INFORME ORAL
1.− CONCEPTO
El informe en general es una comunicación destinada a presentar de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos o actividades pasadas o presentes; y algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos ya comprobados. Es un resumen o crítica de un tema o lectura determinada, que haya sido asignada o seleccionada libremente. Esta puede ser de un suceso, acontecimiento o problema que haya llamado la atención del estudiante o puede ser el resultado de un trabajo de investigación y usted lo va a exponer oralmente.
2.− OBJETIVOS
Aunque el objetivo principal de un informe es el de asegurar un mejor conocimiento entorno de determinado problema, no debe constituir una oportunidad para que el emisor haga una exhibición de su saber, es decir, que en lugar de tratar de cubrir el mayor campo posible en un tiempo dado, es preferible ayudar a los oyentes a comprender y recordar los hechos e ideas que les presente. Ha de tenerse en cuenta que los receptores absorben mejor la información cuando esta tiene un interés para ellos. De ahí que el propósito secundario de un informe debe ser el de presentar la información de modo que resulte interesante para el auditorio. De todos modos debe tratarse principalmente de que las conclusiones del informe aparezcan claramente especificadas, de que se puedan entender las instrucciones impartidas a través de la comunicación si ese fuera el caso, o de que se logre asimilar el contenido de la exposición.
Un informe cumple su cometido cuando gracias a él sus destinatarios se ven enriquecidos con una noticia o una verdad que antes del informe no conocían. No hay información, en rigor, más que cuando se produce, en mayor o menor medida, este tipo de enriquecimiento, o sea, un aumento positivo de saber, conseguido precisamente gracias a la información recibida.
3.− REQUISITOS DEL INFORME ORAL
Un informe para que sea eficaz ha de reunir los requisitos siguientes:
Claridad: para que una exposición sea clara, las ideas deben ser claras. La claridad del lenguaje se obtiene a través de la adecuada construcción de las frases, y también por el uso certero de las palabras. La propiedad es el uso de los términos, es el empleo de aquellos que expresen justamente la idea. Debe evitarse las aproximaciones y ha de tenerse cautela con los sinónimos aparentes.
Esta cualidad del informe, que es en buena parte el resultado de una organización eficaz, se logra mediante la observación de las siguientes reglas:
· Limitar la información a cuatro o cinco ideas esenciales.
· Establecer la relación existente entre diversos puntos presentados, mediante una adecuada coordinación de los mismos.
· Desarrollar la charla siguiendo un esquema elaborado previamente con el mayor cuidado.
· Hacer una adecuada selección y empleo de los materiales de apoyo.
Concreción: (Reducción a lo esencial o a lo preciso de un asunto o materia):El nivel de concreción del lenguaje ha de ajustarse al lector del escrito, procurando seleccionar los términos más relacionado con su experiencia, formación o estilo; la concreción del lenguaje se mejora cuando, además de la adecuada construcción de las frases y la selección de los términos, se complementa con cifras, ejemplos o datos precisos. los hechos deben contener nombres, referencias de lugares y experiencias que refuercen los hechos.
En la presentación de los hechos ha de tenerse en cuenta:
· No multiplicar los detalles y presentar estadísticas en números redondos, evitando las cantidades complicadas que puedan producir confusión.
· Apoyar los hechos, siempre que sea posible, con gráficas, planos, mapas o cualquier otro tipo de ayuda visual.
3) ASOCIACIÓN DE IDEAS:
Para que los receptores asimilen mejor los hechos que se le presentan, debe establecerse una conexión entre lo nuevo que se plantea y lo ya conocido, es decir, lo que resulta familiar para los oyentes.
4.− CARACTERÍSTICAS BÁSICAS
Básicamente un informe oral debe reunir las características siguientes:
· Objetividad: el emisor o informante dice lo que sabe y lo que ha visto, pero no se pronuncia ni emite ningún juicio de valor, de modo que los receptores no saben cuál es la opinión que le merecen al que habla los hechos sobre los que informe. La exposición se hace más bien en tono aséptico, sin que haya por parte del informante ningún intento de definición personal. Una información correcta será ciertamente aquella en la que el que la produce intenta situarse en un terreno neutral, limitándose a transmitir, sin calificarlos, los hechos de que tiene noticia, y dejando para el auditorio el trabajo de valorar cada uno según su perspectiva personal y su también personal jerarquía de valores. exponer, presentar lo leído u observado sin omitir juicio evaluativo.
·
· Cuentan solo los hechos y no las opiniones: a menos que el que informa distinga bien y explícitamente cuando afirma y cuando opina por su cuenta respecto de lo que afirma, en el informe cuentan sobre todo los hechos y no deben contar las opiniones.
·
El informe presenta los hechos como en fotografía y en toda su integridad, suministrando datos, pormenores y toda suerte de elementos que permitan al auditorio hacer la valoración que no corresponde al emisor. Deben presentarse los hechos y datos con detalle− para quién escucha pueda tener los criterios suficientes para valorar. Si se va a emitir alguna opinión personal debe indicarse.
· Presentar, no convencer: El que informa no pretende influir minimamente en el animo de los que le escuchan, sino simplemente hacerles llegar unos datos que el ha descubierto o recogido. Otra cosa es que esos datos tengan es si mismos una elocuencia y un significado que haga innecesaria toda ponderación y que por eso mismo produzcan un efecto, del signo que sea, en la voluntad de quienes los reciben sin haber sido influenciados por el informante y sin que este los haya intentado en los absoluto.
