基礎Word文書處理與應用範例

介面介紹與基本技巧

• 開啟空白文件、關閉文件

• 檔案索引標籤、功能區與索引標籤、對話方塊啟動器、

• 功能區的顯示與隱藏控制：自動隱藏、顯示索引、顯示索引與命令

• 快速存取工具列：位置、編輯

• 鍵盤操作介面：(開啟)Alt，(關閉) ESC

• 文件檢視模式：整頁模式、閱讀模式、Web版面配置、大綱模式、草稿模式

• 調整檢視文件比例：

  • 檢視\顯示比例\顯示比例

  • Ctrl+滑鼠滾輪

• 視窗操作

  • 同一份文件開啟另一個新視窗，若內容有更改，兩個會一起更改：檢視\視窗\開新視窗

  • 左右檢視2個視窗：檢視\視窗\並排檢視

  • 上下檢視2個視窗：檢視\視窗\並排顯示

  • 分割文件檢視：檢視\視窗\分割

  • 視窗快速切換：Alt+Tab

文字編輯

• 輸入游標控制

  • Home、End：行頭、行尾

  • Ctrl+Home、Ctrl+End：文件頭、文件尾

  • Ctrl+Alt+PageUp、Ctrl+Alt+PageDown：畫面頭、畫面尾

• 刪除文字

  • 刪除游標右側：Del

  • 刪除游標左側：BackSpace

文字編輯

• 中/英文 輸入切換：Shift, Ctrl+Space, Win+Space

• 英文大小寫切換：Shift+英文按鍵、CapLock

• 分段：Enter

• 分行不分段：Shift+Enter

• 複製與貼上

  • 複製：常用\複製、Ctrl+C

  • 貼上

    • 保持來源格式：所有格式均使用「來源格式」

    • 合併格式：若目的格式「有設定」則以目的格式為主，若目的格式「無設定」部分，則以來源格式設定。

    • 只保留文字：所有格式均使用「目的格式」

  • 移動文字

    • 近距離：選取 目標→滑鼠 左鍵 拖曳

    • 遠距離：選取 目標→剪下→目的地→貼上

  • 複製文字

    • 近距離：選取 目標→滑鼠 左鍵+Ctrl  拖曳

    • 遠距離：選取 目標→複製→目的地→貼上

• 修改文字

  • 覆蓋修改：選取欲修改文字→輸入更正文字

  • 更正英文拼字：右鍵→選取正確拼字

• 復原(Ctrl+Z)與取消復原

• 選取

  • 連續選取: Shift

  • 不連續選取: Ctrl

  • 垂直選取: Alt

  • 詞：連點2下

  • 句子：Ctrl+點1下

  • 一行：選取區+點1下

  • 段落：選取區+點2下

  • 全部：選取區+點3下

• 特殊符號：插入\符號\符號\其他符號

• 設定 特殊符號 的快速鍵：插入\符號\符號\其他符號→ 選取 特殊符號→ 快速鍵→ 輸入快速鍵→ 指定

• 編輯Word文件時，建議要將「顯示/隱藏編輯標記」打開，比較能夠了解目前文件編輯的狀態。

• 日期與時間：插入\日期與時間

• 儲存檔案

  • 檔案\儲存檔案 或 另存新檔

  • Ctrl+S

• 將檔案另存成舊版的Word檔(*.doc)

  • 檔案\另存新檔\ 存檔類型: Word 97-2003文件

  • 檔案\匯出\變更檔案類型\*.doc

• 將檔案存成PDF或XPS檔

  • 檔案\匯出\建立pdf/xps文件

• [問題] Word的其他熱鍵? [Link]

• 增加pdf的密碼

  • 檔案\匯出\建立pdf/xps文件→ 選項→ 使用密碼文件加密

• 若將PDF以WORD開啟時，可將PDF恢復成可編輯的狀態。

[其他]

• Adobe PDF Reader [Link]

• XPS Viewer [說明]

文字格式

• 最近開啟過的檔案清單數目：檔案\選項\進階\顯示在[最近的文件]之文件數

• 文字格式

• 不連續選取：Ctrl

• 字型對話方塊：有更詳細的字型設定內容

• 字元間距

• 段落文字自首放大：插入\文字\字首放大

• 字元框線(僅針對單一字元)

