線增加醒目

    • 文、表類文件

    • 圖、文類文件

    • 圖、文、表文件

  • 範本

    • 內容：頁面格式、樣式、內容

    • 文件格式：dot、dotx、dotm(含巨集、VBA)

    • 範本儲存位置

    • Normal範本、全域範本、普通範本

    • 開啟範本、以範本建立文件、範本修改

    • 範本防寫加密

    • 範本分類(資料夾分類)

    • 範本中修改樣式、顯示範本縮圖

(4)文字

• • 即點即書

  • 插入 中文數字、生僻字、部首、字元代碼

  • 輸入 貨幣符號、商標符號、常用箭頭與線條、特殊符號、[Unicode→Alt+X]、環繞字元

  • 自動校正：檔案\選項→校訂\自動校訂選項

• [問題]：Word 2010範本的位置

  • C:\Users\user_name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates 

• • 數學方程式、虛擬內容(=rand(n,m)) n段且每段有m句.

  • 從檔案(*.docx, *.pdf, *.txt)插入[文字檔]、[物件]

  • 選取

    • 字、詞、句

    • 一行、連續多行、不連續多行

    • 一段、連續多段、不連續多段

    • Shift, Home, End應用

    • 連續區域、不連續區域、矩形區域

    • 所有內容、擴充選取(F8- 開啟，ESC-結束)

  • 編輯文字

    • 插入/取代 切換 (Insert), 開/關 顯示 插入/取代 狀態

    • 近/遠 距離移動文字

    • 近/遠 距離複製文字

    • 刪除文字 BackSpace|Del

    • 重複上一步驟 (F4)

  • 常用快速鍵

    • Ctrl+A: 全選

    • Ctrl+Z: 上一步

    • Ctrl+X: 剪下

    • Ctrl+C: 複製

    • Ctrl+V: 貼上

  • 排版問題

    • 英文句首自動大寫

    • 左有括號不一致

    • 拼字與文法檢查

    • 自動網址超連結

    • 復原 因[自動校正]的修正: Ctrl+Z

(5)字型格式與段落格式

• • 文字

    • 字型 (佈景主題、最近使用、所有)、大小。更改已有文字的設定，一定要先做選取動作。

• [問題] 如何開啟附檔名顯示?

  • 檔案總管(我的電腦)\組合管理\資料夾和搜尋選項→檢視\(取消選取)隱藏已知檔案類型的副檔名

• [問題] 快速 放大/縮小 檢視

  • Ctrl+滑鼠滾輪

• • • 免費中文字型 [Link]

    • 文字顏色：自動、佈景主題、標準、其他、漸層

    • 粗體、斜體、文字醒目提示色彩

    • 底線、底線距離、文字與底線距離、最適文字大小、字元間距、刪除線、文字框線、網底

    • 字型特效：大綱、陰影、反射、光暈

    • Open Type字型：[Link], [WiKi]

    • 隱藏/顯示 文字

    • 設定 中/英文 字型與設定為預設值 (Normal.dot)

    • 安裝字型 (C:\Windows\Fonts)

• • 段落

    • 段落定義(Enter)

    • 段落的選取不需要全部選取，只要將游標放在該段落內，即可。

    • 換行不換段 (Shift+Enter)

    • 段落對齊

    • 修改預設顯示單位(字元): 若要移除，[檔案\選項\進階\顯示→移除勾選(顯示字元寬度單位)]

    • 縮排：首行縮排、首行凸排、左縮排、右縮排；利用尺規設定；「鏡像縮排」後

• [問題] 如何將文字對齊在頁面中央?

  • 版面配置\版面設定\版面配置\頁面\垂直對齊方式:置中

• [問題] 有其他方便的注音輸入法軟體嗎?

  • 自然注音輸入法 [Link]、新酷音輸入法[Link]

• • • 縮排：首行縮排、首行凸排、左縮排、右縮排；利用尺規設定；「鏡像縮排」後

    • 字首放大、行距、與 前/後 段距離

    • 常用單位: 1點=0.036公分，1點=(1/28)公分

    • 段落控制：段落中不分頁、段落遺留字串控制、與下段同頁

    • 段落框線、段落網底

    • 複製格式：複製字型格式(需要選取範圍)、複製段落格式(不需要選取範圍)、

      • 同時複製字型與段落格式:不須選取,複製(文字與段落)格式→重製目標格式,(文字:需選取)、(段落:不須選取)

    • 定位點設定：尺規方法、段落對話視窗法、新增與移除定位點

    • 預設值段落設定(Normal.dot)

• • 項目符號與編號

    • 項目符號、自訂符號

    • 自動編號、自訂編號

• [問題] 如何快速輸入中文符號?