·
Lo que distingue claramente el informe del discurso de tesis, es que el que lo emite no tiene animo de convencer, sino estrictamente el de informar. El objetivo es presentar los datos lo más fielmente posible para que el que escucha pueda llegar a conclusiones. Usted no va convencer a nadie, sólo a presentar.
ESQUEMA DEL INFORME: el esquema es como la guía del informe, que nos permite evitar repeticiones y confusiones en la exposición del tema y nos ayuda a producirnos con nuestras propias palabras.
Consta generalmente de tres partes:
Introducción: que abarca el tema y comprende el fin de la discusión, suscita el interés y constituye la base necesaria para entrar en el examen analítico de los hechos. Este tiene como propósito estimular el interés del oyente, puede incluir un sumario de los temas que se van a tratar. Además se definen o aclaran los términos nuevos o desconocidos que se van a utilizar.
·
Cuerpo de la discusión: que es la ordenada exposición de los hechos, apoyada en ejemplos seleccionados para ilustrar la información. Es la médula del informe. Se llega a ésta una vez se ha logrado despertar el interés del oyente. Es la exposición en sí.
Conclusión: que es el breve resumen bien meditado y elaborado, mediante el cual se confirma el tema, se reúne y coordina el material presentado y se muestra que el objetivo ha sido, o puede ser alcanzado.
Comprende un resumen de las ideas básicas presentadas y tiene como propósito grabar en la mente del oyente las ideas presentadas.
El proceso de concluir una reunión incluye tres fases:
·
· Preparar al grupo para la conclusión
· Resumir las resoluciones y las los puntos de vistas más resaltantes de la exposición
· Manifestar el agradecimiento por el trabajo realizado.
5.− FASES DEL INFORME
El informe para que sea eficaz, esto es, para que cumpla los objetivos que se persiguen, ha de pasar por diversas fases, como las de provocar la atención de los destinatarios o receptores, motivarlos, presentar el tema y lograr finalmente su compresión y aceptación.
La atención de los oyentes debe provocarse a través de la introducción:
· Mediante una afirmación atrevida que cause impacto.
· Mediante una anécdota divertida o un ejemplo vivido.
· Mediante una pregunta ingeniosa o bien hecha.
A continuación es necesario motivar a los oyentes. Es decir, convencerlos de la necesidad de poseer esta información, lo que se logra:
· Resaltándoles la importancia del asunto o tema y señalándoles lo que para ellos representa en lo personal y en su desenvolvimiento futuro.
· Ilustrando esta importancia mediante datos y cifras de la mas alta confiabilidad.
· Especificando la relación que existe entre el tema tratado y los intereses de los oyentes y destinatarios.
Después ha de pasarse a la presentación, en la que ha de tenerse especial cuidado para que se logre de los oyentes:
· Comprensión, a través de una expresión sobria y clara que es esencial en estos casos.
· Aceptación, lo que implica que los oyentes crean en la validez de la información que se les ofrece y puedan servirse de ella.
6.− Preparar la exposición
La preparación debe empezar desde escribir el trabajo que se va a exponer. Una vez terminado el trabajo escrito, o si vas a exponer un capítulo o tema de un libro, lo estudiarás con el fin de preparar un guión para tu exposición.
El guion en la lista de puntos que tratarás en tu presentación oral. Preparar el guion te permite recordar sin dificultad el contenido de tu exposición. Para preparar el guion te sugiero lo siguiente:
· Leer el informe o tema completo
· Entresacar las oraciones o ideas clave de cada párrafo
· Describir las palabras clave de las oraciones o ideas
· Reducir las palabras clave
· Encadenar las palabras clave
Después de tener el guion con la información podrás utilizar las herramientas necesarias (material gráfico o audiovisual) para auxiliarte y apoyarte de ellas y preparar una mejor exposición.
También resulta útil escribir en el pizarrón, o llevar por escrito los títulos o subtítulos de tu exposición, para que los veo el público.
7.− ENSAYO DE LA EXPOSICIÓN
Cuando se termina el guión, se debe ensayar la exposición cuantas veces se requiera. Ensayar te permite darte cuenta de tus dificultades y superarlas, así como adquirir seguridad en ti mismo.
Recuerda que, de preferencia usa herramientas para apoyarte. Esto te ayudara a ti a recordar y organizar lo que dices, lo cual facilita que te comprendan.
8.− IMPORTANCIA DEL BOSQUEJO:
Preparar un bosquejo de lo que se va a presentar tiene como ventajas:
a) Evita repetición de ideas
b) Elimina confusión
c) Ayuda al informante a expresarse más claramente
9.− EL MATERIAL AUXILIAR
La documentación auxiliar debe proporcionar una información necesaria, clarificar un punto de discusión o destacar una cuestión importante; nunca debe suplantar al tema de la presentación. Se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:
· Concédase tiempo en abundancia para programarlos
· La documentación auxiliar debe escribirse en la forma mas resumida posible.
· Si el desarrollo de la presentación exige el estudio profundo de un documento, asegúrese de que los participantes lo reciben con suficiente antelación
· Pastorear al grupo a través de una exposición en algunos casos es ineficaz y muchas veces irritante.
· El material auxiliar solo debe ser el tema de la reunión si es el tema de la reunión.
· Haga un uso extenso de proyectores y demás equipos audiovisuales para reducir al mínimo la necesidad de material impreso.
· Siempre que sea posible, distribuya los materiales auxiliares después de la reunión.
· El material que se prepara con fines de información complementaria debe ser claro y comprensible.
· Como líder de la presentación o exposición, controle los materiales que se repartirán.
COMO REALIZAR UN INFORME