• 圍繞字元(可針對多個字元)、注音標示

• 亞洲方式配置：常用\段落\亞洲方式配置\並列文字(可使用多個字元，且可挑選括弧樣式) 、組排文字(最多可使用6個字元)

• 插入圖片：插入\圖例\圖片

• 圖片工具

  • 圖片樣式：圖片工具\格式\圖片樣式

  • 排列：

    • 文繞圖：圖片工具\格式\排列\文繞圖

    • 位置：圖片工具\格式\排列\位置

    • 移除背景

    • 壓縮圖片

    • 剪裁

段落格式

• 編號：常用\段落\編號

• 項目符號：常用\段落\項目符號

• 複製格式：單次、多次

• 增加/減少 縮排

• 段落選取：段落以Enter為分段標記，故只要游標在該段(Enter)內就代表選取了該段。

• 段落對齊

• 段落縮排、邊界：

  • 左邊界、右邊界、首行縮排

  • 常用\段落\段落設定 視窗

  • 使用「尺規」設定。檢視\顯示\尺規。

• 段落行距與行高 設定

• 段落間距：段落與前段距離、段落與後段距離

• 定位點：

  • 定位點設定(位置、對齊方式、前置字元)、定位點使用(Tab)

  • 微調(Alt)、移除

  • 定位點設定在「段落」內，非「整篇文章」或「文件」內。

• 框線與網底

  • 常用\段落\框線\框線及網底

  • 框線：設定對象可為「文字」、「段落」、「頁面」。

  • 網底：設定對象可為「文字」、「段落」。

範本

• 範本：可由「類別」或「搜尋」尋找合適的範本。

• 尋找與取代

• 尋找與取代：「使用萬用字元」

• 英文斷字

  • 為了讓英文版面較為平均、美觀，利用連字符號「-」斷字。

  • 常用\段落\段落設定→中文印刷樣式\取消「允許英文字元在字中自動換行」→版面配置\斷字\自動→調整段落對齊方式，為靠右或左右對齊。

• 拼字與文法檢查

  • 檔案\選項→校訂\自動拼字檢查+自動標記文法錯誤

• 繁體字與簡體字的轉換

  • 校閱\繁轉簡 或 簡轉繁

• 翻譯工具：校閱\語言\翻譯

• 文章字數統計：校閱\校訂\字數統計

• 自動校正：當輸入某「特定」組合文字時，軟體會自動將其自動換成另一個文字或符號組合。

• 快速組件應用

  • 建立：建立組件內容(文字、表格、圖、混合)→插入\文字\快速組件\儲存選取項目至快速組件庫→輸入「名稱」→確定

  • 呼叫：輸入「名稱」→F3

表格

• 插入\表格\表格

• 刪除表格：使用 BackSpace可刪除表格，使用Del可刪除表格的內容。

• 選取表格、儲存格、欄、列

• 編輯表格內容時，使用快速鍵編輯

  • 下一格：Tab

  • 上一格：Shift+Tab

  • 定位點：Ctrl+Tab

• 分割表格：Ctrl+Shift+Enter

• 分割儲存格、合併儲存格

• 插入 欄、列

• 儲存格內容對齊

• 調整儲存格之列高、欄寬。

• 表格前再新增一個段落，可以放表格標題。

  • 將由游標放到最左上角的儲存格→Enter

• 表格框線與網底

  • 表格工具\設計\框線\框線及網底

• 表格樣式、表格樣式選項

圖片編輯

• 浮水印：

  • 設計\浮水印\自訂浮水印\圖片浮水印

  • 浮水印可當背景圖

  • 欲再編輯背景圖，可至「插入\頁首及頁尾\頁首\編輯頁首」編輯

• 線上圖片：插入\線上圖片→利用「關鍵字」搜尋相關圖片

• 圖片大小與位置

  • 等比列調整大小：Shift+滑鼠

  • 圖片工具\排列\文繞圖\文字在前