  • 切換為中文輸入法(注音、新注音)→Ctrl+Alt+,→選取對應符號

• • 項目符號與編號

    • 設定編號值、調整編號與文字距離

    • 調整編號與文字距離設定: 編號/項目 →右鍵\調整清單縮排\編號的後置字元:(定位字元、間距-插入一個空白、不標示)

  • 排版常見問題

    • 固定行高問題

    • 行尾空白

    • 多一頁空白頁

    • 他台電腦未能正確顯示字型

    • 自動項目符號

• [練習]

  • TQC-101-台灣旅遊景點

    • 版面配置(方向、邊界)

    • 分欄位、分欄符號

    • 最適文字大小、文字網底

    • 移除超連結

    • 新增自訂項目符號、修改項目符號與文字間的分隔

    • 排序

  • TQC-102-靜界溫泉旅館

    • 文字間距離、文字與圖片垂直對齊

    • 字型顏色與效果、最適文字大小

    • 段落縮排、與後段距離

    • 首字放大、選找與取代

    • 直書、橫向文字

(3)樣式

• • 樣式簡介

    • 樣式類型: 字元樣式、段落樣式、連結的樣式(段落+字元)、表格樣式、清單樣式

    • 樣式：集合多種格式

    • 若相同格式的地方不多，可使用「複製格式」

    • 樣式 [顯示預覽]

  • 樣式應用-目錄

    • 大標題(第1層)套用[標題1]樣式，次標題(第2層)套用[標題2]樣式

    • 建立目錄: 參考資料\目錄\目錄\插入目錄

    • 書本架構

      • 封面: 第1節，無頁碼

      • 目錄: 第2節，頁碼 (I,II,III,IV, ...)

      • 內文: 第3節，頁碼 (1,2,3,... )

    • 架構的分割須使用 分節符號(版面配置\版面設定\分隔設定\分節符號-下一頁)

    • 不同分節，其前、後節預設是[連結]的。因此，若欲前、後節的頁碼格式不同，須於後節取消[連結到前一節]

  • 建立與修改樣式

    • 建立新樣式的方式：依現有內容格式建立新樣式、重新建立樣式

    • 依現有內容格式建立新樣式：點選已設定好的格式→常用\樣式\建立樣式→確定

    • 重新建立樣式：常用\樣式\新增樣式

      • 名稱、樣式類型、樣式根據、供後續段落使用之樣式

    • 修改 樣式

    • 將樣式修改 自動儲存到範本

(3)樣式

• • 建立與修改樣式

    • 新增樣式、修改樣式、刪除樣式、樣式命名

    • 修改 樣式 的更多格式

    • 更新「某某樣式」以符合選取範圍

    • 修改 樣式名字、樣式新增快速鍵

    • 新增 表格樣式︰

      • 表格工具\設計\表格樣式\新增表格樣式

      • 常用\樣式\新增樣式→樣式類型：表格

      • 練習：三線表

    • 新增 (多層次)清單樣式

    • 修改與刪除 樣式 由「管理樣式」

  • 使用與管理樣式

    • 使用 文字樣式、段落樣式、連結的樣式

    • 快速選取 相同樣式 文字

    • 樣式檢查視窗：段落格式設定、文字階層格式設定

    • 載入自訂範本中的樣式至目前文件：檔案\選項\增益集\管理:範本→執行→範本\文件範本\附加→選取範本+(勾選) 自動更新文件樣式

• • 使用與管理樣式

    • 將A文件中的樣式，複製到B文件/範本

    • 刪除樣式、刪除表格樣式

  • 使用樣式集與佈景主題

    • 樣式集: 

      • 可統一修改文件中的 文字 和 段落 設定

        • 文字：字型大小、粗體、斜體 (不包含字型)

        • 段落: 編號、框線、對齊方式

      • 設計\文件格式設定→選擇樣式集

    • 佈景主題:

      • 可統一修改文件的 色彩(文字/背景色彩*4+輔色*6+超連結*2)、本文與標題之中英文字型、段落間距、物件效果

      • 建立 佈景主題字型(標題+本文、中文字型＋英文字型)