  • 移除圖片背景：圖片工具\移除背景。

    • 標記保留區域或移除區域，可多標記幾個，較為準確。

    • 標記保留或移除區域，除了可以使用「點選」的方式外，亦可以使用畫筆，利用「圈選」的方式標記區域。

• 裁剪圖片：圖片工具\格式\剪裁

• 圖片校正：圖片\格式\校正

• 美術效果：圖片\格式\美術效果

• 圖片樣式：圖片\格式\圖片樣式

• 螢幕擷取：插入\圖例\螢幕擷取畫面

• 視訊影片：插入\媒體\線上視訊

• 對齊物件：兩個物件以上，排列

  • 若兩個以上的物件對齊，其文繞圖不可設定為「與文字排列」

  • 使用「Ctrl」，選取多個物件

• 圖片壓縮

  • 刪除剪裁區域

  • 降低解析度

  • 另存新檔時，順便壓縮圖片：檔案\另存新檔→工具\壓縮圖片

圖案與文字藝術師

• 若要在「繪圖畫布」後墊一張草稿，可使用 自訂浮水印 功能。等繪製完成後，再將 浮水印 移除，即可。

  • 設計\頁面背景\浮水印\自訂浮水印

• 使用 圖案 繪製圖形時，建議先新增 繪圖畫布 再開始繪製。

  • 繪圖畫布：插入\圖例\圖案\新增繪圖畫布

  • 插入圖案：繪圖工具\格式\插入圖案\圖案

• 編輯圖案 關鍵點：

  • 繪圖工具\格式\插入圖案\編輯圖案\編輯端點

  • 選取 圖案\右鍵\新增 or 刪除端點

  • 選取 圖案\右鍵\開啟路徑 or 關閉路徑

  • 結束編輯：ESC 或 連點2下

• 組成群組：利用 Ctrl+點選欲組成群組的多個圖案，圖案\排列\組成群組\組成群組

• 圖案 顯示的層級：繪圖工具\格式\排列\上移一層

• 再製一個圖案：Ctrl+D

• 線上圖片：插入\圖例\線上圖片

• 圖案效果：繪圖工具\格式\圖案樣式\圖案效果

• 文字方塊：插入\文字\文字方塊

• 文字藝術師：插入\文字\文字藝術師

• 文字藝術師樣式：繪圖工具\格式\文字藝術師樣式\文字效果

SmartArt圖表設計

• 插入\圖例\SmartART

• 新生 SmartArt項目：SmarArt工具\設計\建立圖形\新增圖案

• 文字窗格：SmartArt工具\設計\建立圖形\文字窗格

• SmartArt色彩：SmarArt工具\設計\SmartArt樣式\變更色彩

• SmartArt樣式：SmarArt工具\設計\SmartArt樣式\樣式

• 圖表：插入\圖例\圖表

• 編輯圖表資料：圖表工具\設計\資料\編輯資料

版面設定與列印

• 版面邊界設定：版面配置\版面設定\版面設定視窗→邊界 + 版面配置\與頁緣的距離:頁首/頁尾

• 尺規刻度設定為 公分：檔案\選項→進階\顯示\取消勾選[顯示字元寬度單位]+顯示度量單位:公分+勾選[在[整頁模式]中顯示垂直尺規]

• 顯示文字範圍：檔案\選項→進階\顯示文件內容\勾選[顯示文字範圍]

• 紙張大小：版面配置\版面設定\版面設定視窗→紙張

• 文字方向(直書/橫書)、格線、字元數、行數：版面配置\版面設定\版面設定視窗→文件格線

• 頁碼

  • 插入\頁首及頁尾\頁碼

  • 插入\頁首及頁尾\頁首 or 頁尾\編輯頁首 or 編輯頁尾→頁首及頁尾工具\頁首及頁尾\頁碼

  • 插入\文字\快速組件\功能變數→頁碼(Page)、頁數(NumPages, 總頁數)

• 功能變數

  • 範例 [Link], [Link]

  • 功能變數清單 [Link]

• 設計

  • 設計\佈景主題 (色彩、字型)

  • 設計\文件格式設定 (樣式)

• 使用中文規則控制第一和最後字元(避頭尾字)：常用\段落\段落設定視窗→選項\自訂

• 分隔設定

  • 分頁、分節、分欄：版面配置\版面設定\分隔符號

  • 分頁：版面配置\版面設定\分隔符號\分頁符號，或 Ctrl+Enter

• 分行與分頁控制

  • 常用\段落\段落設定視窗→分行與分頁設定

  • 段落遺留字串控制

  • 與下段同頁

  • 段落中不分頁

  • 段落前分頁

• 「節」

  • 當文件的結構前後不同時，可利用「節」將文章內容作區分。且在不同的「節」，可設定不同的文章架構。

  • 建議將「狀態列」的「節」資訊打開，開便確認資料結構。

  • 版面配置\版面設定\分隔符號\分節符號: 下一頁、接續本頁、自下個偶數頁開始、自下個奇數頁開始

• 文章內容其中一段與前一段、後一段的「欄」數不同

  • 方法一：在本段「前」與「後」，設定「分節: 接續本頁」→版面配置\版面設定\欄

  • 方法二：先圈選該段落→版面配置\版面設定\欄

• 列印

  • 列印頁面範圍：連續頁面(使用「-」)，不連續頁面(使用「,」)

  • 列印方向：直向、橫向

  • 列印份數

  • 每張多頁

合併列印與標籤套印

• 合併列印：可合併「Word的樣本文字檔案」和「資料檔」，輸出產生一群具相同格式內容，但部分資料不同的文件。此功能時常應用於，寄發大量的類似文件。例如：成績單、廣告單、通知單...等，制式文件。

• 信件標籤紙範例 [Link]

• 郵件\啟動合併列印\逐步合併列印精靈

  • 合併規則 [說明文件] [範例1]

• 信封合併列印

• 標籤合併列印

樣式

• 樣式類型：字元、段落、連結的、表格、清單

• 樣式套用、編號套用

• 樣式移除、編號移除

• 新增樣式、刪除樣式

• 快速設計文件風格：可使用「樣式集」(設計\文件格式設定\樣式集)、「佈景主題色彩」(設計\文件格式設定\色彩)、「佈景主題字型」(設計\文件格式設定\字型)、「段落間距」(設計\文件格式設定\段落間距)

• 樣式修改

• 樣式預覽 (段落格式設定、文字階層格式設定)

• 樣式設定視窗：新增樣式、管理樣式、樣式預覽、設定顯示的樣式(建議的、使用中、在目前文件、所有樣式)

• 樣式追蹤：當套用選取樣式後，之後可再追加設定其他格式，可於「樣式設定視窗」顯示樣式追蹤。

  • 樣式設定視窗\選項\選取要顯示成樣式的格式: V段落階層格式設定 + V字型格式設定 + V項目符號及編號格式設定

• 將 相仿的樣式 以 內建樣式 建議顯示：檔案\選項\進階→編輯選項\V 持續追蹤格式設定 + V標記格式不一致

• 將A檔案的樣式，複製至B檔案中：常用\樣式設定視窗→管理樣式\ 匯入/匯出

長文件

• 版面配置：版面配置\版面設定\版面設定視窗→邊界、方向、頁數\多頁、頁首及頁尾(第一頁不同、奇偶頁不同)