      • 建立 佈景主題色彩

  • 排版常見問題

    • [原內建樣式名稱]與[修改原內建樣式名稱]同時顯示問題

    • 顯示過多無用樣式

    • 同時選取文章相同樣式問題

    • 隨文章格式修改，自動修改樣式格式問題

    • 範本樣式刪除問題

    • 樣式集 套用無效果問題

（6）圖片與SmartART

• • 插入圖片 （電腦中的圖片、網路線上圖片、螢幕擷取畫面）

  • 設定圖片尺寸與角度：調整尺寸、設定尺寸、旋轉、翻轉

  • 圖片精簡與優化：剪裁、刪除背景、壓縮圖片

  • 圖片顯示效果：(校正)亮度與對比、色彩、框線、美術效果、圖片樣式

• • 圖片位置（文字層與圖片層）、文繞圖、版面配置、文字在前、文字在後

  • 圖片：當有多圖片設定為「文繞圖\矩形」而重疊時，「上一層、下一層」功能可調整圖片的前後關係

  • 圖片：當有多圖片須設定為「群組」時，須將圖片設定為「文繞圖\矩形」，才可使用此功能

  • 插入圖案：新增繪圖畫布、圖案

  • 圖片與段落同步移動、預設插入圖片的排版模式

  • 匯出檔案中的圖片：單張、所有圖片

  • SmartART使用

    • 依資料類別插入SmartART、編輯內容文字、更改版面配置、調整結構、美化外觀

    • 修改 文字外觀、修改 圖案外觀

  • 排版常見問題

    • 行距影響圖片顯示不完全問題

    • 文字與圖片同一行無法置中問題

    • 圖片位於文字下方，無法選取圖片問題

（7）表格與圖表

• • 建立表格的方法

    • 拖曳、插入設定、繪製表格、插入Excel試算表、快速表格

    • 固定欄寬、自動調整成內容大小、自動調整成視窗大小

    • 文字轉換成表格

    • 表格與儲存格選取

  • 調整表格結構

    • 新增/ 刪除 表格列

• • 調整表格結構

    • 新增/ 刪除 表格欄

    • 新增/ 刪除 表格儲存格

    • 刪除表格、刪除表格內容

    • 合併與分割儲存格、設定列高與欄寬（精確設定與任意 粗/細 調整）、均分列高與欄寬、調整整個表格大小

    • 分割 水平/垂直 表格、錯位表格

    • 表格轉文字

  • 表格中輸入文字

    • 錯位表格（分欄法）

    • Tab、Shift+Tab：表格中移位。

    • 在表格上方加入一空行、表格中填入相同內容、表格自動編號、清除自動編號定位點、表格中填入相同資料

    • 單行/多行 跨頁標題列、儲存格不跨行、計算表格中的資料(公式)、表格中儲存格在的名稱

  • 設定圖、文、表間的關係

    • 文字在表格中的位置、圖片在表格中的位置

• • 設定圖、文、表間的關係

    • 圖片大小配合儲存格大小調整

    • 利用表格排版

  • 設定表格外觀

    • 表格樣式套用、表格框線與網底、檢視格線

  • 圖表

    • 插入圖表、設定版面配置

    • 圖表樣式

  • 版面常見問題

    • 表格字母第一個字自動大寫

    • 表格跨頁斷行

    • 套用表格樣式但保留之前表格設定

長篇文章編輯

• • 封面頁、目錄

  • 頁碼：首頁不同、奇偶頁不同、頁碼格式(位置、第?頁共?頁)

  • 功能變數：自動化日期與時間、參考樣式(StyleRef)

  • 註腳、章節附註

  • 圖片標號、表格標號

  • 引文與書目

(12) 主控文件與合併列印

• 文件檢視︰

  • 頁面檢視比例調整︰多頁、功能窗格(頁面)

  • 同一視窗查閱同一文件的不同部份︰分割

  • 不同視窗查閱同一文件的不同部份︰檢視\視窗\開新視窗

  • 多文件視窗切換︰工作列、檢視\視窗\切換視窗、Alt+Tab

• 批次儲存與關閉檔案︰全部儲存、全部關閉

• 主控文件的合併與分割

  • 主控文件不包含文件的「內容」，它只是利用「連結」將文件組合在一起。

  • 主控文件注意事項︰

    • 主控文件對子文件的變更，都會寫入子文件中。

    • 主文件與子文件的「版面配置」、「樣式」最好都相同。

  • 主控文件網路文章︰[Link1]