• 大綱模式可以觀察長文件的階層結構。

  • 檢視\檢視\大綱模式

  • 檢視 展開 或 摺疊

  • 階層 提升 與 降低

• 目錄

  • 參考資料\目錄\目錄\自訂目錄

  • 使用連結：Ctrl+左鍵

  • 刪除項目

  • 更新：F9 或 右鍵\更新功能變數→只更新頁碼 或 更新整個目錄

  • 中斷目錄連結：Ctrl+Shift+F9

• 註腳：

  • 參考資料\註腳\插入註腳

  • 設定註腳編號的顯示格式：參考資料\註腳\註腳設定視窗

• 圖片或表格目錄

  • 先將 圖片 或 表格 建立標號：參考資料\標號\插入標號

  • 建立圖片或表格目錄：參考資料\標號\插入圖表目錄

• 封面頁：插入\頁面\封面頁

文件校閱與保護

• 顯示註解： 校閱\註解\顯示所有註解

• 顯示 追蹤修訂：校閱\追蹤\簡易標記、所有標記、無標記、原稿

• 開啟追蹤修訂：

  • 開啟與暫停 追蹤修訂：

    •  校閱\追蹤\追蹤修訂\追蹤修訂

    • Ctrl+Shift+E

  • 開啟標記：校閱\追蹤\所有標記

• 新增/刪除/編輯 註解

  • 圈選新增註解的目標→校閱\註解\新增註解

  • 回覆註解

  • 編輯與刪除註解

  • 刪除所有的註解：校閱\註解\刪除\刪除所有的註解

• 註解顯示

  • 球形文字說明：

    • 校閱\顯示\追蹤\顯示標記\球形文字說明

    • 「球形文字說明」：該說明會顯示在文章邊界的右邊。

    • 校閱\顯示\追蹤\顯示標記\球形文字說明\在球形文字說明顯示修訂：將所有修訂顯示在邊界右邊的球形文字說明處。

    • 校閱\顯示\追蹤\顯示標記\球形文字說明\在文字間顯示所有修訂：所有文字修訂直接顯示在文章內。

    • 校閱\顯示\追蹤\顯示標記\球形文字說明\僅在球形文字說明顯示註解和文字修訂：註解和文字顯示在邊界右邊的球形文字說明處，其它者顯示在文章內。

  • 選擇顯示標記項目

    • 校閱\顯示\追蹤\顯示標記\註解 or 插入與刪除 or 設定格式

    • 挑選要顯示的註記的內容

  • 選取標記狀態與文章狀態

    • 校閱\顯示\追蹤\簡易標記：顯示「完稿」，顯示「簡易標記與註解」。

    • 校閱\顯示\追蹤\所有標記：顯示「完稿」，顯示「所有標記與註解」。

    • 校閱\顯示\追蹤\無標記：顯示「完稿」，不顯示「標記與註解」。

    • 校閱\顯示\追蹤\原稿：顯示「原稿」，不顯示「簡易標記與註解」。

  • 設定顯示標記者的內容

    • 校閱\顯示\追蹤\顯示標記\特定人員

  • 檢閱窗格

    • 校閱\顯示\追蹤\檢閱窗格\垂直檢閱窗格 or 水平檢閱窗格

    • 點左鍵2下，可跳至修訂的該處

• 接受或拒絕變更

  • 執行或拒絕 所有追蹤修訂的變更

  • 校閱\變更\接受 or 拒絕

• 標記列印

  • 列印完稿與標記內容：檔案\列印\設定\V列印標記

  • 僅列印標記內容：檔案\列印\設定\文件資訊\標記清單

• 限制編輯

  • 限制僅註解可以編輯：校閱\保護\限制編輯→編輯限制\V文件中僅允許此類型的編輯方式：註解

  • 限制僅部分區可以編輯：校閱\保護\限制編輯→編輯限制\V文件中僅允許此類型的編輯方式：不允許修改(唯讀)→[選取文章內可修改的部分]→例外(選用) V每個人。參考[Link]

方程式

• 新增 方程式

  • 插入\符號\方程式\插入新的方程式

  • Alt+ =

• 符號類別清單：方程式\設計\符號

• 方程式結構：方程式\設計\結構

• 橫式轉直式 方程式

  • 方程式\工具\設計\轉換\轉換\目前-專業

  • 選取預轉換的方程式→專業

• 方程式對齊方式

  • 選取方程式→方程式選項\對齊\左、右、置中

  • 常用\段落\左、右、置中

• 更改 方程式的字型

  • 步驟1 (轉一般文字)：方程式工具\設計\轉換\abc文字

  • 步驟2 (設定字型)：常用\字型\字型

• 儲存 自訂方程式

  • 選取預儲存方程式→方程式選項\另存為新方程式

  • 管理 自訂方程式：插入\文字\快速組件\建置組塊組合管理

雲端應用

• OneDrive有1TB

• OutLook Live [Link]

• Office軟體分買斷型(Office 2013/2016/2019)與租約型(Microsoft 365)

• 共同作業

  • 步驟1: 將檔案上傳至One Drive

  • 步驟2: 開啟本機Word，並開啟One Drive上的檔案

  • 步驟3: 傳送檔案分享連結。檔案\共用\與他人共用\與人員共用→輸入 共用人員email\共用 

  • 步驟4: 收email郵件者 →在瀏覽器中編輯 or 在傳統型應用程式中編輯

  • 步驟5 (追蹤修訂): 追蹤修訂\追蹤修訂