  • 子文件合併︰檢視\大綱模式\顯示文件→顯示文件→插入(子文件)

  • 文件分割︰檢視\大綱模式\顯示文件→顯示文件→建立(子文件)→儲存檔案(個子文件會以其標題名稱為檔名)

  • 編輯主控件內的子文件，建議直接在子文件內編輯。

  • 調整子文件於主控文件位置

  • 鎖定子文件︰須展開子文件才可以鎖定，鎖定後子文件的內容不可修改。

  • 取消連結︰將子文件內容直接放入主控文件，因此之後子文件不再與主控文件有關連。

  • 刪除子文件︰刪除子文件在主控文件的連結。

• 合併列印

  • 信件︰一筆紀錄一頁

  • 
    

• [問題] 如何設定Gmail於Outlook 2016接收信件

  • [Link1], [Link2], [Link-POP], [Gmail-IMAP], [Gmail-POP], [Yahoo-Mail]

  • Google端設定︰

    • 登入Gmail (https://gmail.com/)

    • Google應用程式\Google帳戶\登入和安全性→(1)兩步驟驗證︰關閉, (2)[允許安全性較低的應用程式] 設定處於啟用狀態。

    • Gmail\設定\設定→轉寄和 POP/IMAP \IMAP 存取： 啟用IMAP。

  • OUTLOOK 2016設定︰

    • 自動帳戶設定\你的名稱(你的郵件代號，可隨著自己的意思設定)、電子郵件(***@gmail.com)、密碼(gmail的密碼)、重新輸入密碼

• 合併列印

  • 信件︰一筆紀錄一頁

  • 電子郵件信息︰一筆紀錄一頁

  • 信封︰一筆紀錄一頁

  • 標籤︰標籤位於同一頁

  • 目錄︰合併後位於同一頁

  • 一般標籤貼紙廠商：PKlink [Link]

  • 合併列印規則︰[Link1], [MS], [Link2]

  • 規則︰

    • If...Then..Else︰條件判斷。

    • «Merge Record # (合併紀錄編號)»︰合併後檔案之該筆資料，位於「原資料」的序號。

    • «Merge Sequence #»︰合併後檔案之該筆資料，位於「合併後資料」的序號。

    • «Next Record (下一筆紀錄)»︰至下一筆資料。

    • «Next Record If (下一筆紀錄條件)»︰若符合條件則跳至下一筆紀錄，但無法連續判斷連續兩筆符合的狀態。

    • «Skip Record If (跳過紀錄條件)...»︰跳過符合條件的紀錄。

註解、追蹤修訂、比較、保護文件

• • 新增註解、刪除註解

  • 追蹤修訂

  • 比較

（8）圖案物件

• • 圖案、文字方塊、文字藝術師︰三者均位於圖案層

  • 圖案

    • 插入圖案、鎖定繪圖模式與解除、調整圖案大小

    • 更改圖案、圖案中新增文字

  • 文字方塊與文字藝術師

    • 插入文字方塊與文字藝術師

    • 文字方塊大小隨內部文字縮放、多文字在方塊中流動

    • 套用文字藝術師樣式

  • 圖案、文字方塊、文字藝術師︰框線與填滿、漸層填滿、圖片、材質、圖樣填滿

  • 選取多個圖案（Shift）、圖案顯示與隱藏、圖案對齊、圖案層疊

  • 多個圖案群組化、繪圖畫布使用

  • 排版問題

    • 自動插入繪布

    • 旋轉圖案時，填滿圖案是否與之旋轉

（9）尋找與取代

• • 尋找與取代文字

    • 開啟尋找(Ctrl+F)、醒目提示尋找文字、尋找[主文件]內容、「大小寫須相符」

    • 尋找及取代(Ctrl+H)、指定取代字型、尋找特殊字型格式的字、尋找特殊段落格式、尋找特殊樣式

    • 尋找圖片並設定格式、刪除圖片

  • 使用萬用字元

    • *︰任意數量字元

    • ?︰任意單字元

    • 使用萬用字元時，須注意字型大小寫。

    • 刪除所有數字、刪除所有英文

列印

• • 指定頁面︰連續頁面(-)、非連續頁面(,)、節與頁(p4s3 第3節第4頁)

  • 配合紙張調整大小

  • 列印多份文件

  • 精準套印

  • 列印小冊子︰書籍對頁

  • 輸出PDF與XPS

  • 加密、刪除密碼︰檔案\資訊\保護文件\已密碼加密